5 Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind wichtiger denn je, kommen aber noch zu wenig zum Einsatz – so lassen sich die Ergebnisse einer im Jahr 2020 durchgeführten Studie der IDC (International Data Corporation) zusammenfassen. Die Studie befasste sich mit der Nutzung von digitalem Dokumenten-Management: Rund 1.500 Führungskräfte aus verschiedenen internationalen Unternehmen standen Rede und Antwort. Die Ergebnisse müssen zu denken geben.

Was direkt ins Auge fällt, ist der von der IDC prognostizierte Zuwachs von Unternehmensdaten in den kommenden zwei Jahren. Diese Ziffer beläuft sich auf 42,2 %.

32 % zu 68 %: So die Verteilung zwischen den vorhandenen Datenmengen, die in einem Unternehmen genutzt und ungenutzt sind. Weiterhin stellte sich bei zwei Dritteln der befragten Unternehmen eine unzureichende Datensicherheit heraus, was sich mit der Installation einer fundierten Dokumenten-Management-Software leicht beheben ließe.

Aber woran liegt das? Ein Grund könnte mangelnde Aufklärungsarbeit sein, welche die Vorteile eines durchdachten Dokumenten-Management-Systems highlightet. In diesem Sinne möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag 5 gute Gründe vorstellen, die für ein DMS sprechen.

Digitales Dokumenten-Management-System: DMS vs. CMS

Bevor wir 5 signifikante Vorteile eines Dokumenten-Management-Tools zu Felde führen, möchten wir zunächst den Unterschied zwischen einem DMS (Document-Management-System) und einem CMS (Content-Management-System) verdeutlichen.

Ein DMS unterstützt ein Unternehmen dabei, digitale Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zentral zu speichern. Zudem lassen sich die elektronischen Daten in einem Dokumenten-Management-System klassifizieren und schützen. Es unterstützt und erleichtert die Zusammenarbeit, reduziert Bottlenecks und steigert somit den Workflow. Dokumenten-Management für Microsoft Office befasst sich primär mit Office-Anwendungen wie Word, PowerPoint, Outlook, Excel usw.

Eine Dokumenten-Management-Software ist die Paradelösung, wenn es hauptsächlich darum geht:

• Ihre Daten langfristig zu erhalten und zu sichern
• diese gemäß Ihrem Corporate Design einheitlich und unternehmensweit zur Verfügung zu stellen
• ein gemeinschaftliches Bearbeiten der Office-Dokumente zu ermöglichen
  
  Sind die Inhalte für die Nutzung im Internet gedacht – und haben sie somit einen zeitlich begrenzten Charakter –, dann bieten sich eher CMS-Lösungen an.

Dokumenten-Management-Systeme: 5 bezeichnende Pluspunkte

1. DMS steigert die Unternehmenseffizienz
   Auch wir haben gemeinsam mit Nielsen eine B2B-Office-Studie von der GfK durchführen lassen. Diese hat unter anderem den positiven Impact von Dokumenten-Management-Tools auf die Unternehmenseffizienz deutlich hervorgehoben. So zeigte sich zum Beispiel, dass Mitarbeitende, die hauptsächlich am Computer tätig sind, rund 40 % ihrer Arbeitszeit mit dem Formatieren von Office-Dokumenten verbringen. Zudem gestaltet sich die Suche nach Dokumenten ohne ein DMS mitunter schwierig und zeitaufwendig. Hier greifen die Vorlagenbibliotheken sowie die zahlreichen Produktivitätswerkzeuge der digitalen Dokumenten-Management-Software. Alle Vorlagen – vom Word-Dokument über die PPT-Masterfolie bis hin zur Outlook-Signatur – werden einheitlich dem Corporate Design angepasst. Somit sparen Nutzende circa 30 % ihrer Zeit für die Bearbeitung von Office-Dokumenten.
   
   Die komplette Office-Studie können Sie hier kostenlos downloaden!
   
   Des Weiteren spart Dokumenten-Management-Software Zeit und Geld. Firmen, die nach wie vor auf ein analoges statt digitales Dokumenten-Management setzen, verschwenden schätzungsweise 40 % bis 60 % der Arbeitszeit ihrer Office-Mitarbeitende. Tagtäglich werden europaweit Zigmillionen Seiten Papier ausgedruckt, kopiert, verteilt, abgeheftet und archiviert. Dieser Prozess verschlingt laut Einschätzung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – Mittelstand Digital – 20 % bis 45 % der Gehaltskosten, beziehungsweise zwischen 5 % und 15 % des Umsatzes. Die Investition in ein Dokumenten-Management-System amortisiert sich demnach innerhalb kürzester Zeit.
   
   
2. Digitales Dokumenten-Management erleichtert die Administration
   Ein ausgeklügeltes Dokumenten-Management-System lässt sich einfach in das bestehende IT-System einbetten. Dort reduziert es den administrativen Aufwand um ein Vielfaches. So werden besonders bei international agierenden Unternehmen Insellösungen abgeschafft. Wo zuvor Dokumente in verschiedenen Sprachen an verschiedenen Standorten erstellt wurden, können Admins diese zentral über eine Benutzungsoberfläche in kürzester Zeit einheitlich bereitstellen, verwalten und aktualisieren. Der Arbeitsaufwand wird demnach besonders für den IT-Bereich reduziert und die Ausfallsicherheit des IT-Systems erhöht.
   
   
3. Dokumenten-Management für Mac, Office Online etc.
   Ganzheitliche Microsoft Office Add-in Suites wie beispielsweise empower^® sind tatsächlich immer und überall nutzbar. Sie können Dokumenten-Management-Systeme on-premise und/oder in der Cloud hosten. Zudem spielt das Betriebssystem keine Rolle. Um bei diesem Beispiel zu bleiben: empower^® lässt sich mit Office für macOS, Office für Windows, Office 365, Office Online sowie Microsoft Teams nutzen.
   
   
4. Dokumenten-Management-Software erleichtert die Zusammenarbeit
   Die Zeiten, in denen sich unser beruflicher Wirkungsradius allein auf die Arbeitsstelle beschränkte, sind nicht erst seit der Corona-Pandemie vorüber. Das Arbeiten vom Homeoffice aus wird gewiss ein fester Bestandteil unseres Berufsalltags. Eine cloudbasierte Dokumenten-Management-Software ermöglicht den direkten Zugriff auf die relevanten Dokumente, was die Zusammenarbeit erheblich vereinfacht. So können Sie zeitgleich und standortunabhängig mit Ihrem Team an verschiedenen Projekten arbeiten.
   
   
5. Einheitlicher Markenauftritt dank Dokumenten-Management-Software
   Last, but not least garantiert ein Dokumenten-Management-System, dass das Corporate Design Ihres Unternehmens in allen Word-Dokumenten, Excel-Tabelle, PowerPoint-Präsentation und E-Mail-Signatur einheitlich kommuniziert werden. Etwaige Anpassungen können zentral von den Admins und/oder im Team vorgenommen und mit wenigen Klicks unternehmensweit implementiert werden.
   
   

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