Softwareumstellung in Gefahr? Diese Frühwarnsignale sollten Sie kennen

Die Einführung einer neuen Software kommt mit vielen Herausforderungen – trotz einer guten Vorbereitung lassen sich Stolpersteine nicht immer vermeiden. Damit diese allerdings nicht das ganze Projekt zu Fall bringen und den Wechsel in einem Fiasko enden lassen, zeigen wir in diesem Blogartikel, welche typischen Herausforderungen es bei der Softwareumstellung geben kann – aber vor allem, wie sie diese frühzeitig erkennen und meistern. 

Markus Kawollek, Geschäftsführer der nuboworkers GmbH, hat bereits in einem vergangenen Interview wertvolle Einblicke gegeben, wie Unternehmen Softwareumstellungen und (Teil-)Digitalisierung erfolgreich durchführen können. Als Experte im Bereich Cloud-Transformation und Change-Management begleitet er Unternehmen bei der Einführung neuer Softwarelösungen, insbesondere im Microsoft-365-Umfeld.  

Die häufigsten Stolpersteine während und nach einer Softwareumstellung 

Stolperstein Nr. 1: Fehlende Nachbetreuung 

Mit der reinen Einführung der neuen Software ist es noch lange nicht getan. Denn viele Anwendungsschwierigkeiten oder Fragen zur Software tauchen erst Tage oder Wochen später in der aktiven Nutzung auf. Fehlt es dann an einer zentralen Anlaufstelle, fühlen Nutzende sich allein gelassen – und das gefährdet sowohl die Nutzung als auch die Akzeptanz der Software. 

Lösung:  
Um Frust und Resignation bei den Anwendenden zu verhindern, braucht es eine oder mehrere Ansprechpersonen - und das auch nach der Softwareeinführung. Denn es werden definitiv Fragen aufkommen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden in diesem Fall die Möglichkeit haben, ihre Anliegen zu klären. Beispielsweise, indem Ihr Projektteam auch nach der Einführung und den ersten Schulungen aktiv bleibt. 

Markus Kawollek weiß: “Am Anfang ist viel Kommunikation, Training und Wissenstransfer erforderlich. Auch nach der Einführung ist ein kontinuierliches Change-Management notwendig – selbst wenn die Betreuung mit der Zeit weniger wird.” 
Das verantwortliche Team sollte Nutzende daher kontinuierlich unterstützen, bei Bedarf erneute Schulungen anbieten und regelmäßig Feedback zur Arbeit mit der neuen Software einholen. 

Stolperstein Nr. 2: Wegfall der Projektleitung

Wenn die projektverantwortliche Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt, geht oft mehr als nur Engagement verloren – auch entscheidendes Wissen und die treibende Kraft hinter dem Projekt können fehlen. Das Risiko: Die Motivation im Team sinkt und der Projekterfolg gerät ins Wanken.

Lösung:  
Natürlich ist es nicht immer möglich, vorherzusehen, ob oder wann eine Führungskraft für einen längeren Zeitraum ausfällt – oder ihre Position ganz verlässt. Für solche Fälle ist eine schnelle Ernennung einer neuen verantwortlichen Person erforderlich. 

Ist ein personeller Wechsel bereits absehbar, sollte die Neubesetzung so früh wie möglich bestimmt und die neue Person schnell in laufende Prozesse einbezogen werden. So kann eine strukturierte Übergabe erfolgen, in der offene Fragen geklärt werden und einer langfristigen, reibungslosen Umstellung steht nichts im Weg. 

Stolperstein Nr. 3: (Kritische) Poweruser vernachlässigen 

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Veränderung wird oft als Bedrohung wahrgenommen, besonders wenn sie mit einem zusätzlichen Arbeitsaufwand verbunden ist. Das gilt vor allem für Poweruser, die täglich mit der Software arbeiten und besonders hohe Anforderungen haben. Widerstände und Bedenken äußern sich oft in kleinen, vermeintlich harmlosen Anmerkungen. Diese Art von Anmerkungen sollte nicht ignoriert werden, da sie sich schnell ausweiten können. 

