Success Story ABUS – PowerPoint-Präsentationen effizient und mobil

ABUS ist Marktführende für präventive Sicherheitstechnik. Das Unternehmen bedient ein großes Spektrum an Produkten und stand vor der Herausforderung, die große Vielfalt an PowerPoint-Produktpräsentationen stets aktuell zu halten sowie schnell zu erweitern – und das mit minimalem händischen Aufwand.

ABUS spart durch empower^® jedes Jahr über 100 Stunden bei der Verwaltung von PowerPoint-Präsentationen

„Mit der empower^®-PIM-Schnittstelle konnten wir den enormen manuellen Aufwand für die Erstellung und Aktualisierung der zahlreichen Produktpräsentationen fast vollständig vermeiden.“

– Torsten Mühlhoff, Corporate Projects, ABUS

Ausgangssituation: zeitintensives Präsentationsmanagement

ABUS hat das PIM-System von Informatica eingeführt, um mehrere hundert Produkte (mit Tausenden von verschiedenen Artikeln) verwalten zu können. Jedes für eine PowerPoint-Präsentation relevante Produkt wird in einem zweisprachigen Produktportfolio mit jeweils 8-16 Folien angelegt. So beläuft sich das gesamte Spektrum auf Tausende von Folien, welche kontinuierlich aktualisiert oder neu erstellt werden müssen. Bisher war der zeitliche Aufwand für die Mitarbeitenden von ABUS sehr hoch, um alle Folien zu erstellen und zu aktualisieren. Die äußerst mühselige Arbeit möchte ABUS minimieren und erleichtern. Dabei soll eine Folien- bzw. Präsentationsbibliothek eine einfachere Pflege erlauben. Zudem war es bisher auch sehr umständlich, alle Außendienstmitarbeitende und Lehrende mit den neuesten Inhalten zu versorgen. Sie sind lediglich ein- bis zweimal im Jahr unter hohem Zeitaufwand mit den neuesten Produktpräsentationen von Hand und vor Ort ausgestattet worden.

Aus diesem Grund suchte ABUS nach Technologien, welche die bisherige Situation deutlich verbessern könnten.

empower^® als Lösung

Da die Produktinformationen in Form von PowerPoint-Präsentationen bereitgestellt werden, ist ABUS schnell auf empower^® als Marktführender im Bereich PowerPoint Add-ins aufmerksam geworden. Der Grundgedanke für den Einsatz von empower^® lag darin, allen Außendienstmitarbeitenden und Lehrenden über die empower^® Bibliothek Zugang zu allen aktuellen Unterlagen zu bieten – auch auf mobilen iPads. Ein weiterer Pluspunkt war die Schnittstelle von empower^® zum PIM-System, denn sie ermöglicht es, neue Informationen aus dem PIM-System automatisch in die empower^® Bibliothek zu importieren. Außerdem gibt es in der empower^® Bibliothek Master- und Folienvorlagen, derer sich jeder Mitarbeiter bedienen kann, um eine neue Präsentation zu erstellen. So werden Zeit und Aufwand gespart und die Einhaltung des Corporate Designs ist sichergestellt.

Mit schlankem Prozess zur neuen Präsentation – ein Anwendungsbeispiel

Ein Beispiel für eine Produktneuheit ist das Fahrradschloss mit App-Funktion. Sobald das Produktmanagement den Artikel im PIM-System hinreichend gepflegt hat, wird automatisch – in einem wohldefinierten zeitlichen Rhythmus – eine Präsentation erstellt und in die Bibliothek integriert. Hier können autorisierte Mitarbeitende z. B. Trainingsinformationen ergänzen. So kann ein Lehrender oder Außendienstmitarbeitende über die empower^® Bibliothek auf seinem iPad direkt auf die neueste Produktpräsentation des Fahrradschlosses zugreifen.

Vorher: Ohne empower^®

• Mühsames manuelles Erstellen und Aktualisieren von Produktpräsentationen
• Hoher Zeitaufwand: wochenlanges Aktualisieren der Produktpräsentationen (> 100 Stunden jedes Jahr)
• Aufwendiges Verteilen der Produktpräsentationen an Lehrende und Außendienstmitarbeitende (ein- bis zweimal im Jahr)
• Teilweise unübersichtlicher Workflow der Präsentations-Updates durch E-Mail-Verkehr
• Höhere Fehleranfälligkeit: teilweise Abweichungen vom Corporate Design in PowerPoint-Präsentationen
• Zeitverzögerte Bereitstellung von Produktinformationen

Nachher: Mit empower^®

• Neuheiten und Updates im PIM-System werden automatisch in der empower^® Bibliothek als Präsentation erstellt bzw. aktualisiert.
• Alle Präsentationen stehen den Mitarbeitenden standortunabhängig und tagesaktuell zur Verfügung.
• Unternehmensweite Update-Meldungen (manuelle Ergänzungen zu Präsentationen werden unternehmensweit publiziert)
• Präsentationen und Folien können von jedem Mitarbeitenden auf Knopfdruck aktualisiert werden.
• Markenkonformität: Alle Präsentationen sind durch Mastervorlagen, Folienvorlagen und den Corporate Design Check im gleichen Stil.
• Weniger Fehler beim Erstellen und unternehmensweiten Teilen von Präsentationen
• Übersichtliche, strukturierte Folienbibliothek
• Zeitnahe Bereitstellung von Produktinformationen

Optimieren Sie PowerPoint-Präsentationen bei der Erstellung, Aktualisierung und Verteilung

Heute werden bei ABUS die Prozesse rund um PowerPoint-Präsentationen effizienter, aktueller und zeitsparend durchgeführt. Der enorme Aufwand für das Zusammensuchen und Formatieren von Inhalten im Bereich der Produktpräsentationen entfällt heute fast vollständig. ABUS ist davon begeistert, nun allzeit seine Lehrenden und Außendienstmitarbeitende mit aktuellen Produktpräsentationen versorgen zu können. So basieren Schulungen und Kundengespräche jetzt immer auf den neuesten Produktinformationen.

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