Effizientes IT-Kosten-Management: Strategien für wirtschaftlich turbulente Zeiten

Inmitten wirtschaftlicher Herausforderungen und eines zunehmend intensiven Wettbewerbs in zahlreichen Branchen streben Unternehmen verstärkt danach, ihre IT-Kosten zu reduzieren und Ressourcen effizienter zu nutzen. Angesichts der steigenden Bedeutung digitaler Technologien für Geschäftsprozesse und Innovationen sind Unternehmen gleichzeitig mehr denn je auf ihre IT-Infrastruktur und IT-Dienstleistungen angewiesen.

Die Senkung der IT-Kosten ist nicht nur eine kurzfristige Reaktion auf finanzielle Engpässe, sondern kann sich langfristig als strategischer Vorteil erweisen. Durch die Optimierung von IT-Ressourcen und IT-Prozessen steigern Unternehmen ihre Effizienz, verbessern ihre Agilität und stärken letztlich ihre Wettbewerbsfähigkeit. Darüber hinaus können Einsparungen bei den IT-Kosten finanzielle Ressourcen für andere wichtige Bereiche wie Forschung und Entwicklung, Marketing oder den Ausbau des Kundendienstes freisetzen.

• IT-Kosten: eine wachsende Belastung
• Die Entwicklung der IT-Kosten im Laufe der Zeit
• Bestandteile von IT-Kosten
• Kurzfristige vs. langfristige Kostenreduzierung
• Tipps zur Senkung der IT-Kosten
• Wie wird es in Zukunft weiter gehen?

IT-Kosten – eine wachsende Belastung

Trotz verschärfter Sparmaßnahmen investieren viele Unternehmen gerade jetzt in ihre IT-Infrastruktur. Diese Entscheidung mag zunächst paradox klingen, steht sie doch scheinbar allzu sehr im Widerspruch zum Spargedanken. Jedoch ist die Situation nicht so trivial, wie sie auf den ersten Blick erscheint. Eine effiziente und agile IT- Infrastruktur kann sich als entscheidender Faktor für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit erweisen.

Wussten Sie, dass die Hardwarepreise zu Beginn der COVID-19-Pandemie um bis zu 20 % gestiegen sind? Grund dafür war die plötzlich gesteigerte Nachfrage nach Remote Work. Nach kurzer Zeit haben sich die Preise jedoch wieder normalisiert und sind seitdem stabil geblieben.

Im Gegensatz dazu sind die Softwarekosten im Zuge der Inflation nahezu überall angestiegen. So hat Microsoft zum 1. April 2023 die Preise für sämtliche Cloud-Dienste um 15 % erhöht. Auch die SAP-Software ist Anfang 2023 um 3,3 % teurer geworden.

Vorteile einer effizienten IT-Infrastruktur

• Verbesserung der Produktivität

• Wettbewerbsfähigkeit

• Innovationsförderung

• Sicherheit und Datenschutz

• Skalierbarkeit

• Vereinfachte Compliance und Governance

• Business Continuity und Disaster Recovery

Es greift jedoch zu kurz, die steigenden IT-Kosten allein auf die Inflation zurückzuführen. Dieser Trend wird von mehreren Faktoren beeinflusst:

Technologischer Fortschritt

Die Einführung neuer Technologien zur Verbesserung oder Ablösung bestehender Systeme geht oft mit zusätzlichen Kosten einher, sei es im Rahmen der Anschaffung neuer Hardware, der Implementierung komplexer Softwarelösungen oder der Schulung von Mitarbeitenden.

Erhöhtes Risiko von Sicherheitsbedrohungen

Die zunehmende Zahl und Raffinesse von Cyberbedrohungen erfordert verstärkte Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Antiviren-Software, Intrusion-Detection-Systeme und die Sensibilisierung des Personals für Sicherheitsrisiken durch Schulungen.

Datenwachstum

Mit der fortschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der stetig steigenden Datenmenge erhöhen sich auch die Anforderungen an die Speicherung, Sicherung und Verarbeitung dieser Daten.

Leistungsansprüche

Die gestiegenen Ansprüche an die Leistung, Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von IT-Systemen können die Notwendigkeit bedingen, in leistungsfähigere Hardware, Cloud-Dienste oder Netzwerkinfrastruktur zu investieren, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Regulatorische Anforderungen

Unternehmen müssen unter Umständen Compliance- und Governance-Maßnahmen ergreifen, um gesetzliche Vorschriften und Branchenstandards einzuhalten. Dies kann zu zusätzlichen Ausgaben für Audits, Datenschutzmaßnahmen und Compliance-Tools führen.

