Template Management mit empower®

Professionelle Dokumente entstehen nur mit professionellen Vorlagen.

Doch wo liegen eigentlich Ihre Vorlagen? Die meisten Ihrer Kolleg:innen wissen es vermutlich nicht.

Sie nehmen dann einfach irgendwelche Vorlagen – egal, ob aktuell oder markenkonform.

Ergebnis: Chaos
aus uneinheitlichen Layouts, falschen Logos und veralteten Informationen.

Nur 69 % Ihrer externen Dokumente entsprechen Marke und aktuellen Daten.

Das bedeutet: 31 % unprofessionelle Dokumente verlassen täglich Ihr Unternehmen.

Damit riskieren Sie nicht nur die Marke – sondern auch rechtliche Konsequenzen.

Professionelle Vorlagen sind kein Luxus. Sie sind essenziell.

empower^® macht Vorlagen zentral verfügbar und öffnet sie direkt beim Start von Microsoft 365. Einfacher geht's nicht.

Dynamische Templates für rechtssichere Dokumente in Microsoft 365

Markenkonforme Dokumenterstellung war nie so einfach und effizient.

Die empower^® Vorlagenbibliothek stellt Ihre Brand Assets direkt in PowerPoint, Word, Outlook Excel (Online) für Windows und macOS bereit und bietet Anwendenden einen spielend einfachen Zugriff darauf. Anwendende erstellen mit den Vorlagen markenkonforme Dokumente in kürzerer Zeit und bekommen Freiraum für das, was sie wirklich antreibt - Ihren Job.

The best alternative to the Microsoft SharePoint slide library

SharePoint is often used for slide management in companies. However, with SharePoint 2013, Microsoft abolished the slide library component because of poor customer adoption. SharePoint’s slide library integrated clumsily with the slide library in PowerPoint, its search was insufficient search, and it was unstable. The slide library of empower^® solves all those problems. It completely replaces your SharePoint slide library and offers further advantages for you.

Efficient slide library without SharePoint

Make all your PowerPoint content available to the entire company in the empower^® slide library. Share existing content and strengthen collaboration across the organization. Enhance your brand communication by embedding your design guidelines directly into PowerPoint. Deliver all your brand assets directly in PowerPoint. At the same time, you and your colleagues can work more productively and save time for the really important tasks.

Sicherheit bei empower

"Es ist unsere höchste Priorität und Pflicht, die Daten unserer Kunden zu schützen. Um dies zu erreichen, stellen wir sicher, dass jeder Teil unserer Organisation den höchsten Sicherheitsstandards entspricht."

Fabian Willebrand, Geschäftsführer bei empower

Die empower GmbH ist ISO 27001 zertifiziert und gewährleistet höchste Datensicherheit:

Jeder Kunde erhält eine separate Backend-Instanz, gehostet auf Microsoft Azure. Wir verbinden Ihre Entra ID mit dieser Instanz, sodass nur Ihre Anwendenden darauf zugreifen können.
Wir synchronisieren Ihre Entra ID-Nutzer (mit ID, Benutzername, Gruppenzugehörigkeit und ggf. weiteren Feldern für die E-Mail-Signaturen und dynamischen Word-Dokumente).
In der Software können Anwendende über eine Bibliothek auf Inhalte, Vorlagen und Designelemente zugreifen. Diese unkritischen Inhalte sind dafür vorgesehen, mit der Außenwelt geteilt zu werden. Für jedes gespeicherte Element in der Bibliothek ist nachvollziehbar, wer das Dokument angelegt und zuletzt bearbeitet hat.
Was lokal stattfinden kann, findet lokal statt: die Befüllung von E-Mail-Signaturen oder Dokumenten mit Daten erfolgen auf dem Client.

Die Software besteht aus zwei Hauptkomponenten:

1. Einem lokalen Client Add-in für Windows oder Microsoft 365 Online und macOS (mit Einschränkungen). Die Software wird über eine Softwareverteilung als .msi (oder .exe) verteilt.

