Die 3 größten Herausforderungen des Modern Workplace mit Microsoft

Ist auch Ihr Team bereits auf einen Microsoft Modern Workplace umgestiegen? Dann haben Sie einen großen Schritt in die Zukunft gemacht! Microsoft 365 bietet umfangreiche Lösungen auf Grundlage der Programme, die Nutzende bereits seit Jahren in ihren Workflow integriert haben.

Die Umstellung auf einen Modern Workplace gestaltet sich jedoch nicht reibungslos, vielmehr handelt es sich um einen komplexen Prozess. Daher möchten wir in diesem Artikel 3 Herausforderungen näher betrachten, die nach dem Wandel zum Modern Workplace noch auf Sie warten, und Wege aufzeigen, wie Sie diese meistern.

Was beim Umstieg auf einen Modern Workplace mit Microsoft oft vergessen wird

Der Modern Workplace ist stark mit der Idee eines dezentralen Arbeitsplatzes verbunden. Ob und wie dieses Konzept umgesetzt wird, war bis zum letzten Jahr eine individuelle Unternehmensentscheidung. Durch die Corona-Pandemie wurde es hingegen weitgehend alternativlos. Die Arbeit im Homeoffice ist mittlerweile in vielen Unternehmen zum Standard geworden und in der gegenwärtigen Situation unumgänglich.

Microsoft 365 bietet hierfür verschiedenste Tools, welche die Zusammenarbeit im Kontext des Digital Workplace unterstützen und auf ein zukunftsorientiertes Niveau heben. Gemäß dem Paretoprinzip steht nach Einrichtung eines Modern Workplace der Großteil des Arbeitsaufwandes noch bevor: Die Prozesse müssen nun auf vielen Ebenen optimiert werden. Dabei werden gerne Details übersehen.

Um Sie auf diesem Weg zu unterstützen, möchten wir 3 Themen hervorheben, welche nun in Angriff genommen werden sollten: Datenschutz, Performance und Zusammenarbeit.

1. Datenschutz als Risiko und Notwendigkeit

Datenschutz wurde in den letzten Jahren immer stärker in den Fokus der Bürolandschaft gerückt. Diese Entwicklung macht auch vor einem Microsoft Modern Workplace nicht halt und stellt Verantwortliche insbesondere im Rahmen des Wechsels ins Homeoffice vor neue Herausforderungen. Mitarbeitende müssen für die Wichtigkeit des Datenschutzes sensibilisiert werden, um personenbezogene und unternehmensinterne Daten zu schützen. Als Hilfestellung möchten wir Ihnen 6 Aspekte nennen, die beim Datenschutz am dezentralen Microsoft Modern Workplace beachtet werden müssen.

1. Bildschirmsperre: Mitarbeitende müssen ihren Bildschirm beim Verlassen des Arbeitsplatzes sperren, sodass Dritten weder Einblick noch Zugriff auf das Gerät möglich ist.
   
   
2. Berufliche Gespräche: Telefonate und Videokonferenzen mit datenschutzrelevanten Inhalten dürfen für Dritte nicht hörbar sein. Insbesondere sollten Mitarbeitende hierbei Außenbereiche wie Balkons, Terrassen, Gärten oder auch offene Fenster meiden, aber auch in der Wohnung auf weitere anwesende Personen achten.  
   
   
3. Wahl des Arbeitsplatzes: Hier gibt es mehrere Aspekte zu beachten. Einerseits darf es Dritten nicht möglich sein, den Arbeitsplatz und den Bildschirm während der Arbeitszeit einzusehen. Nach Möglichkeit sollte der Bildschirm also beispielsweise nicht auf eine Tür oder ein Fenster ausgerichtet sein. Wenn dies nicht möglich ist, bieten spezielle Blickschutzfolien eine Alternative. Andererseits muss der Workplace außerhalb der Arbeitszeit geschützt sein. Wenn möglich sollte das Arbeitszimmer abgeschlossen werden. Alternativ sollten zumindest sämtliche Papierdokumente in einem Schrank oder Ähnlichem verschlossen werden und der Computer mit einem Passwort oder einem anderen Authentifizierungsschutz gesichert werden. Lesen Sie unsere weiteren Tipps für Cyber-Security im Homeoffice.
   
