Von Google Slides zu PowerPoint wechseln mit empower®

5 Min. Lesezeit
28.06.2022

In vielen Berufsfeldern müssen jeden Tag aussagekräftige Präsentationen erstellt werden. Dafür werden am häufigsten Google Slides und PowerPoint verwendet. Im direkten Vergleich der beiden Anwendungen zeigt sich, dass sich beide Programme trotz Differenzen zur Präsentationserstellung eignen.

Besonders für Privatpersonen und Wenignutzende stellt Google Slides als kostenlose, nicht fest installierte Software eine attraktive Grundlage dar. Der Schritt hin zu hochgradig professionellen Präsentationen führt dagegen meistens zu PowerPoint, da Microsoft den höheren Funktionsumfang bietet und die Offlineanwendung um einiges einfacher ist. Hinzu kommt, dass sich Tools wie empower® in PowerPoint einbinden lassen, die das Erstellen professioneller Präsentationen nennenswert vereinfachen.

Was macht eine gute Präsentationssoftware aus?

Präsentationen können im Arbeitsalltag vielseitig eingesetzt werden. Mit ihnen werden Ideen gepitcht, Pläne erklärt, Investor:innen überzeugt und Daten veranschaulicht. So vielseitig, wie die Verwendung von Präsentationen ist, so wichtig sind auch der richtige Aufbau und die Darstellung. Ein Programm, das bei der Erstellung Ihrer individuellen Präsentationen eine echte Unterstützung sein soll, muss flexibel anpassbar, einfach zu bedienen und trotzdem vielseitig sein.

Es gibt einige grundlegende Kriterien, die Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentationen beachten sollten. Im Idealfall unterstützt Ihre Präsentationssoftware, wie Google Slides oder PowerPoint, Sie dabei. Welche Kriterien sollte eine Software für die Präsentationserstellung in Ihrem Unternehmen also erfüllen?

Corporate Design einhalten

Die stimmige Darstellung des Unternehmens im Sinne der Corporate Identity ist essenziell für jede Präsentation. Dazu gehört insbesondere, dass das Corporate Design eingehalten wird. Farben, Schriftarten und Formatierungsvorgaben sollten auf jeder Folie konsistent sein.

Die voreingestellten Standardformatierungen in einer Präsentationssoftware können hier schon zum Hindernis werden. Müssen auf jeder Folie erst die Default-Einstellungen verändert und angepasst werden, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Die Auswirkung einer ungleichmäßigen Formatierung oder auch eines fehlerhaften Farbschemas kann schnell unterschätzt werden. Gerade in einer visuellen Vortragsunterstützung wie einer Präsentation sind die Designelemente von tragender Bedeutung nicht nur für die Ästhetik, sondern auch für die Professionalität und letztlich die Überzeugungskraft des Vortrags.

Fehler und Unregelmäßigkeiten im Corporate Design sollten also unbedingt vermieden werden, um den Erfolg der Präsentation und mit ihr des gesamten Unternehmens zu sichern.

Slides wechsel zu PowerPoint

Inhalte korrekt einfügen

Präsentationen vermitteln schnell und übersichtlich die relevantesten Daten und Fakten zu Ihrem Kernthema und unterstützen Vorträge mit einfach zu verstehenden visuellen Elementen. Umso wichtiger ist es, dass die verwendeten Inhalte fehlerfrei sind. Wenn Inhalte für eine Präsentation komplett neu erstellt werden, sollte das verwendete Softwaretool die notwendigen Features bieten, um die Umsetzung der Darstellung schnell und problemlos zu ermöglichen. Tabellen, Diagramme und SmartArts sind hier besonders relevant. Die Erstellung sollte zeiteffizient vonstattengehen, sich auch unter gestalterischen Gesichtspunkten in das Gesamtbild einfügen und sich im Nachhinein problemlos editieren lassen.

Verwendet man bestehende Inhalte, sollten diese mit möglichst wenigen Klicks in die Präsentation eingefügt werden können. Beim händischen Kopieren oder gar Abschreiben können leicht Flüchtigkeits- und Übertragungsfehler unterlaufen. Um zu vermeiden, dass solche Fehler die Daten in der Präsentation verfälschen und damit den Gesamteindruck trüben, sollte die verwendete Software hier die richtigen Funktionen bieten, um Problemen dieser Art möglichst vorzubeugen.

Effizientes Arbeiten

Das Erstellen von Präsentationen ist in vielen Unternehmen immer noch eine zeitintensive Aufgabe, die andere Tätigkeiten aus dem Fokus rückt. Formatierung, Zusammenstellung und Editierung von Folien nehmen oft viel mehr Zeit in Anspruch als die tatsächliche Planung und Zusammenstellung der Inhalte. Die große Office-Studie im Auftrag von empower® stellte sogar eine Zeiteinsparung von 30 % fest, wenn diese Formatierungsschritte wegfallen. Wie ärgerlich ist es, wenn die Arbeit an der Darstellung mehr Zeit frisst als die Konzeption des eigentlichen Vortrags? Die Präsentation sollte ein Tool zur Unterstützung sein und nicht den Arbeitsfluss stören. Deshalb ist es wichtig, dass die Software das effiziente Arbeiten unterstützt, anstatt es zu behindern.

