Wissensmanagement in Unternehmen: gebündelte Brainpower

Ohne ein Wissensmanagement im Unternehmen bleibt einerseits der Zugriff auf einen enormen Wissensschatz, die Schwarmintelligenz, verschlossen. Andererseits geht wertvolles Individualwissen verloren oder wird erst gar nicht wahrgenommen. Plattformen für Wissensmanagement in Unternehmen bieten hier optimale Lösungen.

Warum das Wissensmanagement für den Unternehmenserfolg so wichtig ist, wie sich Wissensverlust verhindern lässt und wie das kollektive Know-how eines Unternehmens zugänglich wird, sind die Schwerpunkte dieses Blogbeitrags.

Wissensmanagement in Unternehmen kurz erklärt

Ein laufendes oder neues Projekt, eine neue Position oder gar das komplette Management eines Unternehmens zu übernehmen, kann ohne fundierte Übergabe durchaus chaotische Ausmaße annehmen. Der Grund hierfür liegt in der Regel nicht in der fehlenden Kompetenz, sondern in Wissenslücken, die jede neue Herausforderung mit sich bringt.

Die Person, welche die Stelle zuvor innehatte, hat sich über ihren Wirkungszeitraum hinweg wertvolles Know-how angeeignet. Sie weiß unter Umständen mehr, als sie während der Übergangsphase an ihre Nachfolge weitergeben kann oder möchte. Fakt ist, dass beispielsweise mit der Neubesetzung einer Stelle oft wertvolles, für den Betrieb mitunter essenzielles Fachwissen verloren geht.

Ist es da nicht genial, wenn Sie in der Nachfolgeposition die Möglichkeit haben, mit ein paar gezielten Klicks diese Wissenslücken zu schließen? Wenn Sie Interna erfahren, ohne andere Mitarbeitende persönlich danach zu fragen oder lange zu suchen? Wenn Sie frische, abteilungsübergreifende Lösungsansätze Ihrer neuen Mitarbeitenden per Mausklick finden und direkt anwenden? Um dies zu ermöglichen, müssen Sie aber zunächst das unternehmensspezifische Wissen aller Mitarbeitenden extrahieren, sammeln und zugänglich machen.

Einschlägige Plattformen wandeln dieses wertvolle Schwarmwissen in Prozesse und Methoden um, damit es auf einem Datenspeicher abgelegt und möglichst zentral verwaltet werden kann. Stellen Sie sich eine Plattform für Wissensmanagement als das Gehirn des Unternehmens vor, auf das Sie allzeit zugreifen können.

Warum Wissensmanagement in Unternehmen Gold wert ist

Die Redewendung „Wissen ist Macht“ kennen Sie ganz bestimmt. Je mehr Sie – beziehungsweise Ihr Unternehmen – über Märkte, Zielgruppen und deren Bedürfnisse, firmeninterne Strukturen und Prozesse etc. wissen, desto flexibler, vorausschauender, schlauer und letztendlich gewinnorientierter können Sie agieren. In dem gebündelten Wissen des Unternehmens liegt der Schlüssel für den anhaltenden Erfolg.

Wenn das gesammelte Know-how fortlaufend überprüft und aktualisiert wird, dann halten Sie ein mächtiges Werkzeug in Händen. Mit dem gebündelten, stetig wachsenden und täglich aktualisierten Betriebswissen haben Sie tatsächlich die Macht, Ihren Wirkungskreis fortlaufend zu optimieren und viel leichter zielführende Entscheidungen zu treffen.

Was nun noch fehlt, ist ein Filter. Schließlich sind manche Wissensbereiche nicht für jedes Teammitglied relevant oder sie enthalten Informationen, die nicht für alle zugänglich sein sollen. Das gesammelte Wissen muss also gemanagt werden. Mit Softwarelösungen für Wissensmanagement in Unternehmen ist dies ohne Weiteres möglich.

Wie lässt sich Wissensverlust in Unternehmen verhindern?

An der Herangehensweise, gewonnenes Wissen zu erhalten, hat sich im Grunde seit den ersten Höhlenmalereien nichts geändert. Es gilt zunächst, das Wissen zu ermitteln, es an einem Ort zu sammeln und dann zugänglich zu machen.

1. Wissen ermitteln

Jedes firmenrelevante Wissen ist wichtig und kann maßgeblich zum eigenen und somit auch zum Unternehmenserfolg beitragen. Dieses Wissen findet sich auf unterschiedlichsten Wegen. So kann beispielsweise ein Mittagessen in der Firmenkantine zutage fördern, dass eine andere Abteilung einen für Sie interessanten und hilfreichen Artikel verfasst und auf dem Unternehmensblog veröffentlicht hat. Der Artikel leitet Sie per Link eventuell auf ein spezifisches Forum weiter, das sich genau mit einem für Ihr Projekt relevanten Thema auseinandersetzt. Umfragen in Ihrer Abteilung, analoge und/oder virtuelle Meetings und gezielte Erkundigungen im Teamchat sind nur einige unter vielen Methoden, um Wissen zu ermitteln.

