Mit diesem Add-in können Sie Word-Dokumente zentral verwalten

5 Min. Lesezeit
28.07.2021

Sie möchten all Ihre Word-Dokumente mit einem Word Add-in zentral verwalten und unternehmensweit verteilen? Sie erstellen in Ihrem Unternehmen zahlreiche Word-Vorlagen, um eine einheitliche Corporate Identity sowie die Aktualität von rechtlichen Informationen sicherzustellen? Wenn Informationen wie Adressen, Geschäftsführende oder Bankdaten sich ändern, wird die Anpassung zu einer mühsamen und zeitraubenden Aufgabe. Zudem kommt es nicht selten vor, dass veraltete oder falsche Vorlagen verwendet werden.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen empower® Docs vor – die Erweiterung für Microsoft Word, die Sie dabei unterstützt, genau diese Herausforderungen anzugehen. Unter anderem zeigen wir Ihnen die dynamische Word-Vorlage, die Ihr Vorlagenchaos beendet sowie eine in Word integrierte Vorlagenbibliothek. Erfahren Sie, wie Sie und Ihre Teammitglieder Inhaltsbausteine, Bilder, rechtliche Informationen und komplette Dokumente zentral verwalten können.

Zentrale und fehlerfreie Verwaltung von Word-Vorlagen! Das Word Add-in empower® Docs

Springen Sie direkt zu der Funktion von empower® Docs, die Sie am meisten interessiert:

word add in zentrale verwaltung Dokumente

Mit dem Word Add-in empower® Docs können Sie unternehmensweit dafür sorgen, dass Ihre Word-Vorlagen stets aktuell sind. Da Sie die Vorlagen mit empower® zentral verwalten können, müssen Sie nie wieder im Nachhinein feststellen, dass z. B. Ihre Fußnote veraltete Informationen aufweist. empower® Docs enthält eine in Word integrierte Bibliothek, welche direkten Zugriff auf alle Vorlagen und Dokumente für Mitarbeitende ermöglicht. Die Bibliothek stellt Vorlagen mit verbindlichen rechtlichen Angaben, Textbausteinen und weiteren Inhalten direkt in Word zur Verfügung. Somit müssen Sie nicht mehr nach alten Dokumenten und wiederverwendbaren Inhalten suchen und schalten einen der größten Produktivitätsfeinde in Word aus. Mit einer Google-ähnlichen Suchfunktion können Sie alle Inhalte Ihrer Bibliothek durchsuchen. Wählen und kombinieren Sie Elemente aus der empower® Docs Bibliothek, um maßgeschneiderte Angebote, Verträge, Berichte und generell jede Art von Word-Dokument zu erstellen. Erhalten Sie Update-Benachrichtigungen, sobald eine neuere Version verfügbar ist.

word add in zentrale Bibliothek zur Verwaltung Dokumente

word add in zentrale verwaltung Dokumente Google-ähnliche Suche

Beispiel: Briefvorlage in Word

Wenn Sie z. B. eine Briefvorlage aus der Bibliothek wählen, wird basierend auf der Vorlage ein neues Dokument erzeugt. Briefkopf und rechtliche Angaben werden dabei automatisch mit Ihren Daten befüllt. Alle Informationen zu Personen und zum Unternehmen werden aus einem Verzeichnisdienst (z. B. Active Directory, Azure AD und weitere) abgerufen und in empower® bereitgestellt, sodass diese Daten in empower® nicht zusätzlich gepflegt werden müssen. Diese automatisch abgerufenen Daten können in empower® Docs verwaltet und aktualisiert werden, falls die im Verzeichnisdienst enthaltenen Daten einmal nicht aktuell, korrekt oder vollständig sein sollten.

word add in zentrale verwaltung Dokumente Briefvorlage

Bringen Sie mit einer dynamischen Vorlage Ordnung in Ihr Vorlagenchaos

Mit empower® können Sie Ihre bisherigen Vorlagen durch eine oder wenige dynamische Vorlagen ersetzen, die sich automatisch an all Ihre benötigten Informationen (Name, Standort, Position, rechtliche Informationen) anpassen. Dadurch setzen Sie der mühsamen Suche nach der passenden Word-Vorlage ein Ende, sparen Zeit und vor allem Nerven und müssen nicht mehr für jede Rechtsform, jeden Standort etc. eine eigene Vorlage erstellen und pflegen.