   
4. Arbeitsgeräte: Mitarbeitende sollten mit einem rein dienstlichen Endgerät ausgestattet werden, um die Vermischung von privaten und dienstlichen Daten zu vermeiden und die Sicherheit zu erhöhen. Die Nutzung privater Endgeräte im Homeoffice ist zwar möglich, darf allerdings nicht von den Mitarbeitenden verlangt werden. In jedem Fall sollte die Anbindung an das Firmennetz über eine verschlüsselte VPN-Verbindung erfolgen. Zudem bietet sich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Kommunikation an und regelmäßige Sicherheits-Updates müssen auf den Geräten installiert werden. 
   
   
5. Technisches Umfeld: Hinsichtlich der Sicherheit müssen Mitarbeitende auch für die Nutzung von (privaten) USB-Sticks und WiFi-Netzwerken sensibilisiert werden. (Private) USB-Sticks sollten vermieden werden, ein starkes WiFi-Passwort ist Pflicht.
   
   
6. Datensicherung: Auch an einem Microsoft Modern Workplace müssen Daten regelmäßig gesichert werden. Hierzu sollten Sie ein Datensicherungskonzept planen und umsetzen. Auf lokalen Datenträgern bedeutet dies die verschlüsselte Speicherung von Daten, mittlerweile erfolgt die Datensicherung allerdings häufig in einem Cloud-System. Dabei muss insbesondere auf die sichere Anbindung an die Cloud, starke Passwörter (und eventuell eine Zwei-Faktor-Authentifizierung) sowie ein Konzept zum Löschen der Daten nach Austritt aus dem Unternehmen geachtet werden. Weiterhin sollten sämtliche Daten und Laufwerke, die Unternehmensdaten oder personenbezogene Daten enthalten, verschlüsselt werden, um auch bei Diebstahl des Gerätes die Sicherheit der Daten zu garantieren. Lesen Sie unseren Vergleich von Clouds vs. on-Premise.

In Sachen Datenschutz gibt es an einem Modern Workplace also einiges zu beachten. Mitarbeitenden sind die Risiken im Umgang mit Daten häufig nicht ausreichend bewusst, weshalb Sensibilisierung, Aufklärung und entsprechende technische Vorkehrungen unumgänglich sind, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten. Erfahren Sie, wie Microsoft Information Protection bei Datenschutz unterstützt, sowie die Vorteile von Datenverschlüsselung.

2. Der Umstieg hat oft Einfluss auf die Performance

Veränderung bedeutet zunächst immer auch Umgewöhnung. Dies gilt vor allem für den Wechsel von einem traditionellen Arbeitsplatz auf einen Microsoft Modern Workplace. Dadurch, dass alte Arbeitsprozesse geändert werden, neue Programme etabliert werden und sich das Arbeitsumfeld dezentralisiert, besteht die Gefahr, dass sich die Performance der Mitarbeitenden zumindest zeitweise verschlechtert. Wie Sie dies verhindern können, zeigen wir Ihnen hier.

Die Infrastruktur des Workplaces muss stimmen

Das wohl größte Problem der Performance an einem dezentralen Arbeitsplatz ist die jeweils vorhandene technische Infrastruktur. Während diese, auch beim dezentralen Arbeiten, im traditionellen Büro noch in den Händen des Arbeitsgebers liegt, sieht dies im Homeoffice anders aus.

Selbst wenn adäquate Endgeräte zur Verfügung gestellt werden, erweist sich dennoch die vorhandene Internetanbindung nicht selten als Bottleneck. Videokonferenzen stocken, Anrufe brechen ab und die Datenübertragung verzögert sich. Ein Wundermittel gibt es hier leider nicht – Lösungen sind sehr individuell und müssen an die Einzelfälle angepasst werden. In der Regel ist kabelgebundenes Internet stabiler und schneller als das vorhandene WLAN. Sollte eine direkte Verbindung zum Router nicht möglich sein, kann hier auch der Umweg über die Stromleitung mittels DLAN eine Alternative bieten. Wenn das WLAN die einzige Möglichkeit ist, das Endgerät an das Internet anzubinden, kann auch eine andere Platzierung des Routers, ein WLAN-Repeater oder der Wechsel in einen anderen Frequenzbereich helfen.

