„Wissen ist Macht“ – ein einfaches Sprichwort, das wohl jeder Person bekannt ist und ein Grund dafür sein dürfte, weshalb das Wissensmanagement in Unternehmen immer mehr an Wichtigkeit gewinnt. Viele Unternehmen bedenken dabei jedoch nicht, dass die Aufbewahrung von veraltetem Wissen Schäden nach sich ziehen kann. Wissensdatenbank-Softwares sorgen für die einfache Verwaltung und Aktualisierung von Wissen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Wissensdatenbank-Softwares effektiv nutzen können.
Dieser Guide beinhaltet:
Gründe für Wissensdatenbank-Softwares
Wissensdatenbank-Softwares im Alltag
Checkliste - Welche Eigenschaften braucht Ihre Wissensdatenbank?
Wissensdatenbank-Software einrichten - Schritt für Schritt
Top 5 Wissensdatenbank-Softwares
Wozu braucht man Wissensdatenbanken?
Wissensdatenbank-Softwares sind ein essenzieller Bestandteil von Digital Workplaces. Sie stellen Informationen so bereit, dass Mitarbeitende ohne großen Aufwand auf sie zugreifen und das Wissen verwenden können. Mit Wissen sind in diesem Zusammenhang beispielsweise Informationen wie Unternehmensprozesse, Produktinformationen, Dokumentvorlagen oder Onboarding-Dokumente gemeint. Die Einrichtung und die Verwaltung solcher Wissensdatenbanken sind jedoch kein einfaches Unterfangen – je mehr Sorgfalt Sie in die Einrichtung von Wissensdatenbanken stecken, desto einfacher wird die Verwaltung im Anschluss.
Für Mitarbeitende bieten Wissensdatenbank-Softwares folgende Vorteile.
- Effizienteres Arbeiten: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit damit, nach Informationen und aktuellen Inhalten zu suchen.
- Automatisierung von Workflows: Um Dokumente automatisiert zu erstellen, sollten die einzufügenden Informationen an einer zentralen Stelle abgelegt und gepflegt werden. Wissensdatenbank-Softwares machen dies möglich.
- Schneller Zugriff auf Templates und andere Assets: Die zentrale Verwaltung von Templates (Link wenn vorhanden) vereinfacht die Erstellung von Inhalten. Ihre Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit der Suche nach aktuellen Templates und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Unternehmenswissen direkt zur Hand: „Wer war dafür gleich nochmal zuständig? Welches dieser Formulare brauche ich, um Urlaub einzureichen?“ Auch unternehmensinterne Informationen sind mit Wissensdatenbank-Softwares besser auffindbar.
Wissensdatenbank-Softwares im Alltag
Wo und wie werden Wissensdatenbank-Softwares in der Regel eingesetzt? Nehmen wir das Onboarding neuer Mitarbeitender als Beispiel. Gerade neue Mitarbeitende haben einen hohen Informationsbedarf und wissen meist noch nicht, wo welche Informationen zu finden sind. Eine Wissensdatenbank-Software erleichtert die Einarbeitung und sorgt dafür, dass benötigte Informationen schnell gefunden werden können. Haben Sie in Ihrer Software beispielsweise einen Tag für (Remote-)Onboarding, können Sie alle relevanten Dokumente, wie Unternehmensstrukturen oder Zuständigkeiten, mit diesem markieren. Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärungen sowie Vertragsvorlagen können Sie so ganz einfach mit der Suchfunktion finden und müssen keine Zeit damit verschwenden, sämtliche Ordner nach den jeweiligen Dokumenten zu durchsuchen.
Mithilfe von Wissensdatenbank-Softwares können außerdem Projekte dokumentiert werden. Das Tool ermöglicht die Freigabe von Dokumenten für involvierte Personen und das Management. So sind alle Beteiligten stets auf dem gleichen und aktuellen Stand. Sie können auswählen, wer welche Art von Zugriff auf das Dokument erhält, und so sicherstellen, dass nur befugte Personen den Fortschritt des Projektes einsehen, dokumentieren oder kommentieren können.
