Template-Management-Systeme f├╝r starke Markenkonsistenz

5 Min. Lesezeit
02.08.2023

In der heutigen anspruchsvollen Gesch├Ąftswelt, in der vertrauensw├╝rdige und professionelle Marken von entscheidender Bedeutung sind, ist es f├╝r Unternehmen unerl├Ąsslich, ihre Kommunikation und ihr Branding konsistent zu halten. Dies erfordert eine einheitliche Gestaltung aller internen und externen Dokumente, von E-Mails ├╝ber Pr├Ąsentationen bis hin zu Marketingmaterialien, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Doch wie l├Ąsst sich diese Herausforderung effektiv bew├Ąltigen, wenn im Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher und veralteter Vorlagen im Umlauf ist? Die Antwort liegt auf der Hand: mithilfe eines leistungsstarken Template-Management-Systems!

Was ist ein Template-Management-System?

Template-Management-Systeme (TMS) gelten als Geheimwaffe, um die Erstellung, Verwaltung und Nutzung von Vorlagen in Unternehmen zu optimieren. Denn sie bieten eine zentrale Plattform, ├╝ber die s├Ąmtliche Vorlagen eines Unternehmens an einem Ort gespeichert, organisiert und verwaltet werden k├Ânnen.

Ein leistungsstarkes TMS geht jedoch weit ├╝ber die blo├če Speicherung von Vorlagen hinaus. Es erm├Âglicht Unternehmen, ihre Vorlagen m├╝helos anzupassen, gemeinsam zu nutzen und dabei stets auf dem neuesten Stand zu halten. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert und alle Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf die aktuellen Versionen der Vorlagen. Dar├╝ber hinaus gew├Ąhrleistet ein TMS die strikte Einhaltung von Corporate-Design-Richtlinien, indem es sicherstellt, dass s├Ąmtliche Dokumente einheitlich gestaltet sind und die Markenidentit├Ąt des Unternehmens perfekt widerspiegeln.

Warum sind Template-Management-Systeme wichtig?

  • Fehlerreduktion: Die Verwendung von Vorlagen reduziert das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in Dokumenten erheblich. Vorlagen enthalten bereits ├╝berpr├╝fte und genehmigte Inhalte, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Rechtschreibfehlern, falscher Formatierung oder fehlenden Informationen minimiert wird. Dies f├╝hrt zu einer Steigerung der Qualit├Ąt erstellter Dokumente und einer Verringerung potenzieller Risiken.
  • Compliance und Branding: TMS erm├Âglichen Unternehmen, Compliance-Anforderungen zu erf├╝llen und einheitliche Branding-Richtlinien umzusetzen. Vordefinierte Vorlagen gew├Ąhrleisten die Einhaltung sowohl gesetzlicher Vorgaben als auch interner Branding-Richtlinien zur Umsetzung des visuellen Erscheinungsbildes eines Unternehmens, was einen einheitlichen und professionellen Markenauftritt sicherstellt.
  • Effiziente Zusammenarbeit: TMS erleichtern die Teamarbeit in bedeutendem Ma├če. Durch den zentralen Zugriff aller Teammitglieder auf dieselben Vorlagen werden die Zusammenarbeit, der Informationsaustausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten deutlich einfacher. Somit sind alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand und die zeitraubende Suche nach aktuellen Vorlagen entf├Ąllt.

teamwork

Vorteile eines Template Management Systems

Ein TMS bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:

