Kennen Sie folgendes Problem? In einem Meeting wurde eine Entscheidung getroffen, doch im Nachhinein erinnert sich scheinbar niemand mehr an die Details des Beschlusses. Schlimmer noch: Uneinigkeit darüber, was eigentlich beschlossen wurde, führt zu erneuten Diskussionen und damit zu Zeitverlust. Eine Vorgehensweise, die an Ineffizienz kaum zu überbieten ist!
In den meisten Unternehmen ist es hingegen gängige Praxis, während oder nach Besprechungen Protokolle anzufertigen und sie anschließend mit allen Beteiligten zu teilen. In diesem Bereich gibt es eine erfreuliche Entwicklung: Moderne KI-Funktionen in digitalen Meeting-Tools übernehmen das lästige manuelle Protokollieren! Das ist eine sehr begrüßenswerte Neuerung, denn, ehrlich gesagt, niemand reißt sich darum, diese Aufgabe zu übernehmen.
Aber wie gut schlagen sich diese Funktionen tatsächlich in der Praxis? Microsoft Teams Premium setzt auf neueste Technologien wie Large Language Models, in diesem Fall ChatGPT von OpenAI, um Meetings intelligenter, persönlicher und sicherer zu gestalten. Um Microsoft Teams Premium nutzen zu können, ist ein kostenpflichtiges Teams-Abonnement erforderlich, das gegen Aufpreis auf die Premium-Version aufgerüstet werden kann. Interessierte haben zudem die Möglichkeit, eine 30-tägige kostenlose Testversion von Teams Premium (mit 25 Lizenzen) auszuprobieren.
Die KI-Funktionen von Teams im Praxistest
Wir von empower haben Microsoft Teams Premium auf die Probe gestellt. Über einen Zeitraum von 30 Tagen haben 25 Kolleg:innen die Version ausführlich getestet. Besonderes Augenmerk lag dabei auf den automatisch generierten Besprechungsnotizen, den automatisch erstellten Aufgaben sowie der Transkription.
Vorab sei erwähnt, dass die intelligente Zusammenfassung nur für Meetings aktiviert werden kann, die aufgezeichnet und transkribiert werden. Ohne Transkription und Aufzeichnung ist die Nutzung dieser Funktion nicht möglich. Wichtig sind hierbei auch die richtigen Spracheinstellungen! Die Redezeit der einzelnen Teilnehmenden wird visuell dargestellt. Die KI-gestützten Notizen sollen, anders als bei der Transkription, nicht nur das gesprochene Wort aufzeichnen, sondern es auch interpretieren und auf die Kernaussagen reduzieren. Die vorgeschlagenen Aufgaben ergeben sich ebenfalls aus dem Inhalt der Besprechung.
Transkription: Noch Luft nach oben
Obwohl die Transkriptionsfunktion sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch fleißig mitschreibt, ist die Genauigkeit der Aufzeichnungen oft noch mangelhaft. Das Gesagte wird aus dem Zusammenhang gerissen, teilweise fehlerhaft wiedergegeben und bietet viel Raum für Interpretationen. Insbesondere im Deutschen, wo zunehmend Anglizismen verwendet werden, verstärkt sich dieses Problem. Vor allem bei Besprechungen mit mehreren Teilnehmenden stößt die Funktion an ihre Grenzen. Um die Genauigkeit zu verbessern, ist es hilfreich, klar und deutlich und möglichst nicht durcheinander zu sprechen.
KI-generierte Besprechungsnotizen und Aufgaben: Von unvollständig bis nicht verfügbar
In den meisten Fällen wurden gar keine KI-Notizen generiert, selbst wenn die Besprechung aufgezeichnet und transkribiert wurde. Wenn die KI-Notizen dennoch erstellt wurden, waren die Ergebnisse trotz der fragwürdigen Transkription überraschend positiv. Allerdings waren die vorgeschlagenen Aufgaben unvollständig, in etwa 50 % davon wurden nicht erfasst. Da diese Funktionen derzeit nur für rein englischsprachige Meetings verfügbar sind, konnten wir ausschließlich die englischsprachigen KI-Notizen und Aufgaben testen. Wenn jedoch die Qualität der deutschen KI-Notizen dem Niveau der deutschen Transkriptionen entspricht, sind unsere Erwartungen nicht besonders hoch.
