Productivity Hacks in Microsoft 365

4 Min. Lesezeit
27.12.2022

Es gibt viele Möglichkeiten, den eigenen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Im Laufe der Zeit probieren die meisten Menschen viele verschiedene Strategien aus, aber manche Dinge kosten einfach immer wieder Zeit. Zeit, die an anderer Stelle gebraucht wird, die Nerven raubt und durch Redundanz auffällt. Bei der Arbeit mit Microsoft 365 gibt es zum Glück einige Productivity Hacks, um die Effizienz im Arbeitsalltag noch etwas zu steigern.

1. Einfach mal ignorieren

Heutzutage sind E-Mails ein ständiger und wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt. Kolleg:innen, Kund:innen, Partnerunternehmen und viele andere Kommunikationspartner:innen treffen per E-Mail Absprachen zu allen erdenklichen Themen. Zahllose Mails fluten die meisten Postfächer jeden Tag – aber wie viele dieser Themen sind relevant und betreffen Sie tatsächlich direkt?

Wenn Sie im CC von E-Mails stehen, die Sie nicht betreffen oder interessieren, die Sie aber ständig von der Arbeit abhalten und Ihr Postfach fluten, können Sie die Ignorieren-Funktion von Outlook nutzen. Damit werden alle künftigen Mails mit dem gleichen Betreff direkt gelöscht. So halten Sie Ihr Postfach ordentlich und werden nicht mehr von eingehenden Mails abgelenkt.
Für Mails, die Sie im Zweifel einsehen möchten, können Sie auch die Benachrichtigungen abstellen. Damit werden Sie zwar nicht Ihre Inbox verkleinern, aber im Workflow werden Sie nicht von Benachrichtigungen für weniger relevante Themen gestört.

2. Multitalent OneNote

Wenn Sie OneNote noch nicht für sich entdeckt haben, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, das zu ändern. Das rosarote Notizprogramm ist vielleicht die am häufigsten unterschätzte Office-Anwendung. Dabei ist OneNote vielseitig, anpassbar sowie dynamisch und damit ein hilfreiches Tool im Arbeitsalltag.

Die Möglichkeiten, OneNote zu nutzen, sind endlos und reichen von To-do-Listen über eingebundene Inhalte aller Art bis hin zu Aufnahmefunktionen. Sie können Ihre Notizen in OneNote vollständig individuell strukturieren und Ihrer persönlichen Arbeitsweise anpassen. So können Sie zum Beispiel eine Gedankenstütze – eine Art digitaler Haftnotiz – anlegen, Audio-Aufnahmen starten oder während eines Gesprächs Informationen notieren und direkt teilen. Auch schnelle Skizzen und Grafiken können Sie anfertigen, von Hand schreiben oder beliebige Textfelder öffnen, Mail-Erinnerungen direkt mit Outlook verknüpfen und ganze Dokumente oder Teile aus anderen Office-Dateien direkt mit Ihren Notizen verbinden.

So bleiben Sie bestens organisiert, haben stets alles griffbereit und profitieren von der Zentralität der Anwendung.

3. Kollaboration über OneDrive

Es kann zeitaufwendig und umständlich sein, im Rahmen eines Projekts jedes Dokument einzeln per Mail an die Teammitglieder zu verschicken. Die Vorteile des simultanen Arbeitens an einem Dokument sind bereits in vielen Anwendungen verankert und auch Microsoft hat eine einfache Möglichkeit geschaffen, simultan in der Gruppe zu arbeiten: OneDrive.

Effiziente Teamarbeit macht auch die Arbeit der einzelnen Teammitglieder produktiver und in diesem Zusammenhang ist die Cloud eine hilfreiche Arbeitserleichterung. Außerdem können Sie hier all Ihre Dokumente zentral speichern und von überall darauf zugreifen, was direkt zum nächsten Hack führt.

4. Mobilität nutzen

Sicher haben die meisten von uns einmal Situationen erlebt, in denen die Arbeit ein organisatorischer Albtraum war, weil Hardware und Software nicht kompatibel oder am gleichen Ort waren.