Die Entwicklung der IT-Kosten im Laufe der Zeit

In den Anfängen der Informationstechnologie war der Zugang zu Computern und IT-Infrastrukturen hauptsächlich großen Unternehmen und Regierungsorganisationen vorbehalten. Die Kosten für Hardware, Software und Fachpersonal waren beträchtlich, während die IT-Systeme oft proprietär und nicht interoperabel waren.

Mit der Entwicklung von PCs und lokalen Netzwerken begannen die IT-Kosten zu sinken, gleichzeitig nahm die Leistung und Verfügbarkeit der Technologie kontinuierlich zu. Unternehmen gingen dazu über, Computer in großem Umfang für die Automatisierung von Büroprozessen, die Datenverarbeitung sowie die Buchhaltung einzusetzen.

Das Aufkommen des Internets und die Verbreitung des E-Commerce führten zu einem Anstieg der Ausgaben für Informationstechnologie. Unternehmen investierten in Websites, E-Mail-Systeme, Online-Transaktionen und CRM-Software, um mit  ihrer Kundschaft in Kontakt zu treten und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen.

Die Verlagerung von IT-Ressourcen in die Cloud und die zunehmende Virtualisierung der Infrastruktur veränderten die IT-Kostenlandschaft grundlegend. Unternehmen begannen, traditionelle IT-Systeme durch Cloud-Dienste zu ersetzen, was zu einer Verringerung der Investitionsausgaben und einer Verschiebung hin zu Betriebskosten führte. Gleichzeitig stiegen die Ausgaben für Sicherheit und Datenschutz angesichts der wachsenden Bedrohung durch Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen. Heute machen die Kosten für Software rund 25 % des gesamten IT-Budgets aus.

Dass die IT-Kosten steigen, ist kein neues Phänomen. Laut dem französischen Beratungsunternehmen Capgemini, das seit 2003 jährlich IT-Studien durchführt, sind die Kosten seit Beginn der Studien stetig gestiegen.

Betrachtet man die Entwicklung und Prognose der weltweiten IT-Kosten von 2012 bis 2024, lässt sich ein deutlicher Trend erkennen.

Die IT-Kosten verzeichnen einen kontinuierlichen Anstieg. Mit einer prognostizierten Steigerung von 6,8 % im Jahr 2024 gegenüber dem Vorjahr könnten sie erstmals die Ausgaben für Kommunikationsdienste übersteigen. Der primäre Zweck von IT-Technologien besteht nach wie vor darin, den Unternehmensgewinn zu maximieren, indem Prozesse effizienter gestaltet oder automatisiert werden. Während KI-Technologien derzeit hauptsächlich als ergänzende Hilfestellung dienen, beispielsweise zur Generierung von Content-Ideen, ermöglicht ihre stetige Weiterentwicklung den Unternehmen jedoch zunehmend, künstliche Intelligenz fest in ihre strategische Planung zu integrieren. Auf diese Weise können sie festlegen, welche Aufgaben von einer KI und welche von Mitarbeitenden erledigt werden sollen, was potenziell zu Kosteneinsparungen führt.

Dies trifft gleichermaßen auf staatliche Organisationen zu, deren weltweite IT-Ausgaben in der folgenden Grafik aufgeführt sind. Diese Organisationen haben besonders häufig Probleme mit Legacy-Software, die aufgrund mangelnder Effizienz oder Anbindung an andere Systeme ersetzt werden muss. Hinzu kommt, dass Kund:innen auch von staatlichen Organisationen eine vergleichbare digitale Erfahrung wie im privatwirtschaftlichen Sektor erwarten.

Bestandteile von IT-Kosten

Die IT-Kosten eines Unternehmens setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Diese Komponenten lassen sich in sechs Kategorien unterteilen:

Hardware:

• Computer und Server
• Netzwerkgeräte (Router, Firewalls etc.)
• Speichergeräte (Festplatten, SANs etc.)

Software:

• Betriebssysteme (z.B. Windows, macOS etc.)
• Anwendungssoftware (z.B. ERP-Systeme, CRM-Systeme etc.)
• Datenbanken
• Sicherheitssoftware (Antivirus-Programme, Intrusion-Detection-and-Prevention-Systeme etc.)