Lösung:  
Markus Kawollek empfiehlt, wichtige Stakeholder so früh wie möglich in den Prozess einzubeziehen - idealerweise bereits in der Evaluierungsphase. Nur so können alle Bedenken und Anforderungen von Anfang an berücksichtigt und Vorteile der neuen Software klar kommuniziert werden. Außerdem müssen die Poweruser auf einem anderen Niveau geschult werden als beispielsweise Gelegenheitsnutzende. Häufig haben sie höhere und differenzierte Ansprüche an die Software.
“Circa 10-20 Prozent sind zunächst Gegner”, erklärt der Change-Experte. Sie benötigen vor allem eines: Zeit, um sich an die Veränderung zu gewöhnen.  

Stolperstein Nr. 4: Angst vor Datenverlust durch Konvertierung 

Poweruser befürchten den Verlust von Inhalten oder einen erhöhten Arbeitsaufwand durch die Softwareumstellung. Gerade Diagramme basieren oft auf komplexen Datenstrukturen – die Vorstellung, diese komplett neu erstellen zu müssen, kann abschreckend wirken. Doch diese Angst ist meist unbegründet. Das Problem: Viele wissen das nicht. Besonders Mitarbeitende, die täglich mit wichtigen Reports und Diagrammen arbeiten, brauchen hier frühzeitige Klarheit. 

Lösung:  
Der Schlüssel liegt in der Umstellung mit einem erfahrenen Change- und Softwarepartner. Die Originaldaten und -inhalte werden bei der Umstellung in der Regel niemals gelöscht. Zudem bieten professionelle Anbieter automatisierte Konvertierungsfunktionen, die bestehende Inhalte effizient überführen und so den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren. 

Um einen schnellen und problemlosen Übergang sicherzustellen, sollten nach einer internen Priorisierung zunächst die wichtigsten Diagramme übertragen werden. In diesem Zuge kann gleichzeitig eine neue Organisation und Sortierung der Daten und Diagramme erfolgen - ausgediente Präsentationen werden archiviert.

Stolperstein Nr. 5: Fehlende Kommunikation und mangelndes Verständnis 

Die Kommunikation ist der wohl offensichtlichste Stolperstein, aber auch der, der am häufigsten übersehen wird. Die Einführung neuer Software ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern eine tiefgreifende Veränderung in die Arbeitsweise vieler Nutzer:innen. Werden diese zu spät informiert, kann es zu Überforderung und Verwirrung kommen. Fühlen sich betroffenen Mitarbeitende nicht ernst genommen, überrumpelt oder übergangen, setzt häufig Protest und Trotz ein. 

Lösung:  
Viele Probleme können durch eine frühzeitige und ehrliche Kommunikation im Vorfeld verhindert werden. Eine Vorbereitungszeit von ein bis zwei Wochen ist eindeutig zu kurz. Sobald es möglich ist, sollten alle Beteiligten informiert werden, mögliche Fragen direkt beantwortet und typische Sorgen vorweggenommen werden.  

Markus Kawollek schlägt außerdem vor, dass Unternehmen „Champions“ oder „Key User“ identifizieren, die die Software bereits im Vorfeld testen und als Multiplikatoren im Unternehmen dienen. Es muss für Nutzende die Möglichkeit geben, zu jeden Zeitpunkt Zweifel und Fragen äußern zu können.

Fazit

Die Einführung neuer Softwarelösungen ist eine komplexe Herausforderung, bei der es viele Stolpersteine zu überwinden gilt. Doch durch eine klare Kommunikation, eine frühe Einbeziehung der Mitarbeitenden und einer aktiven Vorbildfunktion des Managements können diese Hürden gemeistert werden. 

Mit einem erfahren Change-Experten an Ihrer Seite erhalten Sie Unterstützung bei der Behandlung von Einwänden und der Ausarbeitung eines Kommunikation- und Schulungsplan. So lassen sich Widerstände gezielt abbauen, Prozesse reibungslos gestalten und die Akzeptanz der neuen Software nachhaltig sichern. So wird die Umstellung nicht nur effizient, sondern auch zu einem echten Mehrwert für Ihr Unternehmen. 

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