Sollten Mitarbeitende an ihrem Microsoft Modern Workplace keine bereitgestellten, sondern private Endgeräte betreiben, sollte zumindest passendes Zubehör gestellt werden. Alle Mitarbeitenden sollten mit Webcam und Audiogeräten ausgestattet werden, um Probleme bei der (Video-)Telefonie zu umgehen. Dies sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit auch über digitale Kommunikationswege. Lesen Sie unseren Erfahrungsbericht zu Remote Onboarding um zu erfahren wie empower^® die digitale Zusammenarbeit gestaltet.

Reibungslose Umstellung durch Software as a Service

In Sachen Performance bietet ein Microsoft Modern Workplace einen riesigen Vorteil: Die Software wird als Software as a Service (SaaS) angeboten. Das bedeutet, dass die Bereitstellung über die Cloud läuft und ein simpler Webbrowser zum Zugriff auf die Programme genügt. Dies spart viele Ressourcen bei der Einrichtung und Wartung der Software und vermeidet einen langwierigen Umstiegsprozess.

Im Kontext des Homeoffice hat dies zudem den Vorteil, dass die lokalen Hardwareanforderungen sehr gering sind; auch ältere und schwächere Endgeräte können SaaS-Lösungen problemlos nutzen. Die Microsoft 365 Programme sind dabei analog zu den bereits bekannten Klassikern, was eine erneute Einarbeitung obsolet macht.

3. Zusammenarbeit bleibt im Modern Workplace das A und O

Die Herausforderung eines dezentralen Arbeitsplatzes besteht darin, traditionelle Kommunikations- und Arbeitsprozesse umzugestalten. Dies bietet jedoch auch die Chance, Vorgänge komplett neu zu denken und neue Abläufe im Unternehmen aufzubauen. Teamwork steht dabei im Zentrum eines jeden erfolgreichen Unternehmens – daher ist diese auch das Zentrum eines Microsoft Modern Workplace mit Microsoft 365.

Teams als Hub

Im Mittelpunkt von Microsoft 365 steht Teams. Hier können Ihre Mitarbeiter miteinander kommunizieren, Informationen und Daten austauschen, ihre Termine koordinieren und zusammen an Dokumenten arbeiten, um nur einige der Funktionen zu nennen. Ferner können Sie Gäste zu Gruppen in Teams hinzufügen, so werden auch freiberuflich arbeitende Personen noch enger und sinnvoller in Arbeitsprozesse eingebunden. Teams bietet sich daher als zentraler Hub eines Modern Workplace an, auch weil ein Zugriff von mobilen Endgeräten ebenso möglich ist wie von stationären Arbeitsplätzen.

Von Teams ausgehend bilden die bekannten Office-Anwendungen den Kern eines modernen dezentralen Arbeitsplatzes. Dokumente können im Team zeitgleich bearbeitet werden, was neue Ansätze der Teamarbeit möglich macht.

Mit empower^® das Maximum herausholen

An einem Modern Workplace mit Microsoft 365 kann Ihnen darüber hinaus die empower^® Suite helfen, die Produktivität und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen. Unsere Add-ins ermöglichen den Zugriff auf Präsentationen, Dokumente sowie die zugehörigen Ressourcen mithilfe einer zentralen Bibliothek direkt in den Office-Anwendungen.

Durch diese zentrale Verwaltung bleibt alle Mitarbeitenden unabhängig vom Arbeitsplatz immer auf dem aktuellen Stand und veraltete Dateien gehören der Vergangenheit an. Mit der empower^® Suite kann dabei auf PowerPoint-Präsentationen und die Unternehmensbibliothek direkt in Microsoft Teams zugegriffen werden. Da die empower^® Suite nahtlos in die Microsoft 365 Anwendungen eingebunden wird, bindet sie sich problemlos in bestehende Workflows Ihres Microsoft Modern Workplace ein.

Starten Sie jetzt mit empower^®, um Teamwork in Ihrem Unternehmen noch enger und effizienter zu gestalten.

So meistern Sie die Herausforderungen des Modern Workplace

Beim Umstieg auf einen Modern Workplace gibt es einiges zu beachten. Gerade in den Bereichen Datenschutz, Performance und Teamwork werden schnell Details übersehen. Wir haben Ihnen gezeigt, worauf zu achten ist – und wie Sie aus dem Wandel entstehende Chancen nutzen können. Die empower^® Suite kann die Produktivität dabei auf ein neues Niveau heben, ohne bestehende Arbeitsprozesse zu unterbrechen. Starten Sie jetzt mit empower^®.