Effizient arbeiten, wenn andere Urlaub machen

Juli bis September. So lange erstrecken sich insgesamt die Sommerferien in vielen Ländern weltweit. Und genau in dieser Zeit genehmigen sich viele Teammitglieder mit ihren Familien eine längere Auszeit. Wohlverdient. Die Kehrseite der Medaille bekommen im Gegenzug all jene Mitarbeitenden zu spüren, die diesen Arbeitsausfall im Büro abdecken. Zu einem bereits ausgefüllten Arbeitspensum müssen nun auch noch zusätzliche Aufgaben gestemmt werden. Das kann – ohne die richtigen Tools und Herangehensweisen – schnell zur Mammutaufgabe werden.

Zum Glück gibt es Mittel und Wege, den außerordentlichen Arbeitsaufwand effizient zu meistern, ohne dafür zusätzliche Zeit und Nerven zu opfern. Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf hilfreiche Tipps vor, mit denen Sie die Vertretungszeit überstehen und trotzdem effizient arbeiten.

Monotasking statt Multitasking

Die zusätzlichen Aufgaben, die durch den urlaubsbedingten Ausfall der Teammitglieder auf Ihrem Tisch landen, schreien förmlich danach, so schnell wie möglich erledigt zu werden. Doch anstatt etliche Projekte gleichzeitig zu jonglieren, setzen Sie Prioritäten. Arbeiten Sie eines nach dem anderen ab. Mit allen abgeschlossenen Aufgaben erhöht sich Ihre Zufriedenheit und die Projekte werden schneller erledigt. Die Zeitersparnis durch Monotasking ist beeindruckend.

Stehen statt Sitzen

Team-Meetings sind gerade dann wichtig, wenn mehrere Aufgaben auf weniger Teammitglieder verteilt werden. Schließlich ist die Koordination untereinander das A und O einer effektiven Zusammenarbeit. Die Schattenseite vieler Meetings ist dagegen die Zeit, die für die Besprechung draufgeht. Die Lösung: Meetings im Stehen! In einer 1999 durchgeführten Studie kam heraus, dass Steh-Meetings zu den gleichen Resultaten wie Sitz-Meetings führen – bei einer Zeitersparnis von durchschnittlich 34 %.

Pausen statt Durchpowern

Gönnen Sie sich unbedingt regelmäßige Pausen während der Arbeitszeit. Das mag sich angesichts der vollen To-do-Liste paradox anhören, doch ohne kurze Ruhephasen fällt Ihre Konzentrationsfähigkeit in den Keller. Ihr Gehirn braucht spätestens nach 90 Minuten Arbeitszeit eine Auszeit. Es ist wichtig, dass Sie diese Pausen fest in Ihren Arbeitsalltag einplanen und sich auch daran halten. Nach 10 bis 15 Minuten hat sich Ihr Gehirn erholt. Sie arbeiten mit dieser Herangehensweise deutlich nachhaltiger und somit effektiver.

To-do-Liste statt Too-much-Liste

To-do-Listen sind fantastische Hilfsmittel. Allerdings sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Ihre Liste auch tatsächlich machbar ist. Zu viele Punkte führen zum Verlust der Übersicht und wirken eher frustrierend als hilfreich. Halten Sie zu Beginn Ihrer Arbeitswoche alle To-dos fest, die Sie in Angriff nehmen oder beenden wollen. Unterteilen Sie größere Aufgaben in kleine Abschnitte. Beschränken Sie die To-do-Liste auf ein realistisches, erreichbares Arbeitspensum.

Mit dem richtigen Tool Zeit sparen, statt mühsam Dokumente anzugleichen

Setzen Sie mit Ihren verbliebenen Teammitgliedern direkt auf Teamwork! Somit verringern Sie den Arbeitsaufwand um ein Vielfaches. Hier ist es sinnvoll, eine Softwarelösung für das gesamte Unternehmen einzuführen, anstatt viele unterschiedliche Tools aufeinander abzustimmen. Um Ihnen das Teamwork mit Microsoft Office und Office 365 zu erleichtern, bietet beispielsweise empower^® perfekte Lösungen. Das Add-in lässt sich einfach in Ihre bestehende IT-Umgebung integrieren. Sie können dann im Team einheitlich und ortsunabhängig Dokumente in Ihrem Corporate Design erstellen, an PowerPoint-Präsentationen arbeiten und durch umfangreiche Vorlagenbibliotheken bis zu 30 % an Arbeitszeit sparen.

Wie unsere empower^® Add-in Suite im Detail Ihren Arbeitsalltag erleichtert, während Ihre Teammitglieder im Sommerurlaub entspannen, das erklären wir Ihnen gerne im Rahmen eines kostenlosen Beratungsgesprächs. Hier können Sie empower^® kontaktieren.