IT Projekte dem C Level präsentieren: Darauf kommt es an

Wer ein IT-Projekt vor dem C-Level präsentiert, muss den geschäftlichen Mehrwert auf den Punkt bringen: Nutzen, ROI, Risiken. Reine Funktionen überzeugen nicht – Business Impact schon. Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit der richtigen Storyline, klaren Botschaften und strategischer Ansprache das Management gewinnen.

Warum das C-Level anders tickt

Sie haben ein starkes IT-Konzept, das fachlich absolut Sinn ergibt. Doch im Gespräch mit dem Vorstand wird es kritisch: „Was bringt uns das wirtschaftlich?“, „Wie schnell sehen wir Ergebnisse?“, „Welche Risiken gehen wir ein?“ – genau hier zeigt sich der Unterschied in der Perspektive. Denn das C-Level denkt weniger in Features und Technologien, sondern in Business Impact, strategischem Fit und Risikominimierung.

In vielen Kundenprojekten erleben wir genau diese Herausforderung: IT-Teams mit durchdachten Lösungen stoßen auf eine Management-Ebene, die anders abgeholt werden muss – und genau da setzt gutes Stakeholder-Management an.

Wie stelle ich den Business-Nutzen in den Vordergrund?

Technische Exzellenz ist die Grundlage. Doch was zählt, ist der Nutzen für das Unternehmen. In unseren Projekten sehen wir immer wieder: IT-Konzepte überzeugen vor allem dann, wenn sie aufzeigen, wie sie:

• Prozesse beschleunigen
• Kosten reduzieren
• Risiken vermeiden
• Mitarbeitende entlasten
• strategische Ziele unterstützen

Formulierungsbeispiele:

• Technisch: „Wir führen Single Sign-on ein“
  C-Level-tauglich: „Wir reduzieren Support-Aufwände um 30 % und beschleunigen den Zugriff auf relevante Anwendungen.“

• Technisch: „Wir migrieren auf ein neues Template-Management-System.“
  C-Level-tauglich: „Wir schaffen die Basis für durchgängige digitale Prozesse und senken dabei Such- und Abstimmungszeiten um bis zu 25 %.“

Wer C-Level-Entscheider:innen überzeugen will, muss den „strategischen Hebel“ des Projekts klar benennen – also: Welches übergeordnete Ziel wird unterstützt oder beschleunigt?

Orientierung an Unternehmenszielen

Startpunkt: Die Jahresziele oder die mittelfristige Strategie des Unternehmens.
Typische Leitfragen:

• Gibt es ein offizielles Strategiepapier, OKRs oder ein Zielbild?
• Welche Themen stehen im Fokus: Wachstum, Effizienz, Sicherheit, Nachhaltigkeit, Kundenzentrierung

Praxis-Tipp: Verknüpfen Sie Ihr Projekt explizit mit einem bekannten Ziel – z. B. „Dieses Projekt zahlt direkt auf das Ziel ‚Automatisierung interner Büroabläufe bis Ende des Jahres‘ ein.“

Beitrag zur Kostenstruktur

IT-Projekte sind oft Investitionen – aber auch Potenziale zur Kostenvermeidung. Relevante strategische Hebel:

• Reduzierung wiederkehrender Betriebskosten
• Entlastung von Support oder Fachabteilungen
• Vermeidung von Lizenz- oder Wartungskosten durch Konsolidierung

Praxis-Tipp: Quantifizieren Sie Einsparungen realistisch und nennen Sie Vergleichswerte („bisher 12.000 €/Jahr für Pflege des Alt-Systems“).

Visualisierungen, Storytelling & Stakeholder-Ansprache einsetzen

Eine starke Idee braucht eine starke Präsentation. Doch technische Detailliebe ist selten überzeugend auf Vorstandsebene. Was funktioniert, sind:

• Klare Visuals (z. B. Vorher-Nachher-Darstellungen)
• Eine Storyline, die Problem, Lösung und Wirkung zeigt
• Weniger ist mehr: Max. 10 Slides, klare Sprache, kein unnötiger Fachjargon
• Spezielle Gestaltung: Identifizieren Sie Ihre Stakeholder (z. B. Sponsor, Fachbereich, IT) und passen Sie Ihre Story entsprechend an
  • Mögliche Fragen vorbereiten: „Wer profitiert?“ und „Wer trägt die Risiken?“
  • Botschaften differenzieren: Die Geschäftsführung spricht ROI und Strategie, der Fachbereich spricht Nutzen und Effizienz, die IT spricht Sicherheit und Betrieb.

