Outlook: Professionelle E-Mail-Signatur in Sekundenschnelle

7 Min. Lesezeit
25.07.2022

Im Oktober 1971 verschickte Ray Tomlinson die erste E-Mail der Geschichte. Seitdem haben Milliarden von Menschen diese Art der schriftlichen Kommunikation genutzt. E-Mails sind aus dem heutigen GeschĂ€ftsalltag nicht mehr wegzudenken, sie haben das aufwendig hergestellte Briefpapier ersetzt. DarĂŒber hinaus dienen die Signaturen in E-Mails vielen Unternehmen als digitale Visitenkarte. Viele weitere Details zum E-Mail-Signatur Marketing erfahren Sie auch in unserem E-Mail-Marketing Guide.

Erfahren Sie in diesem Artikel, weshalb Sie Ihre E-Mail-Signatur professionell gestalten sollten und wie Sie dies anstellen.

Warum professionelle E-Mail Signaturen so wichtig sind

Was macht eine E-Mail-Signatur eigentlich professionell? Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Brief von Ihrer Bank, der weder einen Briefkopf noch eine Unterschrift enthÀlt. Als Signatur dient lediglich ein abgetippter Name. Wie wird Ihre erste Reaktion ausfallen? Vermutlich werden Sie Verdacht schöpfen, dass es sich hierbei um den Versuch eines Betruges handelt.

Es gibt viele kleine Aspekte und Nuancen, die im Rahmen der schriftlichen Kommunikation einen professionellen Eindruck vermitteln.

Pflichtangaben
Wer benötigt geschÀftliche E-Mail-Signaturen?
Checkliste professionelle E-Mail-Signaturen
Besonderheiten bei geschÀftlichen E-Mail-Signaturen
Datenschutz
Anleitung: Professionelle Signaturen in Outlook erstellen
Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Pflichtangabe in einer geschÀftlichen Signatur

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Im Privaten bestehen E-Mail-Signaturen meist aus einer kurzen Grußformel und dem eigenen Namen. Dabei unterscheiden sich die Grußformeln, je nachdem, an wen die Nachricht gesendet wird. So beendet man E-Mails an Bankberater:innen eher nicht mit „LG, Max“, sondern wĂ€hlt das formellere „Mit freundlichen GrĂŒĂŸen, Maximilian Mustermann“.

Versendet man jedoch geschĂ€ftliche E-Mails, sind manche Angaben in der Signatur gesetzlich vorgeschrieben. Seit 1. Januar 2007 gilt das Gesetz ĂŒber elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG).

 

Wer ist zu einer geschÀftlichen E-Mail-Signatur verpflichtet?

Eine geschĂ€ftliche E-Mail-Signatur ist Pflicht beim Versand von geschĂ€ftsmĂ€ĂŸigen E-Mails, die das elektronische Äquivalent zu einem GeschĂ€ftsbrief darstellen. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur gilt fĂŒr alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Im Falle von selbststĂ€ndig TĂ€tigen ist die Antwort auf die Frage, ob es sich bei E-Mails um geschĂ€ftliche Korrespondenz handelt, also abhĂ€ngig von einem Eintrag im Handelsregister. Wir haben zu diesem Thema auch ein Interview mit dem Rechtsanwalt David Geßner gefĂŒhrt. 

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Die Checkliste zur geschÀftlichen E-Mail-Signatur

Um rechtlich abgesichert zu sein, empfehlen wir Ihnen, Expert:innen zu kontaktieren oder grĂŒndlich zu recherchieren, welche Angaben Sie in Ihrer E-Mail-Signatur machen mĂŒssen. Die IT-Recht Kanzlei MĂŒnchen hat dazu beispielsweise einen ĂŒbersichtlichen Artikel veröffentlicht.
GrundsĂ€tzliche Informationen, welche in der E-Mail-Signatur erscheinen mĂŒssen, sind laut ihnen:

  • VollstĂ€ndige Firmenanschrift (wie im Handelsregister)
  • Rechtsform der Firma
  • Ort der Handelsniederlassung (ladungsfĂ€hige Anschrift)
  • ZustĂ€ndiges Registergericht
  • Nummer der Firma im Handelsregister

Welche Besonderheiten gibt es bei geschÀftlichen E-Mail-Signaturen?


