Document Governance im Griff: Effizienzsteigerung durch Softwarelösungen

Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen jeder Größe eine ständig wachsende Menge an Dokumenten und Daten verarbeiten. Von Verträgen und Finanzberichten bis hin zu Personalakten und Kundendaten - die Bedeutung von Document Governance ist enorm. Document Governance, die eng mit dem Dokumentenmanagement verbunden ist, spielt eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung von Compliance, Sicherheit und Effizienz in einem Unternehmen.

In diesem Artikel untersuchen wir die Beziehung zwischen Document Governance und Dokumentenmanagement, gehen auf die Herausforderungen ein, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und erläutern, wie fortschrittliche Softwarelösungen dabei helfen können, diese Herausforderungen effektiv zu meistern.

Document Governance vs. Dokumentenmanagement

Bevor wir uns näher mit Document Governance beschäftigen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Document Governance und Dokumentenmanagement zu klären.

Dokumentenmanagement: Dokumentenmanagement umfasst die systematische Organisation, Speicherung, Abfrage und Verfolgung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus. Der Schwerpunkt liegt auf der Steigerung der Effizienz durch die Rationalisierung von Dokumenten-Workflows, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Gewährleistung eines einfachen Zugriffs auf Informationen.

Dokumentenmanagement: Document Governance geht über das Dokumentenmanagement hinaus, indem es Elemente der Kontrolle, der Compliance und der Sicherheit hinzufügt. Sie definiert die Richtlinien, Verfahren und Leitlinien, die regeln, wie Dokumente innerhalb einer Organisation erstellt, abgerufen, gemeinsam genutzt und archiviert werden. Document Governance zielt darauf ab, Risiken zu minimieren, die Richtigkeit von Daten zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen.

Verstöße können beispielsweise durch unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation, unzureichende Zugriffskontrollen, fehlende Versionskontrolle und fehlende Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten entstehen. Wie oft werden (veraltete) Dokumente einfach überschrieben, um neue Inhalte zu erstellen oder Dateien mit Personen geteilt, die keinen Zugang haben sollten?

Herausforderungen von Document Governance

Document Governance ist für Unternehmen aus mehreren Gründen unerlässlich: Compliance, Datensicherheit, Risikominimierung und betriebliche Effizienz. Das Erreichen einer soliden Document Governance kann sich jedoch angesichts der folgenden Herausforderungen als sehr komplex erweisen:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen in verschiedenen Branchen müssen bestimmte Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten, zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit einhalten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist eine komplexe Aufgabe, da die Bestimmungen sich ständig weiterentwickeln.
• Datensicherheit: Der Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und Cyber-Bedrohungen hat höchste Priorität. Document Governance muss daher robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz wertvoller Daten umfassen.
• Datenwachstum: Das digitale Zeitalter hat zu einem explosionsartigen Anstieg der Datenmenge geführt, was es schwierig macht, Dokumente effizient zu verwalten, zu klassifizieren und zu kontrollieren.
• Komplexität der Zusammenarbeit: An der Zusammenarbeit sind häufig mehrere interne und externe Parteien beteiligt. Die Verwaltung des Dokumentenzugriffs und der Versionskontrolle in Kooperationsumgebungen kann ohne angemessene Governance chaotisch sein.
• Prüfpfad und Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen ein klares Tracking für Dokumentenaktivitäten einrichten, um Änderungen, Genehmigungen und Benutzerinteraktionen verfolgen zu können. Nachvollziehbarkeit ist entscheidend für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
• Ineffiziente Arbeitsabläufe: Ohne optimierte Dokumenten-Workflows leidet die Produktivität. Manuelle, papierbasierte Prozesse und inkonsistente digitale Workflows können zu Ineffizienz und Fehlern führen.

