Softwareeinführung: In 7 Schritten zum Erfolg

Die Einführung einer neuen Software zählt aus gutem Grund zu den kniffligsten Umstellungen innerhalb einer Unternehmensstruktur. Dies gilt insbesondere dann, wenn die neue Software sehr umfassend ist und an mehreren Standorten ausgerollt wird.

Ist die Entscheidung für eine Software gefallen und steht deren Einführung kurz bevor, dann haben Sie mit Ihrem Team eine Aufgabe vor der Brust, die zahlreiche Fehlerquellen und Stolpersteine bereithalten kann. Ohne fundierte Planung, durchdachte Schulungen, reibungslose Datenmigration und perfekt getaktetes Roll-out steht die Einführung der neuen Software auf wackligen Füßen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die sieben Projektphasen einer erfolgreichen Softwareeinführung vor und liefern Ihnen somit eine Blaupause, die dieses Vorhaben erleichtern kann.

Die 7 Projektphasen einer Softwareeinführung

Bevor Sie sich mit Ihrem Team an die Umsetzung der Softwareimplementierung machen, halten Sie sich – wie bei jedem umfangreichen Projekt – vor Augen, dass Sie vermutlich mit dem einen oder anderen unvorhergesehenen Problem konfrontiert werden. Eine fundierte Planung minimiert das Fehlerrisiko während der Softwareimplementierung und bildet die erste Phase des Projekts.

Phase 1: Das Skript

Entwerfen Sie ein Skript oder Drehbuch, das Sie und Ihr Team als roter Faden durch den Prozess leitet. Dieses sollte folgende Punkte beinhalten:

• Lageplan: Dieser dient als Orientierungshilfe bei der Softwareimplementierung. Dazu zählen Abgabe-Checklisten, Hardware-System-Checklisten, Konfigurations-Checklisten sowie die Kontaktdaten aller Beteiligten. Stellen Sie zudem Zeitpläne sowie Systemübersichten und -abgrenzungen auf. Alle Schritte der Implementierung sind hier minutiös getaktet.
• Aufgabenverteilung: Hierbei handelt es sich um den Pulsschlag der Softwareeinführung. Halten Sie fest, wer welche Verantwortungen trägt und wie die Kommunikationswege verlaufen.
• Roll-back: Lassen Sie sich eine Hintertür offen, die zum Altsystem führt. Somit können Sie im Worst-Case-Szenario darauf zurückgreifen. Legen Sie aber auch einen Point of no Return fest, ab dem das neue System laufen muss.
• Smoke-Test: Ein Smoke-Test ist ein vorher konzipierter Testlauf, mit dem in kurzer Zeit die wichtigsten Funktionen des Systems überprüft werden. Testen Sie regelmäßig die Lauffähigkeit der essenziellen Prozesse. Dies gilt sowohl während der Einführung als auch nach dem Roll-out.

Phase 2: Die Art der Einführung

Bei einer Softwareeinführung bieten sich zwei unterschiedliche Herangehensweisen an. Entscheiden Sie sich bereits im Vorfeld für eine von beiden!

• Big Bang: Bei dieser Herangehensweise führen Sie das neue System innerhalb kürzester Zeit ein – beispielsweise an einem Wochenende oder an Feiertagen. Diese Urknall-Methode eignet sich allerdings nur für Softwarelösungen, die vor- oder nachträgliche Schulungen der Mitarbeitenden voraussetzt. Den Big Bang setzt man vor allem dann um, wenn es schon ein altes System gibt, in dem Daten „in Bewegung“ sind, man die Systeme nicht synchronisieren kann oder will und auch nicht die Daten z. B. einer Abteilung getrennt migrieren kann. Dann ist es oft am einfachsten, das alte System irgendwann abzuschalten, die Daten einmal zu migrieren und das neue System einzuschalten, damit nicht zwei konkurrierende Datenwelten aufgebaut werden.
  
  
• Iterative Einführung: Hier wird die Software pro Abteilung/Anwendungsgruppe freigeschaltet. Diese Art der Implementierung ist deutlich risikoärmer, erfordert aber auch mehr Planung. Zudem müssen Alt- und Neusystem eine gewisse Zeit lang parallel laufen. Es ist ratsam, zunächst eine Testeinführung mit einer begrenzten Nutzenden-Gruppe zu lancieren und die dort gemachten Erfahrungen für das gesamte Unternehmen umzusetzen.

