Vendor-Sprawl vermeiden: Wie Sie Ihre IT-Landschaft wieder in den Griff bekommen

Tool-Wildwuchs kostet Geld, Nerven und gefährdet die digitale Effizienz. IT- und Digital Workplace Manager:innen wissen das – erleben es täglich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vendor-Sprawl identifizieren, systematisch eindämmen und durch konsolidierte Plattformstrategien echten Mehrwert schaffen. Mit erprobten Methoden und Lessons Learned aus empower^® Kundenprojekten.

Schluss mit Tool-Wildwuchs: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, zu konsolidieren

Ob Präsentations-Add-in, Collaboration-Tool oder E-Mail-Signaturlösung: In vielen Unternehmen wurde in den letzten Jahren Software eingeführt, die jeweils lokal ein Problem löst - aber in Summe zu einem Problem wird. Unterschiedliche Anbieter, redundante Funktionen, fehlende Standards: Willkommen im Vendor-Sprawl. Ein Begriff für ein schon lange bekanntes Phänomen.

Laut dem MuleSoft Connectivity Benchmark Report 2024 nutzen Unternehmen im Schnitt 897 Applikationen - 45 % sogar über 1000. Die meisten dieser Tools sind nicht integriert, verursachen Wartungsaufwand – und fast niemand hat den vollen Überblick.

Wenn Sie für IT-Infrastruktur, Software-Anwendungen oder den digitalen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, sieht Ihr Alltag wahrscheinlich so aus:

• Fachbereiche beschaffen Tools ohne Rücksprache.
• Sicherheitsprüfungen hinken hinterher.
• Support-Tickets und Wartungsaufwand steigen.
• Der Lizenz-Spreadsheet wächst schneller als jede Roadmap.

Die gute Nachricht: Vendor-Sprawl lässt sich systematisch eindämmen – ohne Innovationsstau, dafür mit mehr Kontrolle, Sicherheit und Effizienz.

Die fünf größten Risiken bei Vendor-Sprawl

Wie Sie den Wildwuchs systematisch eindämmen

1. Tool-Inventar und Analyse

Bevor etwas abgeschaltet oder konsolidiert werden kann, braucht es ein Audit. Starten Sie mit:

• einer vollständigen Übersicht aller eingesetzten Tools
• Nutzungsdaten: aktiv vs. verwaist
• Funktionsüberlappungen
• Support- und Lizenzkosten pro Tool

👉 Tipp: Eine Nutzungs-Kosten-Matrix hilft bei der Priorisierung.

2. Governance statt Tool-Anarchie

Kein Tool ohne Regelwerk: Wer darf was beschaffen? Welche Kriterien gelten?

• Erstellen Sie ein „Software-Governance-Board“ mit IT, Einkauf und Fachbereichen.
• Definieren Sie EINE Standardlösung je Use Case.
• Setzen Sie Genehmigungsprozesse für neue Tools auf.

👉 Governance ist kein Innovationskiller -  sondern ihr Fundament.

3. Plattformen bevorzugen

Jede Einzellösung ist ein potenzieller Pflegefall. Plattformen reduzieren die Komplexität – zum Beispiel:

• Microsoft 365 für Produktivität, Kommunikation, Zusammenarbeit und Dateiablage
• Salesforce für CRM, Marketing, Services und Analysen
• empower^® für Markenkonformität, Effizienz und Dokumenten- sowie Vorlagenmanagement in M365
• Atlassian für Projektmanagement, Entwicklung und IT

👉 Plattformen bringen Standardisierung, bessere Integrationen, Skalierbarkeit und geringere Schulungsaufwände.

4. Von den Nutzenden denken – nicht vom Funktionsumfang

Erfolgreiche Konsolidierung fragt: Hilft das Tool im Arbeitsalltag?

• Ist es intuitiv nutzbar?
• Funktioniert es im Browser, mobil und hybrid?
• Wie sieht es mit der Performance aus?
• Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
• Gibt es ausreichend Support und Nachbetreuung?

👉 Tools, die im Alltag überzeugen, verdrängen Schatten-IT von selbst.

5. Klare Exit-Strategien definieren

Niemand trennt sich gern von bekannten Tools – aber manchmal muss es sein.

