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Simplify Template Management

Mit dynamischen Templates zu professionellen und rechtssicheren Dokumente in Sekunden.

Mehr als 3 Millionen Menschen vertrauen bereits auf empower®, um professionelle Office-Dokumente zu erstellen.

challenge-icon Herausforderung

Professionelle Dokumente entstehen nur mit professionellen Vorlagen.

Doch wo liegen eigentlich Ihre Vorlagen? Die meisten Ihrer Kolleg:innen wissen es vermutlich nicht.

Sie nehmen dann einfach irgendwelche Vorlagen – egal, ob aktuell oder markenkonform.

Ergebnis: Chaos
aus uneinheitlichen Layouts, falschen Logos und veralteten Informationen.

Nur 69 % Ihrer externen Dokumente entsprechen Marke und aktuellen Daten.

Das bedeutet: 31 % unprofessionelle Dokumente verlassen täglich Ihr Unternehmen.

Damit riskieren Sie nicht nur die Marke – sondern auch rechtliche Konsequenzen.

Professionelle Vorlagen sind kein Luxus. Sie sind essenziell.

empower® macht Vorlagen zentral verfügbar und öffnet sie direkt beim Start von Microsoft 365. Einfacher geht's nicht.

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Setzen Sie auf das professionelle Template Management System von empower®

Dynamische Templates für rechtssichere Dokumente in Microsoft 365

empower® ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung, gehostet auf Microsoft Azure. Neben den Microsoft 365 Desktop Apps läuft die Software auch in den Microsoft 365 Online Apps, auf Apple MacOS und via Webapp auch mobil.

Eine lückenlose und wartungsarme Integration in Microsoft 365 ist garantiert, denn wir sind Microsoft Partner und Teil des Microsoft Compatibility Labs.

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Markenkonforme Dokumenterstellung war nie so einfach und effizient.

Die empower® Vorlagenbibliothek stellt Ihre Brand Assets direkt in PowerPoint, Word, Outlook Excel (Online) für Windows und macOS bereit und bietet Anwendenden einen spielend einfachen Zugriff darauf. Anwendende erstellen mit den Vorlagen markenkonforme Dokumente in kürzerer Zeit und bekommen Freiraum für das, was sie wirklich antreibt - Ihren Job.

Einfache Bereitstellung von Vorlagen

Weniger Absprachen, mehr Tempo: IT-Abteilungen werden von der Vorlagenverwaltung befreit, weil Fachabteilungen diese Aufgabe mit empower® spielend übernehmen können.

Direkter Zugriff auf alle Brand Assets in Microsoft 365

Anwendende greifen über die Schnellzugriffsleiste direkt in Word, PowerPoint und Excel auf Textbausteine, Bilder, Icons sowie Folien-, Diagramm- und Tabellenvorlagen zu. Alle Unternehmensvorlagen sind somit immer nur einen Klick entfernt.

Signaturverwaltung leicht gemacht

empower® ermöglicht es Anwendenden, rechts- und markenkonforme E-Mail-Signaturen zu erstellen und zu verwenden. Administratoren können Signaturvorlagen und Kampagnen für alle oder ausgewählte Mitarbeiter direkt in MS Outlook verwalten.

Dynamische Vorlagen garantieren Compliance

empower® füllt Word-Dokumente und E-Mail-Signaturen automatisch mit aktuellen Unternehmensdaten und rechtlichen Informationen, sodass alle Anforderungen stets erfüllt sind – ganz ohne Zutun der Anwendenden.

Konsistente Brand Voice durch KI

Der empower® AI Assistant wendet Ihre Brand Voice automatisch auf Texte in E-Mails, Dokumenten und Präsentationen an, damit alle immer den richtigen Ton treffen.

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Kein Verwaltungsaufwand mit dem empower® Managed Service

Egal, für welche Software Sie sich entscheiden – die Verwaltung von Vorlagen und Designelementen kostet Zeit und Nerven.

Mit empower® ist das anders. Mit unserem Managed Service übernehmen wir die Administration für Sie. Senden Sie uns einfach eine E-Mail, und wir kümmern uns um den Rest.

