Template-Management: Office-Vorlagen zentral aktualisieren & verwalten

5 Min. Lesezeit
24.10.2022

Wer kennt es nicht: Die Dokumentvorlagen Ihres Unternehmens wurden aktualisiert oder neu designt und nun gilt es, diese neuen Vorlagen allen Mitarbeitenden zur Verf├╝gung zu stellen. Gerade in der Zeit der Umstellung, aber auch dar├╝ber hinaus, kommt es h├Ąufig zu einer inkonsistenten Nutzung der neuen Office-Templates. Es gibt keine M├Âglichkeit zu ├╝berpr├╝fen, ob alle Mitarbeitenden konsequent die aktuelle Version von Dokumenten verwenden. Noch verwirrender wird es, wenn im Nachhinein noch ein Fehler auff├Ąllt und eine weitere Version verteilt werden muss.

Das kann passieren, wenn Sie Ihre Office-Templates nicht zentral verwalten

Wenn Sie Ihre Office-Vorlagen nicht zentral verwalten und zur Verf├╝gung stellen, nutzen Ihre Mitarbeitenden ihre eigenen, pers├Ânlichen Vorlagen oder erstellen sich eigene Word-Vorlagen. Diese werden oft lokal gespeichert und ├╝ber einen langen Zeitraum genutzt. Versenden Sie nun aktualisierte Versionen Ihrer Templates, ist das noch lange keine Garantie, dass alle Mitarbeitenden ihre bestehenden Vorlagen anpassen oder ersetzen.

Selbst die besten Tipps f├╝r PowerPoint-Vorlagen helfen nicht, wenn der Inhalt nicht stimmt. So kann es zur Weitergabe von Fehlinformationen an Ihre Kundschaft kommen. Momentan ver├Ąndern sich beispielsweise viele Preise nach oben. Werden nun veraltete Preise an Ihre Kundschaft ├╝bermittelt, kann das f├╝r Verwirrung sorgen und Ihrem Brand Image erheblichen Schaden zuf├╝gen, wenn Sie diese im Nachhinein korrigieren m├╝ssen.

zentrales template management image schaden bei falschen Vorlagen

Fehlerhafte Unternehmensdaten im Briefkopf oder in E-Mail-Signaturen k├Ânnen dazu f├╝hren, dass R├╝ckmeldungen Sie nicht erreichen. Zahlendreher bei der IBAN haben in Rechnungen zur Folge, dass Sie Zahlungen im schlimmsten Fall nicht erhalten. Und was, wenn gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben nicht korrekt sind oder g├Ąnzlich fehlen?

Auch Ihr Branding nimmt Schaden, wenn die Kommunikation Ihres Unternehmens visuell nicht einheitlich ist, beispielsweise aufgrund unterschiedlicher Schriftarten, Farben oder Logos. Fehlende oder nicht durchg├Ąngige Einhaltung des Corporate Designs l├Ąsst ein Unternehmen unprofessionell und chaotisch wirken und schadet Ihrem Wiedererkennungswert. Wir haben f├╝r Sie zusammengefasst, wie Sie ein einheitliches Corporate Design in Office erreichen.

Diese Vorteile bringt das unternehmensweite Template-Management

Vorteile von unternehmsweitem Template Management


Mit einem zentralen Template-Management k├Ânnen Sie all diesen Risiken entgegenwirken. Es ergeben sich unter anderem die folgenden Vorteile:

Extern: aktuelle Einheitlichkeit pr├Ąsentieren  

  • Ihr Sales-Team hat stets die aktuellsten Pr├Ąsentationen zur Hand und kann diese f├╝r seine Sales Pitches verwenden.
  • Durch markenkonforme Vorlagen entsprechen all Ihre Dokumente Ihrem Corporate Design.
  • In der Korrespondenz mit der Kundschaft werden stets die richtigen Daten ├╝bermittelt. ├ändert sich etwas an diesen Daten, k├Ânnen sie mit wenigen Klicks unternehmensweit in der Vorlage sowie in allen bestehenden Dokumenten, die auf der Vorlage basieren, angepasst werden.
  • Das Resultat: eine starke Marke durch einheitliches Erscheinungsbild!

Intern: weniger Arbeit f├╝r Ihre Mitarbeitenden

  • Durch markenkonforme, vordefinierte Templates m├╝ssen Ihre Mitarbeitenden keine Zeit mehr in die Formatierung ihrer Dokumente stecken.
  • Es ist keine aufwendige Suche mehr erforderlich, um das aktuelle Dokument oder Template zu finden. Somit sparen Sie noch mehr Zeit und schonen die Nerven Ihrer Mitarbeitenden.
  • Durch die automatische Verteilung von Updates sind keine manuellen Aktualisierungsarbeiten mehr notwendig.

