Template Management

Mit dynamischen Templates zu professionellen und rechtssicheren Dokumente in Sekunden.

Mehr als 3 Millionen Menschen vertrauen bereits auf empower®, um professionelle Office-Dokumente zu erstellen.

Wasting Time?


  • Having trouble with presentation management?
  • Slides scattered across different platforms and folders?
  • Irrelevant or outdated content cluttering up your search results?

Doubting Your Slides?


  • Is outdated content damaging your reputation?
  • Numerous versions of slides circulating in the company?
  • Constantly recreating slides because you can't find the latest version?

A Slide Library you can trust...

Easily manage PowerPoint slides company-wide with the innovative Slide Library from empower®

challenge-icon Herausforderung

Die Chefin

...staunte nicht schlecht, als sie die Präsentation öffnete. "Wer hat das denn gemacht? Hat er oder sie schon mal etwas von Vorlagen gehört? Oder mal eine Schulung dazu besucht, wie man Präsentationen halbwegs ordentlich macht!? Das muss besser werden - ich spreche mal mit unserer Kommunikationsabteilung..."

Der Corporate-Communications-Mitarbeiter

Das Gespräch mit der Bereichsleitung war echt unangenehm. "Optisch unwürdige Präsentationen" und die Nutzung veralteter Briefköpfe waren mehrfach aufgefallen. Ob wir auch für die Bereitstellung ordentlicher Vorlagen sorgen würden, und ob die Leute wüssten, wo diese liegen...dabei haben wir das doch alles gemacht! Alles ordentlich bereitgestellt auf unserem SharePoint, inklusive Anleitung und Schulungsvideo. Aber es nutzt einfach niemand - was können wir denn dafür?!

Die IT-Kollegin

"Vorlagen in Microsoft 365 einbinden. Alle paar Wochen wieder...ich habe hier wirklich besseres zu tun, als meine Zeit mit so etwas zu vergeuden. Wir haben so einen hohen Projektdruck, und dann auch noch diese Nebenaufgabe. Ständig ändert sich was an diesen Vorlagen - bereits bei jedem Geschäftsführungswechsel müssen sie angepasst werden. Ich will das nicht mehr!"

 

Der Anwender

...arbeitet mit Microsoft 365, so wie die meisten Menschen: erstellt und bekommt viele E-Mails täglich, ein paar Präsentationen, Dokumente und Tabellen monatlich. "Vorlagen? Ja, natürlich habe ich welche. Die liegen hier, auf meinem Desktop, dann habe ich sie immer direkt griffbereit. Nur Bilder von unserem Unternehmen nicht, aber die gibt es ja genug auf Google. Ich bin sowieso meistens im Browser, und dann suche ich einfach kurz nach dem, was ich brauche und lade es herunter. Insgesamt fühle ich mich damit eigentlich ziemlich gut aufgestellt."

Das Problem:

Microsoft 365 ist eine gute Software. Aber sie ist kein Template Management System zur professionellen Verwaltung, Aktualisierung und Distribution von Vorlagen und Designelementen an Anwendende. Dafür fehlen ihr alle wichtigen Funktionen. Im Ergebnis haben Unternehmen viel unnötigen, frustrierenden Aufwand mit der Bereitstellung von Vorlagen und erreichen nicht die Ergebnisse, die sie damit erreichen wollen: professionelle und rechtssichere Dokumente, Präsentationen und E-Mails.

empower logo   Lösung

Setzen Sie auf das professionelle Template Management System von empower
Seit mehr als 15 Jahren nutzen Unternehmen jeglicher Größe das Template Management System von empower®, um Vorlagen und Designelemente effizient zu verwalten und über die meistgenutzten Microsoft 365 Applikationen PowerPoint, Word, Outlook und Excel in den Workflow der Anwendenden zu integrieren. Mit den Vorlagen erstellen Anwendende professionelle und rechtssichere Dokumente, Präsentationen und E-Mails in deutlich kürzerer Zeit.

Professionelles Template Management für Microsoft 365

empower® ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung, gehostet auf Microsoft Azure und angebunden an das Azure Active Directory Ihres Unternehmens.

Neben den Microsoft 365 Desktop Apps läuft die Software auch in den Microsoft 365 Online Apps, auf Apple MacOS und via Webapp auch auf mobilen Endgeräten.

Eine lückenlose und wartungsarme Integration in Microsoft 365 ist garantiert, denn wir sind Microsoft Partner und Teil des Microsoft Compatibility Labs.

template-management-demovideo-de_play

Markenkonforme Dokumenterstellung war nie so einfach und effizient.

