Präsentationen mit KI erstellen: Zeitersparnis killt Produktivität

KI soll die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen beschleunigen. Doch lange Generierungszeiten und ständige Kontextwechsel können den Zeitgewinn schnell zunichtemachen. Warum die wahre Produktivität von Präsentations-KI nicht nur von der Geschwindigkeit abhängt, sondern davon, ob wir konzentriert weiterarbeiten können.

Die KI arbeitet. Und ich mache etwas anderes.

Wer heute eine Präsentation mit KI erstellt, kennt das Prinzip: Prompt eingeben, Generierung starten und warten. Je nach Lösung und Aufgabe kann das durchaus einige Minuten dauern. Bei einer komplexeren Folie, die mit Copilot oder vergleichbaren generativen Systemen erstellt wird, sind nach unseren Erfahrungen auch fünf Minuten keine Seltenheit.

Die übliche Reaktion klingt vernünftig: „Ist doch kein Problem. Dann mache ich in der Zwischenzeit eben etwas anderes.“ Eine E-Mail beantworten. Kurz in Teams schauen. Vielleicht schon einmal das nächste Meeting vorbereiten. Wir haben schließlich genug zu tun.

Und genau hier beginnt das Problem. Denn eine Präsentation entsteht normalerweise nicht dadurch, dass wir einmal einen Auftrag formulieren und anschließend das fertige Ergebnis abholen. Die Arbeit daran ist ein iterativer Prozess: Wir entwickeln eine Argumentation, verwerfen Gedanken, verändern Reihenfolgen, präzisieren Aussagen. Kurz gesagt: Wir denken. In diesem Moment sind wir gedanklich tief im Thema.

Dann drücken wir auf Generieren - und gehen erst einmal unsere E-Mails lesen.

Kontextwechsel kosten mehr als nur Zeit

Das Ärgerliche an diesen Unterbrechungen: Unser Gehirn wechselt nicht so mühelos zwischen Aufgaben, wie wir gerne glauben wollen.

Die Organisationsforscherin Sophie Leroy beschrieb bereits 2009 das Phänomen „Attention Residue“. Ein Teil unserer Aufmerksamkeit bleibt gedanklich bei einer vorherigen, insbesondere einer noch nicht abgeschlossenen Aufgabe hängen. Das kann unsere Konzentration bei der nächsten Aufgabe beeinträchtigen.

Auch die Forscherin Gloria Mark und ihre Kollegen zeigten 2008, dass Menschen Unterbrechungen teilweise kompensieren, indem sie schneller arbeiten. Allerdings steigt dabei die empfundene Belastung: mehr Stress, mehr Frustration, mehr Zeitdruck.

Wie viel Zeitgewinn bei der KI-gestützten Präsentationserstellung durch Nacharbeit wieder verloren geht, haben wir bereits in einem früheren Artikel untersucht.

Die Arbeit mit KI kann uns also zehn Minuten manuelle PowerPoint-Arbeit ersparen und gleichzeitig unsere mentale Belastung erhöhen. Genau deshalb ist die reine Generierungszeit einer Folie oder Präsentation eine schlechte Messgröße für tatsächliche Produktivität. Denn die Zeit, die wir brauchen, um uns nach einer Unterbrechung wieder in eine Aufgabe hineinzudenken, taucht in keiner KI-Geschwindigkeitsmessung auf. Und ausgerechnet bei der Erstellung von Präsentationen mit KI kann sich dieses Problem besonders häufig wiederholen.

Warum KI-Präsentationen besonders viele Kontextwechsel verursachen

Eine Präsentation mit 17 Folien ist selten nach dem ersten Durchlauf fertig. Auf Folie 3 stimmt die Aussage noch nicht. Folie 5 braucht eine andere Visualisierung. Und Folie 12 hat wieder diese drei abgerundeten Boxen, die wir bereits aus unserem ersten Artikel über die KI-Patina kennen. Die KI hängt offenbar immer noch an ihnen.