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A Slide Library Built for Growth and Efficiency

The best alternative to the Microsoft SharePoint slide library

SharePoint is often used for slide management in companies. However, with SharePoint 2013, Microsoft abolished the slide library component because of poor customer adoption. SharePoint’s slide library integrated clumsily with the slide library in PowerPoint, its search was insufficient search, and it was unstable. The slide library of empower® solves all those problems. It completely replaces your SharePoint slide library and offers further advantages for you.

Efficient slide library without SharePoint

Make all your PowerPoint content available to the entire company in the empower® slide library. Share existing content and strengthen collaboration across the organization. Enhance your brand communication by embedding your design guidelines directly into PowerPoint. Deliver all your brand assets directly in PowerPoint. At the same time, you and your colleagues can work more productively and save time for the really important tasks.

empower® for Microsoft Teams

empower® also directly integrates with Microsoft Teams. People can browse the empower® Library or chat with the empower® Bot to find and open slides directly inside MS Teams.

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A Slide Library that can grow with you


Our empower® slide library is designed to be flexible and grow with your organization. It integrates with other platforms like Sharpoint, Teams and other Digital Asset Management Systems and can be expanded with optional empower features as needed.

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User Workspaces

User libraries provide your team with a personalized workspace within the slide library. This means easy slide organization, quick access to the content they need, and seamless collaboration – saving time and boosting your presentation creation process.

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Auto-Translations

empower® integrates with DeepL, an AI-based translator that detects even the smallest nuances of your content and seamlessly translates it to another language. Nothing crucial gets lost and you’re sharing your story across the globe.

empower® Library explained in one minute

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Ready to simplify slide management? Watch our demo video and see how empower® can transform your workflow:

  • Find the perfect slide in seconds
  • Always have the latest content
  • Work seamlessly with PowerPoint
  • Access slides anytime, anywhere

Fill out the form and see the empower® slide Library in action.

Arbeitserleichterung für Sie, liebe IT!

  • Abgabe der Systempflege (Management aller Vorlagen, Designelemente und Daten) an Fachabteilungen möglich.
  • Aktualisierung von Daten mittels anwenderfreundlicher Bedienoberfläche.
  • Änderungen an Unternehmensdaten sind vorab terminierbar.
  • Eine Datenquelle zur Befüllung von Word-Dokumenten und E-Mail-Signaturen mit Unternehmensstandort und Profildaten.
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Sicherheit bei empower

"Es ist unsere höchste Priorität und Pflicht, die Daten unserer Kunden zu schützen. Um dies zu erreichen, stellen wir sicher, dass jeder Teil unserer Organisation den höchsten Sicherheitsstandards entspricht."

Fabian Willebrand, Geschäftsführer bei empower

  • ISO 27001 für Informationssicherheits-Management: empower erfüllt die internationalen Standards
  • Datenschutz-Grundverordnung der EU (GDPR): Wir sind vollständig DSGVO-konform, da der Schutz personenbezogener Daten für uns höchste Priorität hat.

Mehr Informationen

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Wollen Sie empower® selbst erleben?

Erkunden Sie alle Funktionen mit unserer interaktiven Produkttour oder schauen Sie sich eine aufgezeichnete Demo der Software an.

Technische Informationen

Die empower GmbH ist ISO 27001 zertifiziert und gewährleistet höchste Datensicherheit:

  • Jeder Kunde erhält eine separate Backend-Instanz, gehostet auf Microsoft Azure. Wir verbinden Ihre Entra ID mit dieser Instanz, sodass nur Ihre Anwendenden darauf zugreifen können.
  • Wir synchronisieren Ihre Entra ID-Nutzer (mit ID, Benutzername, Gruppenzugehörigkeit und ggf. weiteren Feldern für die E-Mail-Signaturen und dynamischen Word-Dokumente).
  • In der Software können Anwendende über eine Bibliothek auf Inhalte, Vorlagen und Designelemente zugreifen. Diese unkritischen Inhalte sind dafür vorgesehen, mit der Außenwelt geteilt zu werden. Für jedes gespeicherte Element in der Bibliothek ist nachvollziehbar, wer das Dokument angelegt und zuletzt bearbeitet hat.
  • Was lokal stattfinden kann, findet lokal statt: die Befüllung von E-Mail-Signaturen oder Dokumenten mit Daten erfolgen auf dem Client.

Die Software besteht aus zwei Hauptkomponenten:

1. Einem lokalen Client Add-in für Windows oder Microsoft 365 Online und macOS (mit Einschränkungen). Die Software wird über eine Softwareverteilung als .msi (oder .exe) verteilt.