Die empower® Vorlagenbibliothek stellt Ihre Brand Assets direkt in PowerPoint, Word, Outlook Excel (Online) für Windows und macOS bereit und bietet Anwendenden einen spielend einfachen Zugriff darauf. Anwendende erstellen mit den Vorlagen markenkonforme Dokumente in kürzerer Zeit und bekommen Freiraum für das, was sie wirklich antreibt - Ihren Job.

Einfache Bereitstellung von Vorlagen und Designelementen

Jede Fachabteilung hat selbst Zugriff auf die vordefinierte Unternehmensbibliothek, ohne typische Rechtefragen. Die IT-Abteilungen müssen sich nicht mehr um die Verteilung von Vorlagen kümmern, sondern die Fachabteilungen können dies übernehmen. Das vereinfacht und beschleunigt die Arbeit für alle.

Direkter Zugriff auf alle Brand Assets in Microsoft 365

Anwendende erreichen Textbausteine, Bilder, Icons sowie Folien, Diagramm,- und Tabellenvorlagen per eingebauter Schnellzugriffsleiste direkt in Word, PowerPoint und Excel. Alle Unternehmensvorlagen sind deshalb immer nur einen Klick weit entfernt.

Alle haben aktuelle Designmaterialien & Vorlagen jederzeit direkt zur Hand. Das führt zu professionellen und markenkonformen Dokumenten und Präsentationen in kürzester Zeit.

Signaturverwaltung leicht gemacht

empower® ermöglicht allen Anwendenden, rechts- und markenkonforme E-Mail-Signaturen zu konfigurieren und zu verwenden. Administratoren können Signaturvorlagen sowie Kampagnen für alle Mitarbeiter oder eine bestimmte Mitarbeitergruppe einfach direkt in MS Outlook erstellen und verwalten.

Dynamische Vorlagen garantieren Compliance

empower® befüllt Word-Dokumente und E-Mail-Signaturen automatisch mit den aktuellen Unternehmensdaten, Standortdaten und Profilinformationen sowie einer korrekten Bankverbindung, Umsatzsteuer-ID, Handelsregisternummer und den Namen der Geschäftsführung, damit Sie alle rechtlichen Anforderungen an Dokumente immer zu 100% erfüllen. Anwendende müssen dazu nichts aktiv tun.

Kein Verwaltungsaufwand mit dem empower Managed Service

Egal, für welche Software zur Einhaltung von Markenvorgaben Sie sich am Ende entscheiden - Sie werden ihre Einstellungen sowie enthaltene Vorlagen und Designelemente immer verwalten müssen. Das kostet Zeit und Nerven, die sie nicht haben.

Deshalb bieten wir Ihnen einen Managed Service an und übernehmen administrative Aufgaben für Sie. Wenn Sie ein Anliegen haben, dann senden Sie unserem Managed Service Team eine E-Mail - fertig. Den Rest erledigen wir für Sie, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihnen wirklich wichtig ist.

Mehr erfahren

Technische Informationen

Die Software besteht aus zwei wesentlichen Komponenten.

1. Einem lokalen Addin im Office Programm der Anwendenden: Windows oder Online und auf dem Mac (mit Einschränkungen). Die Software wir klassisch über eine Softwareverteilung als .msi (oder .exe) Paket an die Anwendenden verteilt.

2. Einem Single Tenant Backend, gehostet in der Microsoft Azure Cloud. Hier liegen u. a. die in der Bibliothek gespeicherten Vorlagen ab.

Die empower GmbH ist ISO 27001 zertifiziert und gewährleistet höchste Datensicherheit:

  • Jeder Kunde erhält eine separate Backend-Instanz, gehostet auf Microsoft Azure. Wir verbinden Ihre Entra ID mit dieser Instanz, sodass nur Ihre Anwendenden darauf zugreifen können.
  • Wir synchronisieren Ihre Entra ID-Nutzer (mit ID, Benutzername, Gruppenzugehörigkeit und ggf. weiteren Feldern für die E-Mail-Signaturen und dynamischen Word-Dokumente).
  • In der Software können Anwendende über eine Bibliothek auf Inhalte, Vorlagen und Designelemente zugreifen. Diese unkritischen Inhalte sind dafür vorgesehen, mit der Außenwelt geteilt zu werden. Für jedes gespeicherte Element in der Bibliothek ist nachvollziehbar, wer das Dokument angelegt und zuletzt bearbeitet hat.
  • Was lokal stattfinden kann, findet ausschließlich lokal statt: Die Befüllung von E-Mail-Signaturen oder dynamischer Word-Dokumente erfolgen auf dem Client.