Diese Eigenschaften sollte eine Wissensmanagement-Software mitbringen: Checkliste
Jede Software hat ihre Vor- und Nachteile bzw. spezifische Funktionen. Die folgenden Eigenschaften sollte eine Wissensmanagement-Software jedoch in jedem Fall mitbringen, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
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Gute Suchfunktion: Üblicherweise berücksichtigen klassische Suchalgorithmen lediglich den Titel von Dokumenten. Eine gute Wissensmanagement-Software hat eine Funktion, um Tags zu setzen, und eine Suchfunktion, die diese sowie den Inhalt von Dokumenten ebenfalls durchsucht. |
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Einfach erstellbare Kategorien: Eine Software hilft zwar, kann jedoch nicht die komplette Arbeit einer geordneten Struktur übernehmen. Kategorien helfen Ihnen, Dokumente zu ordnen und zu strukturieren. |
| Update-Funktion: Dokumente sollten einfach zu updaten sein, sodass Ihren Mitarbeitenden immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Manche Softwares gehen sogar einen Schritt weiter und verteilen Updates unternehmensweit. | |
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Versionsverlauf: Doch was, wenn eine Änderung des Inhalts falsch oder nur temporär ist? Ein Versionsverlauf sorgt für Transparenz und dafür, dass Dokumente ganz einfach wieder auf den Stand vor einem oder mehreren Updates zurückversetzt werden können. |
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Nutzungsrechte: Mit Nutzungsrechten können Sie entscheiden, wer welche Art von Zugriff auf ein Dokument erhält. Eine Wissensmanagement-Software sollte Kategorien wie „Bearbeiten“, „Nur Lesen“ und „Admin“ enthalten. |
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Sicherer Speicherort: Die Software enthält all Ihre Daten, entweder on-premise oder in einer Cloud. Bei der Speicherung in einer Cloud sollten Sie sicherstellen, dass der Cloud-Speicher sich an einem Ort mit gut geregeltem Datenschutz befindet, um die Sicherheit Ihrer Informationen zu gewährleisten. |
| Benutzungsfreundlichkeit: Die besten Softwares bringen wenig, wenn die Nutzung zu kompliziert ist. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Wissensmanagement-Software darauf, dass die Nutzungsfläche nicht allzu kompliziert aufgebaut ist und vielleicht sogar an den Aufbau bekannter Applikationen angelehnt ist. |
So richten Sie Ihre Wissensdatenbank-Software ein
- Schaffen Sie eine übersichtliche Struktur.
So werden Dokumente nachhaltig von Ihren Mitarbeitenden an der richtigen Stelle gespeichert und stehen dort für die weitere Bearbeitung oder Überprüfung zur Verfügung. - Befüllen Sie Ihre Wissensdatenbank-Software.
Pflegen Sie Ihre vorhandenen Dokumente in die von Ihnen im Vorfeld geschaffene Struktur ein. Wenn Ihre Dokumente und Vorlagen eine Design-Anpassung benötigen, bietet es sich an, diese vor dem Einpflegen vorzunehmen. - Sorgen Sie für nachhaltige Speicherabläufe.
Wann soll welches Dokument wo abgespeichert werden und was geschieht im Anschluss damit? Und wie sollen welche Dokumente benannt werden, damit ein Überblick über den Inhalt gewährleistet werden kann, ohne sie öffnen zu müssen? Klären Sie diese Fragen von Anfang an und verteilen Sie einen entsprechenden Guide an Ihre Mitarbeitenden. Das vereinfacht die Verwaltung Ihrer Wissensdatenbank-Software langfristig. - Legen Sie Verantwortlichkeiten fest.
Ob Corporate Design oder richtiges Wording – bestimmen Sie, wer ein Auge auf die Einhaltung des Brandings in Ihrer Wissensdatenbank-Software hat. Entscheiden Sie, ob noch weitere Rollen benötigt werden. Hätten Sie beispielsweise gerne eine verantwortliche Person, die redundante Dokumente aus der Software löscht? - Verteilen Sie Nutzungsrechte.
Mit Nutzungsrechten sorgen Sie für eine weitere Sicherheitsstufe in Ihrem Wissensmanagement. Entscheiden Sie von Anfang an, welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten dürfen.
Halten Sie Ihr Wissen stets aktuell!
Wenn Sie eine Wissensdatenbank-Software einmal eingeführt haben, gilt es, die eingepflegten Informationen stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage ändern sich vor allem die Preise von Unternehmen ständig. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden neue Informationen zeitnah ausgehändigt bekommen, um zu vermeiden, dass falsche Informationen an Ihre Kundschaft weitergegeben werden.
Diese Wissensmanagement-Softwares überzeugen
1. Document360
Document360 ist eine cloudbasierte Wissensmanagementlösung aus Großbritannien. Dieses Tool ist nicht nur auf das unternehmensinterne Wissensmanagement spezialisiert, sondern ermöglicht es Unternehmen ebenfalls, ihrer Kundschaft Wissen zur Verfügung zu stellen. Ausgelegt ist die Software eher für große Unternehmen.
Die Vorteile der Software liegen in der Nutzungsfreundlichkeit, der Anzahl der Features, der Transparenz in der Datenverarbeitung und der Einhaltung der DSGVO. Nutzende berichten von der einfachen Handhabung und einem ausgesprochen guten Support bei Problemen.
Ein Nachteil von Document360 ist der Preis, welcher die unternehmensweite Nutzung erschwert. Darüber hinaus gibt es für deutsche Interessenten leider nur eine sehr einfache Website im Vergleich zu der englischen Version.
2. Helpjuice
Die Wissensmanagement-Plattform Helpjuice gibt es sowohl als Cloud als auch on-premise. Mit ihr kann man Wissen intern und extern teilen. Helpjuice vereinfacht die Zusammenarbeit an Dokumenten und ist an das Corporate Design anpassbar. Allgemein bietet die Wissensdatenbank-Software Funktionen in den Bereichen Dokumentenerstellung, Analytics, Customization, Integrationen und eine intelligente Suchfunktion.
