Vier Must-have-Features eines Dokumentenmanagementsystems

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Rückgrat jedes modernen Unternehmens, das sich in der digitalen Welt behaupten möchte. In einer Zeit, in der Informationen und Datenflüsse rasant zunehmen, wird die Notwendigkeit klar: Organisation, Zugänglichkeit und Sicherheit von Dokumenten sind entscheidend für den reibungslosen Betrieb und den Erfolg eines Unternehmens.

Stellen Sie sich vor, wie viele Dokumente täglich in Unternehmen auf der ganzen Welt erstellt werden und wie schwierig es ist, all diese Daten zu organisieren und bei Bedarf zugänglich zu machen. Diese Mammutaufgabe scheint auf den ersten Blick schier unmöglich. Doch genau hier kommt ein DMS ins Spiel, das diesen Prozess vereinfacht und für alle Beteiligten zugänglich macht.

Doch was macht ein gutes DMS aus? Welche Eigenschaften sollten Sie bei Ihrer Suche nach dem nächsten Upgrade im Blick behalten? Und warum ist es nicht nur ein Tool, sondern eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens? In diesem Artikel haben wir die Schlüsselmerkmale eines DMS zusammengestellt, die wir besonders schätzen, damit Sie bestens gerüstet sind, um die richtige Wahl zu treffen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? 

Ein DMS ist ein digitales Repository, in der Regel in Form einer erworbenen eigenständigen Software oder einer auf Abonnementbasis angebotenen Softwareplattform, die Dokumente aus allen Bereichen eines Unternehmens katalogisiert und speichert. Einige DMS sind eigenständige Tools, die maßgeschneiderte Funktionen für die individuellen Anforderungen eines Unternehmens bereitstellen, während andere als Teil umfassenderer Softwarelösungen erhältlich sind. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen sinnvoll sein, da ein größeres Softwarepaket mit mehr Funktionsumfang in Relation meist kostengünstiger ist.

Die Vielfalt der unterstützten elektronischen Dokumentenformate macht DMS äußerst flexibel und vielseitig anwendbar für Unternehmen jeder Art. Zudem bieten die meisten Systeme umfangreiche Speicherkapazitäten oder flexible Speicheroptionen, die eine Skalierbarkeit ermöglichen, um den Anforderungen eines wachstumsstarken Unternehmens gerecht zu werden. Durch den Einbezug von Data-Warehousing-Prinzipien können Unternehmen die Speicherung und den Abruf großer Informationsmengen optimieren und so eine umfassende Datenanalyse zur Unterstützung der Geschäftspläne ermöglichen.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Die Investition in ein leistungsfähiges DMS ist für jedes expandierende Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Kohärenz und Verwaltung des zunehmenden Informationsvolumens zu gewährleisten. Die wesentlichen Vorteile eines DMS als Informationsmanagementlösung umfassen:

• Kostengünstige Speicherung

Zwar ist die Anschaffung oder das Abonnement eines modernen DMS mit finanziellen Aufwendungen verbunden, jedoch darf der Zeitgewinn, den Ihr Unternehmen durch die automatisierte Speicherung und Organisation umfangreicher Dokumentenbestände erzielen kann, nicht unterschätzt werden.

• Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens geht die Notwendigkeit einher, Ihr Technologieportfolio in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und sicherzustellen, dass es Ihre unternehmerischen Ambitionen unterstützt. Da hochwertige DMS lediglich durch den verfügbaren Speicherplatz begrenzt sind, bieten zahlreiche Anbieter die Flexibilität, den Speicherbedarf an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

• Anpassbare Umgebung

Da ein DMS auf einer regelbasierten, automatischen Dokumentenablage beruht, eröffnen sich Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung der DMS-Umgebung. Unabhängig davon, wie Sie Ihr DMS nutzen und Ihre Dokumentenhierarchie strukturieren möchten, unterstützen moderne Plattformen Ihr Vorhaben und geben Ihnen die Flexibilität, sie nach Ihren Vorstellungen zu gestalten.

