Content Enablement – Inhalte, wo, wie und wann Sie sie benötigen

„Verflixt, wo war denn noch einmal die Präsentation aus dem letzten Quartal?“, „Das sieht nach dem richtigen Report aus, aber ist diese Version auch aktuell?“ Man kennt es, das Abenteuer der Suche nach den richtigen Dokumenten. Diese Suche führt nicht nur in vielen Fällen zu einem steigenden Frustpegel, sondern beansprucht auch einen signifikanten Teil der Arbeitszeit. Die empower^® Content Enablement Lösung sorgt dafür, dass die Suche nach den aktuellsten Dokumenten zu einem Spaziergang wird.

Was genau ist Content Enablement?

Content Enablement ist der Aufbau einer übersichtlichen digitalen Struktur zur Verwaltung von Inhalten im gesamten Unternehmen und trägt so dazu bei, dass die Inhalte sich positiv auf die Unternehmensleistung auswirken. Darüber hinaus vereinfacht es die Zusammenarbeit durch die geordnete Speicherung und Verteilung von Dateien und erlaubt Mitarbeitenden, die richtigen Inhalte in der aktuellsten Version leicht zu finden.

Deshalb ist übersichtliches Content Enablement  wichtig für Ihr Unternehmen

Selbst ohne lange Suche nach vorherigen Reports, Präsentationen oder aktuellen Datenreihen kann die Arbeit mit Microsoft Office frustrierend genug sein. Mit einer übersichtlichen Content-Enablement-Lösung können Sie einen Frustrationsfaktor ausschalten.

Effizienz bei der Suche nach Dokumenten bringt nicht nur Vorteile für Mitarbeitende mit sich, sondern auch für Unternehmen, denn es bleibt mehr Zeit für relevante Aufgaben. Die Vereinfachung der Auffindbarkeit von Dokumenten führt außerdem zu mehr Übersichtlichkeit über die Aktualität von Dokumenten. Je besser Sie Ihre Inhalte verwalten, desto sicherer können Sie sein, dass Ihre Mitarbeitenden stets die aktuellsten Versionen von Dateien verwenden und ebenfalls das aktuellste Corporate Design in ihren Dokumenten nutzen.

Was sind die Herausforderungen von Content Enablement?

Hat das Chaos einmal Einzug gehalten, besteht die größte Herausforderung darin, eine nachhaltige digitale Verwaltungsstruktur aufzubauen. Doch damit nicht genug! Im Hinblick auf die Richtigkeit von Inhalten sowie die Einhaltung des Corporate Designs ist es essenziell, dass all Ihre Mitarbeitenden die aktuellsten Dokumente oder Vorlagen nutzen. Doch wie kann man die unternehmensweite Aktualisierung von Dokumenten oder des Corporate Designs zeitnah durchsetzen und gleichzeitig sichergehen, dass alle Mitarbeitenden die zur Verfügung gestellten neuen Dokumente nutzen?

Unsere Lösung für Content Enablement in Microsoft Office

empower^® hat eine Lösung entwickelt, die Ihren Mitarbeitenden ein schnelles und einfaches Auffinden von Inhalten ermöglicht. Mit unserem Add-in können Sie direkt in den Office-Applikationen nach Dokumenten suchen.

Zentrale Bibliothek für Ihre Inhalte

All Ihre Vorlagen, Präsentationen und Dokumente werden in einer zentralen Bibliothek gespeichert. Sie können direkt aus den Office-Applikationen, wie PowerPoint, Word oder Excel, auf die Dateien zugreifen und Folien, Textbausteine, Tabellen, Diagramme oder ganze Vorlagen in Ihre eigenen Dokumente und Präsentationen einfügen und dort bearbeiten.

Durch die Ordnerstruktur behalten Sie alle Inhalte im Blick und mit der googleähnlichen Suchfunktion, auch per Microsoft Teams, haben Sie eine weitere Möglichkeit, Ihre Dokumente im Handumdrehen zu finden. Der Algorithmus berücksichtigt bei der Suche nicht nur den Namen des Dokuments, sondern ebenfalls Notizen, Metadaten und verknüpfte Excel-Tabellen sowie
-Diagramme. Die Ergebnisse werden wie bei Google entsprechend der Relevanz der Keywords für Sie sortiert. Auch Inhalte in SharePoint können hier berücksichtigt werden.

Alle PowerPoint-Folien auf dem aktuellsten Stand

Ob Anleitungen, Vorgaben oder aktuelle Sales- und Unternehmenspräsentationen – mehr und mehr Informationen werden in PowerPoint erstellt und aufbewahrt. Doch wie schnell können sich Unternehmensinformationen ändern! Wer stellt sicher, dass alle Folien unternehmensweit aktualisiert werden? Unsere Lösung bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, in einer eigenen Folienbibliothek alle Folien einzeln einzusehen, sondern sie auch zu bearbeiten und Updates unternehmensweit zu verteilen. Dies sorgt dafür, dass die Folien an allen Einsatzorten ohne weiteres Zutun Ihrer Mitarbeitenden automatisch aktualisiert werden.

Verteilen Sie Zugriffsrechte

Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Einsicht oder Bearbeitungsrechte für Ihre Dokumente haben! Sie können Zugriffsrechte ganz einfach verteilen, indem Sie entscheiden, welche Mitarbeitenden welche Berechtigung erhalten. Es gibt vier Rechtetypen: Leser:innen, Autor:innen, Editor:innen und Administrator:innen (für Corporate Design). So können Sie sichergehen, dass keine unbefugten Personen Ihre unternehmensweiten Folien verändern.

Übersetzungen und Bilder direkt in Microsoft Office

Optional können Sie Ihr DeepL-Paket in unsere Lösung integrieren. So können Sie Ihre Dokumente ohne Formatverlust mit nur wenigen Klicks direkt in PowerPoint übersetzen und verknüpfte Sprachversionen erstellen. Bei Änderungen in einer der beiden Sprachen wird auf den entsprechenden Folien der anderen Sprache auf die Änderung hingewiesen und Sie können die Folie anpassen.

Auf Wunsch können wir unsere Lösung außerdem mit Ihrem vorhandenen DAM-System verknüpfen, sodass Sie alle Bilder und Icons aus dem DAM-System direkt in Microsoft Office verwenden können.

Darum sollten Sie sich für die empower^® Content Enablement Lösung entscheiden

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Arbeit mit Microsoft Office und schalten Sie einen der größten Zeitfresser bei der Arbeit mit den Office-Applikationen aus – die Suche nach den richtigen Inhalten. Stellen Sie mit der empower^® Content Enablement Lösung sicher, dass alle Mitarbeitenden schnell und einfach auf die benötigten Inhalte zugreifen können. So haben Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben und gleichzeitig gewinnen Ihre Dokumente an Designkonformität und Professionalität.

Kontaktieren Sie uns! Unsere Expert:innen freuen sich darauf, Ihnen die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen vorzustellen.