  • Zeitersparnis: Durch den Einsatz eines TMS k├Ânnen Mitarbeitende wertvolle Zeit sparen, da sie Inhalte nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen m├╝ssen. Vorlagen k├Ânnen einfach gefunden, ausgew├Ąhlt und an spezifische Anforderungen angepasst werden, wodurch der Erstellungsprozess beschleunigt und die Gesamtproduktivit├Ąt gesteigert wird.
  • Markenkonsistenz und Professionalit├Ąt: Ein TMS stellt sicher, dass alle Inhalte der Markenidentit├Ąt entsprechen. Dies umfasst die Verwendung des richtigen Logos, der passenden Farbpalette, der richtigen Schriftarten und anderer visueller Elemente. Dadurch wird Markenkonsistenz gew├Ąhrleistet und das Unternehmen professionell pr├Ąsentiert. Zudem bieten Vorlagen auch weniger designaffinen Anwendenden die M├Âglichkeit, optisch ansprechende Folien zu erstellen.
  • Aktualisierbarkeit: Mit einem TMS k├Ânnen alle Vorlagen problemlos aktualisiert werden, um ├änderungen oder Aktualisierungen der Markenidentit├Ąt oder der Unternehmensrichtlinien widerzuspiegeln. Dadurch bleiben alle Inhalte stets auf dem neuesten Stand und entsprechen den aktuellen Anforderungen.
  • Effizienzsteigerung: Ein TMS f├Ârdert eine effiziente Zusammenarbeit und einen nahtlosen Workflow. Vorlagen k├Ânnen gemeinsam genutzt werden, sodass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten k├Ânnen. Da alle Vorlagen zentral an einer Stelle verwaltet und gespeichert werden, entf├Ąllt die l├Ąstige Suche nach dem Speicherort der gew├╝nschten Vorlage. Durch die Automatisierung von Freigabeprozessen wird die Effizienz weiter gesteigert und redundante Arbeit vermieden.

Funktionen eines Template Management Systems

TMS bieten eine umfassende Palette an Schl├╝sselfunktionen, die eine effiziente Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung von Vorlagen erm├Âglichen. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen aufgef├╝hrt:

  • Flexible Vorlagenerstellung: TMS erm├Âglichen die Erstellung professioneller Vorlagen f├╝r diverse Zwecke wie Briefe, Berichte, Pr├Ąsentationen, E-Mails, Rechnungen und vieles mehr. Sie bieten Werkzeuge und Funktionen zur einfachen Gestaltung von Layouts sowie zur Integration von Inhalten wie Text, Grafiken und Tabellen.
  • Einfache Vorlagenverwaltung: Durch ein Vorlagenverwaltungssystem wird eine zentrale und ├╝bersichtliche Verwaltung der Vorlagen gew├Ąhrleistet.
  • Versionierung und Revision: TMS unterst├╝tzen die Versionierung von Vorlagen, um ├änderungen nachzuvollziehen und verschiedene Versionen zu verwalten. Dies bietet die praktische M├Âglichkeit, fr├╝here Versionen wiederherzustellen und vorgenommene ├änderungen zu ├╝berpr├╝fen. Dadurch wird sichergestellt, dass stets die korrekte Version einer Vorlage verwendet wird.

Arbeit am Laptop

  • Leichte Anpassbarkeit: TMS bieten Nutzenden flexible Anpassungsm├Âglichkeiten an ihre individuellen Bed├╝rfnisse. Farben, Schriftarten, Logos und andere Elemente lassen sich problemlos ├Ąndern, wodurch eine einfache Personalisierung der Vorlagen f├╝r verschiedenste Zwecke m├Âglich wird.
  • Zentrale Zugriffskontrolle: Ein wesentlicher Aspekt eines TMS ist die Kontrolle des Zugriffs auf Vorlagen. Administrator:innen k├Ânnen festlegen, wer auf bestimmte Vorlagen zugreifen und sie bearbeiten darf. Dies gew├Ąhrleistet eine konsistente Verwendung von Vorlagen, sch├╝tzt vertrauliche Informationen und vermeidet ungewollte ├änderungen.
  • Integration in andere Systeme: TMS sind in andere Systeme wie Content-Management-Systeme (CMS) oder Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) integrierbar. Dadurch k├Ânnen Vorlagen nahtlos in den Workflow eingebunden und mit anderen Gesch├Ąftsprozessen verkn├╝pft werden. Prozessabbr├╝che und Systemwechsel werden minimiert.

