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QuickSteps erstellen in Outlook

Til Streitbörger
17.01.2019

Oft gibt es in Outlook ständig wiederholende Vorgänge, die man immer wieder mühselig abarbeiten muss. Damit Sie solche Sisyphusarbeiten nicht unnötig viel Zeit und Nerven kosten, kann man in Outlook eigene QuickSteps entwerfen. Mit QuickSteps können Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem automatisierten Schnellbefehl zusammenfassen.

 

Typische Anwendungsfälle aus der Praxis sind:

  • Eine E-Mail mit einem Klick in einen Ordner Ihrer Wahl verschieben (dies ist besonders dann praktisch, wenn Sie viele Mails erhalten, die immer in den gleichen Ordner sortiert werden).
  • Eine E-Mail mit einem Klick archivieren und eine Aufgabe anlegen (welche die E-Mail beinhaltet). So können Sie Ihren Posteingang blitzschnell leeren und haben alle wichtigen Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste stehen.
  • Eine E-Mail mit einem Klick archivieren, eine Aufgabe anlegen (siehe oberer Punkt) und eine automatische Antwort-E-Mail versenden, dass Sie in den nächsten X Tagen antworten.

Und so können Sie Ihre eigenen QuickSteps erstellen:

  1. Um einen QuickStep zu entwerfen, klicken Sie unter „Start“ im Bereich „QuickSteps“ auf „Neu erstellen.
    quicksteps in outlookquicksteps in outlook

  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie dem QuickStep einen Namen geben können.quicksteps in outlook

  3. Auch ein Symbol können Sie für Ihren QuickStep auswählen. Klicken Sie dazu auf den Blitz oben links in der Ecke
    quicksteps in outlook
    quicksteps in outlook

  4. Sie möchten beispielsweise, dass der QuickStep dazu dient, dass eine neue Mail an einen bestimmten Kontakt automatisch versendet wird. Wählen Sie dazu unter Aktionen „Neue Nachricht“ aus.
    quicksteps in outlook

  5. Nun können Sie unter „Optionen anzeigen“ die Nachricht konfigurieren.

  6. Wählen Sie einen Betreff und eine Kennzeichnung aus.quicksteps in outlook

  7. Auch die Wichtigkeit können Sie einstellen.quicksteps in outlook

  8. Unter „Text“ formulieren Sie nun die gewünschte Information, welche mit dem QuickStep an den Empfänger vermittelt werden soll. Optional können Sie außerdem auch einstellen, dass die E-Mail mit 1 Minute Verzögerung versendet wird.quicksteps in outlook
    Klicken Sie auf Aktion hinzufügen, wenn eine weitere Aktion durch den QuickStep automatisiert ausgeführt werden soll. Nun können Sie Ihrem QuickStep abschließend noch eine Tastenkombination geben, sodass Sie diesen nicht immer extra unter QuickSteps auswählen müssen.

  9. Klicken Sie auf „Fertig stellen“. Schon haben Sie einen QuickStep erstellt, der Ihnen die Arbeit mit Outlook erleichtern wird. Sie finden ihn unter „Start“ und „QuickSteps“ oder unter Ihrer eingestellten Tastenkombination.

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