Intelligentes Lizenzmanagement das Kosten reduziert: jetzt zählt's

6 Min. Lesezeit

23.11.2023

Um im heutigen Wettbewerbsumfeld konkurrenzfähig zu bleiben, sind Unternehmen zunehmend auf technologische Lösungen angewiesen. Das Angebot einerseits sowie der Bedarf in den verschiedenen Unternehmensbereichen andererseits sind enorm. Gleichzeitig steigt der Verwaltungsaufwand für diverse Softwarelizenzen beträchtlich an.

Die zentrale Bereitstellung von Softwarelösungen durch die IT-Abteilung gestaltet sich jedoch immer komplexer und wird mitunter von den Fachabteilungen umgangen. Dies führt dazu, dass eine umfassende Übersicht über die unternehmensweite Nutzung und Beschaffung von Software zunehmend schwierig bis nahezu unmöglich wird. Wer hier den Überblick verliert, riskiert unnötige Ausgaben für erworbene, aber ungenutzte Lizenzen oder für Software, die nicht von der Unternehmensführung genehmigt wurde. Durch ein intelligentes Lizenzmanagement lassen sich nicht nur Kosten einsparen, sondern auch Sicherheitsrisiken minimieren.

Wer ist für das Lizenzmanagement verantwortlich?

Jeder einzelne Geschäftsbereich für sich, die IT-Abteilung, der Einkauf oder die Geschäftsführung? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten in den verschiedenen Abteilungen sowie die Benennung der dafür verantwortlichen Mitarbeitenden sind daher entscheidende Faktoren für ein erfolgreiches Lizenzmanagement. Diese Zuweisung stellt sicher, dass sämtliche Unternehmensbereiche in das Lizenzmanagement einbezogen werden und potenzielle Risiken aus unterschiedlichen Blickwinkeln erkannt und bewertet werden können.

Eine zentrale Rolle nehmen dabei die Lizenzmanager:innen ein. Abhängig von der Unternehmensgröße und Organisationsstruktur können sie entweder im operativen Tagesgeschäft oder in der strategischen Planung und koordinierenden Leitung des Lizenzmanagements tätig sein. Unabhängig von der Ausrichtung sind sie die Hauptansprechpersonen im Unternehmen für alle lizenzrelevanten Fragen.

Somit stellt ein effektives Lizenzmanagement eine Symbiose aus Prozessen, Verantwortlichkeiten, toolgestützter Datenaufbereitung
und -verarbeitung sowie fundiertem Wissen über Lizenzen und Produkte dar.

Schritt für Schritt zur Kostenreduzierung

Kleine Pflanze mit Kleingeld

Um Einsparpotenziale aufzudecken, sind mehrere aufeinanderfolgende Schritte notwendig. Hierzu zählen die Identifizierung, Überwachung, Optimierung und Verwaltung von Softwarelizenzen.

1. Softwarelizenzen identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, alle im Unternehmen vorhandenen Softwarelizenzen zu identifizieren. Diese Aufgabe kann eine echte Herausforderung darstellen, da viele Unternehmen über eine Vielzahl von Softwarelizenzen verfügen, die auf verschiedene Abteilungen und Standorte verteilt sind.

Insbesondere im Bereich der Server erweisen sich die korrekte Erfassung und der Abgleich mit den erworbenen Nutzungsrechten als anspruchsvolle Tätigkeiten. Es ist eine zunehmende Verschiebung von klassischen On-Premise-Lizenzen hin zu cloudbasierten Lösungen zu beobachten. Diese Cloud Subscriptions entziehen sich häufig dem Lizenzmanagement, da sie außerhalb des firmeneigenen Rechenzentrums betrieben werden und somit nicht direkt überwacht werden können.

2. Überwachung der Softwarenutzung

Der nächste Schritt betrifft die Überwachung der Softwarenutzung. Diese ermöglicht die Feststellung, welche Softwarelizenzen tatsächlich genutzt werden und welche nicht. Es lohnt sich, einen Blick auf On- und Offboarding-Prozesse zu werfen. Werden PCs oder Laptops bei Austritt oder Wechsel mit voller Softwareausstattung eingelagert – was zur Folge hat, dass sie weiterhin lizenziert werden müssen? Werden SaaS-Lizenzen übertragen oder die Anzahl der Lizenzen reduziert?