2. Einem Single-Tenant Backend, gehostet in der Microsoft Azure Cloud. Hier liegen u. a. die in der Bibliothek gespeicherten Vorlagen ab.

empower^® stellt über eine integrierte Softwareaktivierung eine korrekte und flexible Lizenzierung sicher. Der Aktivierungsprozess verläuft wie folgt:

Jeder Client aktiviert sich automatisch alle 30 Tage (oder im definierten Intervall) auf dem empower^® Aktivierungsserver. Eine Internetverbindung ist erforderlich.
Neue Lizenzen werden nach der Installation aktiviert, wenn der User ein unbekannter Windows Domain User ist.
Anwendende können mit einer Lizenz auf mehreren Geräten arbeiten. Wenn sich ein Client nicht reaktiviert, wird die Lizenz wieder verfügbar, z. B. bei Mitarbeiterabgang.
Bei ausgeschöpften Lizenzen erhält der nächste installierte Client eine entsprechede Benachrichtigung. In diesem Fall kontaktieren Sie uns für eine Erweiterung des Lizenzkontingents.
Der empower^® Aktivierungsserver ist unter activate.empowersuite.com über Port 443 erreichbar. Der Zugriff muss ggf. über Proxy/Firewall erlaubt werden.

empower^® lässt sich nahtlos in herkömmliche DAM-Systeme integrieren, so dass Nutzerinnen und Nutzer auf Assets wie Bilder, Icons und Videos direkt in der empower^® Bibliothek zugreifen können. Das erspart den Anwendenden Schritte wie den Wechsel zum DAM, die Anmeldung am System und die Suche nach den entsprechenden Inhalten. empower^® zeigt (nach entsprechender Konfiguration) zudem nur solche Suchergebisse aus DAM-Systemen an, die zur Verwendung in Office Dokumenten vorgesehen sind.

Die Preisgestaltung für empower^® Template Management richtet sich nach der Anzahl der Lizenzen. Pro Person wird eine Lizenz benötigt. Jeder Nutzer bzw. jede Nutzerin kann die Software auf mehreren Geräten verwenden. Für administrative Anwendende fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

Beim Bezug mehrerer empower^® Lösungen oder der gesamten empower^® Suite profitieren Sie von vergünstigten Paketpreisen. Darüber hinaus bietet empower auch Unternehmenslizenzen zu besonders attraktiven Konditionen an.

In der nachstehenden Tabelle sind exemplarische Preispunkte aufgeführt.

Anzahl User

Preis pro User/Monat

Gesamtkosten pro Jahr

9,34 €

5.604 €

100

5,47 €

6.564 €

250

4,12 €

12.360 €

500

3,22 €

19.320 €

Sie senden uns die benötigten Unterlagen (PowerPoint-Master, Folienvorlagen, Bilder, Icons, Diagrammstile, Word- und Signaturvorlagen). Wir prüfen die Unterlagen und informieren Sie über den Einrichtungszeitraum, der in der Regel 4-6 Wochen beträgt, je nach Umfang.
Für eine schnelle Nutzung von empower^® beginnen wir mit einem Basis-Customizing, sodass die Software innerhalb weniger Tage einsatzbereit ist. Für weitere Einrichtungsaktivitäten benötigen wir einen Gastbenutzer in Ihrem Entra ID, der von Ihrer IT-Abteilung eingerichtet werden muss.
Nach Abschluss der Einrichtung stellen wir Ihnen die empower^® Umgebung vor und führen ggf. eine Korrekturschleife durch.
Sie erhalten das Installationspaket sowie technisches Begleitmaterial von uns.