Also überarbeiten wir. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Wir sammeln sämtliche Änderungswünsche in einem riesigen Prompt. Dafür müssen wir zunächst die komplette Präsentation durchgehen, alle Korrekturen erfassen und möglichst präzise beschreiben, was auf welcher Folie passieren soll. Dabei dürfen wir nichts vergessen und müssen darauf hoffen, dass die KI unsere Anweisungen richtig zuordnet und nicht nebenbei Dinge verändert, die eigentlich schon gut waren. Allein diesen Prompt zu formulieren, kann erstaunlich viel Zeit kosten. Und anschließend beginnt die Generierung von vorn.
   
   
2. Wir machen es so, wie Präsentationen normalerweise entstehen: Folie für Folie. Wir schauen uns etwas an, korrigieren, entwickeln den nächsten Gedanken und machen weiter. Das ist wesentlich intuitiver. Nur funktioniert es schlecht, wenn zwischen jeder Änderung fünf Minuten liegen. Dann folgt auf jeden Gedanken eine Unterbrechung. Wir wechseln zu einer anderen Aufgabe, kommen zurück, arbeiten uns erneut ein und warten auf die nächste Überarbeitung.

Aus einem kreativen Arbeitsprozess wird so entweder eine aufwendige Korrekturanweisung oder eine Abfolge von Prompts, Wartezeiten und Neuanfängen.

Und damit wird die entscheidende Frage nicht mehr, wie schnell eine KI eine einzelne Folie generiert, sondern ob sie uns überhaupt ermöglicht, konzentriert an unserer Präsentation weiterzuarbeiten.

Schnelle Präsentations-KI hält uns im Arbeitsfluss

Eigentlich sollte KI genau das ermöglichen: einen Gedanken unmittelbar umsetzen, das Ergebnis sehen, korrigieren und weiterarbeiten.

Bei empower^® AI steht deshalb nicht nur die Erstellung vollständiger Präsentationen im Mittelpunkt, sondern besonders die schnelle Bearbeitung einzelner Folien.

Das geht erstaunlich schnell: Bereits zwei bis drei Sekunden nach dem Prompt schlägt empower^® AI zahlreiche passende Layouts vor. Nutzende wählen eines aus und nach weiteren rund fünf Sekunden ist die Folie mit den gewünschten Inhalten befüllt. Nur wenn kein passendes Layout vorhanden ist und ein neues generiert werden muss, dauert es länger, aktuell etwa 60 bis 80 Sekunden. Im normalen Arbeitsalltag macht es einen gewaltigen Unterschied, ob wir wenige Sekunden oder fünf Minuten auf eine Folie warten müssen.

Möglich wird das unter anderem durch einen anderen technischen Ansatz. empower^® AI verbindet leistungsfähige KI-Modelle mit bestehenden, professionell gestalteten Präsentationslayouts. Statt jede Folie vollständig neu zu entwerfen, nutzt das System passende Strukturen und generiert nur dort Neues, wo es tatsächlich erforderlich ist. Das reduziert unnötige Generierungsschritte und schafft die Grundlage für deutlich kürzere Reaktionszeiten.

Fazit: Die beste Präsentations-KI lässt uns gar nicht erst warten

In der Diskussion über die Präsentationserstellung mit KI wird Geschwindigkeit häufig daran gemessen, wie lange ein Modell für eine Aufgabe benötigt. Das ist verständlich. Es lässt sich leicht messen und vergleichen. Nur sagt es erstaunlich wenig darüber aus, wie produktiv wir tatsächlich mit dem System arbeiten.

Eine KI, die uns ständig zu Pausen zwingt, kann im Ergebnis weniger Zeit sparen als eine Lösung, die uns kontinuierlich beim Denken und Gestalten unterstützt.

Denn die eigentliche Leistung von Präsentations-KI besteht nicht darin, möglichst schnell eine PowerPoint-Datei zu erzeugen. Sie besteht darin, uns möglichst effizient zur fertigen Präsentation zu bringen.

Die beste Präsentations-KI ist deshalb nicht diejenige, bei der wir während der Generierung besonders viele E-Mails beantworten können. Sondern diejenige, bei der wir gar nicht erst auf die Idee kommen, unser E-Mail-Postfach zu öffnen.

Weniger warten. Bessere Folien.

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Wissenschaftliche Grundlagen

Leroy, Sophie (2009): Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching Between Work Tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), S. 168–181.

Mark, Gloria; Gudith, Daniela; Klocke, Ulrich (2008): The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, S. 107–110.