Tatsächliche Einsparungen ergeben sich erst durch die physische Entfernung nicht genutzter Software. Bedauerlicherweise wird nicht genutzte Software häufig nicht deinstalliert, was die Rückführung der Lizenz in den Lizenzpool zur weiteren Nutzung verhindert. Stattdessen werden weitere Geräte für neue Nutzende mit derselben Software ausgestattet und gegebenenfalls sogar neue Lizenzen erworben. Um dies zu vermeiden, können Sie mit Ihrem Anbieter- unternehmen vereinbaren, dass Lizenzen z.B. nach 30 Tagen Inaktivität automatisch in den Lizenzpool zurückgeführt und von jemand anderem genutzt werden können.

3. Lizenzoptimierung

Nach der Bestandsaufnahme folgt die Lizenzoptimierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie lediglich für die Lizenzen bezahlen, die sie tatsächlich benötigen und nutzen. Dazu gehört die (Neu-)Verhandlung von Lizenzverträgen, die Konsolidierung von bestehenden Lizenzvereinbarungen, der Vergleich unterschiedlicher Lizenzmodelle und die Kündigung überflüssiger Lizenzen. Prüfen Sie drei Monate vor der Vertragsverlängerung, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt werden. Bitten Sie Ihr Anbieterunternehmen um einen Lizenzreport, wenn Sie die Lizenznutzung nicht einsehen können.

Obwohl abonnementbasierte Modelle immer beliebter werden, ist Vorsicht geboten. Dieser Trend kann zu beträchtlichen Einsparpotenzialen führen, da die in Abonnements enthaltenen Funktionen oft nicht vollständig genutzt werden. Subskriptionslizenzen können ähnlich wie Fitnessstudio-Mitgliedschaften zu einer Kostenfalle werden. Ein intelligentes Lizenzmanagement hat dies im Blick.

4. Verwaltung der Lizenzen

Abschließend steht die Verwaltung der Lizenzen im Fokus, wodurch Unternehmen stets über genaue Aufzeichnungen aller Softwarelizenzen und Veränderungen verfügen sollten. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass ablaufende Lizenzen rechtzeitig erneuert werden können. Um sicherzustellen, dass Sie keine böse Überraschung erleben, wenn Sie Ihr Lizenzkontingent vollständig ausgeschöpft haben, können Sie mit Ihrem Anbieterunternehmen eine Reserve vereinbaren. Dadurch gewährleisten Sie auch bei Erreichen der vereinbarten Lizenzmenge die nötige Flexibilität.

Eine Unternehmenslizenz kann die Verwaltung erheblich vereinfachen, da sie für mehrere Nutzende oder Geräte an einem zentralen Ort erfolgen kann. Dies gilt auch für die Bereitstellung und Aktualisierung. Im Vergleich zu Einzellizenzen ermöglichen Unternehmenslizenzen zudem die Nutzung zu einem vergleichsweise niedrigeren Preis pro Nutzenden oder Gerät.

Die genannten Schritte müssen Sie nicht zwingend manuell durchführen. Es gibt diverse Lösungen für das Lizenzmanagement, auch bekannt als Software Asset Management (SAM), die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Softwarelizenzen effizient zu verwalten. Diese Tools identifizieren und inventarisieren alle Programme, die im Unternehmen zum Einsatz kommen, weisen auf Unter- oder Überlizenzierung hin und zeigen Einspar- und Optimierungspotenziale auf.

Die Lizenz zum Sparen

Es gibt so viele verschiedene Lizenzmodelle, dass man leicht den Überblick verlieren kann. Um Einsparpotenziale gezielt zu identifizieren, ist es entscheidend, die wesentlichen Unterschiede zu kennen.

Sparschwein

Lizenz-Terminologie	Variationen
Lizenzarten	Einzelplatzlizenzen und Mehrplatzlizenzen (Volumenlizenzen)
Lizenzklassen	Vollversion, Upgrade, Update, Add-on, Client Access License
Lizenzmetriken	(Named) User, Concurrent User, Configuration Item, CPU, Core, VM, Gerät, MIPS/MSU, Node, Session, Site, Transaktion

Die beiden gängigsten Lizenzmodelle sind Named-Lizenzen und Concurrent-Lizenzen. Daher gehen wir auf diese Modelle näher ein. Obwohl Concurrent-Lizenzen oft etwas teurer sind als Named-Lizenzen, besteht in vielen Fällen die Möglichkeit, mit dem Concurrent-Lizenzmodell Kosten im Vergleich zum Named-Lizenzmodell einzusparen, da mehrere Nutzende einen Lizenzcode verwenden. Dieses Modell bietet sich vor allem dann an, wenn Mitarbeitende zeitlich versetzt, beispielsweise im Schichtbetrieb, arbeiten. In solchen Fällen greifen die Mitarbeitenden zeitversetzt auf die Software zu. Im Vergleich zum Named-Modell werden beim Concurrent-Modell für zwei Schichten nur halb so viele Lizenzen benötigt.