Tipps f├╝r die Auswahl und Implementierung

Bei der Auswahl und Implementierung eines TMS gibt es einige wichtige Aspekte, die sorgf├Ąltig ber├╝cksichtigt werden sollten. Im Folgenden finden Sie einige wesentliche Tipps:

  • Kl├Ąren Sie Ihre Anforderungen: Beginnen Sie mit einer gr├╝ndlichen Analyse Ihrer Anforderungen. Welche Funktionen und Eigenschaften eines TMS ben├Âtigen Sie konkret? Welche Art von Vorlagen m├Âchten Sie verwalten? Legen Sie klare Ziele und Kriterien fest, die das System erf├╝llen soll.
  • Pr├╝fen Sie die Integration in bestehende Systeme: ├ťberpr├╝fen Sie vorab, ob die Integration des TMS in Ihre bestehenden CMS- oder CRM-Systeme reibungslos erfolgen kann.
  • Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit: Legen Sie Wert auf eine benutzerfreundliche Oberfl├Ąche und eine intuitive Bedienung des Systems. Die Nutzenden sollten in der Lage sein, Templates einfach und ohne umfangreichen Schulungsaufwand zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten.
  • Beachten Sie Support und Wartung: Untersuchen Sie die angebotenen Support- und Wartungsoptionen f├╝r das TMS. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu technischem Support haben und dass regelm├Ą├čig Updates und Bugfixes bereitgestellt werden. Achten Sie darauf, dass Sprachbarrieren bei Schulungen oder Supportanfragen vermieden werden.
  • Ber├╝cksichtigen Sie Kosten, Lizenzierung und Hosting: Kl├Ąren Sie die Kosten und Lizenzierungsmodelle des TMS. Pr├╝fen Sie, ob es sich um eine einmalige Lizenzgeb├╝hr oder um wiederkehrende Kosten handelt. Entscheiden Sie, ob das System in Ihrer eigenen Cloud oder in der Cloud des Anbieterunternehmens gehostet werden soll. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und w├Ąhlen Sie das System, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget am besten entspricht.
  • F├╝hren Sie Tests und Evaluationen durch: Bevor Sie sich f├╝r ein TMS entscheiden, sollten Sie es umfassend testen. Laden Sie Testversionen herunter, erstellen Sie Beispielvorlagen und lassen Sie verschiedene Nutzende das System ausprobieren. Dadurch erhalten Sie einen besseren Eindruck von der Leistungsf├Ąhigkeit und Benutzerfreundlichkeit des Systems und erh├Âhen die Nutzerakzeptanz im Nachhinein.

empower® Brand Control - geben Sie sich nicht mit einer inkonsistenten Marke zufrieden

Die empower┬« Brand Control Solution ist eine leistungsstarke Softwarel├Âsung, die Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Vorlagen zur Seite steht. Unser Microsoft Add-in sorgt nicht nur f├╝r eine h├Âhere Markenkonformit├Ąt in Ihrem gesamten Unternehmen, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeitenden bei der Implementierung und Pr├╝fung des Corporate Designs erheblich. empower┬« Brand Control ├╝bernimmt diese Aufgaben f├╝r Sie.

Doch damit nicht genug: empower┬« Brand Control erm├Âglicht Ihnen auch die zentrale Verwaltung aller E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen, einschlie├člich der korrekten Integration aller datenschutzrechtlichen Informationen.

Die perfekte Erg├Ąnzung dazu ist empower┬« Content Enablement. Warum?

Mit dieser L├Âsung k├Ânnen Sie Dokumente, Vorlagen und Textbausteine zentral in der empower┬« Bibliothek verwalten. Mithilfe der benutzerfreundlichen, google├Ąhnlichen Suchfunktion finden Sie schnell und einfach die gew├╝nschten Elemente und k├Ânnen diese mit nur einem Klick in Ihre Dokumente einf├╝gen ÔÇô ohne die Office-Anwendung verlassen zu m├╝ssen. ├änderungen lassen sich in der Ursprungsdatei vornehmen und im Handumdrehen im gesamten Unternehmen aktualisieren. Au├čerdem k├Ânnen Sie Mitarbeitenden individuelle Zugriffsrechte zuweisen, um die Kontrolle dar├╝ber zu behalten, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.

M├Âchten Sie weitere Informationen zu empower┬« Brand Control erhalten? Z├Âgern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verf├╝gung!

Templafy Alternative empower

Zum Newsletter anmelden