Strukturierter Softwaretest: Entscheidungsgrundlage für neue Lösungen

Die Einführung oder Umstellung einer Software ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Softwarelandschaft modernisieren und Komplexität reduzieren möchten. Doch das geht nicht ohne eine sorgfältige Evaluierung und Planung. Eine falsche Entscheidung kann nicht nur hohe Kosten verursachen, sondern auch die Arbeitsprozesse erheblich beeinträchtigen. 

Eine der wichtigsten Fragen, die im Vorfeld geklärt werden muss: Erfüllt die neue Lösung alle Anforderungen der Nutzenden und der IT-Abteilung? 

Wie lässt sich diese Frage beantworten? Ein gut strukturierter Softwaretest hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die nicht auf einem Bauchgefühlt beruht, und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Ohne eine sorgfältige Evaluierung besteht das Risiko, eine ungeeignete Lösung einzuführen – mit finanziellen Verlusten und Frustration bei den Mitarbeitenden. Besonders problematisch wird es, wenn erst nach der Umstellung gravierende Mängel sichtbar werden – dann sind bereits Ressourcen verschwendet worden, und ein Wechsel zurück ist oft schwierig oder mit noch mehr Aufwand verbunden. 

Doch wie lässt sich ein Softwaretest optimal gestalten? Wann ist ein Test überhaupt notwendig? Und welche Fehler sollten vermieden werden? In diesem Artikel finden Sie eine praktische Anleitung, wie Sie Software professionell evaluieren und eine fundierte Entscheidungsgrundlage schaffen können.

Welche Faktoren müssen bei einem geplanten Test berücksichtigt werden?

Eine Evaluation sollte so früh wie möglich beginnen, idealerweise drei Monate bis ein Jahr vor der Lizenzverlängerung der bestehenden Software. Der genaue Zeitpunkt hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Art der Software, die Unternehmensgröße und der individuelle Migrationsaufwand. 

Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten: 

• Komplexität der Software: Je umfangreicher die Software und ihre Funktionen, desto mehr Zeit wird für die Evaluierung benötigt. ERP-Systeme oder spezielle Fachanwendungen erfordern eine detaillierte Prüfung, da sie tief in die Geschäftsprozesse integriert sind. 
• Datenmigrationsaufwand: Die Übertragung bestehender Daten kann ein kritischer Faktor sein. Wenn eine Software viele Schnittstellen oder eine komplexe Datenbankstruktur hat, ist eine längere Vorbereitungszeit erforderlich, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. 
• Interne Genehmigungsprozesse: In vielen Unternehmen müssen IT-Leitung, Fachabteilungen und ggf. der Betriebsrat der Umstellung zustimmen. Verzögerungen durch Abstimmungsrunden sollten eingeplant werden, um Zeitdruck zu vermeiden. 

Wenn nur wenig Zeit zur Verfügung steht, kann es sinnvoll sein, den Anbieter um eine Einschätzung zu bitten, ob und wie ein Test in kürzerer Zeit durchgeführt werden kann. Ist das nicht möglich, sollte man die Umstellung lieber verschieben, anstatt eine unzureichend geprüfte Lösung zu implementieren, die im Nachhinein zu erheblichen Problemen führt. 

Wie lange sollte die Testphase dauern?

Die Dauer des Tests ist ein entscheidender Faktor für dessen Erfolg. Unsere Erfahrungen zeigen, dass in den meisten Fällen zwei Wochen ausreichen, um ein aussagekräftiges Feedback zu erhalten. Eine längere Testphase ist oft kontraproduktiv: 

• Testpersonen verschieben den Test: Wenn Nutzende zu viel Zeit haben, priorisieren sie andere Aufgaben. Das kann dazu führen, dass der Test erst in den letzten Tagen durchgeführt wird und wichtige Erkenntnisse verloren gehen. 
• Schulungsinhalte werden vergessen: Besonders bei neuen Softwarelösungen sind Schulungssessions oft notwendig. Wenn zu viel Zeit zwischen Schulung und Testphase liegt, sinkt der Lerneffekt, und es entstehen unnötige Fragen. 
• Qualität des Feedbacks leidet: Eine kurze, intensive Testphase sorgt dafür, dass die Software kontinuierlich genutzt und besser bewertet werden kann.
  

💡 Tipp: Halte die Testphase bewusst kurz und intensiv. Zwei Wochen sind meist ideal, um wertvolles Feedback in einem konzentrierten Zeitraum zu sammeln, ohne dass sich der Prozess unnötig in die Länge zieht. 

Ein Test ist allerdings nicht immer erforderlich. In der folgenden Tabelle finden Sie die Hauptargumente, die für und gegen einen Test sprechen:

Falls ein Test nicht möglich ist, bieten Deep-Dive-Sessions eine gute Alternative. In diesen interaktiven Sitzungen (max. 120 Minuten) werden praxisnahe Anwendungsfälle demonstriert und offene Fragen geklärt. 