Im Rahmen des Concurrent-Lizenzmodells hat sich das sogenannte Peak-Modell als Abrechnungspraxis etabliert. Selbst wenn bei einer Concurrent-Lizenz keine Begrenzung für die gleichzeitige Nutzung festgelegt ist, erfordert die Abrechnung dennoch eine Angabe über die Anzahl der genutzten Lizenzen. Das Peak-Modell verwendet hierfür die maximale Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf die Ressource während eines
definierten Zeitraums.

Moderne Lösungen zur Anwendungsbereitstellung ermöglichen die Überwachung der Nutzung der Software. Entweder können nur bestimmte Personen oder Gruppen auf entsprechende Anwendungen zugreifen oder es wird eine festgelegte Obergrenze gleichzeitiger Zugriffe eingehalten. Die erste Variante findet üblicherweise bei dem Named-Modell Anwendung. Liegt hingegen das Concurrent-Lizenzmodell zugrunde, wird die zweite Variante angewendet. In diesem Fall protokolliert ein intelligentes Lizenzmanagement, wie viele User zur gleichen Zeit ein Programm verwenden. Wenn die maximale Anzahl lizenzierter Nutzender erreicht ist, werden weitere Programmstarts blockiert, bis eine Lizenz frei wird.

Alles unter Kontrolle

In den (IT-)Budgets stellen Softwarelizenzen einen maßgeblichen Kostenfaktor dar, weshalb ihre systematische Verwaltung für Unternehmen, insbesondere für IT- Abteilungen, von großer Bedeutung ist. Rund 58 % der befragten Verantwortlichen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz gaben 2022 im Rahmen einer Capgemini-Studie an, dass das IT-Budget ihres Unternehmens im Jahr 2023 im Vergleich zum Vorjahr steigen werde.

Der Schlüssel für eine systematische Steuerung liegt in einem Software Asset Management, das mit einem klar definierten Beschaffungsprozess und regelmäßiger Kostenkontrolle kombiniert wird. Grundlage dafür ist eine IT-Strategie, die nicht nur die Geschäftsanforderungen für die nächsten zwölf Monate berücksichtigt, sondern auch einen methodischen und organisatorischen Rahmen schafft, um Vendor- und Plattformstrategien sowie entsprechende Policies kontinuierlich umzusetzen. Nur so lassen sich versteckte Kosten und Risiken durch dezentrale oder unkoordinierte Softwarebeschaffung vermeiden.

Dabei ist zu beachten, dass die reinen Anschaffungskosten oft nur einen Bruchteil der Gesamtkosten ausmachen. Die häufig nicht budgetierten Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) einer Software, von der Installation über die langjährige Nutzung und den Support bis hin zur Deinstallation, stellen einen weit höheren Kostenfaktor dar als die budgetierten Anschaffungskosten. Zusätzliche Faktoren wie benötigte Hardware (Server, leistungsstärkere PCs etc.), interne IT-Kosten (externe Dienstleister, Berater etc.) und die interne Einarbeitung sind an dieser Stelle ebenfalls zu berücksichtigen.

Mit der zunehmenden Verlagerung von Mitarbeitenden in das Homeoffice gestaltet sich die Implementierung einer übersichtlichen und einheitlichen Unternehmenssoftware anspruchsvoller. Dabei geht es nicht nur um einzelne Anwendungen, die von Einzelpersonen innerhalb der Abteilung eigenmächtig auf Firmenrechnern installiert werden, oder um Apps auf mobilen Geräten, die der Außendienst für seine Arbeit nutzt.

Konferenztools (Zoom, Microsoft Teams), gemeinsame Textverarbeitung (z. B. mit Google Docs oder Zoom Docs), die Nutzung von Firmensoftware auf zusätzlichen Laptops zu Hause und vieles mehr: oft aus akutem Bedarf heraus eingeführt, schlecht bis gar nicht dokumentiert, als inoffizielle Routine etabliert. Dies kann eine Weile funktionieren, bis Datenschutzanforderungen auftauchen, ein Cyber-Angriff die IT lahmlegt oder ein Softwareanbieter Ansprüche wegen Verletzung der Lizenzvereinbarungen geltend macht.

Ein intelligentes Lizenzmanagement verhindert vor allem Letzteres und unterstützt Sie dabei, Kosten zu reduzieren sowie (IT-)Budgets effizienter einzusetzen und zu verwalten.

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