Kurze Abstimmung zur technischen Vorbereitung mit Ihrer IT-Abteilung.
Planung von und Einladung der Anwendenden zu Online-Trainings.
Ihre IT-Abteilung verteilt die Software über die Softwareverteilungsplattform Ihres Unternehmens. Wir unterstützen bei Bedarf mit technischem Support.
Anwendende, die die Software erhalten, nehmen an den Online-Trainings teil oder sehen sich dessen Aufzeichnung und das bereitgestellte Begleitmaterial an.

Messung der Softwarenutzung über Telemetriedaten.
Planung gesonderter Trainings zu einzelnen Themen, um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz sicherzustellen.
Wir bleiben so lange gemeinsam am Ball, bis Ihre Erwartungen an die Software erfüllt sind.

Der Rollout der Software dauert 1-4 Wochen, je nach Größe Ihres Unternehmens (exkl. der Designkonfiguration und Trainings). Der gesamte Implementierungsprozess nimmt 3-4 Monate in Anspruch.

Schritt 1:

Für die Designeinrichtung wird eine Person benötigt, die uns sämtliche Präsentationsvorlagen und Designelemente (Bilder, Icons...) sowie das Designmanual Ihres Unternehmens übersendet und uns Detailfragen dazu beantworten kann. Der Zeitaufwand beträgt ca. 2-3 Stunden.
Nach der Einrichtung übernimmt die Person die optische Abnahme der Softwareinhalte und gibt diese offiziell zur Nutzung frei. Der Zeitaufwand dafür beträgt 1-2 Stunden.

Schritt 2:

Die Projektleitung lädt alle Anwendenden zu den Online-Schulungen ein und kommuniziert vorab wichtige Informationen zu dem Einsatz der neuen Software. Der Zeitaufwand dafür beträgt ca. 1 Stunde.
Die IT-Abteilung rollt die Software aus. Der Zeitaufwand für die Ausführung ist grundsätzlich minimal, kann jedoch durch Prüfungsroutinen, die Auslagerung der Softwareinstallation an Dienstleister oder technische Tests variieren. Der Zeitaufwand ist maßgeblich durch die Prozesse Ihres Unternehmens bestimmt.
Die Teilnahme an einem Online-Training bzw. das Ansehen der Aufzeichnung des Trainings sowie das Erreichen erster, professioneller Arbeitsergebnisse mit der neuen Software dauert ca. 2 Stunden pro Person.

Schritt 3:

Die Messung der Softwarenutzung bedeutet keinen Zeitaufwand für Sie, weil empower anonymisierte Telemetriedaten automatisch sammelt und auswertet.
Die Planung gesonderter Trainings nimmt ca. 1 Stunde in Anspruch, die Trainings dauern ca. 30 Minuten.

Ihre IT-Abteilung verknüpft Ihren Entra ID- oder Okta-Authentifizierungsanbieter mit der in Microsoft Azure gehosteten empower^® Bibliothek. Anschließed verteilt sie das Add-in und lädt das Manifest für das Web-Add-in hoch.

Darüber hinaus wird Ihre IT im First-Level-Support und für Updates der Software pro Jahr benötigt (letzteres nur, falls sich Ihr Unternehmen gegen automatische Softwareupdates entscheidet). Wir bieten 3-4 Updates der Software pro Kalenderjahr an, von denen Kunden erfahrungsgemäß 1-2 pro Jahr durchführen.

Der gesamte IT- und Supportaufwand beträgt ca. 0,25 FTE pro Jahr.

Alle Vorlagen.
Eine Lösung.

PowerPoint, Word, Excel, Outlook und E-Mail-Banner – zentral verwaltet in einer Lösung, direkt in Office integriert. Auch Unternehmens-, Standort- und Profildaten lassen sich einheitlich steuern.

Vorlagenpflege ohne IT
& Abstimmungsaufwand.

Fachabteilungen können Vorlagen und Unternehmensdaten selbst pflegen – ohne IT-Support und ohne Abstimmungsschleifen.

Vorlagenmanagement?
Übernehmen wir.

