Selbstverständlich! Sie können wählen zwischen Ihren und unseren Vorlagen und Designelementen oder sich für eine Mischung aus beidem entscheiden.

Im Standard werden die Daten in einer – von uns für Sie neu aufgesetzten - Microsoft Azure Cloud gespeichert und liegen somit (DSGVO-konform) außerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Nur Personen mit entsprechenden Rechten können dies tun. Diese werden sparsam vergeben, damit der Kreis der Personen mit erweiterten Rechten überschaubar bleibt und die Ordnung in der Bibliothek gewahrt wird. Wir beraten Sie gerne.

Sie können sich für die Anbindung eines SharePoint Online entscheiden. Die auf dem SharePoint gespeicherten Präsentationen und Folien erscheinen dann in der Bibliothek und können komfortabel durchsucht werden.

In diesem Szenario müssen Ihre Anwenderinnen und Anwender ihre Arbeitsweise nicht ändern und nutzen einfach wie bisher Ihren SharePoint als Dateiablage. Zwecks Durchsuchbarkeit der Dateien wird von empower ein Index der Dateien angefertigt, der in der Microsoft Azure Cloud von empower abliegt. Wenn Sie das nicht möchten, kann Ihre IT den sogenannten “SharePoint-Indexer” auch selbst hosten, damit alle Daten in Ihrer Hoheit bleiben.

SharePoint ist eine Lösung, die in den meisten Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und dementsprechend komplex aufgebaut ist. Verständlich, dass Ihre IT-Abteilung Anbindungen an ein solch zentrales Unternehmenswerkzeug nicht ohne weiteres genehmigt und in jedem Fall mit ins Boot geholt werden muss. Die Anbindung an empower^® erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Kolleginnen und -Kollegen, die wir im Vorfeld informieren und anschließend professionell unterstützen. In der Regel ist die Anbindung nach wenigen Terminen abgeschlossen, kann aber je nach Komplexität Ihres SharePoint und Ihren technischen Anforderungen bzw. unternehmensinternen Hürden variieren.

Nein, Microsoft Copilot ist kein Template-Management-System, da ihm die dafür notwendigen Funktionen fehlen. Zu den Kernfunktionen eines solchen Systems gehören die Bereitstellung von Templates und Designelementen, die Auswahl des passenden Templates bei der Erstellung von Dokumenten oder Präsentationen, die Aktualisierung und Einbindung von Unternehmens-, Profil- und Standortdaten in entsprechende Platzhalter sowie das Management von E-Mail-Signaturen.

Es werden ein oder mehrere E-Mail-Signaturvorlagen – das heißt der generelle Aufbau der Signatur mit Platzhaltern für User Informationen, Logo und rechtlichen Informationen – im Cloud Backend abgelegt. Auf dem Client des Users werden dann die Informationen aus dem verbundenen Entra ID mit Informationen zum Unternehmen angereichert und die tatsächliche Signatur für den User befüllt. Die Unternehmensinformationen können dabei entweder in empower manuell gepflegt oder aus einem führenden System importiert werden.

Mit dem gleichen Set an Daten werden auf dem Rechner des Nutzers die dynamischen Word Vorlagen mit Logo, Adresse, Kontaktdaten und der Fußzeile befüllt.

Für die Administrationsrechte einer Software zusätzliche Gebühren zu verlangen, ist unsympathisch und macht keinen Sinn. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass die eingesetzte Software kostenfrei konfiguriert werden kann und daher keine zusätzlichen Kosten anfallen. Das Administrationsrecht kann so oft vergeben werden, wie es für die effiziente Verwaltung der Bibliothek notwendig ist.

Nein, das geht nicht. Aus Erfahrung können wir dieses Vorgehen auch nicht empfehlen. Nimmt man Anwendenden Funktionen weg, die sie in Ausnahmefällen brauchen werden, schafft man sich emotionale Gegner anstatt Befürworter des Projekts. Bei Interesse gehen wir auf diesen Punkt im Gespräch mit Ihnen genauer ein.

Die Bibliothek verfügt über eine Importfunktion, mit der Sie Ordnerstrukturen, die im Windows Explorer angezeigt werden können, in die Bibliothek importieren können. Darüber hinaus können Sie sich für eine Anbindung an Ihren SharePoint Online entscheiden, um dort gespeicherte Dateien über die Bibliothek direkt in PowerPoint, Word und Excel aufrufen und verwenden zu können. Einzelne Präsentationen können zudem mit wenigen Klicks über die Speichern-Funktionen von empower zu der Bibliothek hinzugefügt werden.

Für Folien, die als Inhaltsbaustein fungieren (sprich, in denen der Inhalt bereits vordefiniert ist, wie z.B. in einer Unternehmenspräsentation) werden Anwendende durch Updatemeldungen auf Aktualisierungen aufmerksam gemacht und können diese direkt annehmen, wodurch die veraltete gegen die aktuelle Version einer Folie aus der Bibliothek ausgetauscht wird. Bei Folienvorlagen (ohne vordefinierten Inhalt) macht das keinen Sinn. Erstellen Anwendende auf den Folien Inhalte, würden diese durch ein Update logischerweise verloren gehen, weil die inhaltlich finalie Folie durch das Update mit einer inhaltsleeren Vorlage ersetzt werden würde.