• Definieren Sie End-of-Life für veraltete Systeme.
• Bieten Sie Alternativen mit klarer Migration.
• Kommunizieren Sie Vorteile aktiv.
• Berücksichtigen Sie die psychologischen Aspekte eine Changes.
• Unterstützen Sie mit Schulungen und Support.

👉 Langsame Abschaltungen sind besser als Dauerbaustellen.

Erfahrungswert aus Kundenprojekten: Wie empower^® hilft, Tool-Wildwuchs zu bändigen

Bei vielen unserer Kundenprojekte haben wir die Erfahrung gemacht, dass gerade im Bereich der Office-Dokumentenerstellung und -verwaltung ein erheblicher Vendor-Sprawl vorliegt – oft historisch gewachsen. Unternehmen setzen mehrere Tools für die Präsentationserstellung, Branding-Checks, Folien- und Bilderbibliotheken und das Vorlagenmanagement ein. Das führt nicht nur zu einem hohen Wartungsaufwand, sondern auch zu fragmentierten Nutzererlebnissen und inkonsistenter Markenkommunikation.

Durch die Einführung von empower^®, der All-in-One Suite für Microsoft 365, gelingt es vielen Unternehmen, diese fragmentierte Toollandschaft zu vereinfachen. empower^® kann bis zu 10 andere Microsoft 365-Add-Ins ersetzen – mit spürbaren Effekten:

• Markenkonsistenz: empower^® sorgt dafür, dass Präsentationen, Dokumente, Reports und E-Mail-Signaturen CI-konform erstellt werden – mit nur einer ganzheitlichen Lösung.
• Ressourceneffizienz: Die Zahl der Supportanfragen sinkt, Schulungsbedarfe werden reduziert und Systembrüche werden vermieden, weil Nutzende nur noch mit einem zentralen System in M365 arbeiten.
• Entlastung der IT: Statt mehrere Einzellösungen zu betreuen, kümmert sich die IT nur noch um eine integrierte Plattform mit minimalem Update- und Lizenzmanagement. Außerdem: Mit empower^® können Marketing- und Branding-Verantwortliche Aufgaben wie das Verteilen neuer PowerPoint-Master eigenständig erledigen – ohne auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein.
• Signifikante Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall redundanter Lizenzen und externer Dienstleister lassen sich in vielen Fällen sechsstellige Beträge jährlich einsparen.
• Ein wiederkehrendes Muster: Die Konsolidierung mit empower^® führt nicht nur zu einem effizienteren IT-Betrieb, sondern verbessert auch das Nutzererlebnis im gesamten Unternehmen – besonders im Zusammenspiel mit Microsoft 365, SharePoint und DAM-Systemen.

Fazit: Weniger ist mehr – wenn man es richtig macht

Vendor-Sprawl ist kein Zufall. Er entsteht durch mangelnde Steuerung und fehlenden Überblick – und lässt sich aktiv beheben. IT- und Digital Workplace Manager:innen haben die Chance, die Kontrolle über die Toollandschaft zurückzugewinnen: durch klare Prozesse, eine konsolidierte Plattformstrategie und das Setzen von Grenzen. Weniger Tools bedeuten nicht weniger Möglichkeiten – sondern mehr Klarheit, Sicherheit und Wirkung.

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Vendor-Sprawl

Was ist Vendor-Sprawl in einfachen Worten?

Ein Zustand, in dem zu viele unterschiedliche Tools und Anbieter gleichzeitig genutzt werden – meist unkoordiniert.

Warum ist das ein Problem?

Weil es teuer, unsicher, ineffizient und frustrierend für alle Beteiligten ist.

Wie beginne ich mit der Konsolidierung?

Starte mit einem Tool-Inventar, definiere Governance-Regeln und setze auf Plattformen statt viele Speziallösungen.

Wie unterstützt empower^® dabei konkret?

empower^® ersetzt mehrere Einzellösungen im Bereich Präsentations- und Diagrammerstellung, Vorlagenmanagement und Markenführung. Das reduziert Komplexität, erhöht die Sicherheit und spart Kosten – bei deutlich besserem Nutzererlebnis.