 

So wird die unternehmensweite Verwaltung Ihrer Office-Templates zum Kinderspiel


Wir von empower┬« sind Office-Profis und haben viel Zeit damit verbracht, eine ideale L├Âsung f├╝r das Template-Management zu finden. Unsere empower┬« Content Enablement Solution bietet Ihnen eine zentrale Bibliothek, in der all Ihre Inhalte verwaltet werden.
unternehmensweites template Management einfach gemacht

Stellen Sie die aktuellen Vorlagen direkt in Microsoft Office zur Verf├╝gung. Die empower┬« Bibliothek integriert sich nahtlos in Microsoft Office 365 und in den Arbeitsablauf der Anwendenden. Sie bietet direkten Zugriff auf alle PowerPoint-, Word- und Excel-Inhalte.ÔÇő

Wenn Anwendende eine bestehende Datei ├Âffnen, pr├╝ft empower┬« Content Enablement, ob der Inhalt noch aktuell ist. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch der aktuellste Inhalt zur Verf├╝gung gestellt. ÔÇőLanges Suchen wird f├╝r Sie und Ihre Mitarbeitenden k├╝nftig der Vergangenheit angeh├Âren. empower┬« Content Enablement indiziert die Speicherorte, an denen Office-Dokumente typischerweise abgelegt werden.ÔÇő So k├Ânnen alle gespeicherten Office-Templates blitzschnell gefunden werden.

├ťber die Bibliothek ist es au├čerdem ein Leichtes, neue Templates mit Ihren Vorgesetzten, Teammitgliedern oder auch unternehmensweit zu teilen .

 

Templates mit nur drei Klicks unternehmensweit aktualisieren

Unsere Bibliothek bietet Ihnen die M├Âglichkeit, Updates Ihrer Inhalte im gesamten Unternehmen umzusetzen. So aktualisieren Sie nicht nur das Template in der Bibliothek, sondern auch alle Dokumente, die auf diesem Template basieren und in Ihrer Bibliothek gespeichert sind. Und so einfach funktioniert es:

In dem empower┬« Tab finden Sie ein Icon f├╝r die Bibliothek. Klicken Sie auf ÔÇ×SpeichernÔÇť neben dem Icon.

zentrales Template Management Vorlagen aktualisieren

Nun k├Ânnen Sie ausw├Ąhlen, ob Sie die gesamte Pr├Ąsentation, den Folienmaster oder die einzelne Folie in der Bibliothek speichern oder aktualisieren m├Âchten.

zentrales template management Folien unternehmensweit aktualisieren

Nun werden Sie gefragt, wie Sie das Update ausf├╝hren m├Âchten. Klicken Sie auf ÔÇ×Update verteilenÔÇť,  werden Ihre Mitarbeitenden lediglich auf das Update hingewiesen. W├Ąhlen Sie hingegen ÔÇ×Update erzwingenÔÇť  aus, werden alle Dokumente, in denen diese Folie bereits verwendet wurde, automatisch und ohne weiteres Zutun Ihrer Mitarbeitenden aktualisiert.

zentrales Template Management Vorlagen unternehmensweit aktualisieren durch Update erzwingen

So k├Ânnen Sie sichergehen, dass all Ihre Folien stets dem aktuellen Stand entsprechen und keine veralteten Unterlagen verwendet werden.

Welche Vorteile bietet empower┬« Content Enablement au├čerdem?


Neben dem einfachen Template-Management bietet unsere L├Âsung Ihnen die M├Âglichkeit, bestehende Anwendungen wie DAM, PIM und SharePoint zu integrieren. So schaffen Sie eine einheitliche Plattform und k├Ânnen ohne Systemwechsel direkt aus Microsoft Office auf all Ihre Inhalte zugreifen.

Eine weitere praktische Funktion der empower┬« Bibliothek ist die Vergabe von Bearbeitungsrechten. Sie k├Ânnen entscheiden, welche Ihrer Mitarbeitenden in Ihren Templates ├änderungen vornehmen d├╝rfen, wer Admin-Rechte besitzt, wer Zugriff auf Ihre Vorlagen hat und wer sie gar nicht lesen darf. Neben dem Management von Templates ist es Ihnen also m├Âglich, Ihre internen Sicherheitsstandards zu erh├Âhen und Inhalte nur denjenigen Mitarbeitenden zur Verf├╝gung zu stellen, die Zugriff darauf haben d├╝rfen.

Erfahren Sie mehr ├╝ber unsere empower┬« Content Enablement L├Âsung und kontaktieren Sie uns bei Fragen! Unsere Expert:innen freuen sich darauf, mit Ihnen die perfekte Template-Management-L├Âsung f├╝r Ihr Unternehmen zu finden.

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