Herausforderungen der Document Governance mithilfe von Software meistern

Softwarelösungen spielen eine zentrale Rolle bei der Bewältigung der Herausforderungen von Document Governance. Erfahren Sie, wie Software Unternehmen helfen kann, diese Herausforderungen effizient zu bewältigen:

• Automatisierte Compliance-Überwachung: Fortschrittliche Software, wie das Microsoft 365 Compliance Center, kann Änderungen relevanter Vorschriften und Compliance-Anforderungen automatisch überwachen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Richtlinien auf dem neuesten Stand bleiben, was das Risiko von Verstößen und kostspieligen Strafen verringert.
• Verbesserte Datensicherheit: Softwarelösungen, wie Symantec Data Loss Prevention, bieten zuverlässige Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Schutz vor Datenverlust. Diese Maßnahmen helfen Unternehmen, vertrauliche Informationen zu schützen und die Datenintegrität zu wahren.
• Intelligente Datenklassifizierung: Der Umgang mit großen Datenmengen wird durch die Datenklassifizierungsfunktionen entsprechender Software vereinfacht. Lösungen wie die Titus Classification Suite können Dokumente auf Basis ihres Inhalts kategorisieren und erleichtern so die Anwendung der richtigen Governance-Richtlinien.
• Optimierte Zusammenarbeit: Viele Softwarelösungen bieten Tools für die Zusammenarbeit, die eine nahtlose gemeinsame Nutzung von Dokumenten und eine Versionskontrolle ermöglichen. SharePoint oder empower® Content Enablement bieten beispielsweise klare Benutzerrechte und eine Rückverfolgbarkeit, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.
• Umfassende Prüfpfade: Softwarelösungen, wie Druva inSync, protokollieren alle Dokumentenaktivitäten und gewährleisten einen vollständigen Prüfpfad. Diese Funktion hilft Unternehmen, Dokumentenänderungen, Genehmigungen und Benutzerinteraktionen nachzuverfolgen, um Verantwortlichkeit und Compliance zu gewährleisten.
• Optimierte Arbeitsabläufe: Software kann die Freigabe von Dokumenten, die Weiterleitung und die Benachrichtigung automatisieren, um manuelle Prozesse zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Workflow-Tools wie Nintex rationalisieren Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass Aufgaben effizient erledigt werden.
• Integration in vorhandene Systeme: Die meisten Softwarelösungen können in bestehende Systeme integriert werden, z. B. in DAM-, PIM- oder CRM-Systeme und Collaboration-Tools. M-Files oder die empower^® Suite für Microsoft 365 gewährleisten beispielsweise einen nahtlosen Übergang und die Koexistenz mit Ihrer bestehenden Infrastruktur.

Metadaten, bei denen es sich im Wesentlichen um Daten über Daten handelt, spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung der oben genannten Punkte. Sie verleihen Dokumenten Kontext und Struktur und ermöglichen es Unternehmen, die Kontrolle zu übernehmen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Prozesse der Dokumentenverwaltung zu optimieren. Metadaten enthalten Versionsinformationen, können Details zu Dokumentenaktivitäten aufzeichnen und verbessern die Durchsuchbarkeit und Auffindbarkeit von Dokumenten anhand verschiedener Attribute wie Schlüsselwörter, Autor, Datum oder Abteilung.

Document Governance ist ein wichtiger Aspekt moderner Geschäftsprozesse, der sicherstellt, dass Unternehmen ihre Dokumente und Daten gesetzeskonform, sicher und effizient verwalten. Die Herausforderungen der Document Governance können überwältigend sein, aber mithilfe der richtigen Softwarelösungen können Unternehmen diese Herausforderungen effektiv meistern.

In einer Zeit, in der Daten das Lebenselixier von Unternehmen sind, ist die Investition in robuste Softwarelösungen für Document Governance nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit, um im heutigen Wettbewerb zu bestehen und gleichzeitig Vertrauen und Compliance zu wahren.

Eine solche Software ist die empower^® Suite für Microsoft 365. Sie besteht aus vier Lösungen, die den gesamten Prozess der Erstellung und Verteilung von Office-Dokumenten unterstützen. Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr!