Shortcuts in PowerPoint - einfach, einfacher, am einfachsten

5 Min. Lesezeit
29.09.2022

Viele PowerPoint-Funktionen können sich Nutzende schnell autodidaktisch beibringen. Im Startmenü finden sich bereits zahlreiche grundlegende Funktionen, die Sie einfach mit wenigen Klicks anwenden können. So wird PowerPoint navigiert, das Folienlayout angepasst und jedes Objekt nach Belieben formatiert. Wussten Sie, dass es noch einfacher geht?

Shortcuts sind kurze Tastenkombinationen, mit denen man in PowerPoint – und auch in anderen Office-Produkten – einige Menüdialoge umgehen kann. Durch Drücken zweier Tasten auf Ihrer Tastatur lassen sich viele Funktionen direkt anwenden. Damit können Sie vor allem Zeit sparen. Besonders am Laptop fällt vielen die Nutzung des Touchpads anstelle einer Maus schwer. Diese Problematik lässt sich vermeiden, wenn mit einfachen Tastenkombinationen gearbeitet wird. So können Sie auch unterwegs Ihre Präsentationen bearbeiten und präsentieren.

Die Liste der Standard-Shortcuts ist lang. Daher haben wir Ihnen zum Einstieg acht Grundlagen-Shortcuts zusammengestellt, die in der Folge erklärt werden.

Präsentieren

Shortcut 1: Bildschirmpräsentation starten

Wenn der Bildschirm bereits an die Wand projiziert ist, möchte man so wenig wie möglich am Computer hantieren, bis der Vortrag beginnt. Umso sinnvoller ist es, die Präsentation zu starten, ohne sich durch das Menü zu klicken. Dies funktioniert ganz einfach über die Taste F5. So starten Sie die Präsentation von Anfang an und können mit der Leertaste oder ENTER durch die Präsentation navigieren.

Möchten Sie die Präsentation stattdessen ab einer bestimmten Folie beginnen, gehen Sie einfach auf die gewünschte Folie und tippen Sie SHIFT + F5. Nun beginnt die Präsentation von Ihrer aktuellen Folie ausgehend.

PPT shortcut video - Präsentation beginnen

Folien anlegen und formatieren

Shortcut 2: Eine neue Folie hinzufügen

Möchten Sie schnell eine weitere Folie einfügen, können Sie STRG + M klicken. Damit wird eine leere Folie an der nächsten Stelle in der Präsentation eingefügt. Wenn Sie lieber eine neue Präsentation erstellen wollen, geht das übrigens mit STRG + N.

 

PPT shortcut video - Neue Folie hinzufügen

 

Shortcut 3: Duplizieren

Wenn Sie Ihre aktuelle Folie als Grundlage für eine neue verwenden wollen, können Sie diese Folie ganz einfach duplizieren. Dafür drücken Sie STRG + SHIFT + D auf Ihrer Tastatur. Die nächste Folie ist das Duplikat Ihrer aktuellen Folie, auf der Sie nun nach Belieben Änderungen vornehmen können.
Außerdem ist es möglich, einzelne Objekte zu duplizieren. Wählen Sie dafür per Mausklick das gewünschte Objekt aus und drücken Sie STRG + D. Voilá: ein genaues Duplikat Ihres Objektes!

PPT shortcut video - Duplizieren

Objekte

Shortcut 4: Gruppieren

Um Objekte – oder auch Folien – gemeinsam zu bearbeiten oder zu verschieben, können Sie diese gruppieren. Eine Gruppierung wird gleichsam alle Änderungen übernehmen, bis Sie sie wieder aufheben. Markieren Sie zur Gruppierung die gewünschten Objekte und drücken Sie STRG +SHIFT+ G. Nun können Sie die Objekte gemeinsam bearbeiten, bis Sie die Gruppierung wieder aufheben möchten. Das geht mit STRG + SHIFT + H. Außerdem können Sie die gleiche Gruppierung erneut durchführen, indem Sie STRG + SHIFT + J eingeben.

PPT shortcut video - Gruppieren

Shortcut 5: Ausrichtung ändern

Die Ausrichtung von Text auf den Folien ist besonders unter ästhetischen Gesichtspunkten relevant. Der Text kann auf der horizontalen Achse ausgerichtet werden – jeweils mittig, links oder rechts. Diese Ausrichtungen können über STRG und einen Buchstaben für die Bündigkeit eingestellt werden. Sie können zwischen L für links, R für rechts und E für zentriert wählen.

