Die ultimative
Folienbibliothek 

Im Standard werden die Daten in einer – von uns für Sie neu aufgesetzten - Microsoft Azure Cloud gespeichert und liegen somit (DSGVO-konform) außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Sie können sich für die Anbindung eines SharePoint Online entscheiden. Die auf dem SharePoint gespeicherten Präsentationen erscheinen dann in der Folienbibliothek und können komfortabel durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Ihre Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsweise nicht ändern und nutzen einfach wie bisher Ihren SharePoint als Dateiablage. Zwecks Durchsuchbarkeit der Dateien wird von empower ein Index der Dateien angefertigt, der in der Microsoft Azure Cloud von empower abliegt. Wenn Sie das nicht möchten, kann Ihre IT den sogenannten “SharePoint-Indexer” auch selbst hosten, damit alle Daten in Ihrer Hoheit bleiben.

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und dementsprechend komplex aufgebaut ist. Verständlich, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an ein solch zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit ins Boot geholt werden muss. Die Anbindung an empower^® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann aber je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Die Folienbibliothek verfügt über eine Importfunktion, mit der Sie Ordnerstrukturen, die im Windows Explorer angezeigt werden können, in die Bibliothek importieren können. Darüber hinaus können Sie sich für eine Anbindung an Ihren SharePoint Online entscheiden, um dort gespeicherte Dateien über die Folienbibliothek direkt in PowerPoint aufrufen und verwenden zu können. Einzelne Präsentationen können zudem mit wenigen Klicks über die Speichern-Funktionen von empower zu der Bibliothek hinzugefügt werden.

Ja, das ist möglich. Sie können in der Bibliothek einen eigenen Bereich mit Unterordnern anlegen, um dort Bilder, Icons, Folienvorlagen & Co. zur Verfügung zu stellen. Bei einer größeren Anzahl von Design Assets empfehlen wir den zusätzlichen Erwerb von empower^® Brand Control. Diese Software stellt Ihre Design Assets in einer übersichtlichen Schnellzugriffsleiste zur Verfügung und sorgt so für eine reibungslose Verschönerung aller Präsentationen.

Nur Personen mit entsprechenden Rechten können dies tun. Diese werden sparsam vergeben, damit der Kreis der Personen mit erweiterten Rechten überschaubar bleibt und die Ordnung in der Bibliothek gewahrt wird. Wir beraten Sie gerne.

Nein. Die Rechte zum Speichern, Ändern und Löschen von Dateien werden immer sparsam an ausgewählte Benutzer vergeben. Alle anderen Benutzer erhalten lediglich das Recht, auf Dateien zuzugreifen und sie zu verwenden, nicht aber, sie in der Bibliothek zu speichern, zu verschieben oder zu löschen. Damit ist sichergestellt, dass Unbefugte keinen Schaden anrichten können.

In der Regel verteilt unsere Kundschaft die Aufgabe 'Pflege der Bibliotheksinhalte' auf verschiedene Personen im Unternehmen. Die Aufteilung erfolgt nach Unternehmensbereichen, Themen, Standorten oder Sprachen. So wird sichergestellt, dass nicht nur eine oder sehr wenige Personen diese Aufgabe allein bewältigen müssen. Dank der Aktualisierungsfunktionen von empower hat der entsprechende Personenkreis bei der Verwaltung und Aktualisierung der Dateien deutlich weniger Arbeit mit der Verwaltung der Folien als bisher.

Sollte in Ihrem Unternehmen dennoch niemand für diese Aufgabe zur Verfügung stehen, ist das auch kein Problem. Mit dem empower^® Managed Service übernehmen wir alle Änderungen an Dateien in der Bibliothek für Sie, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich für den Managed Service interessieren.

Der Microsoft Copilot hat Zugriff auf alle Dateien, auf die der Benutzer über Microsoft Graph zugreifen darf. Er greift also auf alle Dateien zu, also sowohl auf aktuelle als auch auf ältere bzw. veraltete Dateien. Dabei ist er nach heutigem Stand nicht in der Lage, intelligent zwischen aktuellen und veralteten Informationen zu unterscheiden und Aktualität zu gewährleisten. Microsoft rät seinen Kunden, die eigene Data Governance in Angriff zu nehmen, also für Ordnung an allen Speicherorten zu sorgen.

Aus unserer Sicht ist der dahinterstehende Aufwand wirtschaftlich nicht umsetzbar. Zum Vergleich: die meisten PC-Anwendenden Unternehmen haben bereits Schwierigkeiten damit, Ihren Desktop ordentlich zu halten, und im Vergleich zu Dateisystemen von Unternehmen befinden sich darauf noch wenig Dateien.

Für die Administrationsrechte einer Software zusätzliche Gebühren zu verlangen, ist unsympathisch und macht keinen Sinn. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass die eingesetzte Software kostenfrei konfiguriert werden kann und daher keine zusätzlichen Kosten anfallen. Das Administrationsrecht kann so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek notwendig ist.