Welche Funktionen ermöglicht empower® in PowerPoint?

PowerPoint ist eine gute Grundlage für das einfache und effiziente Erstellen von Präsentationen. Besonders bei der Erstellung von Grafiken und Inhalten bietet schon die Standardversion der Microsoft-Anwendung eine große Bandbreite an Vorlagen und hilfreichen Tools. Um tatsächlich das Beste aus Präsentationen herauszuholen, gibt es das empower® Add-in für PowerPoint. empower® Slides erweitert den Umfang von PowerPoint um zahlreiche Funktionen, die das Erstellen von aussagekräftigen und einheitlichen Präsentationen im professionellen Umfeld massiv erleichtern.

Design Check

Der Design Check von empower® überprüft die Folien auf die Einhaltung Ihres individuellen Corporate Designs. Abweichungen und Fehler werden markiert und können mit einem Klick korrigiert werden. So vermeiden Sie Fehler bei der Umsetzung von Design- und Formatierungsvorgaben. Die Nutzenden müssen sich somit nicht länger um die Einhaltung des Corporate Designs sorgen und können schneller und effizienter arbeiten. Die Einheitlichkeit aller Folien und Präsentationen wird gewährleistet und unterstützt eine seriöse und beständige Corporate Identity.

Folienbibliothek und DAM-Integration

Um die Erstellung einer Präsentation weiter zu vereinfachen, bietet empower® Slides eine zentrale Folienbibliothek in PowerPoint. Hier können Folienvorlagen schnell und übersichtlich verwaltet und aufgerufen werden. Somit kann jede Präsentation nach vorliegenden und zentral verwalteten Vorlagen erstellt werden. Neue Inhalte werden auf diese Weise schneller und einfach erstellt. Kombiniert mit der großen Funktionsbreite im Bereich von SmartArts, Diagrammen und Grafiken in PowerPoint können Sie so das bestmögliche Ergebnis in Ihren Präsentationen erzielen. Auch das spart viele Formatierungsschritte und macht die Arbeit für viele Mitarbeitende effizienter.

Ähnlich verhält es sich mit der Integration Ihres DAM-Systems. So können auch Inhalte wie Bilder und Icons direkt in PowerPoint aufgerufen und mit nur einem Klick in die Präsentation eingefügt werden. Arbeitsaufwand und -zeit für die Suche und den Systemwechsel können eingespart werden.

Zeitsparen

Automatische Formatierung

Viele Arbeitsschritte bei der Formatierung und Anpassung einzelner Folien fallen mit den Layout-Tools von empower® weg. Insgesamt können somit bei der Erstellung einer Präsentation bis zu 20 % Zeitersparnis gewonnen werden. Auch Aktualisierungen können schnell und zentral verteilt werden. Noch weiter geht die Document Automation mit empower®. Diese übernimmt viele manuelle, repetitive Arbeitsschritte, die zur Erstellung verschiedener Dokumente, wie Angebotspräsentationen, notwendig sind. Diese Automatisierung ist an die individuellen Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens angepasst, spart Zeit und verhindert Flüchtigkeitsfehler.

Der Wechsel von Google Slides zu PowerPoint

Google Slides dient vielen Unternehmen als solides Tool für die Präsentationserstellung. Je höher der Anspruch an das Präsentationsergebnis wird, desto mehr steigt allerdings auch der Arbeitsaufwand. Müssen Corporate Design, Formatvorgaben und Inhalte auf jeder Folie einzeln umgesetzt werden, frisst das viel Zeit. Die Umstellung auf PowerPoint kann sich hier im Sinne der Effizienz und Einfachheit lohnen.

Mit empower® wird die Präsentationserstellung in PowerPoint noch einfacher, einheitlicher und effizienter. Bei Bedarf bietet empower® ein persönliches Customizing für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Gemeinsam entwickeln wir einen Master für PowerPoint, der all Ihre Designanforderungen aufgreift. Zudem können Ihre Farb- und Schriftvorgaben direkt in PowerPoint, mittels Schrift- und Farbpickern, integriert werden. Damit wird die Umstellung auf PowerPoint nicht zum Kraftakt.

Bestehende Präsentationen können mit empower® außerdem problemlos überführt werden. Die Anwendung eines neuen Corporate Designs oder auch kleinere Änderungen können so schnell und ohne Umstände durchgeführt werden. Für mehr Informationen und individuelle Lösungen kontaktieren Sie uns gerne.Brand Compliance Whitepaper herunterladen

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