Phase 3: Training

Jedes System ist nur so gut wie sein Anwendender. Fundierte Schulungen sind der Schlüssel zum Erfolg. Eine bewährte Herangehensweise ist es, zunächst eine kleine Gruppe als Key-Nutzende auszubilden, die dann im Kaskadensystem als Multiplikatoren weitere Mitarbeitende schulen. Die Schulung der Key-Nutzendensollte im Optimalfall kurz vor der Softwareeinführung abgeschlossen sein. Führen Sie regelmäßige Nachschulungen durch und geben Sie den Nutzenden die Möglichkeit zum Feedback.

Phase 4: Datenmigration

Die Übernahme der bestehenden Daten muss bis ins kleinste Detail geplant sein. Eine gute Vorbereitung ist hierbei unerlässlich. Normalerweise wird entweder mit der Dokumentation oder mit dem herstellenden Unternehmen mindestens der neuen Software ein wiederholbarer Migrationsprozess erarbeitet und im Laufe der Planung immer wieder getestet, sodass man dann zum Zeitpunkt X nur noch auf den sprichwörtlichen Knopf drücken muss, damit die Migration noch ein letztes Mal abläuft und dann reibungslos funktioniert. Dieser Prozess kann sehr aufwendig sein und sollte frühzeitig in Angriff genommen werden.

Manchmal wird auch das Altsystem eine Weile vor dem Roll-out in einen „Nur-Lesen-Modus“ geschaltet, um die Datenmigration in Ruhe durchführen zu können (weil sich die Daten im Altsystem dann nicht mehr verändern).

Phase 5: Roll-out

Hierbei geht es um die eigentliche Softwareeinführung. Dieser Prozess dauert in der Regel nicht allzu lange, birgt jedoch zahlreiche Fehlerquellen. Halten Sie sich an diese sieben Schritte:

1. Freigabe durch das Management und Qualitätssicherung. Positive Testergebnisse müssen vorliegen und der Roll-out-Status muss erreicht sein.
2. Mit der Installation erfolgt die Einspielung der Software auf die Systeme.
3. Die Datenmigration sollte am Wochenende bzw. an Feiertagen durchgeführt werden, wenn sie den operativen Betrieb beeinträchtigt. Hier kommt es stark auf das System und die Migration an.
4. Beim Smoke-Test werden wesentliche Prozesse sowie Funktionen im System geprüft. Nach erfolgreichem Test erfolgt das Go-live.
5. Es folgt die Übergabe der Verantwortung vom Projektteam an die Betriebsorganisation.
6. In der Testphase ist die Überwachung der Datenqualität, Leistung etc. unerlässlich.
7. Mit Patches müssen auftretende Fehler umgehend behoben werden.

Phase 6: Support

In dieser Phase gibt das Projektteam die Regie für das System an die verantwortliche Abteilung bzw. Person ab. Richten Sie mindestens drei verschiedene – interne wie externe – Support-Level ein.

Phase 7: Analyse

Um nach der Softwareeinführung umgehend auf Probleme reagieren zu können, muss eine ständige Überwachung gewährleistet sein. Zudem müssen Netzwerklast, Speicherverbrauch und Systemauslastung sowie Nutzenden-Verhalten, Datenqualität und Prozessdurchlaufzeiten beobachtet werden. Nur so lassen sich fundierte Ansätze finden, um die neue Software zu optimieren.

Weitere Erfolgsfaktoren einer Softwareeinführung

Die Schlüsselkomponente einer optimal ausgeführten Softwareeinführung sind Sie und Ihr Team. Daher ist es wichtig, alle Projektbeteiligten frühzeitig zu informieren, mit ins Boot zu holen und nicht mit zusätzlichen Aufgaben zu überlasten. Speziell die frühzeitige Einbindung der IT-Abteilung kann ein Schlüsselfaktor sein.
Die Implementierung lässt sich nur stemmen, wenn jedes Teammitglied konzentriert bei der Sache ist. Wenn nicht zwingend nötig, dann vermeiden Sie unbedingt Personalwechsel während der Softwareeinführung. Von besonderer Bedeutung ist es, Ihre Entscheidungen zu dokumentieren, zu begründen und diese in Ihrem Team zu kommunizieren. Greifen Sie eventuell auf externes Fachwissen zurück, falls Sie nicht weiterkommen.

Bei der Implementierung unserer empower® für Office 365 stehen Ihnen unsere Expert:innen selbstverständlich zur Seite und verhelfen Ihrer Softwareeinführung zum Erfolg – vom Customizing über User-Schulungen bis hin zum finalen Roll-out.