Dienstleistungen:

• Gehälter für IT-Personal
• Externe Dienstleister (z.B. Support, Cloud-Services etc.)
• Ggf. IT-Beratung

Infrastruktur:

• Cloud-Services
• Rechenzentren
• Netzwerkkonnektivität
• Strom und Kühlung

Schulung und Entwicklung:

• Mitarbeiterschulung (Schulungen, Zertifizierungen, Weiterbildungsmaßnahmen)
• Ggf. Softwareentwicklung (und Wartung)

Sonstiges:

• Lizenzen
• Compliance
• Datenmanagement
• Projektmanagement

Kurzfristige vs. langfristige Kostenreduzierung

Die kurzfristige Kostenreduzierung konzentriert sich auf schnelle Maßnahmen zur Erreichung kurzfristiger finanzieller Ziele, sogenannter Quick Wins. Sie erweisen sich besonders in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten als effektiv, da sie schnell und unkompliziert finanzielle Mittel freisetzen. Dabei werden unter anderem ineffiziente Prozesse identifiziert und beseitigt.

Im Gegensatz dazu verfolgt die langfristige Kostenreduzierung das Ziel der Kostenoptimierung. Dafür wird in der Regel eine Strategie entwickelt, die beispielsweise das langfristige Wachstum fördert oder die finanzielle Gesundheit des Unternehmens verbessert. Diese Form der Kostensenkung kann Investitionen erfordern, um langfristige Vorteile zu erzielen, wie die Implementierung von Automatisierungslösungen oder die Bereitstellung kostengünstigerer Infrastrukturen.

Kostensenkung in der IT: Quick Wins und langfristige Strategien

Obwohl die Liste der Kosten auf den ersten Blick überwältigend erscheint, gibt es dennoch Bereiche, in denen Einsparungen möglich sind, ohne die Effizienz oder die Qualität der IT-Dienste zu beeinträchtigen.

Quick Wins

Beginnen wir mit den Quick Wins, wo sich Einsparungen schnell bemerkbar machen: Zunächst können vorhandene Ressourcen optimiert werden, beispielsweise durch die Maximierung der Hardwareauslastung mittels Server- und Speicherkonsolidierung.

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, die Softwarelizenzen zu überprüfen und zentral zu verwalten, um nur die erforderlichen Lizenzen zu erwerben und eine Überlizenzierung zu vermeiden. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, eine Herabstufung Ihres Service Level Agreements zu beantragen. Zu diesem Zweck steht spezielle Lizenzverwaltungssoftware zur Verfügung, auch bekannt als Software Asset Management (SAM). Diese Tools identifizieren und inventarisieren alle im Unternehmen eingesetzten Programme, weisen auf Unter- oder Überlizenzierung hin und zeigen Einspar- und Optimierungspotenziale auf.

Menschen nutzen IT besser, wenn sie wissen, wie. Kommunizieren Sie mit Nutzenden über die Technologien, die Sie ihnen zur Verfügung stellen. Regelmäßige Mitteilungen wie „Wussten Sie schon...?“-E-Mails können dazu beitragen, das Bewusstsein für die Nutzung der bereits vorhandenen Technologie zu schärfen. Wenn die Mitarbeitenden die von ihnen verwendete Technologie verstehen und wissen, wie man sie richtig einsetzt, verbessert sich die Effizienz, die Kund:innen erhalten einen besseren Service und die Mitarbeitenden sind zufriedener mit ihrer Arbeit.

Langfristige Strategien

Zu den langfristigen Strategien zählt die Standardisierung und Zentralisierung von Prozessen. Ein einheitlicher Ansatz minimiert die Fehleranfälligkeit und verringert das Risiko von Inkonsistenzen. Zudem lassen sich standardisierte und zentralisierte Prozesse besser skalieren. Insbesondere Beschaffungsprozesse profitieren von Skaleneffekten und einem effizienteren Ressourceneinsatz. Des Weiteren wird durch diese Maßnahmen vermieden, dass Lizenzen oder Software ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung erworben werden.

Die Migration von lokalen IT-Ressourcen in die Cloud stellt eine weitere strategische Initiative dar, um Betriebs- und Investitionskosten zu senken. Eine sorgfältige Planung dieses Schritts ermöglicht Ihnen erhebliche Einsparungen in Bezug auf Aufwand und Kosten im IT-Bereich.

Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Prozesse im IT-Bereich ist ein weiterer wichtiger Schritt, um menschliche Arbeitszeit zu reduzieren, die an anderer Stelle benötigt wird. Auf diese Weise können auch Fehler minimiert werden. Um zu ermitteln, welche Prozesse automatisiert werden können, bedarf es einer gründlichen Analyse. Zudem nimmt die Digitalisierung selbst einige Ressourcen in Anspruch.

