Content Enablement mit empower®

Das Abenteuer beginnt: Die Suche nach der verlorenen Folie

Kennen Sie diese Situation? Ihre Augen scannen den Bildschirm auf der Suche nach der einen Folie für die morgige Präsentation. "Sie muss hier doch irgendwo sein", wundern Sie sich, verloren im digitalen Labyrinth.

Die Uhr tickt: Frustrierende Suche

Die Uhr tickt, die Frustration steigt. Es ist wie eine Schatzsuche ohne Karte. Sie erinnern sich, dass Sie die perfekte Grafik und die Daten vor Monaten erstellt haben. Und jetzt, wo Sie sie am meisten brauchen, sind sie verschwunden. Sie ahnen es schon: diese Suche wird so schnell kein Ende nehmen.

Die Offenbarung

Stunden vergehen und Sie durchleben ein Wechselbad der Gefühle. Hoffnung und Enttäuschung wechseln sich ab. Endlich taucht die Folie auf. Es ist fast Mitternacht. Die Augen brennen, und statt der erhofften Erleichterung können Sie sich über den kleinen Erfolg kaum freuen. Die Erschöpfung ist zu groß.

Unkontrolliertes Chaos: Das Foliendilemma

Wir erstellen wichtige Folien und Präsentationen, aber ohne ein organisiertes System herrscht Chaos. Die Folgen sind langwieriges Suchen und Unsicherheit über die Relevanz und Richtigkeit der Folien.

Zeit für Produktivität: Die empower^® Folienbibliothek

Inspiriert von diesen Herausforderungen haben wir die empower^® Folienbibliothek entwickelt. Greifen Sie entspannt auf all Ihre Folien zu und steigern Sie Ihre Produktivität. So entkommen Sie dem digitalen Labyrinth ein für alle Mal.

Machen Sie die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen einfach, einheitlich und effizient.
Die empower^® Bibliothek dient als zentrale Verwaltungsstelle für Präsentationen, Folien, Word-Dokumente, Textbausteine, Excel-Vorlagen, Templates, Bilder und Designelemente im gesamten Unternehmen. Durch den einfachen Zugriff direkt in Microsoft 365 können selbst unerfahrene Anwender beeindruckende Präsentationen und Dokumente erstellen – und das in Sekundenschnelle

Zentraler Zugriff auf alle Inhalte in Microsoft 365 - einfacher geht's nicht!

Die empower^® Bibliothek ist direkt in PowerPoint, Word und Excel (online) für Windows und macOS integriert. Sie ermöglicht Anwendenden den einfachen Zugriff auf alle Inhalte, Vorlagen und Designelemente ihres Unternehmens. Dabei können auch SharePoint- und Teams-Kanäle nahtlos integriert werden. Was Anwendende benötigen, ist somit immer nur einen Klick entfernt und fügt sich nahtlos in das zu erstellende Dokument ein. Zur besseren Übersicht lassen sich alle Inhalte in der Bibliothek mit Tags, Labels und Ordnern organisieren. Die Wiederverwendung von Inhalten war noch nie so einfach – erleben Sie Effizienz pur!

Suchen und Finden - so einfach wie mit Google!

Aktuelle Inhalte jederzeit verfügbar - garantiert!

Komplexe Dokumente und Präsentationen per Mausklick erstellen.

Mit empower^® Content Enablement können Sie die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen automatisieren und dabei höchste Genauigkeit gewährleisten. Ein Assistent führt Anwendende durch ein Formular zur Auswahl ihrer Präferenzen, und anschließend wird die Präsentation oder das Dokument automatisch erstellt. Egal ob perfekte Pitch-Decks, Angebote, Verträge oder Strategiepräsentationen – empower^® erzeugt sie in Sekundenschnelle. Einfach das Formular ausfüllen, OK klicken und mit professionellen Ergebnissen geichzeitig Zeit sparen!

The best alternative to the Microsoft SharePoint slide library

SharePoint is often used for slide management in companies. However, with SharePoint 2013, Microsoft abolished the slide library component because of poor customer adoption. SharePoint’s slide library integrated clumsily with the slide library in PowerPoint, its search was insufficient search, and it was unstable. The slide library of empower^® solves all those problems. It completely replaces your SharePoint slide library and offers further advantages for you.

Efficient slide library without SharePoint

Make all your PowerPoint content available to the entire company in the empower^® slide library. Share existing content and strengthen collaboration across the organization. Enhance your brand communication by embedding your design guidelines directly into PowerPoint. Deliver all your brand assets directly in PowerPoint. At the same time, you and your colleagues can work more productively and save time for the really important tasks.

