Collaboration Tools für eine effektivere digitale Zusammenarbeit

Die digitale Zusammenarbeit ist die Zukunft – da ist sich jedenfalls der Großteil der Büroangestellten einig, die vermehrt Möglichkeiten des Remote Workings fordern. Viele Vorgesetzte machen sich jedoch Sorgen über die Auswirkungen dieser Entwicklung auf die Zusammenarbeit ihrer Teams.

Die gute Nachricht: Es gibt viele Tools, welche die Kommunikation unter den Mitarbeitenden fördern. Die schlechte Nachricht: Die Masse an Tools, zwischen denen man wählen kann, ist geradezu überwältigend. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Wahl eines Tools für die digitale Zusammenarbeit achten sollten.

Was beinhaltet Digital Collaboration?

Der Begriff Workplace Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von mehreren Mitarbeitenden an einem Projekt, einer Idee oder einem Problem, bis eine Lösung oder das Ende des Projekts erreicht ist. Mitarbeitende können auf diese Art und Weise vom Schwarmwissen profitieren, das nicht in dokumentierter Form vorliegt, sondern auf den Erfahrungen und Ideen der Kolleg:innen basiert. Collaboration Tools sollen dafür sorgen, dass diese Art von Austausch unter Mitarbeitenden auch im Digital Workplace ermöglicht wird.

Man kann Zusammenarbeit, egal ob digital oder vor Ort, grundsätzlich in drei Kategorien einteilen: Networking, Kooperation und Koordination. Bei der Suche nach Collaboration Tools sollte man darauf achten, dass alle drei Faktoren unterstützt werden.

Vorteile digitaler Zusammenarbeit

Viele Vorgesetzte zögern noch, was die Einführung des Remote Workplace betrifft, weil sie sich, unter anderem, der Vorteile und Möglichkeiten nicht bewusst sind, die Collaboration Tools mit sich bringen:

• Effizienz: Collaboration Tools verbessern den Workflow und können die Teamarbeit effektiver gestalten. Tools für die Überprüfung oder Freigabe von Dokumenten zu nutzen und in den Workflow zu integrieren, kann zu einer immensen Vereinfachung des Prozesses führen.
• Nachvollziehbarkeit: Ein Whiteboard mag nützlich sein, um darauf Brainstorming zu betreiben oder den Fortschritt eines Projektes zu visualisieren. Allerdings sind die dort notierten Informationen oft nicht von Dauer. Werden Informationen nur hinzugefügt und nicht neu formuliert oder entfernt, ist ein Whiteboard schnell nicht mehr nachvollziehbar. Digitale Tools hingegen bieten Möglichkeiten, hinzugefügte Notizen nachzuvollziehen und Aufgaben auf digitalem Wege an Mitarbeitende zu verteilen. Das Projektmanagement-Tool Trello erlaubt es Nutzenden zum Beispiel, erledigte Aufgaben ganz einfach in andere Kategorien zu verschieben.
• Verbesserte Kommunikation: Es ist meist schneller und einfacher, über Softwares mit Chat-Funktion, wie Microsoft Teams auf Nachrichten zu antworten, als auf den herkömmlichen Schriftverkehr per E-Mail zurückzugreifen.
• Zufriedenheit von Mitarbeitenden: Hochwertige Collaboration Tools führen zu einer um 17 % erhöhten Zufriedenheit und einer Steigerung der Leistungsbereitschaft um 19 %.
  
  

Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit

• Zu viele Tools: Es gibt sehr viele Tools, welche die digitale Zusammenarbeit fördern sollen. In Anbetracht dieser Vielzahl ist es nicht gerade einfach, die den Bedürfnissen des Unternehmens oder des Teams entsprechenden Tools zu finden und miteinander zu kombinieren.
• Unübersichtlichkeit: In welchem Tool werden welche Workflows dokumentiert? Und wo liegen welche Informationen?
• Richtlinien: Viele Unternehmen haben noch keine Richtlinien in Bezug auf die Auswahl und Einführung von Collaboration Tools. Diese sollten am besten mit IT-Expert:innen festgelegt, unternehmensweit verteilt und bei der Implementierung neuer Tools überprüft werden.
• Hardware: Je nachdem, wie alt die vorhandene Hardware ist, muss diese ersetzt werden. Ansonsten können manche Tools eventuell nicht installiert werden.
• Legacy Softwares: Um eine funktionierende und effektive digitale Umgebung im Unternehmen zu schaffen, müssen manche Legacy Softwares abgelöst und durch Programme ersetzt werden, die mit Ihren neuen Tools kompatibel sind.

Diese Eigenschaften sollte Ihr Collaboration Tool aufweisen

Kommunikation
Ein Tool für die digitale Zusammenarbeit sollte über eine Funktion zur Kommunikation verfügen. Die meisten Tools, zum Beispiel Microsoft Teams, beinhalten eine Chat- oder Messenger-Funktion, um schnelle Kommunikation zu ermöglichen. Neben der normalen Nachrichtenfunktion besteht oft auch die Möglichkeit, auf Nachrichten zu reagieren und Emojis oder GIFs zu versenden.

Projektmanagement
Ihr Tool sollte außerdem eine Funktion aufweisen, die es Ihnen erlaubt, den Überblick über Projekte zu behalten. Sei es ein Ablaufplan, der aktualisiert werden kann, oder eine Funktion, die Trello ähnelt und mit der Karten zwischen Projektphasen geschoben werden können.