Gelegentlich lohnen sich Investitionen, um auf lange Sicht Kosten zu sparen, beispielsweise im Bereich der Aus- und Weiterbildung des IT-Personals. Ebenso können interne Wissensaustauschprogramme oder externe Zertifizierungsmöglichkeiten dazu beitragen, das Fachwissen zuerweitern und somit teure externe Dienstleistungen einzuschränken.

Es ist auf den ersten Blick möglicherweise nicht sofort ersichtlich, aber durch die Optimierung Ihrer Energieeffizienz vermeiden Sie unnötig hohe Stromkosten. Falls möglich, investieren Sie in erneuerbare Energien wie Photovoltaikanlagen, um Ihren eigenen Strom zu produzieren. Die Kosten für die Anschaffung und Installation amortisieren sich in der Regel innerhalb weniger Jahre.

Falls nicht oder nicht ausreichend vorhanden: Implementieren Sie Sicherheitslösungen, um Risiken in diesem Bereich zu minimieren. Datenverluste oder Datenschutzverletzungen können im Zweifelsfall beträchtliche finanzielle Folgen nach sich ziehen. Führen Sie zudem regelmäßig Sicherheitsschulungen für alle Mitarbeitenden durch, um das Bewusstsein für Sicherheitsrisiken zu schärfen.

Hinweis: Die optimale Wahl der Möglichkeiten ist stark abhängig von individuellen Präferenzen sowie den Unternehmenszielen und -strategien. Es empfiehlt sich, alle Schritte eng mit der Unternehmensführung abzustimmen.

Jenseits der Bilanz: Weitere Vorteile niedriger IT-Kosten

 Bei der Senkung der IT-Kosten steht natürlich die Erfüllung des Unternehmensziels der allgemeinen Kosteneinsparung an erster Stelle. Es gibt jedoch auch andere, weniger offensichtliche Vorteile, die Ihre Argumentation gegenüber der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden untermauern:

• Durch geringere IT-Kosten können Produkte und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigeren Preisen am Markt angeboten werden, was die Marktpositionierung stärkt.
• Mit niedrigeren IT-Kosten stehen mehr Ressourcen zur Verfügung, wodurch Unternehmen neue Ideen erforschen und entwickeln können.
• Eine effiziente IT-Infrastruktur kann die Arbeitsbelastung der Beschäftigten verringern und ihre Produktivität steigern, was wiederum ihre Zufriedenheit und Loyalität erhöht.
• Unternehmen mit niedrigen Betriebskosten sind oft attraktiver für Investor:innen, da sie bessere Renditen und langfristige Stabilität bieten.

Checkliste: Tipps zur Senkung der IT-Kosten

Entwickeln Sie eine Strategie

Bevor wahllos IT-Kosten gesenkt werden, ist es ratsam, zunächst eine Strategie auszuarbeiten. Wie hoch sind die Kosten gegenwärtig? Welche Ziele möchten Sie erreichen? Haben Sie eine konkrete Vorstellung davon, wie viel Sie einsparen möchten?

Analysieren Sie die bestehende Kostenstruktur

Welche Hard- und Softwarelösungen sind im Unternehmen vorhanden? Wie effizient werden sie genutzt? Welche Bereiche müssen optimiert werden? Bewerten Sie die gesamte IT-Landschaft. Veränderungen müssen nicht zwangsläufig mit Einschränkungen für die Mitarbeitenden einhergehen.

Identifizieren Sie Quick Wins

Hiermit können Sie demonstrieren, dass Ihr Vorhaben tatsächlich positive Veränderungen bewirken kann. Dies motiviert Ihre Kolleg:innen und beeinflusst somit auch Punkt 6 dieser Checkliste. Darüber hinaus schaffen Sie eine solide Verhandlungsgrundlage für Gespräche mit der Geschäftsführung.

Ziehen Sie die Anschaffung eines Software Asset Managements (SAM) in Erwägung

Gerade in größeren Unternehmen kann die Verwaltung von Softwarelizenzen schnell unübersichtlich werden. Die Kosten für ein SAM sind gut angelegtes Geld, insbesondere im Vergleich zu den Ausgaben für entsprechenden Personalaufwand. Gegebenenfalls können Sie auf dieser Grundlage Ihre Verträge neu verhandeln.

Scheuen Sie sich nicht vor kurzfristigen Investitionen

Auch wenn beispielsweise die Anschaffung eines Software-Asset-Management-Systems oder die Investition in eine Photovoltaikanlage zunächst zusätzliche Kosten verursachen, werden sich diese langfristig amortisieren. Sparen zeigt selten kurzfristig Wirkung.

