PowerPoint-Folienmanager: das Ende des Folienchaos

Ein PowerPoint-Folienmanager kann Ihr Management in PowerPoint verbessern, indem Sie einen zentralen Speicherort für alle Folien implementieren. Insbesondere Vertriebs- und Marketingleitende haben häufig mit einem unerwünschten Folienchaos zu kämpfen. Die Ursachen für ein solches Chaos liegen in vielen unterschiedlichen Präsentationen zum gleichen Thema, einer mangelnden Übersicht und einer schlechten Umsetzung der Designvorgaben. Nach dem Lesen unseres Artikels werden Sie sowohl die Nachteile einer veralteten PowerPoint-Organisation als auch moderne Lösungen wie den zentralen Folienmanager kennen.

Probleme, die ohne PowerPoint-Folienmanager auftreten

Die Folgen eines schlechten PowerPoint-Folienmanagements sind Ineffizienz, Überstunden, eine falsche Darstellung und Informationsverlust. (Im schlimmsten Fall drohen sogar Rechtsstreitigkeiten, die unwissentlich durch die Nutzung von Rechten Dritter verursacht werden.) Zudem werden viele Präsentationen auf bestehenden Folien erstellt.

Leider sind manche Lösungen für das PowerPoint-Folienmanagement (wie z. B. SharePoint) teilweise unübersichtlich, wenn es um das Ordnen und Organisieren von PowerPoint-Folien geht, und führen in mancher Hinsicht eher zu Verwirrung, als zu helfen.

Häufige Fehler durch falsches Folienmanagement:

• Mitarbeitende verwenden ohne Weiteres Grafiken und Bilder, die sie im Internet gefunden haben.
• Es werden Logos von Firmen verwendet, ohne vorher die Einwilligung des Unternehmens einzuholen.
• Wichtige Informationen entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand.
• Es werden wichtige (Kundschafts-)Informationen ohne Erlaubnis veröffentlicht.

Profitieren Sie von einem modernen PowerPoint-Management

Mit einem PowerPoint-Folienmanager gewinnen Sie Zeit und vermeiden Mühe bei Ihrer Arbeit. Die folgenden Aspekte gehen auf die Funktionen und Vorteile eines Folienmanagers ein.

• Zentraler Speicherort
  Alle Folien sind an einem Ort direkt in PowerPoint verfügbar und nicht an unterschiedlichen Speicherorten. Der Vorteil eines zentralen Speicherorts für PowerPoint-Folien besteht darin, dass Abteilungen oder ganze Unternehmen den Überblick behalten, welche Folien bereits vorhanden sind und welche Themen damit abgedeckt werden. Bereits existierende Folien können übernommen und müssen nicht zum wiederholten Male neu erstellt werden. Dadurch entsteht ein großes Plus an Effizienz, da sich die Mitarbeitende so besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und nicht mit der Erstellung neuer Folien beschäftigt sind.
  
  
• Endlich ein einheitliches Firmendesign in PowerPoint
  Ein häufig auftretendes Problem im Rahmen des Folienmanagements ist die fehlende Brand Compliance von Folien. Oft werden Schriftarten geändert, Logos vergrößert, Farben ausgewählt und Tabellen umformatiert, kurzum der Brand Styleguide nicht eingehalten. Die Außenwirkung kann dabei fatal sein: Die inkonsistente Gestaltung verwirrt nicht nur das Publikum, sondern hat auch einen negativen Einfluss auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens.
  
  
• Finden Sie jede Folie per Suchfunktion
  Eine leistungsfähige Such- und Übersichtsfunktion bringt weitere Pluspunkte: Mitarbeitende, die an einer Präsentation arbeiten, können sich inspirieren lassen. Sie können Inhalte ihrer Teammitglieder übernehmen , die diese in der Vergangenheit bei besonders erfolgreichen Präsentationen umgesetzt haben. Besonders gelungene Präsentationen und Lösungen gehen nicht verloren und stehen auch anderen Teammitgliedern zur Verfügung. Dieser Wissenstransfer schont Budgets und vor allem Nerven.
  
  
• Berechtigungen
  Oft sind Zugriffsrechte auf ganze Präsentationen und einzelne Folien nicht geregelt. Im Allgemeinen werden Dokumente entweder vollständig von anderen Benutzenden blockiert oder in Ordnern gespeichert, auf die nur spezielle Benutzungsgruppen zugreifen können.

Der PowerPoint-Folienmanager von empower^® Slides

Der Folienmanager von empower^® Slides ist direkt in PowerPoint integriert und macht Ihre Folienverwaltung bequem und einfach. Er enthält neben den oben genannten Funktionen noch viele weitere hilfreiche Features, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Mit dem Folienmanager profitieren Sie z. B. von Designkonsistenz aller Präsentationen und Folien. Durch den empower^® Design Check können Verstöße gegen Layout- und Designrichtlinien schnell erkannt, verfolgt und unternehmensweit korrigiert werden. Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie in folgendem Artikel: Corporate Design Check mit empower^® Slides

Durch die Folienbibliothek können Präsentationen und Folien einheitlich und zentral aktualisiert werden. Sie haben die Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen für die PowerPoint-Folienbibliothek einzustellen und somit sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen die Inhalte bearbeiten. Es wird dennoch dokumentiert, welcher Benutzende ein Dokument öffnet und bearbeitet oder erstellt. Alle anderen Mitarbeitende können sich nur am Portfolio bedienen, dadurch bleiben die Inhalte einheitlich und aktuell.

Des Weiteren können Sie mit der Google-ähnlichen Suchfunktion des Folienmanagers nach Schlüsselwörtern, freien Begriffen, Metadaten, Titeln, Betreff, Verfassende und Datum filtern. Beim Anklicken einer PowerPoint-Präsentation in der Bibliothek werden dann alle Folien per Vorschaubild angezeigt.

Weitere Goodies

• Offline-Verfügbarkeit
• Mehrsprachigkeit (demnächst DeepL-Integration in PowerPoint)
  
  

Modernes PowerPoint-Folienmanagement in Ihrem Unternehmen

Es gibt also viel zu beachten – aber auch viel zu gewinnen, wenn sich Unternehmen bei der Organisation und Erstellung von Präsentationen nicht nur auf PowerPoint und den guten Willen ihrer Mitarbeitenden verlassen. Alle, die bei der Auswahl einer Softwarelösung wie empower^® Slides alle entscheidenden Aspekte berücksichtigt, kann in Zukunft viel Zeit sparen und die Qualität der Präsentationen dauerhaft verbessern. Weitere Informationen zur Folienbibliothek von empower^® finden Sie auf unserer Website.