Je nach Rechtsform gibt es jedoch Besonderheiten:

  1. Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen:
    Anstatt der Rechtsform wird hier ein Rechtsformzusatz angegeben, zum Beispiel „e. K.“ fĂŒr „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“.

  2. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG):
    ZusÀtzlich muss der Sitz der Gesellschaft, welcher auch die GeschÀftsanschrift des Unternehmens darstellt, genannt werden.

  3. Gesellschaft mit beschrÀnkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (UG):
    In der E-Mail-Signatur sind die GeschĂ€ftsfĂŒhrenden mit Vornamen und Nachnamen zu benennen.

  4. Aktiengesellschaft (AG):
    ZusĂ€tzlich zu den o. g. Angaben mĂŒssen alle Vorstandsmitglieder mit Vornamen und Nachnamen genannt und Vorstandsvorsitzende entsprechend bezeichnet werden. Außerdem mĂŒssen Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vornamen und Nachnamen genannt werden.

  5. Genossenschaft:
    Wie auch bei der AG sind alle Vorstandsmitglieder, Vorstandsvorsitzenden sowie Vorsitzenden des Aufsichtsrates namentlich und mit Titel zu nennen.
    Umsatzsteuer-IDs, Steuernummern sowie Bankverbindungen sind nicht verpflichtend in der E-Mail-Signatur aufzufĂŒhren. Auch Kontaktmöglichkeiten wie Fax- oder Telefonnummern sind freiwillige Angaben.


    FĂŒr freiberuflich TĂ€tige sowie GbRs scheint es derzeit keine gesetzlichen Vorgaben zu den Inhalten von E-Mail-Signaturen zu geben. Es wird lediglich empfohlen, den vollen Namen und die Anschrift in Signaturen anzugeben, um Verwechslungen zu vermeiden und sich als Absender:in zu authentifizieren.

 

Was passiert, wenn Pflichtangaben nicht in der E-Mail-Signatur aufgefĂŒhrt werden?


Sollten die Pflichtangaben nicht in E-Mail-Signaturen stehen, kann das Registergericht Strafen von bis zu 5.000 € pro Vorfall festlegen.

Wenn Angaben in Ihrer Signatur fehlen und dies zu einer BeeintrĂ€chtigung des Wettbewerbs fĂŒhrt, kann dies von AnwĂ€lt:innen aufgrund eines Wettbewerbsverstoßes abgemahnt werden. Auch Teile der Kundschaft können rechtlich gegen Sie vorgehen, sollte aufgrund von falschen oder missverstĂ€ndlichen Angaben IrrefĂŒhrung vorliegen.

Datenschutz in E-Mail-Signaturen

E-Mail-Adressen gelten bereits als personenbezogene Daten, die im Rahmen des Versands der Nachricht verarbeitet werden. GemĂ€ĂŸ DSGVO mĂŒssen die EmpfĂ€nger:innen entsprechend ĂŒber die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden.

Mitgeteilt werden mĂŒssen:

  • Name und Kontaktdaten von Datenverantwortlichen
  • Kontaktdaten von Datenschutzbeauftragten
  • Zwecke und Rechtsgrundlage fĂŒr die Verarbeitung der Daten
  • Gegebenenfalls die berechtigten Interessen, die Dritte oder Verantwortliche verfolgen
  • Empfangsperson der Daten
  • Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
  • Rechte der Betroffenen

Auch hier gilt die Empfehlung, gegebenenfalls Expert:innen bezĂŒglich der genauen rechtlichen Vorgaben zu kontaktieren.

Wie kann man den Datenschutz in einer professionellen E-Mail-Signatur einhalten?