Über eine integrierte Softwareaktivierung stellt empower® eine korrekte sowie flexible Lizensierung sicher. Der Aktivierungsprozess findet wie folgt statt:

  • Jeder Client (PC) aktiviert sich automatisch auf dem empower® Aktivierungsserver in definierten Intervallen, z. B. alle 30 Tage. Um eine Lizenz zu aktivieren, muss eine aktive Internetverbindung bestehen.
  • Eine neue Lizenz wird nach der Installation aktiviert, sofern es sich bei dem User um einen bisher unbekannten Windows Domain User handelt. 
  • Anwendende können mit einer Lizenz auf unterschiedlichen Geräten arbeiten. Wenn ein Client sich nach einem Intervall nicht selber reaktiviert, ist seine Lizenz wieder verfügbar. So können andere Anwendende die Lizenz übernehmen, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
  • Wenn alle Lizenzen ausgeschöpft sind, erhält der nächste Client bei dem Versuch der Aktivierung eine Benachrichtigung, dass keine weiteren Lizenzen mehr verfügbar sind. In diesem Fall kontaktieren Sie uns bitte, damit wir Ihr Lizenzkontingent erweitern können.
  • Der empower® Aktivierungsserver ist unter der Adresse activate.empowersuite.com über den Port 443 erreichbar. Diese Verbindung muss über einen Proxy (und ggf. Firewall) erst erlaubt werden.

empower® lässt sich nahtlos mit herkömmlichen DAM-Systemen verbinden, sodass Anwendende auf Assets wie Bilder, Icons und Videos direkt in der empower® Bibliothek zugreifen können. Das erspart den Wechsel zu bzw. die Anmeldung sowie die Suche nach dem jeweiligen Asset in dem DAM System.

A Slide Library Built for Growth and Efficiency

The best alternative to the Microsoft SharePoint slide library

SharePoint is often used for slide management in companies. However, with SharePoint 2013, Microsoft abolished the slide library component because of poor customer adoption. SharePoint’s slide library integrated clumsily with the slide library in PowerPoint, its search was insufficient search, and it was unstable. The slide library of empower® solves all those problems. It completely replaces your SharePoint slide library and offers further advantages for you.

Efficient slide library without SharePoint

Make all your PowerPoint content available to the entire company in the empower® slide library. Share existing content and strengthen collaboration across the organization. Enhance your brand communication by embedding your design guidelines directly into PowerPoint. Deliver all your brand assets directly in PowerPoint. At the same time, you and your colleagues can work more productively and save time for the really important tasks.

empower® for Microsoft Teams

empower® also directly integrates with Microsoft Teams. People can browse the empower® Library or chat with the empower® Bot to find and open slides directly inside MS Teams.

empower-microsoft-teams-video

A Slide Library that can grow with you


Our empower® slide library is designed to be flexible and grow with your organization. It integrates with other platforms like Sharpoint, Teams and other Digital Asset Management Systems and can be expanded with optional empower features as needed.

empower_integrations_selection

 

User Workspaces

User libraries provide your team with a personalized workspace within the slide library. This means easy slide organization, quick access to the content they need, and seamless collaboration – saving time and boosting your presentation creation process.

Slide library - brand compliant

Auto-Translations

empower® integrates with DeepL, an AI-based translator that detects even the smallest nuances of your content and seamlessly translates it to another language. Nothing crucial gets lost and you’re sharing your story across the globe.

empower® Library explained in one minute

chart-creation-en-teaser-play


Ready to simplify slide management? Watch our demo video and see how empower® can transform your workflow:

  • Find the perfect slide in seconds
  • Always have the latest content
  • Work seamlessly with PowerPoint
  • Access slides anytime, anywhere

Fill out the form and see the empower® slide Library in action.

Arbeitserleichterung für Sie, liebe IT!

  • Abgabe der Systempflege (Management aller Vorlagen, Designelemente und Daten) an Fachabteilungen möglich.
  • Aktualisierung von Daten mittels anwenderfreundlicher Bedienoberfläche.
  • Änderungen an Unternehmensdaten sind vorab terminierbar.
  • Eine Datenquelle zur Befüllung von Word-Dokumenten und E-Mail-Signaturen mit Unternehmensstandort und Profildaten.
empower-it

Sicherheit bei empower

"Es ist unsere höchste Priorität und Pflicht, die Daten unserer Kunden zu schützen. Um dies zu erreichen, stellen wir sicher, dass jeder Teil unserer Organisation den höchsten Sicherheitsstandards entspricht."

Fabian Willebrand, Geschäftsführer bei empower

  • ISO 27001 für Informationssicherheits-Management: empower erfüllt die internationalen Standards
  • Datenschutz-Grundverordnung der EU (GDPR): Wir sind vollständig DSGVO-konform, da der Schutz personenbezogener Daten für uns höchste Priorität hat.