100% Kontrolle über Befugnisse.

Nur befugte Nutzende haben die Berechtigung, Bibliotheksinhalte zu erstellen, zu verschieben, zu aktualisieren oder zu löschen. empower^® verwendet Entra ID (ehemals Azure AD) zur Vereinfachung des Berechtigungsmanagements. Über Single Sign-On (SSO) können individuell sowie gruppenweise Lese- und Bearbeitungsrechte auf Ordnerebene vergeben werden.

Präsentationen in mehreren Sprachen? Kein Problem!

In empower^® sind die Sprachversionen von Präsentationen miteinander verknüpft. Wenn eine aktualisiert wird, werden die anderen als geändert markiert und können bei Bedarf sofort zur Bearbeitung aufgerufen werden. Das ermöglicht eine bessere Kontrolle und Transparenz. Keine Version wird vergessen, und niemand muss mehr rätseln, ob Aktualisierungen bereits erfolgt sind.

Transparenz bei jeder Änderung.

In der Bibliothek sind Änderungen an Folien über eine Versionshistorie nachvollziehbar. Sie können Versionen in einer 1:1 Ansicht vergleichen, wobei alle Änderungen hervorgehoben werden. Bei Bedarf sind frühere Versionen mit einem Klick wiederhergestellt. Das ermöglicht Kontrolle und Transparenz, wo es sie bislang nicht gab.

Massenaktualisierung per Mausklick

empower^® schließt eine entscheidende Lücke: die Verbindung identischer Folien für eine gemeinsame Aktualisierung. Anpassungen an einem zentralen Element werden mühelos mit einem Klick auf alle verbundenen Folien übertragen und somit die Aktualität mehrfach vorhandener Folien garantiert. Auch Word-Dokumente bleibten durch eine effiziente Verwaltung von Textbausteinen aktuell.

Die Software besteht aus zwei wesentlichen Komponenten.

1. Einem lokalen Addin im Office Programm der Anwendenden: Windows oder Online und auf dem Mac (mit Einschränkungen). Die Software wir klassisch über eine Softwareverteilung als .msi (oder .exe) Paket an die Anwendenden verteilt.

2. Einem Single Tenant Backend, gehostet in der Microsoft Azure Cloud. Hier liegen u. a. die in der Bibliothek gespeicherten Inhalte ab.

Die empower GmbH ist ISO 27001 zertifiziert und gewährleistet höchste Datensicherheit:

Jeder Kunde erhält eine separate Backend-Instanz, gehostet auf Microsoft Azure. Wir verbinden Ihre Entra ID mit dieser Instanz, sodass nur Ihre Anwendenden darauf zugreifen können.
Wir synchronisieren Ihre Entra ID-Nutzer (mit ID, Benutzername, Gruppenzugehörigkeit und ggf. weiteren Feldern für die E-Mail-Signaturen und dynamischen Word-Dokumente).
In der Software können Anwendende über eine Bibliothek auf Inhalte, Vorlagen und Designelemente zugreifen. Diese unkritischen Inhalte sind dafür vorgesehen, mit der Außenwelt geteilt zu werden. Für jedes gespeicherte Element in der Bibliothek ist nachvollziehbar, wer das Dokument angelegt und zuletzt bearbeitet hat.
Was lokal stattfinden kann, findet ausschließlich lokal statt, wie z. B. die Befüllung von Word-Dokumenten mit Profil-, Standort- und Unternehmensdaten. Voraussetzung dafür ist die Einrichung einer entsprechenden Datengrundlage.

Jeder empower^® Nutzer benötigt eine Lizenz. Es wird eine neue Lizenz bei uns aktiviert, wenn es ein bisher unbekannter Windows Domain User ist. Um die Lizenz zu aktivieren, muss eine aktive Internetverbindung bestehen. Unser Aktivierungsserver ist unter der Adresse activate.empowersuite.com über den Port 443 erreichbar. Diese Verbindung müsste über einen Proxy (und ggf. Firewall) erst erlaubt werden

empower^® lässt sich nahtlos mit jedem Standard-DAM-System verbinden, sodass Anwendende auf Assets wie Bilder, Icons und Videos direkt in der empower^® Bibliothek zugreifen können.

Die Preisgestaltung für empower^® Content Enablement richtet sich nach der Anzahl der Lizenzen. Pro Person wird eine Lizenz benötigt. Jeder Nutzer bzw. jede Nutzerin kann mit mehreren Geräten auf die Bibliothek zugreifen. Für administrative Anwendende fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

In der nachstehenden Tabelle sind exemplarische Preispunkte aufgeführt. Wenn Sie weniger als 50 Lizenzen bestellen möchten und primär an einer Folienbibliothek für Microsoft PowerPoint interessiert sind, verweisen wir gerne auf das Angebot von empower^® Express.