Es gibt zwei praktikable Möglichkeiten, in E-Mails auf die Datenverarbeitung hinzuweisen:

  1. Informationen direkt in der E-Mail-Signatur erwĂ€hnen. Es lohnt sich, die relevanten Punkte bestmöglich zusammenzufassen, damit unter der E-Mail nicht ein Block an Text die Übersichtlichkeit der Konversation behindert.
  2. Zur DatenschutzerklĂ€rung der eigenen Website verlinken. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass der Transparenz-Grundsatz eingehalten wird. Sprich: Die DatenschutzerklĂ€rung sollte ĂŒbersichtlich und mithilfe von AbsĂ€tzen und ZwischenĂŒberschriften strukturiert sein.

Wie erstellt man eine professionelle E-Mail-Signatur in Outlook?

 

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.

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  2. Im MenĂŒ finden Sie unter dem Reiter „Nachricht“ entweder das Zeichen professionelle e-mail signatur outlook einfach oder professionelle e-mail signatur outlook einfach.

  3. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, um das BearbeitungsmenĂŒ zu öffnen.

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  4. WĂ€hlen Sie „Signaturen“ aus und geben Sie Ihrer Signatur einen Namen, zum Beispiel „GeschĂ€ftlich“ oder „Outbound“ fĂŒr E-Mails an Ihre Kundschaft oder Dienstleistungsunternehmen.

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  5. In dem sich öffnenden Fenster können Sie Ihre Signatur gestalten. Hier können Schriftart, SchriftgrĂ¶ĂŸe sowie Anordnung am Ende der E-Mail ausgewĂ€hlt werden.

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  6. Im Drop-down-Feld „E-Mail-Konto“ können Sie auswĂ€hlen, fĂŒr welche Ihrer E-Mail-Adressen die Signatur angewendet werden soll. Um eine Signatur als Standard festzulegen, wĂ€hlen Sie unter dem Drop-down-Feld zu „Neue Nachrichten“ Ihre Signatur aus. Wenn Sie dies nicht wĂŒnschen, klicken Sie „Keine“ in dem Feld an.

  7. Damit Ihre Signatur auch in weitergeleiteten oder beantworteten E-Mails eingefĂŒgt wird, mĂŒssen Sie diese ebenfalls in dem Drop-down-Feld von „Antworten/Weiterleitungen“ auswĂ€hlen.

  8. Wenn Sie Ihrer Signatur ein Bild hinzufĂŒgen möchten, klicken Sie auf das (Bild-)Symbol (mit rotem Pfeil gekennzeichnet).

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  9. Suchen Sie die Bilddatei und wĂ€hlen Sie „EinfĂŒgen“ aus.

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  10. Die GrĂ¶ĂŸe des Bildes kann angepasst werden. Klicken Sie das Bild dazu einmal mit der rechten Maustaste an. Wenn Sie das KontrollkĂ€stchen „SeitenverhĂ€ltnis sperren“ aktivieren, können Sie die GrĂ¶ĂŸe anpassen, ohne die SeitenverhĂ€ltnisse zu verĂ€ndern.

  11. Wenn Sie auf dem Bild Ihre Website verlinken möchten, klicken Sie auf das Bild und anschließend das Symbolprofessionelle e-mail signatur outlook einfach an. FĂŒgen Sie den Link ein und bestĂ€tigen Sie mit „OK“.

  12. Klicken Sie „OK“ an, um Ihre Signatur zu speichern.

Kommunizieren Ihre Mitarbeitenden einen globalen Brand, ist es hilfreich, Signaturen auf mehreren Sprachen zu speichern, sodass diese einfach eingefĂŒgt werden können.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Um das volle Potenzial Ihrer E-Mails zu nutzen, ist eine unternehmensweite, Ihrem Branding entsprechende Signatur essenziell. WÀre es nicht praktisch, wenn Sie durch wenige Klicks sichergehen könnten, dass all Ihre Mitarbeitenden eine aktuelle und Ihrem Branding entsprechende Signatur in ihren E-Mails verwenden?

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