Mehr Informationen

iso-gdpr-1

Wollen Sie empower® selbst erleben?

Klicken Sie sich durch alle Funktionen mit unserer interaktiven Produkttour oder schauen Sie das 21-minütige Demovideo.

pricing-icon  Preise

Die Preisgestaltung für empower® Template Management richtet sich nach der Anzahl der Lizenzen. Pro Person wird eine Lizenz benötigt. Jeder Nutzer bzw. jede Nutzerin kann die Software auf mehreren Geräten verwenden. Für administrative Anwendende fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

In der nachstehenden Tabelle sind exemplarische Preispunkte aufgeführt. Für ein individuelles Angebot, kontaktieren Sie uns bitte oder nutzen Sie unseren Preiskonfigurator. 

Anzahl User
Preis pro User/Monat
Lizenzkosten pro Jahr
50
8,00 €
4.800 €
100
4,69 €
5.628 €
500
2,76 €
16.560 €
1.000
2,09 €
25.080 €
2.500
1,36 €
40.800 €
5.000
0,92 €
55.200 €
10.000
0,58 €
69.600 €

Die Monatspreise sind auf die zweite Dezimalstelle gerundet. Alle Preise sind unverbindlich und können sich ändern. Die Rechnungsstellung erfolgt jährlich im Voraus. Bitte beachten Sie, dass die einmaligen Einrichtungskosten in der Regel zwischen zwischen 3.500 € und 15.000 € liegen. Je nach Umfang an zusätzlich benötigter Unterstützung können individuelle Einrichtungspakete angeboten werden.

Erfolgsgeschichten unserer Kunden, die ihre Arbeit mit Microsoft 365 revolutioniert haben

implementation-icon  Implementierung

Willkommen bei empower®:
Nahtlose Implementierung und Onboarding

Unser engagiertes Onboarding-Team steht Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite. Im Folgenden sind die Meilensteine einer erfolgreichen Einführung beschrieben:

  • Sie senden uns die dazu benötigten Unterlagen (PowerPoint -Master, Folienvorlagen, Bilder, Icons, Diagrammstile, Word- und Signaturen-Vorlagen). Wir sichten die Unterlagen auf Vollständigkeit und teilen Ihnen den Einrichtungszeitraum mit. In der Regel handelt es sich um 4-6 Wochen, je nach gewünschtem Einrichtungsumfang.
  • Um empower® schnell nutzen zu können, beginnen wir mit einem Basis-Customizing. Dadurch kann empower® innerhalb weniger Tage bei Ihnen installiert und verwendet werden. Um weitere Einrichtungsaktivitäten durchführen zu können, benötigen wir einen Gastbenutzer in Ihrem Entra ID, der von Ihrer IT eingerichtet werden muss.
  • Nach Abschluss der Einrichtung stellen wir Ihnen Ihre empower® Umgebung vor und es wird ggf. eine Korrekturschleife durchgeführt.
  • Sie erhalten von uns das vorbereitete Installationspaket sowie technisches Begleitmaterial.
  • Kurze Abstimmung zur technischen Vorbereitung mit Ihrer IT-Abteilung.
  • Planung von und Einladung der Anwendenden zu Online-Trainings.
  • Ihre IT-Abteilung verteilt die Software über die Softwareverteilungsplattform Ihres Unternehmens. Wir unterstützen bei Bedarf mit technischem Support.
  • Anwendende, die die Software erhalten, nehmen an den Online-Trainings teil oder sehen sich dessen Aufzeichnung und das bereitgestellte Begleitmaterial an.
  • Messung der Softwarenutzung über Telemetriedaten.
  • Planung gesonderter Trainings zu einzelnen Themen, um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz sicherzustellen.
  • Wir bleiben so lange gemeinsam am Ball, bis Ihre Erwartungen an die Software erfüllt sind.
Slide Updates    Dauer der Implementierung​

Der Rollout der Software dauert 1-4 Wochen, je nach Größe Ihres Unternehmens (exkl. der Designkonfiguration und Trainings). Der gesamter Implementierungsprozess nimmt 3-4 Monate in Anspruch).

Rights Management    Benötigte Ressourcen

Sobald Sie den Rahmen für die Vorlagenbibliothek abgesteckt und die Inhalte vorbereitet haben, können Sie die Dateien hochladen und mit dem Rollout beginnen.