Anzahl User

Gerundeter Preis pro User/Monat

Gesamt pro Jahr

17,34 €

10.404 €

100

10,16 €

12.192 €

500

5,98 €

35.880 €

1.000

4,53 €

54.360 €

2.500

2,94 €

88.200 €

5.000

1,99 €

119.400 €

10.000

1,24 €

148.800 €

Sie senden uns die dazu benötigten Informationen (Word-Vorlagen und Unternehmensdaten). Wir sichten die Unterlagen auf Vollständigkeit und teilen Ihnen den Einrichtungszeitraum mit. In der Regel handelt es sich um 4-6 Wochen, je nach gewünschtem Einrichtungsumfang.
Wenn Sie eine PowerPoint- oder Word-Vorlage automatisieren möchten, bitten wir Sie um Ihre Vorlagen und Fragen für den Assistenten.
Für die Bibliothek in PowerPoint, Word und Excel können Sie die Ordnerstruktur frei bestimmen und mit beliebigen Inhalten selbst befüllen.
Nach Abschluss der Einrichtung wird ggf. eine Korrekturschleife durchgeführt.
Sie erhalten von uns das vorbereitete Installationspaket sowie technisches Begleitmaterial.

Kurze Abstimmung zur technischen Vorbereitung mit Ihrer IT-Abteilung.
Planung von und Einladung der Anwendenden zu Online Trainings.
Ihre IT-Abteilung verteilt die Software über die Softwareverteilungsplattform Ihres Unternehmens. Wir unterstützen bei Bedarf mit technischem Support.
Anwendende, die die Software erhalten, nehmen an den Online-Trainings teil oder sehen sich dessen Aufzeichnung und das bereitgestellte Begleitmaterial an.

Messung der Softwarenutzung über Telemetriedaten.
Planung gesonderter Trainings zu einzelnen Themen, um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz sicherzustellen.
Wir bleiben so lange gemeinsam am Ball, bis Ihre Erwartungen an die Software erfüllt sind.

Der Rollout der Software dauert 1-4 Wochen, je nach Größe Ihres Unternehmens (exkl. der Einrichtung und Trainings). Der gesamter Implementierungsprozess nimmt 1-3 Monate in Anspruch).

Sobald Sie den Rahmen für die Bibliothek abgesteckt und die Inhalte vorbereitet haben, können Sie die Dateien hochladen und mit dem Rollout beginnen.

Ihre IT-Abteilung muss Ihren Entra ID- oder Okta-Authentifizierungsanbieter mit der empower^® Bibliothek in Azure verknüpfen. Danach muss Ihre IT-Abteilung nur noch das Add-in verteilen und das Manifest für das Web-Add-in hochladen.

Warum empower^®?

Die Organisation von Folien, Präsentationen und Dokumenten hat kein System und führt zu Chaos. Die intelligenten Verwaltungsfunktionen von empower^® schaffen das notwendige System für Unternehmen und gewährleisten aktuelle, gut organisierte Inhalte. Durch nahtlosen Zugriff, intuitive Suche und müheloses Zusammenstellen von Inhalten entstehen professionelle Präsentationen und Dokumente in Sekunden. Das führt zu einer hohen Zeitersparnis und deshalb auch zu hoher Benutzerakzeptanz.

Standardmäßig werden die Daten in einer von uns für Sie neu eingerichteten Microsoft Azure Cloud gespeichert. Dadurch liegen sie DSGVO-konform außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Sie haben die Möglichkeit, SharePoint Online anzubinden. Präsentationen, Folien und Dokumente, die auf dem SharePoint gespeichert sind, erscheinen dann in der Bibliothek und können bequem durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Anwendende ihre Arbeitsweise nicht ändern und können weiterhin SharePoint als Dateiablage nutzen. Für die Durchsuchbarkeit der Dateien erstellt empower einen Index, der in der Microsoft Azure Cloud von empower gespeichert wird. Wenn Sie dies nicht wünschen, kann Ihre IT den sogenannten "SharePoint-Indexer" auch selbst hosten, sodass alle Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben.

