Simplify Content Management

Standardmäßig werden die Daten in einer von uns für Sie neu eingerichteten Microsoft Azure Cloud gespeichert. Dadurch liegen sie DSGVO-konform außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz ist und entsprechend komplex aufgebaut sein kann. Daher ist es nachvollziehbar, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an solch ein zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit einbezogen werden muss. Die Integration von empower^® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann jedoch je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Die Bibliothek bietet eine Importfunktion, mit der Sie Ordnerstrukturen, die im Windows Explorer angezeigt werden, direkt in die Bibliothek übernehmen können. Zudem haben Sie die Möglichkeit, sich für eine Anbindung an Ihren SharePoint Online zu entscheiden. Auf diese Weise können Sie dort gespeicherte Dateien direkt in PowerPoint, Word und Excel über die Bibliothek aufrufen und nutzen. Einzelne Präsentationen können ebenfalls mit nur wenigen Klicks über die Speichern-Funktionen von empower^® in die Bibliothek eingefügt werden.

Ja, das ist möglich. In der Bibliothek können Sie einen eigenen Bereich mit Unterordnern erstellen, um dort Bilder, Icons, Vorlagen und andere Design-Assets bereitzustellen. Bei einer größeren Anzahl von Design-Assets empfehlen wir den zusätzlichen Erwerb von empower^® Brand Control. Diese Software stellt Ihre Design-Assets in einer übersichtlichen Schnellzugriffsleiste zur Verfügung und ermöglicht so eine effiziente und reibungslose Gestaltung von Dokumenten und Präsentationen.

Nur Personen mit den entsprechenden Rechten können diese Aufgaben durchführen. Diese Rechte werden gezielt vergeben, um den Kreis der Personen mit erweiterten Befugnissen überschaubar zu halten und die Ordnung in der Bibliothek zu gewährleisten. Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.

Nein, die Rechte zum Speichern, Ändern und Löschen von Dateien werden ausschließlich an ausgewählte Benutzer vergeben. Alle anderen Anwendenden erhalten lediglich das Recht, auf Dateien zuzugreifen und sie zu verwenden, jedoch nicht, sie in der Bibliothek zu speichern, zu verschieben oder zu löschen. Dies gewährleistet, dass Unbefugte keinen Schaden anrichten können.

In der Regel verteilt unsere Kundschaft die Aufgabe der „Pflege der Bibliotheksinhalte“ auf verschiedene Personen innerhalb des Unternehmens. Diese Aufteilung kann nach Unternehmensbereichen, Themen, Standorten oder Sprachen erfolgen, um sicherzustellen, dass nicht nur eine einzige Person die gesamte Verantwortung trägt. Durch die Aktualisierungsfunktionen von empower^® wird die Verwaltung und Aktualisierung der Dateien für die zuständigen Personen wesentlich erleichtert und nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als bisher.

Sollte in Ihrem Unternehmen dennoch niemand für diese Aufgabe zur Verfügung stehen, ist das kein Problem. Mit dem Managed Service übernehmen wir alle Änderungen an den Dateien in der Bibliothek für Sie, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Interesse am Managed Service haben.  übernehmen wir alle Änderungen an Dateien in der Bibliothek für Sie, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich für den Managed Service interessieren.

Zusätzliche Gebühren für Administrationsrechte einer Software zu verlangen, finden wir unangebracht und wenig nachvollziehbar. Es sollte selbstverständlich sein, dass die eingesetzte Software ohne zusätzliche Kosten konfiguriert werden kann. Daher fallen für das Vergaben von Administrationsrechten keine extra Gebühren an. Diese Rechte können so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek erforderlich ist.

Es werden eine oder mehrere Word Templates – das heißt der generelle Aufbau des Dokumentes mit Platzhaltern für User Informationen, Logo und rechtlichen Informationen – im Cloud Backend abgelegt. Auf dem Client des Users werden dann die Informationen aus dem verbundenen Entra ID mit Infrormationen zum Unternehmen angereichert und das Dokument mit Logo, Adresse, Kontaktdaten und der Fußzeile befüllt. Die Unternehmensinformationen können dabei entweder in empower manuell gepflegt oder aus einem führenden System importiert werden.