Möglich ist dies, weil wir all diese Daten in einem dynamischen (bei Bedarf einfach erweiterbaren) Datenmodell in empower® speichern. Diese Daten können auch automatisch aus anderen Systemen (z. B. einem Verzeichnisdienst wie Active Directory) abgerufen werden. Die passenden Informationen werden direkt beim Erstellen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage an der richtigen Stelle eingefügt.

active directory word add in zentrale verwaltung Dokumente

So sind rechtliche Pflichtangaben stets aktuell und korrekt

Mit der dynamischen Word-Vorlage geht die Rechtskonformität Ihrer Word-Dokumente einher. Die rechtlichen Informationen in Ihren Dateien sollten stets aktuell und unternehmensweit einheitlich gehalten werden. Alle Pflichtangaben werden zentral eingepflegt und können bei Änderungen mit einem Klick in der unternehmensweiten Word-Vorlage aktualisiert und automatisch in allen neu erstellten Dokumenten verwendet werden. Für bestehende, mit empower® Docs erstellte Dokumente wird beim nächsten Öffnen ein Update angeboten, wodurch aktualisierte Informationen mit einem Klick in das bestehende Dokument übernommen werden können. Diese Funktionen verhindern die Verwendung von Word-Dateien mit alten oder falschen Fußnoten.

Eine zentrale empower® Bibliothek sorgt für noch mehr Ordnung bei Word-Vorlagen

Ein weiterer Vorteil, den Sie mit dem Word Add-in von empower® genießen können, ist die integrierte Vorlagenbibliothek. Ihre dynamische Word-Vorlage kann nicht nur einheitlich von allen Mitarbeitenden genutzt werden, sondern auch alle Vorlagen, Textbausteine, Bilder oder andere Elemente, die häufig genutzt werden, können in der empower® Bibliothek gespeichert werden, die direkt in Word integriert ist. Der Erfahrung unserer empower® Nutzenden nach spart die Bibliothek viel Zeit bei der täglichen Erstellung von Word-Dokumenten.

Bibliothek word add in zentrale verwaltung Dokumente

Neben der Vorlagenbibliothek bietet das Word Add-in von empower® weitere Funktionen, die Ihnen zu mehr Designkonformität verhelfen. Das empower® Add-in implementiert Ihren Unternehmens-Styleguide direkt in Word. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie immer die passende Schriftart und -farbe, die korrekte Unternehmensform und das richtige Layout nutzen.

word add in zentrale verwaltung Dokumente

Highlights von empower® Docs

  • Updates für rechtsverbindliche Angaben
  • Synchronisation mit externen Datenquellen
  • Logo-Funktion
  • Dokumentenschutz (Berechtigungskonzept in der Bibliothek)
  • In Kürze: Dokumentenschutz (Schutz vor Änderungen)
  • Automatische Befüllung von Dokumenten
  • Ordnerberechtigungen

Sie wünschen mehr Kontrolle über Ihre Word-Dokumente? Das Word Add-in empower® Docs macht‘s möglich

Unser Antrieb bei der Entwicklung von empower® Docs war die Ambition, die Verwaltung und Erstellung von Word-Dokumenten einfacher, schneller und einheitlicher zu machen. Einfacher wird die Erstellung durch die Vorlagenbibliothek, die Ihnen alle nötigen Bausteine zentral bereitstellt. Schneller werden Sie durch die dynamischen Word-Vorlagen, die rechtliche Informationen automatisch in das Dokument einsetzen, sodass Sie nicht mehr nach bestimmten Vorlagen suchen müssen. Und der integrierte Styleguide stellt sicher, dass Ihre Word-Dokumente unternehmensweit einheitlich sind.

Haben wir Ihre Neugierde geweckt? Gerne zeigen wir Ihnen empower® in einer unverbindlichen Demo. Hier finden Sie weitere Informationen zu empower®.

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