Digitale Kollaboration - Zusammenarbeit neu gedacht

5 Min. Lesezeit
10.02.2022

Nach nun fast zwei Jahren Arbeit unter den Einschränkungen der Corona-Pandemie hat sich an unserer Arbeitsweise einiges geändert. Homeoffice und mobile Arbeitsplätze sind zur Normalität geworden und die digitale Kollaboration ist so in das Zentrum vieler Jobs gerückt. Die Herausforderung, auch digital zusammenzuarbeiten, stellt zeitgleich auch eine Chance dar. Was es beim Thema digitale Teamarbeit zu beachten gibt und welche Tools Sie auf dem Schirm haben sollten, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Digitale Kollaboration als Chance

Das Konzept der virtuellen Kollaboration ist zunächst einmal simpel: Es geht in erster Linie darum, Aufgaben und Projekte gemeinsam mithilfe digitaler Geräte und Technologie in räumlicher Distanz zu bearbeiten. Das kann unterschiedliche Bereiche betreffen wie

  • das Projektmanagement zur Planung und Verteilung von Aufgaben und Fristen,
  • die Kommunikation via Chats, Nachrichten und Videokonferenzen sowie über das Intranet,
  • das virtuelle Brainstormen und Designen,
  • die Verwaltung und Bearbeitung von Inhalten,
  • die Speicherung und den Transfer von Inhalten.

Gerade der oft abrupte Wechsel zu einem mobilen Arbeitsplatz stellt Beteiligte oft vor Herausforderungen – dabei bietet digitale Kollaboration durchaus auch Chancen, die Produktivität und Moral der Mitarbeitenden zu erhöhen. So zeigt eine Studie aus dem Jahr 2013, dass digitale Zusammenarbeit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden um 17 % erhöht hat. Auch in Sachen Produktivität, Kommunikationsqualität, Transparenz und Moral hat digitale Kollaboration zu einer Verbesserung geführt.

Digitale Kollaboration Teamwork Studie Deloitte Produktivitätssteigerung tools

Quelle: Deloitte

Datenschutz und Sicherheit immer im Blick behalten

Ein Faktor, der bei digitaler Teamarbeit immer im Hinterkopf behalten werden muss, ist der Datenschutz. Dadurch dass Daten nicht mehr verschlossen in Aktenschränken aufbewahrt werden, sondern beim mobilen Arbeiten nahezu überall verfügbar sind, muss mit ihnen sensibler umgegangen werden als vielleicht gewohnt. Eine simple Lösung gibt es hier leider nicht. Sie sollten jedoch immer darauf achten, dass nur Personen, die die jeweiligen Daten auch wirklich benötigen, Zugriff auf diese haben. Der Paritätische Wohlfahrtsverband hat ein Whitepaper zum Umgang mit dem Datenschutz im Rahmen von Kollaborationstools verfasst, das sehr hilfreich sein kann.

Wie der Datenschutz ist natürlich auch die generelle Sicherheit bei der Arbeit mit Kollaborationstools eine Herausforderung. Oft arbeiten Mitarbeitende im Homeoffice und nutzen eigene Netzwerke und Mail-Programme. Das erhöht die Gefahr von Cyberangriffen. Wie Sie und Ihre Mitarbeitenden sich schützen, zeigen wir Ihnen in unserem Blog-Artikel zur Cybersicherheit im Homeoffice.

Die richtigen Tools machen den Unterschied

Zweifel und Vorbehalte im Hinblick auf einen Modern Workplace im Allgemeinen und digitale Kollaboration sind unbegründet. Als Unternehmen virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen, bedeutet allerdings auch, die passenden Tools dafür bereitzustellen. Dabei gibt es einiges zu beachten. Sie müssen entscheiden, ob Tools in Clouds oder on Premise laufen sollen und ob die Tools den gängigen Standards an Datenverschlüsselung und Datenschutz entsprechen. Die Vielfalt an Kollaborationstools wirkt dabei schnell überfordernd und. Achten Sie einerseits darauf, Ihre Mitarbeitenden nicht mit zu vielen Tools zu überfordern. Andererseits ist es nicht ganz leicht, mit nur einem einzelnen digitalen Kommunikationstool alle Bedürfnisse abzudecken. Bei der Wahl von Tools zur digitalen Kollaboration sollten Sie daher folgende Faustregeln beherzigen:

  1. Wählen Sie die Tools strategisch und sorgfältig aus.
  2. Überfordern Sie Ihre Angestellten nicht mit zu vielen Tools.
  3. Ermöglichen Sie einen problemlosen Austausch von Dateien.
  4. Führen Sie Ihre Angestellten ausführlich und verständlich in neue Tools ein und erklären Sie die Nutzweise.