PPT shortcut video - Ausrichtung ändern

Shortcut 6: Format übertragen

Wenn Sie ein Objekt formatieren, also zum Beispiel die Schriftart, -größe, -farbe oder die Absatzformatierung ändern, möchten Sie dieses Format vielleicht auf andere Teile Ihrer Präsentation übertragen. Die Formatierung eines einzelnen Objektes auf ein anderes zu übertragen, funktioniert über die Zwischenablage. Sicher kennen Sie den Trick, ein fertiges Textfeld zu kopieren, einzufügen und dann zu bearbeiten, aber wussten Sie auch, dass Sie nur die Formatierung eines Objektes kopieren und übertragen können, ohne den Inhalt des Zielobjekts zu verändern? Wählen Sie dafür das Objekt aus, das bereits das gewünschte Format hat, und geben Sie STRG + SHIFT + C ein. Sie haben dadurch nur das Format kopiert. Jetzt markieren Sie Ihr Zielobjekt und geben STRG + SHIFT + V ein. So einfach lässt sich das Format übertragen!

Shortcut 7: Objekte drehen und bewegen

Objekte auf einer Folie zu bewegen, ist denkbar einfach. Besonders, wenn Sie keine Maus zur Verfügung haben, bietet es sich an, ein gewähltes Objekt ganz einfach mit den Pfeiltasten über die Folie zu schieben. Viele wissen jedoch nicht, dass sie Objekte mit den Pfeiltasten nach links und rechts auch drehen können, wenn sie ALT gedrückt halten und die Größe sich mit oben oder unten und SHIFT verändern lässt.

PPT shortcut video - Objekte drehen

Standards

Shortcut 8: Basics

Die letzten sieben Shortcut-Funktionen sind hauptsächlich in PowerPoint zu verwenden. Es gibt aber auch Shortcuts, die universal anwendbar sind und in vielen Anwendungen oder auch im Browser gute Dienste leisten. Viele davon kennen Sie vielleicht schon aus dem Arbeitsalltag, doch falls nicht, entgeht Ihnen ein effizientes Werkzeug. Wir haben deshalb an dieser Stelle noch einmal die Top 5 der meistverwendeten Shortcuts aufgelistet:

  1. Alles markieren: STRG + A
  2. Kopieren: STRG + C
  3. Einfügen: STRG + V
  4. Ausschneiden: STRG + X
  5. Rückgängig: STRG + Z

PPT shortcut video - Basics

Zuletzt noch ein kleiner Bonus: Vergessen Sie nicht, Ihre Präsentation regelmäßig zu speichern, um Ihre Arbeit zu sichern! Auch dafür gibt es natürlich einen Shortcut: Mit STRG + S können Sie Ihre Änderungen sichern.

Übersicht:

  • Bildschirmpräsentation starten: F5
  • Bildschirmpräsentation von aktueller Folie starten: SHIFT + F5
  • Neue Präsentation: STRG + N
  • Folie hinzufügen: STRG + M
  • Objekt duplizieren: STRG + D
  • Folie duplizieren: STRG + SHIFT + D
  • Gruppieren: STRG + G
  • Gruppierung aufheben: STRG + SHIFT + H
  • Gruppierung ändern: STRG + SHIFT + J
  • Ausrichtung horizontal:
    - Links: STRG + L
    - Rechts: STRG + R
    - Zentriert: STRG + E
  • Format kopieren: STRG + SHIFT + C
  • Kopiertes Format anwenden: STRG + SHIFT + V
  • Bewegen: Pfeiltasten
  • Drehen: ALT + Pfeiltasten links/rechts
  • Vergrößern/verkleinern: SHIFT + Pfeiltasten oben/unten
  • Alles markieren: STRG + A
  • Kopieren: STRG + C
  • Einfügen: STRG + V
  • Ausschneiden: STRG + X
  • Rückgängig: STRG + Z
  • Speichern: STRG + S

Eine Übersicht der navigierbaren Bereiche für Shortcuts können Sie sich in Office anzeigen lassen, wenn Sie die ALT-Taste drücken. Dadurch erscheinen kleine Buchstaben über den Menüleisten, um Ihnen die Shortcut-Navigation zu erleichtern.

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Mit Shortcuts lässt sich bei der Erstellung von Präsentationen eine Menge Zeit einsparen. Trotzdem müssen Sie immer noch jede Folie einzeln einrichten. Mit den Lösungen von empower® können Sie sich viele Arbeitsschritte bei der Erstellung vollständig sparen. Mit der empower® Document Automation Lösung können Sie wiederkehrende Arten von Präsentationen automatisch zusammenstellen lassen und für die leichtere, einheitliche Erstellung neuer Inhalte stehen Ihnen Folienvorlagen in Ihrem Corporate Design zur Verfügung.

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