Das Set-up von Helpjuice wird von Nutzenden als einfach, sauber designt und intuitiv bezeichnet. Die einfache Vergabe von Nutzungsrechten wird ebenfalls als Vorteil genannt, wie auch der schnell responsive Support bei Problemen.
Auch hier wird das Pricing als Nachteil betrachtet und die nicht vorhandene Flexibilität in den Pricing-Modellen von Reviewer:innen bemängelt. Auch das Category-Management sowie die Integration weiterer Tools lassen Luft nach oben.
3. SABIO
SABIO ist eine Software-as-a-Service-Lösung, geschaffen mit Kundendienst als Einsatzort im Hinterkopf. Diese Lösung zielt darauf ab, Mitarbeitenden in Support-Rollen einen schnellen Zugriff auf Informationen zu bieten und ist für das interne Wissensmanagement konzipiert worden. Auch hier gibt es unter anderem Funktionen zum Wissensmanagement, Zugriffsberechtigungen und eine Volltextsuche.
Nutzende loben vor allem die Steigerung der Effizienz im Support-Bereich. Durch eine verbesserte Datenstruktur können Mitarbeitende sich auf die Beantwortung von Fragen fokussieren, anstatt viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen zu verschwenden.
Allerdings treten immer wieder Bugs auf (bei denen der Support von SABIO aber schnell behilflich ist) und die Software wird von manchen Nutzenden als nicht intuitiv genug bezeichnet.
4. Whale
Whale ist eine Wissensdatenbank-Software und Schulungsplattform, die es seit 2018 cloudbasiert gibt. Der Fokus dieser Software liegt auf dem Training sowie Onboarding von Mitarbeitenden, sie bietet neben einer Suchfunktion die Möglichkeit, weitere Tools zu integrieren.
Nutzende freuen sich über die Vereinfachung des Onboardings neuer Mitarbeitender sowie einheitlichere Dokumente durch vorgegebene Vorlagen. Die Dokumentation wird vereinfacht, was für schnellere Arbeitsabläufe sorgt.
Allerdings können mit Whale Dokumente nur begrenzt angepasst werden, sodass sich eine Umsetzung des Corporate Designs schwierig gestaltet. Informationen zum Serverstandort sind auf der Website leider nicht ersichtlich, der Sitz des Unternehmens in Belgien legt jedoch nahe, dass die DSGVO eingehalten wird.
5. empower® Content Enablement
Die empower® Content Enablement Solution bietet Unternehmen eine zentrale Bibliothek für ihre Dokumente und Assets. Auf diese können Mitarbeitende direkt aus den Office-Anwendungen zugreifen sowie Vorlagen und Bilder mit einem Klick in ihre Dokumente einfügen. Eine Folienbibliothek für PowerPoint verhilft Mitarbeitenden zu mehr Effizienz bei der Erstellung von Präsentationen.
empower® überzeugt vor allem durch Nutzungsfreundlichkeit: Die Add-ins ergänzen die Microsoft-Office-Anwendungen und sind einfach zu handhaben. Die Bibliothek ermöglicht die zentrale Verwaltung von Dokumenten sowie Wissen und bietet gleichzeitig praktische Update-Funktionen. Mit „Update teilen“ werden Mitarbeitende bei der Nutzung der jeweiligen Dokumente oder Folien auf Neuerungen hingewiesen. Mit der Funktion „Update erzwingen“ werden Neuerungen unternehmensweit mit nur zwei Klicks in allen Dokumenten direkt umgesetzt. So sind Ihre Mitarbeitenden stets auf dem aktuellsten Stand.
empower® Content Enablement kann in weitere Softwares und Tools integriert werden, sodass sich die Lösung in Ihre vorhandene digitale Umgebung problemlos einfügt.
empower® Wissensmanagement und vieles mehr!
Die empower® Lösungen sind darauf spezialisiert, die Arbeit mit Microsoft Office effizienter zu gestalten und Ihren Mitarbeitenden so den Freiraum zu schaffen, sich mit den wirklich wichtigen Aufgaben ihrer Arbeit zu befassen.
Mit der empower® Document Automation Lösung müssen Sie beispielsweise nur wenige Informationen eingeben und unsere Lösung stellt die Dokumente auf Grundlage der aktuellsten Informationen mit nur einem Klick zusammen.
Die empower® Content Creation Lösung vereinfacht die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und komplexen Diagrammen. Unser PowerPoint Chart Add-in lässt Sie ganz einfach zum Beispiel Gantt- oder Wasserfalldiagramme in Ihrem Corporate Design erstellen und in Folien einbinden.
Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihr Corporate Design unternehmensweit in Dokumenten umzusetzen, dann schauen Sie sich die empower® Brand Control Lösung an! Das Microsoft Office Add-in sorgt für einheitliche Dokumentenerstellung unter Berücksichtigung Ihres Corporate Designs.
Kontaktieren Sie uns! Unsere Expert:innen freuen sich, mit Ihnen die perfekte Lösung zum Wissensmanagement oder zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen zu erarbeiten.
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