In den letzten Jahren hat der digitale Arbeitsplatz schlagartig an Bedeutung gewonnen. Der Modern Workplace ist ohne digitale Zusammenarbeit kaum mehr vorstellbar. Im Zuge dessen haben auch Softwarelösungen an Relevanz gewonnen, die das Teilen und Austauschen von vielen Dateien ermöglichen. Denn zur reibungslosen Zusammenarbeit im Digital Workplace werden ständig verschiedenste Dateien ausgetauscht. Dabei muss die Übertragung unmittelbar und datensicher erfolgen, um den Workflow nicht zu stören und Zeiteffizienz zu gewährleisten.
Besonders in Zeiten des Remote Workplace ist der schnelle Austausch von Dokumenten und Präsentationen ein zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Jedes Dokument, das gemeinsam bearbeitet oder unter den Mitarbeitenden weitergegeben wird, muss irgendwo gespeichert und übertragen werden. Mit einer guten Filehosting-Software geht an dieser Stelle keine Zeit verloren, weil die Dateien in Echtzeit zugänglich gemacht werden können. So vereinfachte Arbeitsabläufe erleichtern die Arbeit im Team – auch im Digital Workplace.
Kommunikationssoftware
Kommunikationssoftware im Unternehmen erfüllt diese Funktion oft neben anderen Funktionen. Slack, Teams und Zoom sind in diesem Zusammenhang die beliebtesten Tools. Mithilfe dieser Programme werden nicht nur Dateien ausgetauscht, sondern vor allem Nachrichten verschickt, Konferenzanrufe getätigt und mit erweiterten Funktionen der Büroalltag geplant und bestritten. Sucht man nach einer Möglichkeit, lediglich Dateien auszutauschen, kann die Installation einer vollständigen Kommunikationssoftware über das Ziel hinausschießen. Allerdings bieten Kommunikationstools wie Microsoft Teams die Möglichkeit, direkt gemeinsam an Dokumenten, Präsentationen und anderen Dateiformaten zu arbeiten.
Dokumente verschicken
Möchte man Dateien lediglich fertig bearbeitet verschicken, also nicht gleichzeitig bearbeiten, sind dafür zahlreiche Möglichkeiten vorhanden. Viele denken dabei vermutlich zunächst an die klassische E-Mail mit Anhang, die über den üblichen Provider des Unternehmens versendet wird. Größere Dateien können allerdings schnell den maximalen Speicherplatz vieler E-Mail-Accounts übersteigen. Für solche Situationen kommen Anbieter wie WeTransfer in Betracht, über die Dateien mit einer Größe von bis zu 2 GB kostenlos geteilt werden können.
Beachten Sie jedoch, dass diese Methode die direkte Bearbeitung nicht erlaubt. Empfangene Dateien müssen zunächst mit einer anderen Anwendung, die das Dateiformat unterstützt, geöffnet werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können. Außerdem kann der Versand, je nach Dateigröße, etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, da das Hochladen und der Versand der Download-Links separate Arbeitsschritte darstellen, was die Effizienz der Zusammenarbeit schmälern kann.
Dateien gemeinsam bearbeiten
Im Digital Workplace ist die gemeinsame Arbeit an einem Dokument oft von zentraler Bedeutung. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Mitarbeitenden an verschiedenen Endgeräten im gleichen Raum befinden, sich über einen Videocall verständigen oder allein über das Dokument kommunizieren: Die synchrone Arbeit ist erforderlich, um den Arbeitsprozess kreativ zu gestalten. Im Idealfall ist für jede beteiligte Person zu erkennen, welche Änderungen und Erweiterungen vorgenommen worden sind und woran die anderen Teammitglieder aktuell arbeiten. Zum Beispiel in der Projektplanung und -erarbeitung können Shared Documents Arbeitsschritte – zum Beispiel am Whiteboard – digitalisieren, vereinfachen und effizienter gestalten. So kann außerdem ein effektives Wissensmanagement betrieben werden, das Wissenslücken vermeidet und ein bestmögliches Arbeitsergebnis begünstigt.
Filehosting-Software, die neben der sofortigen Verfügbarkeit neuer Dokumente für alle Mitarbeitenden auch das synchrone Arbeiten erlaubt, gibt es in verschiedenen Ausprägungen. Bekannte Beispiele sind:
- Microsoft OneDrive,
- Google Drive,
- SharePoint sowie
- Dropbox.
Diese Anwendungen können entweder rein online im Browser genutzt oder fest auf Endgeräten installiert werden. Einige, wie zum Beispiel OneDrive oder Google Drive, erlauben beide Optionen.
Auch empower® bietet mit der integrierten Bibliothek die Möglichkeit, Dateien direkt zu teilen und zu bearbeiten. Vorteilhaft ist hier, dass alle abgelegten Dateien übersichtlich und zentral zugänglich sind und von allen Mitarbeitenden unternehmensweit verwendet werden können. Über ein simples Berechtigungsmanagement können Sie festlegen, wer welche Inhalte sehen, editieren und teilen darf. Dabei ist die Bibliothek direkt in die Office-Anwendungen eingebunden und erspart einen Wechsel zu anderen Anwendungen. Updates können automatisch an die Inhalte in der empower® Bibliothek verteilt werden und Versionsverläufe machen die Rückverfolgbarkeit ganz einfach.
Verbindung mit anderen Anwendungen
Je weniger verschiedene Software und Programme im Arbeitsalltag installiert und parallel verwendet werden müssen, desto reibungsloser und einfacher laufen die einzelnen Schritte ab. Eine Einbindung Ihrer Filehosting-Software in Ihre sonstige Unternehmenssoftware kann in Sachen Effizienz und Usability sinnvoll sein. Microsoft Office wird weitläufig verwendet und ermöglicht das Öffnen und Bearbeiten von Dateien sowohl unternehmensintern als auch mit externen Partner:innen oft ohne Transferschwierigkeiten. Eine Filehosting-Software, die auf Dateien im Office-Format spezialisiert ist, eignet sich deshalb für viele Branchen optimal.
Als Microsoft Add-in bietet empower® die Möglichkeit, besonders effizient von der Universalität der Office-Dokumente Gebrauch zu machen. Zusätzlich werden durch die direkte Einbindung in die üblichen Office-Anwendungen umständliche Übertragungen in andere Softwaresysteme vermieden. Auch eine Integration mit SharePoint ist möglich. Dadurch, dass die Dateien direkt nach der Bearbeitung geteilt werden können, sparen sich die Mitarbeitenden das Hochladen einer Datei, zum Beispiel in eine externe Cloud, und können ihre Arbeit ohne Unterbrechung fortführen. Auch kommt es so weniger leicht zu Verwirrungen, ob ein Dokument bereits für alle sichtbar und editierbar ist.
Für weitere Informationen zu empower® und den Möglichkeiten des Filehostings kontaktieren Sie uns gerne.
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