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz ist und entsprechend komplex aufgebaut sein kann. Daher ist es nachvollziehbar, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an solch ein zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit einbezogen werden muss. Die Integration von empower^® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann jedoch je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Die Bibliothek bietet eine Importfunktion, mit der Sie Ordnerstrukturen, die im Windows Explorer angezeigt werden, direkt in die Bibliothek übernehmen können. Zudem haben Sie die Möglichkeit, sich für eine Anbindung an Ihren SharePoint Online zu entscheiden. Auf diese Weise können Sie dort gespeicherte Dateien direkt in PowerPoint, Word und Excel über die Bibliothek aufrufen und nutzen. Einzelne Präsentationen können ebenfalls mit nur wenigen Klicks über die Speichern-Funktionen von empower® in die Bibliothek eingefügt werden.

Ja, das ist möglich. In der Bibliothek können Sie einen eigenen Bereich mit Unterordnern erstellen, um dort Bilder, Icons, Vorlagen und andere Design-Assets bereitzustellen. Bei einer größeren Anzahl von Design-Assets empfehlen wir den zusätzlichen Erwerb von empower® Brand Control. Diese Software stellt Ihre Design-Assets in einer übersichtlichen Schnellzugriffsleiste zur Verfügung und ermöglicht so eine effiziente und reibungslose Gestaltung von Dokumenten und Präsentationen.

Nur Personen mit den entsprechenden Rechten können diese Aufgaben durchführen. Diese Rechte werden gezielt vergeben, um den Kreis der Personen mit erweiterten Befugnissen überschaubar zu halten und die Ordnung in der Bibliothek zu gewährleisten. Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.

Nein, die Rechte zum Speichern, Ändern und Löschen von Dateien werden ausschließlich an ausgewählte Benutzer vergeben. Alle anderen Anwendenden erhalten lediglich das Recht, auf Dateien zuzugreifen und sie zu verwenden, jedoch nicht, sie in der Bibliothek zu speichern, zu verschieben oder zu löschen. Dies gewährleistet, dass Unbefugte keinen Schaden anrichten können.

In der Regel verteilt unsere Kundschaft die Aufgabe der „Pflege der Bibliotheksinhalte“ auf verschiedene Personen innerhalb des Unternehmens. Diese Aufteilung kann nach Unternehmensbereichen, Themen, Standorten oder Sprachen erfolgen, um sicherzustellen, dass nicht nur eine einzige Person die gesamte Verantwortung trägt. Durch die Aktualisierungsfunktionen von empower^® wird die Verwaltung und Aktualisierung der Dateien für die zuständigen Personen wesentlich erleichtert und nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als bisher.

Sollte in Ihrem Unternehmen dennoch niemand für diese Aufgabe zur Verfügung stehen, ist das kein Problem. Mit dem Managed Service übernehmen wir alle Änderungen an den Dateien in der Bibliothek für Sie, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Interesse am Managed Service haben. übernehmen wir alle Änderungen an Dateien in der Bibliothek für Sie, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich für den Managed Service interessieren.

Der Microsoft Copilot hat Zugriff auf alle Dateien, auf die der Benutzer über Microsoft Graph zugreifen kann. Dies umfasst sowohl aktuelle als auch ältere oder veraltete Dateien. Aktuell ist der Copilot nicht in der Lage, intelligent zwischen aktuellen und veralteten Informationen zu unterscheiden oder die Aktualität der Daten sicherzustellen. Microsoft empfiehlt seinen Kunden daher, die eigene Data Governance zu verbessern und für Ordnung an allen Speicherorten zu sorgen.

Unserer Einschätzung nach ist der damit verbundene Aufwand wirtschaftlich kaum realisierbar. Zum Vergleich: Viele PC-Anwendende in Unternehmen haben bereits Schwierigkeiten, ihren Desktop ordentlich zu halten. Im Vergleich dazu sind die Dateisysteme in Unternehmen weit umfangreicher und komplexer.

Zusätzliche Gebühren für Administrationsrechte einer Software zu verlangen, finden wir unangebracht und wenig nachvollziehbar. Es sollte selbstverständlich sein, dass die eingesetzte Software ohne zusätzliche Kosten konfiguriert werden kann. Daher fallen für das Vergaben von Administrationsrechten keine extra Gebühren an. Diese Rechte können so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek erforderlich ist.

Es werden eine oder mehrere Word Templates – das heißt der generelle Aufbau des Dokumentes mit Platzhaltern für User Informationen, Logo und rechtlichen Informationen – im Cloud Backend abgelegt. Auf dem Client des Users werden dann die Informationen aus dem verbundenen Entra ID mit Infrormationen zum Unternehmen angereichert und das Dokument mit Logo, Adresse, Kontaktdaten und der Fußzeile befüllt. Die Unternehmensinformationen können dabei entweder in empower manuell gepflegt oder aus einem führenden System importiert werden.

Content Enablement

Wasting Time?

Doubting Your Slides?

A Slide Library you can trust...

Herausforderung