• Papierloses Arbeiten

Ein DMS bildet das Herzstück bei der Umstellung eines Unternehmens auf eine rein digitale Arbeitsumgebung. Durch die zentrale Speicherung sämtlicher Dokumente und Dateien an einem digitalen Ort, auf den Ihr Team unabhängig vom Standort zugreifen kann, profitieren Sie von einer umweltfreundlicheren Arbeitsweise und reduzieren den Papierverbrauch erheblich.

Wichtige Features eines Dokumentenmanagementsystems

Jedes DMS bietet eine Vielzahl einzigartiger Funktionen, um Kunden anzusprechen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Der Großteil der Funktionen ist jedoch bei den meisten Angeboten gleich. Zum Beispiel ist jedes DMS in der Lage, wichtige Daten zu speichern, etwa die Daten derjenigen Kunden, die sich für einen Online-Telefonservice angemeldet haben. Nicht jedes DMS wird jedoch in der Cloud betrieben.

Da die Anforderungen jedes Unternehmens individuell sind, könnten einige der im Folgenden beschriebenen Funktionen für Sie von größerem Wert sein als andere. Es ist daher entscheidend zu identifizieren, welche Aspekte für Ihre Geschäftsprozesse von Bedeutung sind, und auf dieser Grundlage ein DMS zu wählen, das Ihre Anforderungen erfüllt.

Suchfunktion

Eine leistungsfähige Suchfunktion stellt den Grundpfeiler jedes hochwertigen DMS dar. In dynamischen Unternehmensumgebungen ist ein schneller und effizienter Zugriff auf Dateien unabdingbar. Eine Suchfunktion, die nicht mit einer wachsenden Datenbank Schritt halten kann, ist daher nicht ausreichend. Beispielsweise kann eine leistungsfähige Suchfunktion ein Webentwicklungsunternehmen dabei unterstützen, Tausende von Datensätzen zu durchsuchen, um alle unter .de-Domainnamen registrierten Konten zu finden.

Wenn möglich, testen Sie die Leistungsfähigkeit der Suchfunktion im Rahmen einer Testphase. Dabei sollten Sie die Geschwindigkeit und Genauigkeit verschiedener Sucharten genau messen, bevor Sie ein DMS erwerben. Schließlich bedeutet Zeit, die darauf verwendet wird, auf die Suchergebnisse des DMS zu warten, potenzielle finanzielle Verluste.

Zudem ist zu beachten, dass die Effizienz der Suchfunktion maßgeblich von der systematischen Verwaltung der Metadaten und Kategorisierungsfunktionen der Dokumente abhängt.

Features zur Dokumentenklassifizierung

Die meisten DMS setzen auf Tags, Bewertungen und verschiedene Kategorisierungstechniken, um eine akkurate Verwaltung neuer Dokumente zu ermöglichen. Durch die Verknüpfung dieser Informationen mit einem Dokument entsteht eine komplexere Dateihierarchie mit Optionen für dynamische Kategorien, Dateitypen, Altersfilterung und vielen weiteren Kategorien für Einzelpersonen.

Die Fähigkeit, Ihre Daten robust und logisch zu strukturieren, oft automatisch durch die Verwendung von regelbasiertem Tagging, kann Ihrer Organisation viel Zeit bei der Verwaltung sparen. Zudem trägt sie dazu bei, einen konsistenten Prozess für die gesamte Dokumentenspeicherung zu gewährleisten.

Zugang zur Cloud

Für moderne Unternehmen mit Mitarbeitenden weltweit oder mehreren Standorten ist der Zugriff auf das DMS über die Cloud nahezu obligatorisch, da Dokumente von überall aus leicht zugänglich sein müssen.