2. Einem Single-Tenant Backend, gehostet in der Microsoft Azure Cloud. Hier liegen u. a. die in der Bibliothek gespeicherten Vorlagen ab.

empower® stellt über eine integrierte Softwareaktivierung eine korrekte und flexible Lizenzierung sicher. Der Aktivierungsprozess verläuft wie folgt:

  • Jeder Client aktiviert sich automatisch alle 30 Tage (oder im definierten Intervall) auf dem empower® Aktivierungsserver. Eine Internetverbindung ist erforderlich.
  • Neue Lizenzen werden nach der Installation aktiviert, wenn der User ein unbekannter Windows Domain User ist.
  • Anwendende können mit einer Lizenz auf mehreren Geräten arbeiten. Wenn sich ein Client nicht reaktiviert, wird die Lizenz wieder verfügbar, z. B. bei Mitarbeiterabgang.
  • Bei ausgeschöpften Lizenzen erhält der nächste installierte Client eine entsprechede Benachrichtigung. In diesem Fall kontaktieren Sie uns für eine Erweiterung des Lizenzkontingents.
  • Der empower® Aktivierungsserver ist unter activate.empowersuite.com über Port 443 erreichbar. Der Zugriff muss ggf. über Proxy/Firewall erlaubt werden.

empower® lässt sich nahtlos in herkömmliche DAM-Systeme integrieren, so dass Nutzerinnen und Nutzer auf Assets wie Bilder, Icons und Videos direkt in der empower® Bibliothek zugreifen können. Das erspart den Anwendenden Schritte wie den Wechsel zum DAM, die Anmeldung am System und die Suche nach den entsprechenden Inhalten. empower® zeigt (nach entsprechender Konfiguration) zudem nur solche Suchergebisse aus DAM-Systemen an, die zur Verwendung in Office Dokumenten vorgesehen sind.

Weiterführende technische Informationen finden Sie in dem empower® Tech Brief (Help Center).

pricing-icon  Preise

Die Preisgestaltung für empower® Template Management richtet sich nach der Anzahl der Lizenzen. Pro Person wird eine Lizenz benötigt. Jeder Nutzer bzw. jede Nutzerin kann die Software auf mehreren Geräten verwenden. Für administrative Anwendende fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

Beim Bezug mehrerer empower® Lösungen oder der gesamten empower® Suite profitieren Sie von vergünstigten Paketpreisen. Darüber hinaus bietet empower auch Unternehmenslizenzen zu besonders attraktiven Konditionen an.

In der nachstehenden Tabelle sind exemplarische Preispunkte aufgeführt.

Anzahl User
Preis pro User/Monat
Gesamtkosten pro Jahr
50
9,34 €
5.604 €
100
5,47 €
6.564 €
250
4,12 €
12.360 €
500
3,22 €
19.320 €

Für ein individuelles Angebot können Sie gerne direkt mit uns sprechen oder unseren Preiskonfigurator nutzen.

 Termin buchen  Preiskonfigurator 

Die Monatspreise sind auf die zweite Dezimalstelle gerundet. Alle Preise sind unverbindlich und können sich ändern. Die Rechnungsstellung erfolgt jährlich im Voraus. Bitte beachten Sie, dass die einmaligen Einrichtungskosten in der Regel zwischen zwischen 3.500 € und 15.000 € liegen. Je nach Umfang an zusätzlich benötigter Unterstützung können individuelle Einrichtungspakete angeboten werden.

Erfolgsgeschichten unserer Kunden, die ihre Arbeit mit Microsoft 365 revolutioniert haben

implementation-icon  Implementierung

Willkommen bei empower®:
Nahtlose Implementierung und Onboarding

Unser engagiertes Onboarding-Team steht Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite. Im Folgenden sind die Meilensteine einer erfolgreichen Einführung beschrieben:

  • Sie senden uns die benötigten Unterlagen (PowerPoint-Master, Folienvorlagen, Bilder, Icons, Diagrammstile, Word- und Signaturvorlagen). Wir prüfen die Unterlagen und informieren Sie über den Einrichtungszeitraum, der in der Regel 4-6 Wochen beträgt, je nach Umfang.
  • Für eine schnelle Nutzung von empower® beginnen wir mit einem Basis-Customizing, sodass die Software innerhalb weniger Tage einsatzbereit ist. Für weitere Einrichtungsaktivitäten benötigen wir einen Gastbenutzer in Ihrem Entra ID, der von Ihrer IT-Abteilung eingerichtet werden muss.
  • Nach Abschluss der Einrichtung stellen wir Ihnen die empower® Umgebung vor und führen ggf. eine Korrekturschleife durch.
  • Sie erhalten das Installationspaket sowie technisches Begleitmaterial von uns.
  • Kurze Abstimmung zur technischen Vorbereitung mit Ihrer IT-Abteilung.
  • Planung von und Einladung der Anwendenden zu Online-Trainings.
  • Ihre IT-Abteilung verteilt die Software über die Softwareverteilungsplattform Ihres Unternehmens. Wir unterstützen bei Bedarf mit technischem Support.
  • Anwendende, die die Software erhalten, nehmen an den Online-Trainings teil oder sehen sich dessen Aufzeichnung und das bereitgestellte Begleitmaterial an.
  • Messung der Softwarenutzung über Telemetriedaten.
  • Planung gesonderter Trainings zu einzelnen Themen, um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz sicherzustellen.
  • Wir bleiben so lange gemeinsam am Ball, bis Ihre Erwartungen an die Software erfüllt sind.
Slide Updates    Dauer der Implementierung​

Der Rollout der Software dauert 1-4 Wochen, je nach Größe Ihres Unternehmens (exkl. der Designkonfiguration und Trainings). Der gesamte Implementierungsprozess nimmt 3-4 Monate in Anspruch.

Rights Management    Benötigte Ressourcen

Schritt 1:

  • Für die Designeinrichtung wird eine Person benötigt, die uns sämtliche Präsentationsvorlagen und Designelemente (Bilder, Icons...) sowie das Designmanual Ihres Unternehmens übersendet und uns Detailfragen dazu beantworten kann. Der Zeitaufwand beträgt ca. 2-3 Stunden.
  • Nach der Einrichtung übernimmt die Person die optische Abnahme der Softwareinhalte und gibt diese offiziell zur Nutzung frei. Der Zeitaufwand dafür beträgt 1-2 Stunden.

Schritt 2:

  • Die Projektleitung lädt alle Anwendenden zu den Online-Schulungen ein und kommuniziert vorab wichtige Informationen zu dem Einsatz der neuen Software. Der Zeitaufwand dafür beträgt ca. 1 Stunde.
  • Die IT-Abteilung rollt die Software aus. Der Zeitaufwand für die Ausführung ist grundsätzlich minimal, kann jedoch durch Prüfungsroutinen, die Auslagerung der Softwareinstallation an Dienstleister oder technische Tests variieren. Der Zeitaufwand ist maßgeblich durch die Prozesse Ihres Unternehmens bestimmt.
  • Die Teilnahme an einem Online-Training bzw. das Ansehen der Aufzeichnung des Trainings sowie das Erreichen erster, professioneller Arbeitsergebnisse mit der neuen Software dauert ca. 2 Stunden pro Person.

Schritt 3:

  • Die Messung der Softwarenutzung bedeutet keinen Zeitaufwand für Sie, weil empower anonymisierte Telemetriedaten automatisch sammelt und auswertet.
  • Die Planung gesonderter Trainings nimmt ca. 1 Stunde in Anspruch, die Trainings dauern ca. 30 Minuten.
Asset Library    Anforderungen an die IT​

Ihre IT-Abteilung verknüpft Ihren Entra ID- oder Okta-Authentifizierungsanbieter mit der in Microsoft Azure gehosteten empower® Bibliothek. Anschließed verteilt sie das Add-in und lädt das Manifest für das Web-Add-in hoch.

Darüber hinaus wird Ihre IT im First-Level-Support und für Updates der Software pro Jahr benötigt (letzteres nur, falls sich Ihr Unternehmen gegen automatische Softwareupdates entscheidet). Wir bieten 3-4 Updates der Software pro Kalenderjahr an, von denen Kunden erfahrungsgemäß 1-2 pro Jahr durchführen.

Der gesamte IT- und Supportaufwand beträgt ca. 0,25 FTE pro Jahr.