Auf Wunsch übernehmen wir Pflege, Verwaltung und Erstellung von Vorlagen – für professionelles Template Management aus einer Hand.

Selbstverständlich! Sie können wählen zwischen Ihren und unseren Vorlagen und Designelementen oder sich für eine Mischung aus beidem entscheiden.

Im Standard werden die Daten in einer – von uns für Sie neu aufgesetzten - Microsoft Azure Cloud gespeichert und liegen somit (DSGVO-konform) außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Nur Personen mit entsprechenden Rechten können dies tun. Diese werden sparsam vergeben, damit der Kreis der Personen mit erweiterten Rechten überschaubar bleibt und die Ordnung in der Bibliothek gewahrt wird. Wir beraten Sie gerne.

Sie können sich für die Anbindung eines SharePoint Online entscheiden. Die auf dem SharePoint gespeicherten Präsentationen und Folien erscheinen dann in der Bibliothek und können komfortabel durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Ihre Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsweise nicht ändern und nutzen einfach wie bisher Ihren SharePoint als Dateiablage. Zwecks Durchsuchbarkeit der Dateien wird von empower ein Index der Dateien angefertigt, der in der Microsoft Azure Cloud von empower abliegt. Wenn Sie das nicht möchten, kann Ihre IT den sogenannten “SharePoint-Indexer” auch selbst hosten, damit alle Daten in Ihrer Hoheit bleiben.

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und dementsprechend komplex aufgebaut ist. Verständlich, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an ein solch zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit ins Boot geholt werden muss. Die Anbindung an empower^® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann aber je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Nein, Microsoft Copilot ist kein Template-Management-System, da ihm die dafür notwendigen Funktionen fehlen. Zu den Kernfunktionen eines solchen Systems gehören die Bereitstellung von Templates und Designelementen, die Auswahl des passenden Templates bei der Erstellung von Dokumenten oder Präsentationen, die Aktualisierung und Einbindung von Unternehmens-, Profil- und Standortdaten in entsprechende Platzhalter sowie das Management von E-Mail-Signaturen.

Es werden ein oder mehrere E-Mail-Signaturvorlagen – das heißt der generelle Aufbau der Signatur mit Platzhaltern für User Informationen, Logo und rechtlichen Informationen – im Cloud Backend abgelegt. Auf dem Client des Users werden dann die Informationen aus dem verbundenen Entra ID mit Informationen zum Unternehmen angereichert und die tatsächliche Signatur für den User befüllt. Die Unternehmensinformationen können dabei entweder in empower manuell gepflegt oder aus einem führenden System importiert werden.

Mit dem gleichen Set an Daten werden auf dem Rechner des Nutzers die dynamischen Word Vorlagen mit Logo, Adresse, Kontaktdaten und der Fußzeile befüllt.

Für die Administrationsrechte einer Software zusätzliche Gebühren zu verlangen, ist unsympathisch und macht keinen Sinn. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass die eingesetzte Software kostenfrei konfiguriert werden kann und daher keine zusätzlichen Kosten anfallen. Das Administrationsrecht kann so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek notwendig ist.

Simplify Template Management

Herausforderung

Lösung

Setzen Sie auf das professionelle Template Management System von empower^®

Dynamische Templates für rechtssichere Dokumente in Microsoft 365

Markenkonforme Dokumenterstellung war nie so einfach und effizient.

Einfache Bereitstellung von Vorlagen

Direkter Zugriff auf alle Brand Assets in Microsoft 365

Signaturverwaltung leicht gemacht

Dynamische Vorlagen garantieren Compliance

Konsistente Brand Voice durch KI

Kein Verwaltungsaufwand mit dem empower^® Managed Service

A Slide Library Built for Growth and Efficiency

The best alternative to the Microsoft SharePoint slide library

Efficient slide library without SharePoint

empower^® for Microsoft Teams

A Slide Library that can grow with you

User Workspaces

Auto-Translations

empower^® Library explained in one minute