E-Mail-Marketing Guide

E-Mails gelten nicht nur als gängiges Kommunikationsmittel im geschäftlichen Umfeld, sondern werden längst auch als Marketingmaßnahme eingesetzt. Unternehmen werben oft mit Rabatten für die Anmeldung zum Newsletter – und das aus gutem Grund. Denn E-Mails sind eine der kosteneffizientesten und ROI-stärksten Marketingmaßnahmen. Vor diesem Hintergrund ist auch die klassische E-Mail-Signatur nicht zu vernachlässigen. Doch wie ist die Signatur im E-Mail-Marketing einzuordnen und welche Informationen dürfen dabei nicht fehlen?

In diesem Guide verraten wir Ihnen, wie Sie mithilfe von E-Mails Ihr Branding optimieren und Ihr Unternehmen effizient vermarkten.

• Weshalb Marketing per E-Mail?
• Die Vorteile des Marketings per E-Mail
• Wichtigkeit einer professionellen E-Mail-Signatur
• Erstellung von E-Mail-Signaturen
• E-Mail Signature Advertising vs. E-Mail-Marketing
• E-Mail-Marketing
• E-Mail-Signatur-Marketing
• Tipps und Tricks für Ihr E-Mail-Management mit Outlook
• Mit empower^® Ihre E-Mail-Signaturen effizient nutzen

Weshalb Marketing per E-Mail?

Marketing per E-Mail bringt viele Vorteile mit sich. Während auf Social Media die Click-Through-Rate normalerweise bei 1,3 % stagniert, können mit E-Mails höhere Raten erreicht werden. Statista beispielsweise verzeichnete im Jahr 2021 in Deutschland eine Click-Through-Rate von 5,36 %.

Der Umsatz, der mit E-Mail-Marketing erzielt wird, steigt jährlich. Von 9,62 Milliarden US-Dollar aus dem Vorjahr soll er im Jahr 2023 auf 10,89 Milliarden US-Dollar steigen. Bis 2027 werden Umsätze von 17,9 Milliarden US-Dollar prognostiziert.

Zwei Gründe für den Erfolg von E-Mails als Marketingmaßnahme liegen in der Möglichkeit, Abonnent:innen zu segmentieren und Nachrichten zu personalisieren. Dazu gehört nicht nur eine Ansprache mit Namen, sondern auch beispielsweise Rabatte, die zum Geburtstag per E-Mail zugesendet werden.

(Quelle: Business2Community) 

Darüber hinaus ist der Return on Investment mit durchschnittlich 4.000 % sehr hoch bei E-Mails.

Und das Beste am E-Mail-Marketing? Die meisten Tools liefern Marketer:innen ausführliche Analysen. Sie erkennen anhand der Daten, zu welcher Uhrzeit E-Mails überwiegend geöffnet werden, auf welchen Geräten die E-Mails gelesen werden und welche Links die User:innen dort anklicken.

Die Vorteile des Marketings per E-Mail

Auf den ROI und die erhöhte Click-Through-Rate sind wir bereits eingegangen. Doch welche weiteren Vorteile ergeben sich aus dieser Form des Marketings?

1. Keine Abhängigkeit von Drittanbietern: Im E-Mail-Marketing haben Sie alles selbst in der Hand und sind nicht abhängig von Werbeplattformen wie Google oder Facebook.
2. Überschaubare Kosten: Vor allem wenn man den ROI in Betracht zieht, gehört E-Mail-Marketing zu den kostengünstigeren Werbemaßnahmen.
3. Automatisierung möglich: MarTech-Tools bieten heutzutage die Möglichkeit, nicht nur E-Mail-Marketingkampagnen zu automatisieren, sondern auch unternehmensweit E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.
4. Messbarkeit: Der Erfolg von Kampagnen im E-Mail- sowie im E-Mail-Signatur-Marketing kann in Echtzeit verfolgt werden und diverse Erfolgswerte können evaluiert werden.
5. Zugänglichkeit: So gut wie jede Person nutzt E-Mails. Sie müssen die Maßnahme also nicht an die sozialen Netzwerke anpassen, in denen Ihre Zielgruppe aktiv ist, sondern lediglich Ihre Kontaktliste segmentieren.

Wichtigkeit einer professionellen E-Mail-Signatur

Eine professionelle E-Mail-Signatur hinterlässt einen guten Eindruck beim Empfängerkreis. Umso überraschender ist, dass rund 30 % der Marketer:innen keine Brand Guidelines festgelegt haben.