Noch keine Zeitersparnis im Arbeitsalltag
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Transkriptions- und Notizfunktionen der KI in deutscher Sprache praktisch unbrauchbar waren. In rein englischsprachigen Meetings schnitten die Notizen besser ab. Außerdem ist es erfolgsentscheidend, immer die richtigen Spracheinstellungen vorzunehmen, damit Transkription und Notizen funktionieren. Dies war jedoch keine Garantie für akzeptable Ergebnisse. Generell stellt sich die Frage, warum bei einer intelligenten Software mit KI-Funktionen überhaupt manuelle Spracheinstellungen erforderlich sind und die Software diese nicht automatisch erkennt und anpasst.
Zudem bedarf es einiger Recherche, um zu verstehen, welche Funktionen allgemein verfügbar sind und welche von der verwendeten Sprache oder dem Land abhängen. Außerdem sollte sich jedes Unternehmen Gedanken darüber machen, ob wirklich jedes Meeting und jedes gesprochene Wort transkribiert und verfügbar gemacht werden sollten.
Unser Fazit
Die Transkriptions- und Notizfunktionen von Microsoft Teams Premium boten im Testzeitraum keinen signifikanten Mehrwert für die tägliche Arbeit unserer Testgruppe. Die bewährte Vorgehensweise, am Meeting teilzunehmen, aufmerksam zuzuhören und To-do-Listen manuell anzufertigen, erwies sich als ausreichend. Dennoch besteht großes Potenzial, insbesondere in Bezug auf lange Meetings mit umfangreichen To-do-Listen oder um sich einen schnellen inhaltlichen Überblick zu verschaffen, wenn die Teilnahme am Meeting nicht möglich war. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Spracherkennung in den verwendeten Sprachen erheblich verbessert wird.
Welche KI-Funktionen bietet Microsoft Teams Premium?
Das sind die neuen KI-Funktionen für Meetings im Überblick:
- Mit der intelligenten Zusammenfassung in Teams Premium erhalten die Teilnehmenden automatisch generierte Besprechungsnotizen, empfohlene Aufgaben und personalisierte Highlights.
- In Besprechungsaufzeichnungen können KI-generierte Kapitel die Besprechung in Abschnitte unterteilen, wodurch relevante Inhalte leichter ausgewählt werden können. Zeitachsenmarkierungen ermöglichen die Navigation durch Besprechungsaufzeichnungen, um Namensnennungen, Eintritts- und Austrittszeitpunkte sowie Beiträge anderer Personen zu identifizieren.
- Live-Übersetzungen (für Untertitel) bieten KI-gestützte Echtzeit-Übersetzungen in 40 Sprachen. Auf diese Weise können alle Teilnehmenden die Untertitel in ihrer eigenen Sprache lesen, wenn das Meeting von einer Person organisiert wird, die über die Premium-Version verfügt.
Darüber hinaus bietet Teams Premium weitere Funktionen
1 Unternehmensspezifische Einstellungen für Termine
- Die Option, Meetings mit Unternehmensbranding zu versehen, einschließlich Logo, Farben und gebrandeter Hintergründe.
- Benutzerdefinierte Erstellung von Meeting- Vorlagen für IT-Administrator:innen.
2 Einstellungen für vertrauliche Meetings
Neue Sicherheitsoptionen für Meetings, wie Wasserzeichen und die Einschränkung der Aufzeichnungsberechtigungen.
3 Einfachere Verwaltung virtueller Termine
- Personalisiertes Kundenerlebnis durch Terminerinnerungen per SMS, eine Besprechungslobby im Unternehmensbranding und nahtlose Teilnahme per Webbrowser
- Vereinfachte Ansicht virtueller Termine, um Beitritte und Wartezeiten zu verfolgen, sowie Chat-Funktionen zur Kommunikation und Analyse vor dem Termin
4 Neue Optionen für Webinare
- Virtueller Green Room zur Vorbereitung, zum Beispiel für kurze Briefings oder Testläufe
- Steuerelemente für Organisierende professioneller Veranstaltungen und vereinfachte, dynamischere Interaktion
- Warteliste und manuelle Genehmigungen für Teilnehmende sowie Festlegung von Start- und Endzeit der Registrierung
- Integration externer Medien-Feeds und Versand automatisierter Erinnerungs-E-Mails zu festgelegten Zeitpunkten
Viele weitere hilfreiche Tipps rund um das Thema Microsoft Teams, finden Sie in unserem Microsoft Teams Guide.
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