Der Zugriff auf die Cloud ist eine äußerst wertvolle Ergänzung, sei es um einen Vertrag vor Ort bei einem Kunden einzusehen oder um Dokumente vorzubereiten, auf die Teammitglieder an anderen Standorten zugreifen können. Die zusätzliche Flexibilität, die es Ihrem gesamten Team ermöglicht, weltweit auf Dokumente zuzugreifen, ist besonders vorteilhaft für international agierende Unternehmen. Während möglicherweise mehrere Websites erforderlich sind, um im Ausland tätig zu sein (jede mit einer lokalisierten Domain, beispielsweise eine .sa-Domain für Saudi-Arabien oder .de für Deutschland), benötigen Sie nur ein einziges DMS-System.

Ein weiterer Vorteil cloudbasierter DMS sind Benutzerprofile. Sie dienen teilweise als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme zum Schutz Ihrer Infrastruktur bei cloudbasierten Diensten und ermöglichen eine Reihe zusätzlicher Merkmale und Funktionen, die mit anderen Features zusammenhängen. Dokumente können einen „Owner“ haben – die Person, die das Dokument hochgeladen oder die Kontrolle darüber hat. Dies kann als zusätzliche Kategorisierungs- oder Suchmaßnahme dienen.

Nutzungsrechte

Zusätzlich zu den Benutzerkonten ermöglicht eine Funktion zur Vergabe von Benutzerrechten eine wesentlich differenziertere Dokumentenverwaltung. Die Möglichkeit, Dokumentensilos auf Team- oder Stellenebene zu erstellen, erhöht die Sicherheit sensibler Informationen und erleichtert die Arbeit der einzelnen Mitarbeitenden im DMS, da nur Zugriff auf die für ihre Rolle relevanten Dokumente gewährt wird.

Einige Komplikationen können sich aus den Benutzerprofilen ergeben. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied Zugriff auf ein Dokument benötigt, das sich außerhalb seines üblichen Aufgabenbereichs befindet und für das es keine Zugriffsberechtigung hat, muss ihm ein anderes Teammitglied mit höherer Verantwortung die Zugriffsrechte gewähren, damit die Aufgabe erfüllt werden kann. In solchen Fällen wird die Verwendung gängiger Collaboration-Tools empfohlen, um die Arbeit über mehrere Teams und Unternehmensbereiche hinweg einfacher und effizienter zu gestalten.

Dokumentenhistorie

Die Funktionen der Versionshistorie erweisen sich immer dann als äußerst hilfreich, wenn Fragen oder Probleme zu einem Dokument auftreten. Die Versionshistorie dokumentiert sämtliche Änderungen, die an einem Dokument innerhalb des DMS vorgenommen wurden. Sie verzeichnet, ob mehrere Versionen hochgeladen wurden und – sofern Ihr DMS Benutzerprofile verwendet – wer wann welche Version hochgeladen hat. Diese Funktion kann bei der Automatisierung von Dokumenten von großem Nutzen sein, da sie Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar macht. Darüber hinaus erweist sie sich in folgendem Anwendungsfall als vorteilhaft: Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Ihrem Unternehmen zusätzliche Domains hinzugefügt wurden, jedoch nicht wissen, wann diese erworben wurden, können Sie die Dokumentenhistorie nutzen, um die Person zu identifizieren, die den Kauf der Domains veranlasst hat.

Finden Sie das ideale DMS

Die Auswahl eines DMS für Ihr Unternehmen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie sorgfältig ermitteln, welche Merkmale und Funktionen für Ihr Team besonders wichtig sind. Da jedes Unternehmen einzigartig ist, wird Ihre Wahl Auswirkungen auf jede einzelne Person in Ihrem Unternehmen haben. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für eine gründliche Recherche und entscheiden Sie sich erst dann für ein neues System, wenn Sie sich zu 100 % sicher sind.

Die meisten DMS unterstützen ältere Plattformen und leisten Hilfestellung bei der Umstellung auf die neue Plattform. Dennoch ist es ratsam, sich im Vorfeld über die Schritte zu informieren, die erforderlich sind, um Ihre gespeicherten Dokumente in die neue Lösung zu übertragen.

Über die Autorin: Priyanka Damwani ist eine Gastautorin von OnlyDomains.