Wird das Office-Paket richtig genutzt, kann man viele dieser Probleme umgehen. Wenn alle relevanten Dateien in OneDrive gespeichert sind, können Sie unterwegs, im Termin und in jeder unwägbaren Situation auf Ihre Arbeit zugreifen. Selbst ein Gerät, auf dem die Desktopversionen der Office-Anwendungen nicht verfügbar sind, kann zum Arbeitsplatz werden, wenn nur eine Internetverbindung besteht.
Sogar vom Smartphone aus können Sie auf die für die mobile Nutzung optimierten Apps zugreifen und ungehindert weiterarbeiten. Ob nun die Bahn auf dem Weg zur Arbeit einen Stellwerkschaden hat, Homeoffice möglich wird oder Ihnen unterwegs einfällt, dass Sie dringend eine E-Mail schreiben müssen – Office ist bereit, wenn Sie es sind. Machen Sie sich das zunutze.

productivity hacks office 365

5. Microsoft MyAnalytics

Wünschen Sie sich manchmal eine:n Assistent:in, um Ihre Produktivität zu verbessern? Dann ist MyAnalytics genau das Richtige für Sie. Die Analytics-Assistenz von Microsoft lernt Ihren Arbeitsalltag kennen und hilft Ihnen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, unnötig komplizierte Prozesse zu vereinfachen und effizient im Team zu arbeiten.
So haben Sie stets den Überblick darüber, wann Sie für welche Aufgaben wie viel Zeit aufwenden und wie lange Sie mit welchen Kolleg:innen zusammenarbeiten. Auf Grundlage dessen schlägt MyAnalytics Ihnen außerdem zeitsparende Maßnahmen vor und kann sogar herausfinden, wie die Arbeitsteilung in der Teamarbeit sinnvoller umzusetzen wäre. MyAnalytics ist also ein Analysetool für Ihren Arbeitsalltag und darauf ausgerichtet, Ihnen alle notwendigen Informationen zu geben, um Ihren Fortschritt, Ihre Produktivität und Ihre Arbeitsweise zu überblicken und zu verbessern.

6. Einfach, einfacher, Shortcuts

Besonders wenn es darum geht, Zeit zu sparen, können Einstellungen und Formatierungen schrecklich viel Zeit beanspruchen. Um sich viele Klicks durch unzählige Menüs zu sparen, bieten sich einfache Shortcuts an, mit denen Sie kleine Formatierungsarbeiten oder Überarbeitungsschritte in wenigen Sekunden durchführen können. Die Auswahl ist riesig. Eine Übersicht über die besten Shortcuts für Microsoft Office kann Ihnen einen Überblick verschaffen.

7. Add-ins für Microsoft Office

Jede Arbeitsweise und jedes Unternehmen benötigt unterschiedliche Funktionen und stellt verschiedene Anforderungen an Arbeitsmaterialien und natürlich auch an Office. Für diese speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Person bieten sich Add-ins für Microsoft Office an, um bestimmte Aufgaben zu vereinfachen oder überhaupt erst zu ermöglichen.

8. empower®

Wenn Sie nicht nur verbessern möchten, wann und wo Sie arbeiten, sondern die Arbeit mit Microsoft Office selbst, dann sind die Lösungen von empower® genau das Richtige für Sie. Sie gestalten Ihren Arbeitsalltag in verschiedenen Bereichen effizienter und produktiver. So können Sie zum Beispiel mit der empower® Content Creation Lösung Ihre Inhalte einfacher erstellen und verbringen weniger Zeit mit manuellen Formatierungsschritten sowie der Suche nach der richtigen Darstellungsweise.

Mit der empower® Content Enablement Lösung können Sie bestehende Inhalte und Templates des ganzen Unternehmens schnell und einfach finden – und das immer in der aktuellen Version. So verwenden Sie weniger Zeit für die Suche nach Vorlagen, Folien oder Datensätzen.

Außerdem gibt es für Dokumenttypen, die immer wieder erstellt werden, die empower® Document Automation Lösung, die Ihnen das Erstellen von Angeboten, Verträgen oder Produktpräsentationen vollständig abnimmt.

Erfahren Sie mehr darüber, wie empower® zum Booster für Ihre Produktivität wird, und kontaktieren Sie uns für Ihre persönliche Lösung direkt.

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