Nachdem Sie nun wissen, was Sie bei der Einführung und Auswahl von Tools zu virtueller Kollaboration beachten sollten, möchten wir Ihnen einige digitale Kommunikationstools zu unterschiedlichen Bereichen vorstellen.

Checkliste: Was Sie bei der Auswahl Ihres Collaboration Tools beachten sollten  Jetzt kostenlos herunterladen!

Digitale Kollaborationstools - eine Auswahl

Microsoft Teams

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Microsoft Teams ist sicherlich vielen als Plattform für digitale Kollaboration schon ein Begriff – und das auch zu Recht. Die Kollaborationssoftware ist in der Microsoft-365-Suite enthalten, wodurch viele Unternehmen, die Programme wie Word, PowerPoint oder Excel nutzen, bereits Zugriff auf Teams haben. Die Integration in die Microsoft-365-Suite wird durch die Möglichkeit, innerhalb von Teams gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, unterstrichen. Im Kern von Teams liegt jedoch die Kommunikation in den namensgebenden „Teams“. Diese stellen einen Hub für bestimmte Themen dar und können wiederum in unterschiedliche Channels aufgeteilt werden. Innerhalb der Teams und Channels können Mitglieder Nachrichten und Dateien austauschen. Neben diesen Optionen kann Teams auch zur (Video-)Telefonie, für Messaging und die Planung sowie Durchführung von Meetings genutzt werden. Teams bietet also einen ganzheitlichen Ansatz für digitale Kollaboration und deckt viele der wichtigsten Funktionen ab.

Microsoft SharePoint

Eng verbunden mit Teams ist Microsoft SharePoint. Alle Teams-Kanäle verfügen automatisch auch über eine SharePoint-Teamwebsite. Im Kern von SharePoint steht die Möglichkeit, eigene Websites zu erstellen, um Informationen zu organisieren, Nachrichten zu veröffentlichen und die Navigation zu bestimmten Dokumenten, Medien und anderen Dateien zu erleichtern. In Sachen digitaler Kollaboration können Sie so beispielsweise ein Wiki zu einer bestimmten Thematik erstellen, um anderen Mitarbeitenden einen schnellen Einstieg zu ermöglichen. Durch die Organisation als Website können zudem Berechtigungen auf Website-Ebene verwaltet werden, was den Zugriff auf Dateien vereinfacht.

Trello

Digitale Kollaboration Teamwork Tool trello

Ein weiteres Tool, das Sie bei der Online-Kollaboration unterstützen kann, ist Trello. Dabei handelt es sich um ein kostenfreies Kanban-Board. Bei dieser Methode werden einzelne Aufgaben als Karten auf einer Tafel dargestellt. Einer Karte kann dabei direkt ein passendes Teammitglied zugeordnet werden oder die Mitarbeitenden suchen sich selbst Aufgaben auf dem Board. Die Tafel wird in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt (beispielsweise „noch zu tun“, „in Arbeit“ und „erledigt“), die eine Aufgabe nacheinander durchwandert. Als digitale Plattform für Kollaboration dient Trello daher als schnelle Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten. Alle Personen mit Zugriff auf das Trello-Board kann sehen, was aktuell zu tun ist und wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet.

Noch effektiver virtuell zusammenarbeiten mit empower®

Sie möchten die digitale Kollaboration in Ihrem Unternehmen so effektiv wie möglich gestalten und dabei auf die bekannten Programme der Microsoft-365-Suite setzen? Dann ist empower® das Richtige für Sie! Es hilft Ihnen den Digital Workplace mit MS Office zu gestalten, unter Nutzung der hohen Microsoft Datenschutztools und Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.

Bei der virtuellen Zusammenarbeit besteht die wohl größte Herausforderung darin, den Überblick zu behalten. Wo liegen welche Dateien? Welche Vorlage ist die aktuelle? Hier kann empower® Sie unterstützen. Mit empower® können Sie direkt innerhalb von Microsoft Teams in Rekordzeit nach PowerPoint-Präsentationen, -Folien und -Templates suchen. Geben Sie einfach ein oder mehrere Stichworte ein und schon liefert der Chatbot die passenden Suchergebnisse. Die Dokumente können anschließend direkt im Chat bearbeitet und geteilt werden. Einen Überblick zu allen Funktionen finden Sie in unserem Blog-Beitrag zur empower® Teams App.

Doch nicht nur in Microsoft Teams macht empower® Ihre Mitarbeitenden effektiver. Dank der empower® Bibliothek können sie gemeinsam an Präsentationen und Dokumenten arbeiten und diese kinderleicht teilen. Mit empower® stellen Sie sicher, dass immer die neueste Version der richtigen Vorlage verwendet wird – und das online wie offline. So steht einer erfolgreichen digitalen Kollaboration nichts mehr im Weg.

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