Pilotprojekt mit Präsentations-KI: So gelingt die Einführung

Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise oder andere KI-Anwendungen sind in vielen Unternehmen längst angekommen. Doch bei konkreten Präsentationsprozessen bleibt oft noch eine Frage offen: Wo schafft KI wirklich messbaren Mehrwert?

Business-Präsentationen sind dafür ein naheliegender Ansatzpunkt. Mitarbeitende verbringen viel Zeit damit, Folien zu erstellen und anzupassen. Ein Pilotprojekt zeigt, ob KI diesen Aufwand unter realen Bedingungen reduzieren kann.

Kurz gesagt: Ein erfolgreicher Präsentations-KI-Pilot testet nicht, ob eine KI auf Knopfdruck beeindruckende Folien erzeugt. Er zeigt, ob sie mit echten Inhalten, bestehenden Templates und realen Workflows Zeit spart – und verwendbare Ergebnisse liefert.

In diesem Artikel erfahren Sie sechs Schritte, wie Sie einen Präsentations-KI-Pilot vorbereiten, passende Testfälle und Testpersonen auswählen, Erfolgskriterien definieren und aus dem Pilot eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Ihr Unternehmen machen.

1. Starten Sie mit dem Problem, nicht mit dem Tool
2. Definieren Sie die Anforderungen an den Pilot
3. Definieren Sie vor dem Pilot, wann KI wirklich erfolgreich ist
4. Setzen Sie den Pilot so auf, dass er Ihren Arbeitsalltag abbildet
5. Holen Sie die richtigen Stakeholder rechtzeitig dazu
6. Messen Sie die Zeit bis zur verwendbaren Folie
Häufige Fehler bei KI-Piloten für Präsentationen

Bevor wir tiefer einsteigen, wollen wir zunächst noch eine grundlegende Frage klären:

Was ist ein Präsentations-KI-Pilot?

Ein Präsentations-KI-Pilot ist ein zeitlich begrenzter Praxistest für einen konkreten Use Case. Eine ausgewählte Nutzergruppe arbeitet mit realen Aufgaben und vorab definierten Erfolgskriterien. Bewertet wird der Weg vom Ausgangsmaterial bis zur verwendbaren Folie.

Ein KI-Pilot ist mehr als ein Tooltest

Ein Prompt, eine generierte Folie, ein kurzer Wow-Moment: Das ist oft eine Demo, aber noch kein Pilot.

Aus der Praxis: Viele Unternehmen, mit denen wir sprechen, haben Copilot, ChatGPT Enterprise oder andere KI-Tools bereits getestet oder im Einsatz. Häufig fehlt jedoch noch ein klarer Präsentations-Use-Case. Genau dort sollte ein Pilot ansetzen: bei einer realen Aufgabe statt bei einzelnen Funktionen.

1. Starten Sie mit dem Problem, nicht mit dem Tool

„Wir haben Copilot – was können wir damit in PowerPoint machen?“ ist noch kein KI-Use-Case.

Fragen Sie stattdessen: Welche Präsentationsaufgaben kosten besonders viel Zeit? Welche wiederholen sich? Wo entstehen manuelle Schleifen?

In unseren Gesprächen mit Fachbereichen, KI-Verantwortlichen und IT-Teams wird Zeitersparnis fast immer zuerst genannt. Später rücken dann häufig Qualität, Corporate Design, Datenschutz und Skalierbarkeit stärker in den Vordergrund.

2. Definieren Sie die genauen Anforderungen an den Pilot

Prüfen Sie nicht nur, ob eine Folie professionell aussieht. Legen Sie fest, welche Anforderungen die Lösung erfüllen muss: Qualität, Corporate Design, PowerPoint-Integration und Bearbeitbarkeit ebenso wie Security, Datenschutz und technische Integration.

Aus der Praxis: Während Fachbereiche zunächst vor allem den praktischen Nutzen sehen, beschäftigen IT und Datenschutz andere Fragen: Wo werden Daten verarbeitet? Welches Sprachmodell kommt zum Einsatz? Welche Hosting- und Sicherheitsanforderungen gelten?

Unsere Checkliste mit Auswahlkriterien für Präsentations-KI hilft, solche Anforderungen vor dem Test festzuhalten und verschiedene Lösungen nach denselben Maßstäben zu bewerten.

3. Definieren Sie vor dem Pilot, wann KI wirklich erfolgreich ist

Formulieren Sie eine klare Hypothese, zum Beispiel:

„Wenn wir KI bei der Erstellung neuer Management-Folien einsetzen, halbieren wir den manuellen Aufwand, ohne Abstriche bei Qualität und Corporate Design.“

Legen Sie dazu wenige Messgrößen fest: Zeit bis zum verwendbaren Ergebnis, Nacharbeit, Qualität, Brand-Konformität und Nutzerakzeptanz.

4. Setzen Sie den Pilot so auf, dass er Ihren Arbeitsalltag abbildet

„Präsentationen mit KI erstellen“ ist als Testszenario zu breit. Wählen Sie konkrete Aufgaben, zum Beispiel:

• eine neue Folie aus vorhandenem Ausgangsmaterial erstellen,
• eine neue Folie auf Basis bestehender Templates entwickeln,
• eine bestehende Folie gezielt überarbeiten.

Testen Sie unterschiedliche Fälle – etwa eine überladene Folie, veraltete Inhalte oder ein neues Thema, das erst visuell strukturiert werden muss.

Praxis-Tipp: Legen Sie drei bis fünf verbindliche Testfälle fest, die alle Teilnehmenden bearbeiten. Ergänzend können sie eigene Aufgaben aus dem Arbeitsalltag einbringen.

Wie groß sollte die Testgruppe sein?

Für einen ersten Pilot brauchen Sie keine große Organisationseinheit. Als praktikabler Ausgangspunkt können etwa 8 bis 15 aktive Testpersonen sinnvoll sein. Entscheidend ist weniger die exakte Zahl als die Zusammensetzung.

Beziehen Sie zum Beispiel erfahrene PowerPoint-Nutzer:innen und weniger routinierte Anwender:innen sowie Personen mit unterschiedlichen Präsentationsaufgaben ein.

Wie lange sollte der Pilot laufen?

Ein längerer Pilot klingt zunächst gründlicher. In der Praxis beobachten wir jedoch häufig: Je mehr Zeit Testpersonen haben, desto eher schieben sie den Test nach hinten. Dann wird kurz vor Abschluss intensiv getestet, statt die Lösung über einen Zeitraum hinweg in realen Situationen zu nutzen.

Außerdem sind Inhalte aus Kick-off, Training oder Einführung bei einem späten Teststart oft nicht mehr so präsent. Das kann die Qualität des Tests und des Feedbacks beeinflussen.

Aus der Praxis: Wir tendieren deshalb zu kompakten Testzeiträumen. Für kleinere Tests können bis zu zwei Wochen sinnvoll sein. Bei größeren Piloten mit mehr Testpersonen und unterschiedlichen Use Cases können drei bis vier Wochen besser passen.

Das ist keine feste Regel. Nutzerzahl, Komplexität und interne Abläufe spielen ebenfalls eine Rolle. Wichtiger als eine möglichst lange Laufzeit ist, dass die Teilnehmer:innen zeitnah starten und mehrfach mit realen Aufgaben testen.