Vorbereitung der Testphase

Ein erfolgreicher Test beginnt mit einer soliden Vorbereitung. Die wichtigsten Schritte sind:

1. Kontakt zur IT-Abteilung 

Kläre frühzeitig mit der IT, wann und unter welchen Bedingungen die Testsoftware installiert werden kann. Besonders bei Cloud-Lösungen müssen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien berücksichtigt werden.

2. Zusammenstellung der Testgruppe

Die Testgruppe sollte aus einer Mischung aus erfahrenen Power-Usern und regulären Nutzenden bestehen. Eine Größe von ca. 20 Personen ist ideal: 

• Kleine Gruppen ermöglichen eine intensivere Betreuung und qualitativ hochwertiges Feedback. 
• Zu große Gruppen erschweren die Organisation und können zu weniger strukturierten Rückmeldungen führen.

3. Definition relevanter Anwendungsfälle

Sammle vorab typische Arbeitsergebnisse oder Funktionen, die die Testpersonen benötigen. Falls erforderlich, sollte die Testsoftware an die Unternehmensprozesse angepasst werden.

4. Kommunikation des Testablaufs

Alle Beteiligten sollten rechtzeitig über den Ablauf informiert werden. Kläre auch, ob eine Zustimmung des Betriebsrats für den Test oder spätere Umfragen erforderlich ist. Generell gilt: Bei einer Softwareumstellung kann nicht früh genug kommuniziert werden. Binden Sie alle Stakeholder frühzeitig ein, um Akzeptanz zu fördern, Bedenken rechtzeitig zu adressieren und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

5. Einrichtung eines Kommunikationskanals

Ein dedizierter Chat-Kanal erleichtert den Austausch zwischen Testpersonen, Projektverantwortlichen und dem Expertenteam des Softwareanbieters.

Durchführung des Tests und Entscheidungsfindung

Nach abgeschlossener Vorbereitung kann es losgehen. Ein strukturierter Ablauf sorgt für Effizienz und aussagekräftige Ergebnisse. Im Idealfall starten Sie mit einem Kick-off-Meeting: 

1. Kick-off-Meeting

Erklären Sie den Testpersonen: 

• Warum die bestehende Lösung überprüft wird. 
• Wie die Testphase abläuft und wie lange sie dauert (in diesem Fall zwei Wochen). 
• Dass sie in der Regel nur etwa fünf Stunden aufwenden müssen, um die Software zu testen. 
• Wie sie Fragen stellen können (am besten über den eingerichteten Chat). 
• Wie die vorher gesammelten Anwendungsfälle mit der neuen Software nachgebildet werden können. 

💡 Tipp: Zeichnen Sie das Meeting auf und stellen Sie es den Testpersonen zur Verfügung. So können sie jederzeit nachschauen, wie bestimmte Abläufe funktionieren und die Software korrekt angewendet wird.

2. Q&A-Meeting nach einer Woche

Nach der ersten Testwoche sollte ein Q&A-Meeting stattfinden, um offene Fragen zu klären.

3. Bewertungsbogen für strukturiertes Feedback 

Zu Beginn der zweiten Testwoche erhalten die Testpersonen einen Bewertungsbogen. 

💡 Tipp: Wir empfehlen, die Bewertung nicht anonym durchzuführen, um unkonstruktive Rückmeldungen zu vermeiden und gezielt auf Kritiker:innen mit negativen oder unklaren Bewertungen eingehen zu können.

4. Auswertung des Feedbacks

Nach der zweiten Testwoche sollte das gesammelte Feedback kritisch analysiert werden. Besonders negative Bewertungen können nun hinterfragt werden, um persönliche Präferenzen von echten Problemen zu unterscheiden.

5. Entscheidungsfindung

Die Testergebnisse werden den Entscheidungstragenden präsentiert: Die endgültige Entscheidung basiert auf der Fähigkeit der neuen Software, alle Anforderungen zu erfüllen und die bisherigen Arbeitsprozesse mindestens genauso gut zu unterstützen. 

Fazit: So gelingt ein zielführender Softwaretest

✅ Starte die Evaluierung frühzeitig. 
✅ Halte die Testphase bewusst kurz und strukturiert. 
✅ Wähle eine repräsentative Testgruppe. 
✅ Stelle sicher, dass das Feedback systematisch ausgewertet wird. 

Mit diesen Best Practices stellst du sicher, dass die Einführung einer neuen Softwarelösung nicht nur reibungslos abläuft, sondern auch langfristig erfolgreich ist.  

Haben Sie noch Fragen zur Umsetzung oder Planung einer strukturierten Testphase? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Sie sind bereits einen Schritt weiter? Dann könnte unsere kompakte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Softwareeinführung für Sie interessant sein.