Asset Library    Anforderungen an die IT​

Ihre IT-Abteilung muss Ihren Entra ID- oder Okta-Authentifizierungsanbieter mit der empower® Bibliothek in Azure verknüpfen. Danach muss Ihre IT-Abteilung nur noch das Add-in verteilen und das Manifest für das Web-Add-in hochladen.

Warum empower®?

empower® bietet Ihnen ein Rundum-sorglos-Paket an. Sie erhalten nicht nur eine intuitive Software mit hochwertiger Einrichtung inklusive der Erstellung aller Vorlagen, sondern profitieren auch von einem umfassenden Managed Service. Dieser Service umfasst die dauerhafte Übernahme aller administrativen Aufgaben im System. So können Sie das Thema Template Management in kürzester Zeit mit minimalem Aufwand professionell erledigen und sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

faq-iconFragen

Wir haben diese Fragen und Antworten zusammengestellt, um Ihnen alle Informationen über empower® zur Verfügung zu stellen, ohne dass Sie direkt unser Verkaufsteam kontaktieren müssen. 

Können wir bei der Einrichtung auch unsere eigenen Designmaterialien und Vorlagen in die Software einbeziehen lassen?

Selbstverständlich! Sie können wählen zwischen Ihren und unseren Vorlagen und Designelementen oder sich für eine Mischung aus beidem entscheiden.

Wo sind die Dateien, die in der empower® Vorlagenbibliothek liegen, gespeichert?

Im Standard werden die Daten in einer – von uns für Sie neu aufgesetzten - Microsoft Azure Cloud gespeichert und liegen somit (DSGVO-konform) außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Wer kann die Bibliotheksinhalte ändern und managen?

Nur Personen mit entsprechenden Rechten können dies tun. Diese werden sparsam vergeben, damit der Kreis der Personen mit erweiterten Rechten überschaubar bleibt und die Ordnung in der Bibliothek gewahrt wird. Wir beraten Sie gerne.

Können die Präsentationen und Folien in der Bibliothek auch auf unserem SharePoint anstatt in der Microsoft Azure Cloud gespeichert sein?

Sie können sich für die Anbindung eines SharePoint Online entscheiden. Die auf dem SharePoint gespeicherten Präsentationen und Folien erscheinen dann in der Bibliothek und können komfortabel durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Ihre Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsweise nicht ändern und nutzen einfach wie bisher Ihren SharePoint als Dateiablage. Zwecks Durchsuchbarkeit der Dateien wird von empower ein Index der Dateien angefertigt, der in der Microsoft Azure Cloud von empower abliegt. Wenn Sie das nicht möchten, kann Ihre IT den sogenannten “SharePoint-Indexer” auch selbst hosten, damit alle Daten in Ihrer Hoheit bleiben.

Wie aufwändig ist die Integration von unserem SharePoint Online in empower®?

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und dementsprechend komplex aufgebaut ist. Verständlich, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an ein solch zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit ins Boot geholt werden muss. Die Anbindung an empower® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann aber je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Können wir nicht auch mit Microsoft Copilot Template Management machen, sodass wir empower gar nicht brauchen?

Nein, Microsoft Copilot ist kein Template-Management-System, da ihm die dafür notwendigen Funktionen fehlen. Zu den Kernfunktionen eines solchen Systems gehören die Bereitstellung von Templates und Designelementen, die Auswahl des passenden Templates bei der Erstellung von Dokumenten oder Präsentationen, die Aktualisierung und Einbindung von Unternehmens-, Profil- und Standortdaten in entsprechende Platzhalter sowie das Management von E-Mail-Signaturen.

Wie funktionieren die E-Mail-Signaturen und die dynamischen Wordvorlagen?

Es werden ein oder mehrere E-Mail-Signaturvorlagen – das heißt der generelle Aufbau der Signatur mit Platzhaltern für User Informationen, Logo und rechtlichen Informationen – im Cloud Backend abgelegt. Auf dem Client des Users werden dann die Informationen aus dem verbundenen Entra ID mit Informationen zum Unternehmen angereichert und die tatsächliche Signatur für den User befüllt. Die Unternehmensinformationen können dabei entweder in empower manuell gepflegt oder aus einem führenden System importiert werden.

Mit dem gleichen Set an Daten werden auf dem Rechner des Nutzers die dynamischen Word Vorlagen mit Logo, Adresse, Kontaktdaten und der Fußzeile befüllt.

Kosten Admin-Lizenzen extra?

Für die Administrationsrechte einer Software zusätzliche Gebühren zu verlangen, ist unsympathisch und macht keinen Sinn. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass die eingesetzte Software kostenfrei konfiguriert werden kann und daher keine zusätzlichen Kosten anfallen. Das Administrationsrecht kann so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek notwendig ist.