Outlook: Professionelle E-Mail-Signatur in Sekundenschnelle

7 Min. Lesezeit
25.07.2022

Im Oktober 1971 verschickte Ray Tomlinson die erste E-Mail der Geschichte. Seitdem haben Milliarden von Menschen diese Art der schriftlichen Kommunikation genutzt. E-Mails sind aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken, sie haben das aufwendig hergestellte Briefpapier ersetzt. Darüber hinaus dienen die Signaturen in E-Mails vielen Unternehmen als digitale Visitenkarte. Viele weitere Details zum E-Mail-Signatur Marketing erfahren Sie auch in unserem E-Mail-Marketing Guide.

Erfahren Sie in diesem Artikel, weshalb Sie Ihre E-Mail-Signatur professionell gestalten sollten und wie Sie dies anstellen.

Warum professionelle E-Mail Signaturen so wichtig sind

Was macht eine E-Mail-Signatur eigentlich professionell? Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Brief von Ihrer Bank, der weder einen Briefkopf noch eine Unterschrift enthält. Als Signatur dient lediglich ein abgetippter Name. Wie wird Ihre erste Reaktion ausfallen? Vermutlich werden Sie Verdacht schöpfen, dass es sich hierbei um den Versuch eines Betruges handelt.

Es gibt viele kleine Aspekte und Nuancen, die im Rahmen der schriftlichen Kommunikation einen professionellen Eindruck vermitteln.

Pflichtangaben
Wer benötigt geschäftliche E-Mail-Signaturen?
Checkliste professionelle E-Mail-Signaturen
Besonderheiten bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen
Datenschutz
Anleitung: Professionelle Signaturen in Outlook erstellen
Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Pflichtangabe in einer geschäftlichen Signatur

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Im Privaten bestehen E-Mail-Signaturen meist aus einer kurzen Grußformel und dem eigenen Namen. Dabei unterscheiden sich die Grußformeln, je nachdem, an wen die Nachricht gesendet wird. So beendet man E-Mails an Bankberater:innen eher nicht mit „LG, Max“, sondern wählt das formellere „Mit freundlichen Grüßen, Maximilian Mustermann“.

Versendet man jedoch geschäftliche E-Mails, sind manche Angaben in der Signatur gesetzlich vorgeschrieben. Seit 1. Januar 2007 gilt das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG).

 

Wer ist zu einer geschäftlichen E-Mail-Signatur verpflichtet?

Eine geschäftliche E-Mail-Signatur ist Pflicht beim Versand von geschäftsmäßigen E-Mails, die das elektronische Äquivalent zu einem Geschäftsbrief darstellen. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur gilt für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Im Falle von selbstständig Tätigen ist die Antwort auf die Frage, ob es sich bei E-Mails um geschäftliche Korrespondenz handelt, also abhängig von einem Eintrag im Handelsregister. Wir haben zu diesem Thema auch ein Interview mit dem Rechtsanwalt David Geßner geführt. 

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Die Checkliste zur geschäftlichen E-Mail-Signatur

Um rechtlich abgesichert zu sein, empfehlen wir Ihnen, Expert:innen zu kontaktieren oder gründlich zu recherchieren, welche Angaben Sie in Ihrer E-Mail-Signatur machen müssen. Die IT-Recht Kanzlei München hat dazu beispielsweise einen übersichtlichen Artikel veröffentlicht.
Grundsätzliche Informationen, welche in der E-Mail-Signatur erscheinen müssen, sind laut ihnen:

  • Vollständige Firmenanschrift (wie im Handelsregister)
  • Rechtsform der Firma
  • Ort der Handelsniederlassung (ladungsfähige Anschrift)
  • Zuständiges Registergericht
  • Nummer der Firma im Handelsregister

Welche Besonderheiten gibt es bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen?


Je nach Rechtsform gibt es jedoch Besonderheiten:

  1. Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen:
    Anstatt der Rechtsform wird hier ein Rechtsformzusatz angegeben, zum Beispiel „e. K.“ für „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“.

  2. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG):
    Zusätzlich muss der Sitz der Gesellschaft, welcher auch die Geschäftsanschrift des Unternehmens darstellt, genannt werden.

  3. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (UG):
    In der E-Mail-Signatur sind die Geschäftsführenden mit Vornamen und Nachnamen zu benennen.

  4. Aktiengesellschaft (AG):
    Zusätzlich zu den o. g. Angaben müssen alle Vorstandsmitglieder mit Vornamen und Nachnamen genannt und Vorstandsvorsitzende entsprechend bezeichnet werden. Außerdem müssen Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vornamen und Nachnamen genannt werden.

  5. Genossenschaft:
    Wie auch bei der AG sind alle Vorstandsmitglieder, Vorstandsvorsitzenden sowie Vorsitzenden des Aufsichtsrates namentlich und mit Titel zu nennen.
    Umsatzsteuer-IDs, Steuernummern sowie Bankverbindungen sind nicht verpflichtend in der E-Mail-Signatur aufzuführen. Auch Kontaktmöglichkeiten wie Fax- oder Telefonnummern sind freiwillige Angaben.


    Für freiberuflich Tätige sowie GbRs scheint es derzeit keine gesetzlichen Vorgaben zu den Inhalten von E-Mail-Signaturen zu geben. Es wird lediglich empfohlen, den vollen Namen und die Anschrift in Signaturen anzugeben, um Verwechslungen zu vermeiden und sich als Absender:in zu authentifizieren.

