Simplify Brand Control

Selbstverständlich! Sie können wählen zwischen Ihren und unseren Vorlagen und Designelementen oder sich für eine Mischung aus beidem entscheiden.

Nein, das geht nicht. Aus Erfahrung können wir dieses Vorgehen auch nicht empfehlen. Nimmt man Anwendenden Funktionen weg, die sie in Ausnahmefällen brauchen werden, schafft man sich emotionale Gegner anstatt Befürworter des Projekts. Bei Interesse gehen wir auf diesen Punkt im Gespräch mit Ihnen genauer ein.

Im Standard werden die Daten in einer – von uns für Sie neu aufgesetzten - Microsoft Azure Cloud gespeichert und liegen somit (DSGVO-konform) außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Nur Personen mit entsprechenden Rechten können dies tun. Diese werden sparsam vergeben, damit der Kreis der Personen mit erweiterten Rechten überschaubar bleibt und die Ordnung in der Bibliothek gewahrt wird. Wir beraten Sie gerne.

Sie können sich für die Anbindung eines SharePoint Online entscheiden. Die auf dem SharePoint gespeicherten Präsentationen, Folien und Dokumente erscheinen dann in der Bibliothek und können komfortabel durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Ihre Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsweise nicht ändern und nutzen einfach wie bisher Ihren SharePoint als Dateiablage. Zwecks Durchsuchbarkeit der Dateien wird von empower ein Index der Dateien angefertigt, der in der Microsoft Azure Cloud von empower abliegt. Wenn Sie das nicht möchten, kann Ihre IT den sogenannten “SharePoint-Indexer” auch selbst hosten, damit alle Daten in Ihrer Hoheit bleiben.

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und dementsprechend komplex aufgebaut ist. Verständlich, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an ein solch zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit ins Boot geholt werden muss. Die Anbindung an empower^® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann aber je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Die Bibliothek verfügt über eine Importfunktion, mit der Sie Ordnerstrukturen, die im Windows Explorer angezeigt werden können, in die Bibliothek importieren können. Darüber hinaus können Sie sich für eine Anbindung an Ihren SharePoint Online entscheiden, um dort gespeicherte Dateien über die Bibliothek direkt in PowerPoint, Word und Excel aufrufen und verwenden zu können. Einzelne Präsentationen können zudem mit wenigen Klicks über die Speichern-Funktionen von empower zu der Bibliothek hinzugefügt werden.

Für Folien, die als Inhaltsbaustein fungieren (sprich, in denen der Inhalt bereits vordefiniert ist, wie z.B. in einer Unternehmenspräsentation) werden Anwendende durch Updatemeldungen auf Aktualisierungen aufmerksam gemacht und können diese direkt annehmen, wodurch die veraltete gegen die aktuelle Version einer Folie aus der Bibliothek ausgetauscht wird. Bei Folienvorlagen (ohne vordefinierten Inhalt) macht das keinen Sinn. Erstellen Anwendende auf den Folien Inhalte, würden diese durch ein Update logischerweise verloren gehen, weil die inhaltlich finalie Folie durch das Update mit einer inhaltsleeren Vorlage ersetzt werden würde.

In Microsoft Copilot können keine Markenvorgaben hinterlegt werden. Der Copilot ist hauptsächlich eine KI zur Texterstellung. Texte und Folien basieren auf den Vorlagen, die in der jeweiligen Microsoft 365-Anwendung geöffnet sind. Die optische Qualität des Ergebnisses hängt von der Vorlagenqualität ab. Technische Einschränkungen in Microsoft 365 begrenzen die Darstellungsmöglichkeiten des Copilot, insbesondere für komplexe Folien oder detaillierte Word-Formatierungen. Außerdem können Folienvorlagen und Designelemente nicht automatisch eingebunden werden, und es gibt keine Überprüfung des Corporate Designs. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, dann werfen Sie gerne einen Blick in unseren ausführlichen Microsoft Copilot Test. Hier geht es zu einem entsprechenden Dokument bzw. Video.

Für die Administrationsrechte einer Software zusätzliche Gebühren zu verlangen, ist unsympathisch und macht keinen Sinn. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass die eingesetzte Software kostenfrei konfiguriert werden kann und daher keine zusätzlichen Kosten anfallen. Das Administrationsrecht kann so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek notwendig ist.

Eine oder mehrere Signaturvorlagen – mit Platzhaltern für Benutzerdaten, Logos und rechtliche Hinweise – werden zentral in einem Cloud-Backend hinterlegt.

Auf dem System der Nutzer:innen wird daraus automatisch die finale Signatur erzeugt: Dabei werden die Informationen aus der angebundenen Entra ID mit den Unternehmensdaten kombiniert. Die Unternehmensdaten lassen sich entweder direkt in empower pflegen oder aus einem führenden System importieren.