Konkrete Tipps für Ihre IT-Präsentation vor dem C-Level:

• Beginnen Sie mit einem klaren Pain Point: „Aktuell verlieren wir im Support rund 300 Stunden pro Monat durch inkompatible Updates.“
• Nutzen Sie „Was-wenn-nicht“-Szenarien: „Wenn wir nichts tun, riskieren wir Sicherheitsprobleme und einen Rückstand gegenüber dem Wettbewerb.“
• Zeigen Sie konkret: „Diese Entscheidung spart 150.000 € pro Jahr – bei einmaligen Implementierungskosten von 40.000 €.“
• Arbeiten Sie mit einfachen Visualisierungen und vermeiden Sie technische Diagramme, die nicht selbsterklärend sind.
• Machen Sie am Schluss einen klaren Vorschlag: „Wir empfehlen, das Projekt mit Kick-off zum Q2 zu starten – mit einem klaren Zielbild bis Jahresende.“

Typische Fragen des C-Levels antizipieren & Stakeholder richtig einbinden

Das C-Level denkt in Risiken und ROI. Wer diese und ähnliche Fragen vorbereitet und gleichzeitig seine Stakeholder frühzeitig einbindet, punktet:

Was kostet das?

Was das C-Level wirklich wissen will: Gesamtaufwand inkl. Folgekosten
Mögliche Antwort aus IT-Sicht: „Investition von 120 k €, ROI nach 12 Monaten erreichbar.“

Wie schnell sehen wir Nutzen? 

Was das C-Level wirklich wissen will:  Time-to-Value
Mögliche Antwort aus IT-Sicht: „Produktivitätssteigerung ab Monat 2 durch Automatisierung.“

Welche Risiken bestehen? 

Was das C-Level wirklich wissen will: Sicherheit, Ausfälle, Akzeptanz
Mögliche Antwort aus IT-Sicht: „Wir setzen auf bewährte Technologien mit hoher User-Akzeptanz.“

Passt das zu unserer Strategie? 

Was das C-Level wirklich wissen will: Beitrag zum Unternehmensziel
Mögliche Antwort aus IT-Sicht: „Direkter Beitrag zur Digitalisierungsstrategie 2025.“      

Darüber hinaus empfehlen wir:

• Legen Sie eine Stakeholder-Liste an (Name / Rolle / Einfluss / Erwartung) und aktualisieren Sie diese regelmäßig.
• Führen Sie Feedback-Schleifen mit den wichtigsten Stakeholdern ein, um Anpassungen frühzeitig zu ermöglichen.
• Kommunizieren Sie klar und differenziert je nach Stakeholder-Gruppe – Geschäftsführung erwartet Business Language, Fachbereich erwartet Nutzennachweis, IT erwartet technische Sicherheit.
• Eine klare und starke Executive Summary erleichtert dem Management die Entscheidung.

Brücke zwischen IT, Business und Stakeholdern

In unseren Projekten erleben wir immer wieder: Die besten technischen Lösungen scheitern, wenn sie nicht verstanden und von den Nutzenden mitgetragen werden. Deshalb begleiten wir IT-Teams nicht nur in der technischen Umsetzung, sondern helfen auch, Projekte strategisch und stakeholder-orientiert zu positionieren:

• Mit Erfahrung aus zahlreichen Digital-Workplace-Projekten
• Mit praxiserprobten Maßnahmen und Kommunikationspaketen zum Stakeholder-Management und Präsentieren
• Mit Tools und Services, die IT und Support entlasten, Fachbereiche befähigen und für reibungslose Prozesse sorgen

Fazit: Technische Kompetenz trifft Business-Sprache

IT-Teams liefern tagtäglich wertvolle technische Lösungen, doch auf Vorstandsebene entscheidet nicht die Technologie, sondern ihre strategische Relevanz. Wer sein IT-Projekt ins Ziel bringen will, muss es als Antwort auf konkrete Unternehmensziele und Herausforderungen positionieren.

Bei empower unterstützen wir Sie dabei, die Brücke zwischen Technik, Strategie und Kommunikation zu schlagen – damit gute Ideen nicht nur gehört, sondern auch umgesetzt werden. Kontaktieren Sie uns für eine optimierte C-Level und Stakeholder-Präsentationsstrategie.