 

Was passiert, wenn Pflichtangaben nicht in der E-Mail-Signatur aufgeführt werden?


Sollten die Pflichtangaben nicht in E-Mail-Signaturen stehen, kann das Registergericht Strafen von bis zu 5.000 € pro Vorfall festlegen.

Wenn Angaben in Ihrer Signatur fehlen und dies zu einer Beeinträchtigung des Wettbewerbs führt, kann dies von Anwält:innen aufgrund eines Wettbewerbsverstoßes abgemahnt werden. Auch Teile der Kundschaft können rechtlich gegen Sie vorgehen, sollte aufgrund von falschen oder missverständlichen Angaben Irreführung vorliegen.

Datenschutz in E-Mail-Signaturen

E-Mail-Adressen gelten bereits als personenbezogene Daten, die im Rahmen des Versands der Nachricht verarbeitet werden. Gemäß DSGVO müssen die Empfänger:innen entsprechend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden.

Mitgeteilt werden müssen:

  • Name und Kontaktdaten von Datenverantwortlichen
  • Kontaktdaten von Datenschutzbeauftragten
  • Zwecke und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten
  • Gegebenenfalls die berechtigten Interessen, die Dritte oder Verantwortliche verfolgen
  • Empfangsperson der Daten
  • Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
  • Rechte der Betroffenen

Auch hier gilt die Empfehlung, gegebenenfalls Expert:innen bezüglich der genauen rechtlichen Vorgaben zu kontaktieren.

Wie kann man den Datenschutz in einer professionellen E-Mail-Signatur einhalten?

Es gibt zwei praktikable Möglichkeiten, in E-Mails auf die Datenverarbeitung hinzuweisen:

  1. Informationen direkt in der E-Mail-Signatur erwähnen. Es lohnt sich, die relevanten Punkte bestmöglich zusammenzufassen, damit unter der E-Mail nicht ein Block an Text die Übersichtlichkeit der Konversation behindert.
  2. Zur Datenschutzerklärung der eigenen Website verlinken. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass der Transparenz-Grundsatz eingehalten wird. Sprich: Die Datenschutzerklärung sollte übersichtlich und mithilfe von Absätzen und Zwischenüberschriften strukturiert sein.

Wie erstellt man eine professionelle E-Mail-Signatur in Outlook?

 

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.

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  2. Im Menü finden Sie unter dem Reiter „Nachricht“ entweder das Zeichen professionelle e-mail signatur outlook einfach oder professionelle e-mail signatur outlook einfach.

  3. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, um das Bearbeitungsmenü zu öffnen.

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  4. Wählen Sie „Signaturen“ aus und geben Sie Ihrer Signatur einen Namen, zum Beispiel „Geschäftlich“ oder „Outbound“ für E-Mails an Ihre Kundschaft oder Dienstleistungsunternehmen.

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  5. In dem sich öffnenden Fenster können Sie Ihre Signatur gestalten. Hier können Schriftart, Schriftgröße sowie Anordnung am Ende der E-Mail ausgewählt werden.

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  6. Im Drop-down-Feld „E-Mail-Konto“ können Sie auswählen, für welche Ihrer E-Mail-Adressen die Signatur angewendet werden soll. Um eine Signatur als Standard festzulegen, wählen Sie unter dem Drop-down-Feld zu „Neue Nachrichten“ Ihre Signatur aus. Wenn Sie dies nicht wünschen, klicken Sie „Keine“ in dem Feld an.

  7. Damit Ihre Signatur auch in weitergeleiteten oder beantworteten E-Mails eingefügt wird, müssen Sie diese ebenfalls in dem Drop-down-Feld von „Antworten/Weiterleitungen“ auswählen.

  8. Wenn Sie Ihrer Signatur ein Bild hinzufügen möchten, klicken Sie auf das (Bild-)Symbol (mit rotem Pfeil gekennzeichnet).

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  9. Suchen Sie die Bilddatei und wählen Sie „Einfügen“ aus.

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  10. Die Größe des Bildes kann angepasst werden. Klicken Sie das Bild dazu einmal mit der rechten Maustaste an. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Seitenverhältnis sperren“ aktivieren, können Sie die Größe anpassen, ohne die Seitenverhältnisse zu verändern.

  11. Wenn Sie auf dem Bild Ihre Website verlinken möchten, klicken Sie auf das Bild und anschließend das Symbolprofessionelle e-mail signatur outlook einfach an. Fügen Sie den Link ein und bestätigen Sie mit „OK“.

  12. Klicken Sie „OK“ an, um Ihre Signatur zu speichern.

Kommunizieren Ihre Mitarbeitenden einen globalen Brand, ist es hilfreich, Signaturen auf mehreren Sprachen zu speichern, sodass diese einfach eingefügt werden können.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Um das volle Potenzial Ihrer E-Mails zu nutzen, ist eine unternehmensweite, Ihrem Branding entsprechende Signatur essenziell. Wäre es nicht praktisch, wenn Sie durch wenige Klicks sichergehen könnten, dass all Ihre Mitarbeitenden eine aktuelle und Ihrem Branding entsprechende Signatur in ihren E-Mails verwenden?

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