Schaffen Sie Akzeptanz bei den Endnutzer:innen

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Benutzer:innen. Analysieren Sie, wie die Menschen in Ihrem Unternehmen ihre Arbeit tatsächlich erledigen, bevor Sie IT-Änderungen vornehmen, die sich auf ihre Arbeit auswirken. Die Menschen werden Veränderungen eher akzeptieren, wenn sie ihnen das Leben in irgendeiner Weise erleichtern. Aber gehen Sie nicht von bloßen Vermutungen aus. Bitten Sie ausgewählte Benutzer:innen, Ihnen zu zeigen, was sie tun und wie sie es tun; finden Sie heraus, wo ihre Probleme liegen und wie Sie sie lösen können. Ein zusätzlicher Vorteil der Kontaktaufnahme mit den Anwender:innen: Durch den Aufbau von Beziehungen zu „Power-Usern“ schmiedet ein IT-Team Allianzen, die  dazu beitragen, die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu erhöhen.

Schaffen Sie Akzeptanz im Management

Das Management auf allen Ebenen sollte sich einig sein, wenn es um Einsparungen geht. Es ist wichtig, nicht nur die direkt betroffenen Führungskräfte einzubeziehen. Je nachdem, welche Veränderungen Sie vornehmen, sollte das gesamte Managementteam die Gründe dafür verstehen. Manager:innen profitieren oft persönlich von Kostensenkungsinitiativen, da Kostenminimierung zu ihren individuellen Leistungskriterien gehören kann.

Automatisieren Sie möglichst viele Abläufe

Durch eine umfassende Automatisierung lassen sich IT-Prozesse effizienter und kostengünstiger gestalten.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre IT

Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen die Wirksamkeit der Kosteneinsparungen und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.

Bei allen genannten Punkten kommt es darauf an, dass die einzelnen Schritte unverzüglich umgesetzt werden. Konkrete Vorhaben sollten nicht aufgeschoben werden.

Eine Anmerkung zu Kosteneinsparungen: Nicht-Führungskräfte sind oft nicht besonders daran interessiert, dass das Unternehmen Geld spart – es sei denn, sie profitieren selbst von Kosteneinsparungen durch Gewinnbeteiligung oder andere Vergünstigungen. Mitarbeitenden zu zeigen, wie das Unternehmen Geld sparen kann, kann sogar nach hinten losgehen, beispielsweise wenn es zu Unzufriedenheit führt, weil Einsparungen als unfair verteilt betrachtet werden. Diese Dynamik liegt in der menschlichen Natur. Versetzen Sie sich also jedes Mal, wenn Sie über Kosteneinsparungen sprechen, in die Lage der Mitarbeitenden und kommunizieren Sie entsprechend.

Wie wird es in Zukunft weiter gehen?

Gegenwärtig spricht wenig dafür, dass die Ausgaben für die IT künftig sinken werden, da neue Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, das Internet of Things (IoT) und Blockchain zunehmend an Bedeutung gewinnen. Einer Studie von Capgemini zufolge besteht das Hauptziel vieler Unternehmen und Behörden in diesem Jahr aus der Wartung und Modernisierung ihrer Systeme. Neben der Erhöhung der Geschwindigkeit steht vor allem die Sicherheit der Systeme im Fokus. Cyberangriffe entwickeln sich zu einer stetig wachsenden Bedrohung, die vor keiner Branche Halt macht. Um konkurrenzfähig zu bleiben und den sich wandelnden Anforderungen der Kundschaft sowie des Marktes gerecht zu werden, werden Unternehmen weiterhin in die Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur investieren müssen. Gleichzeitig werden sie bestrebt sein, ihre Ausgaben effizient zu verwalten und den größtmöglichen Nutzen aus ihren IT-Investitionen zu ziehen. Kurzfristige Einsparungen, sogenannte Quick Wins, lassen sich oft schnell realisieren. Um jedoch langfristige Einsparungen und nachhaltige Optimierungen zu erzielen, sind häufig zunächst Investitionen erforderlich.

Es ist denkbar, dass der Einsatz von KI langfristig ebenfalls zu Kostensenkungen führen wird, jedoch ist der genaue Zeitpunkt dafür derzeit schwer vorherzusagen. Die IT-Studie von Capgemini zeigt außerdem, dass KI bereits heute ein breites Anwendungsfeld hat, das in Zukunft noch stärker wachsen wird. Je nach Anwendungsgebiet kann die Nutzung von KI in den nächsten zwei Jahren um bis zu 175 % steigen! Und natürlich wird es auch weiterhin neue Technologien geben. Nutzen Sie sie!