Datenaustausch
Auch wenn ein Datenaustausch per E-Mail nicht zwangsläufig viel Zeit in Anspruch nimmt, bieten viele Tool praktischere Möglichkeiten, Dateien zu teilen oder gemeinsam an einem Ort zu bearbeiten. Gute Tools bieten Ihnen die Möglichkeit festzulegen, wer auf ein Dokument zugreifen darf. Damit verhindern Sie, dass eine unbefugte Person Schaden in Ihrem Dokument anrichtet.

Integration verschiedener Programme
Ihr Tool zur digitalen Zusammenarbeit sollte kompatibel mit anderen Tools und Programmen sein, sich also nahtlos in Ihren Digital Workplace einfügen lassen.

Nachvollziehbarkeit
Ihr Tool sollte dafür sorgen, dass bei gemeinsam bearbeiteten Dateien stets dokumentiert wird, wer welche Änderung vorgenommen hat. Manche Collaboration Tools gehen sogar noch einen Schritt weiter und lassen Sie ganze Dokumentversionen zurücksetzen, um Änderungen rückgängig zu machen!

Datenschutz
So gut wie jedes Tool ist in mehreren Sprachen erhältlich. Wenn Sie sich für ein cloudbasiertes Tool entscheiden, sollten Sie jedoch darauf achten, dass die entsprechenden Server über ausreichende Maßnahmen zum Datenschutz verfügen. Steht der Server in Europa, kann man meist davon ausgehen, dass die DSGVO entsprechend eingehalten wird.

Zugriffsrechte
Wenn Ihr Tool für digitale Zusammenarbeit über eine Funktion verfügt, mit der Sie Zugriffsrechte vergeben können, sorgt dies für eine zusätzliche Stufe an Sicherheit. Damit wird gewährleistet, dass nur Befugte Einsicht in Dokumente erhalten und Unbefugte keine Änderungen an Ihren Dokumenten vornehmen können.

Diese 5 Tools unterstützen Sie bei der digitalen Zusammenarbeit

1. Miro

Miro ist eine cloudbasierte Whiteboard-Kollaborationsplattform und eines der Top-Tools für Gantt-Charts, Projektplanung und Scrum. Das Tool hat durchgehend gute Bewertungen bezüglich der Nutzungsfreundlichkeit, des Supports, der Funktionen sowie des Preis-Leistungs-Verhältnisses und ist geeignet für Teams aller Größen. Miro punktet beispielsweise mit folgenden Funktionen: Aktivitätsverfolgung, Aufgaben-Tagging, Automatisierung von Geschäftsprozessen, Datenmanagement und -visualisierung, Echtzeit-Chat, Fortschrittsverfolgung und KPI-Überwachung.


Quelle: Miro

2. Google Workspace

Google Workspace ist eine Suite von Collaboration Tools für Teams jeder Größe. Auch hier werden die Nutzungsfreundlichkeit, die Funktionen und das Preis-Leistungs-Verhältnis sehr gut bewertet, der Support schneidet jedoch etwas schlechter ab als bei Miro. Google Workspace bietet folgende Funktionen: anpassbare Formulare, Audio- und Videokonferenzen, automatisches Ausfüllen, Dateitransfer, Dokumentenmanagement, E-Mail-Management und vieles mehr.

Quelle: Google Workspace

3. HUMANSTARSapp

HUMANSTARSapp ist ein marktführendes Collaboration Tool, welches die Kommunikation unter Mitarbeitenden, die Informationsweitergabe, das Qualitäts- und Wissensmanagement sowie die Unternehmensführung vereinfachen soll. Nutzende geben dem Tool die volle Punktzahl beim Support. Die Funktionen, die Nutzungsfreundlichkeit sowie das Preis-Leistungs-Verhältnis schneiden ebenfalls sehr gut ab. Viele Unternehmen nutzen HUMANSTARSapp für die interne Weitergabe von Informationen als Intranet.

Quelle: Capterra

4. Confluence

Confluence ist ein Tool, welches es Teams ermöglicht, bei ihrer digitalen Zusammenarbeit auf Wissen zuzugreifen. Das Tool kann in jeder Teamgröße und in allen Abteilungen und Branchen verwendet werden. Die Bewertungen der Funktionen und des Preis-Leistungs-Verhältnisses sind leicht besser als die ebenfalls sehr guten Bewertungen des Supports und der Nutzungsfreundlichkeit. Confluence punktet unter anderem mit folgenden Funktionen: Speicherung von Dokumenten, E-Mail-Management, Archivierung, Verwaltung von (Marketing-)Kalendern, Projektplanung und Statusverfolgung.

Quelle: Confluence

5. empower^®

Die empower^® Content Enablement Lösung stattet Ihr Unternehmen mit einer zentralen Dokumentenbibliothek aus, auf welche Mitarbeitende direkt in der Office-Anwendung zugreifen können. Die Lösung ermöglicht Ihnen die Vergabe von Zugriffsrechten sowie eine zentrale Update-Funktion für Dokumente. Die praktische DeepL-Integration sorgt für eine schnelle Übersetzung von Dokumenten und eine Verknüpfung zwischen beiden Versionen.
Dank der möglichen Integration der Lösung in Microsoft Teams, SharePoint oder DAM-Systeme schaffen Sie eine Single Source of Truth.

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