Warum empower®?

empower® bietet eine All-in-One Template Management Lösung mit intuitiver Software, vollständiger Vorlagenerstellung und umfassenden Managed Services. Wir übernehmen alle administrativen Aufgaben, sodass Sie Vorlagen mühelos verwalten und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

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faq-iconFragen

Wir haben diese Fragen und Antworten zusammengestellt, um Ihnen alle Informationen über empower® zur Verfügung zu stellen, ohne dass Sie direkt unser Verkaufsteam kontaktieren müssen. 

1. Können wir bei der Einrichtung auch unsere eigenen Designmaterialien und Vorlagen in die Software einbeziehen lassen?

Selbstverständlich! Sie können wählen zwischen Ihren und unseren Vorlagen und Designelementen oder sich für eine Mischung aus beidem entscheiden.

2. Wo sind die Dateien, die in der empower® Vorlagenbibliothek liegen, gespeichert?

Im Standard werden die Daten in einer – von uns für Sie neu aufgesetzten - Microsoft Azure Cloud gespeichert und liegen somit (DSGVO-konform) außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

3. Wer kann die Bibliotheksinhalte ändern und managen?

Nur Personen mit entsprechenden Rechten können dies tun. Diese werden sparsam vergeben, damit der Kreis der Personen mit erweiterten Rechten überschaubar bleibt und die Ordnung in der Bibliothek gewahrt wird. Wir beraten Sie gerne.

4. Können die Präsentationen und Folien in der Bibliothek auch auf unserem SharePoint anstatt in der Microsoft Azure Cloud gespeichert sein?

Sie können sich für die Anbindung eines SharePoint Online entscheiden. Die auf dem SharePoint gespeicherten Präsentationen und Folien erscheinen dann in der Bibliothek und können komfortabel durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Ihre Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsweise nicht ändern und nutzen einfach wie bisher Ihren SharePoint als Dateiablage. Zwecks Durchsuchbarkeit der Dateien wird von empower ein Index der Dateien angefertigt, der in der Microsoft Azure Cloud von empower abliegt. Wenn Sie das nicht möchten, kann Ihre IT den sogenannten “SharePoint-Indexer” auch selbst hosten, damit alle Daten in Ihrer Hoheit bleiben.

5. Wie aufwändig ist die Integration von unserem SharePoint Online in empower®?

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und dementsprechend komplex aufgebaut ist. Verständlich, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an ein solch zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit ins Boot geholt werden muss. Die Anbindung an empower® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann aber je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

6. Können wir nicht auch mit Microsoft Copilot Template Management machen, sodass wir empower gar nicht brauchen?

Nein, Microsoft Copilot ist kein Template-Management-System, da ihm die dafür notwendigen Funktionen fehlen. Zu den Kernfunktionen eines solchen Systems gehören die Bereitstellung von Templates und Designelementen, die Auswahl des passenden Templates bei der Erstellung von Dokumenten oder Präsentationen, die Aktualisierung und Einbindung von Unternehmens-, Profil- und Standortdaten in entsprechende Platzhalter sowie das Management von E-Mail-Signaturen.

7. Wie funktionieren die E-Mail-Signaturen und die dynamischen Wordvorlagen?

Es werden ein oder mehrere E-Mail-Signaturvorlagen – das heißt der generelle Aufbau der Signatur mit Platzhaltern für User Informationen, Logo und rechtlichen Informationen – im Cloud Backend abgelegt. Auf dem Client des Users werden dann die Informationen aus dem verbundenen Entra ID mit Informationen zum Unternehmen angereichert und die tatsächliche Signatur für den User befüllt. Die Unternehmensinformationen können dabei entweder in empower manuell gepflegt oder aus einem führenden System importiert werden.

Mit dem gleichen Set an Daten werden auf dem Rechner des Nutzers die dynamischen Word Vorlagen mit Logo, Adresse, Kontaktdaten und der Fußzeile befüllt.

8. Kosten Admin-Lizenzen extra?

Für die Administrationsrechte einer Software zusätzliche Gebühren zu verlangen, ist unsympathisch und macht keinen Sinn. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass die eingesetzte Software kostenfrei konfiguriert werden kann und daher keine zusätzlichen Kosten anfallen. Das Administrationsrecht kann so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek notwendig ist.

Haben Sie weitere Fragen?

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