2. Wissen sammeln

Sobald Sie verschiedene Wissensquellen ermittelt haben, gilt es, diese anzuzapfen. Wichtig: Machen Sie das gefundene Know-how über das Wissensmanagement im Unternehmen greifbar.
Handelt es sich um individuelles Wissen eines einzelnen Teammitglieds, dann kann dieses beispielsweise als Blogbeitrag, als Interview oder im Rahmen einer PowerPoint-Präsentation festgehalten und digital gespeichert werden.

Die Schwarmintelligenz ist eine ganz besonders sprudelnde Wissensquelle! In regelmäßig stattfindenden Projektgruppen-Diskussionen zu einem Thema bringen sich die Teilnehmenden auf den neusten Stand der Dinge und setzen mit vereinter Wissenskraft die nächsten Etappenziele. Denken Sie daran, das Meeting aufzunehmen oder zumindest ein digitales Protokoll zu verfassen. Somit fließen die gesammelten Erkenntnisse in das Wissensmanagement ein und gehen nicht verloren.

Eine dritte Option, das Wissensmanagement im Unternehmen mit zusätzlichem Know-how zu bereichern, besteht darin, außerhalb des eigenen Wirkungsbereichs zu agieren. So kann beispielsweise der Kontakt mit einer anderen Abteilung neue Lösungswege für das eigene Projekt bieten. Kontakte außerhalb der Firma wie Freund:innen, ehemalige Arbeitskolleg:innen, Social-Media-Gruppen, externe Beratungsunternehmen etc. sind ebenfalls probate Wissensquellen. Vorausgesetzt, der Austausch verstößt nicht gegen etwaige Geheimhaltungspflichten.

3. Wissen zugänglich machen

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen und Tools, die das Wissensmanagement in Unternehmen digital ermöglichen. Wichtig ist, dass sich die Softwarelösung Ihrem Unternehmen und/oder Projekt anpasst und mitwachsen kann. Achten Sie darauf, dass das Tool bedienungsfreundlich und leicht zugänglich ist und es Ihrem Team leicht macht, neue Erkenntnisse preiszugeben und veraltetes Wissen zu aktualisieren. Zudem sollte die Software für Wissensmanagement in Unternehmen die Zusammenarbeit erleichtern. Die Unternehmensbibliothek von empower^® ist hierfür ein Paradebeispiel. Sie entscheiden, wer welche Inhalte sehen und editieren darf, verwalten mehrsprachige Inhalte und aktualisieren Präsentationen mit nur einem Klick. Bilder, Vorlagen, Textbausteine, Präsentationen und Dokumente sind so unternehmensweit zugänglich und können dank der googleähnlichen Suche blitzschnell gefunden werden. SharePoint kann abgelöst oder problemlos angebunden werden – so wie nahezu jedes andere System.

Ihre Vorteile des Wissensmanagements im Unternehmen

Eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Wissensdatenbank ist in vielerlei Hinsicht ein Gewinn:

• Wissen wird dokumentiert und ist leicht zugänglich.
• Erfolgsgründe und Fehlerquellen werden sichtbar.
• Firmenwissen bleibt erhalten.
• Der Service wird verbessert.
• Der Workload des Personals wird deutlich reduziert und die Effizienz erhöht.
• Sie verbessert die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Teamspirit.
• Lösungen werden schneller gefunden.
• Alle sind auf demselben Wissensstand.

Unser Fazit zum Wissensmanagement in Unternehmen

Ob Topmanagement, Projektleitung, Sales- und Marketingabteilungen oder das Logistikzentrum: Nahezu jede Person und somit auch jede Abteilung profitiert nachhaltig von einem Wissensmanagement im Unternehmen. Die Möglichkeit, wertvolle Kenntnisse aufzubewahren, zu zentralisieren und es Ihrem Team zu ermöglichen, diesen Wissensschatz zu nutzen, zu aktualisieren sowie zu ergänzen, ist unseres Erachtens eine enorme Bereicherung.

Die Lösungen von empower^® sind wichtige Bausteine eines optimal eingesetzten Wissensmanagements im Unternehmen. Wenn Sie mehr über unsere Add-in Suite für Microsoft Office wissen möchten, dann kontaktieren Sie uns einfach!