E-Mails, die unprofessionelle oder keine E-Mail-Signaturen enthalten, werden leicht für Phishing-Versuche gehalten. Sind die Signaturen der Mitarbeitenden eines Unternehmens nicht einheitlich gestaltet, führt dies bei Kundschaft und Geschäftspartnern zu Verunsicherung und Sie verlieren ein wichtiges Mittel, um den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens zu fördern. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf die folgenden Aspekte und passen Sie sie unternehmensweit dem Brand Styleguide und Ihrem Corporate Design an:

• Einheitlich aufgebaute E-Mail-Adressen mit dem Firmennamen im Domänenteil (z. B. nachname@firmenname.com)
• Schriftart und Schriftgröße
• Akzentfarben
• Logo und Verlinkung zur Website
• Bildelemente (vor allem relevant im E-Mail-Signatur-Marketing)

Eine markenkonforme E-Mail-Signatur führt nicht nur mit integrierten Marketingmaßnahmen zum Erfolg. E-Mails mit professioneller Signatur führen laut wisestamp zu rund 22 % mehr Klicks auf der Website, 10 % Wachstum der Reichweite von Social-Media-Kanälen, 32 % mehr Antworten und 15 % mehr Leads.

Erstellung von E-Mail-Signaturen

Es gibt viele kostenlose Tools zur Erstellung von E-Mail-Signaturvorlagen. Microsoft hat einen Katalog mit Signaturvorlagen veröffentlicht. Dort stehen viele Designs zur Auswahl, die in Outlook personalisiert werden müssen. Icons und Bilder aus diesem Katalog können außerdem ganz einfach mit Canva-Bildern und -Icons ausgetauscht werden.

Der E-Mail-Signaturgenerator von HubSpot lässt Sie zusätzlich zum Inhalt der Signatur ebenfalls Farben auswählen und sogar einen CTA hinzufügen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur die folgenden Elemente auf jeden Fall beinhaltet:

• Ihren Namen
• Ihre Berufsbezeichnung
• Relevante Kontaktdaten
• Link zur Unternehmens-Website
• Link zu sozialen Medien
• (Banner für die E-Mail-Signatur-Kampagne)
• Rechtlich notwendige Informationen

Im geschäftlichen Kontext ist zu beachten, dass die E-Mail-Signatur einige Pflichtangaben beinhalten muss. Dazu gehören z. B. die Unternehmensform, die Handelsregisternummer, der Sitz der Gesellschaft, die Geschäftsführenden sowie die Vorstandsmitglieder. Welche Informationen Sie angeben müssen, unterscheidet sich je nach Unternehmensform. Wir haben die Unterschiede in unserem Artikel zur Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen zusammengefasst, empfehlen jedoch, sich diesbezüglich unbedingt rechtlich beraten zu lassen. Denn fehlende Informationen oder missverständliche Angaben können zu Strafen von 5.000 € pro Vorfall, also pro E-Mail, führen.

E-Mail Signature Advertising vs. E-Mail-Marketing

Das E-Mail-Marketing im klassischen Sinne bezeichnet den Versand von E-Mails, die mit der Absicht verschickt werden, Marketing zu betreiben. Beim E-Mail-Signatur-Marketing hingegen besteht das Marketingelement aus einem kleinen Banner, das Bestandteil der Signatur und somit lediglich ein Zusatz zur eigentlichen Nachricht ist.

Dementsprechend weichen die Zielgruppen der beiden Maßnahmen etwas voneinander ab. Das E-Mail-Marketing spricht gezielt potenzielle Kund:innen an, die zuvor ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt und ihre Erlaubnis zur Kontaktaufnahme mit Marketingintention erteilt haben.

Das E-Mail-Signatur-Marketing kommt verstärkt im B2B-Bereich zum Einsatz. Kurze Ergänzungen in den E-Mail-Signaturen weisen beispielsweise auf neue Produkte oder Events hin. Zusätzlich ist das E-Mail-Signatur-Marketing eine gute Möglichkeit, um die Unternehmenskommunikation zu stärken, indem auf Erfolge oder Neuigkeiten des Unternehmens hingewiesen wird, anstatt einen CTA hinzuzufügen.

E-Mail-Marketing

Das E-Mail-Marketing ist Teil des Online-Direktmarketings. E-Mails werden gezielt versendet, um die Kundschaft auf neue Produkte, Dienstleistungen oder Rabattaktionen hinzuweisen und gleichzeitig die Kundenbindung zu stärken. Zu diesem Zweck sollten die Kontaktlisten segmentiert und die E-Mails in One-to-One-Kommunikation formuliert bzw. gesendet werden, also eine persönliche Ansprache enthalten. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass die E-Mails mit geringerer Wahrscheinlichkeit im Spam-Ordner der Empfangenden landen.

(Quelle: moengage) 

Ferner kann zwischen Marketing-Mails und Info-Mails unterschieden werden. Die Intention entspricht hier dem Namen: entweder das Bewerben eines Produktes mit der Absicht, die Empfangenden zum Kauf zu bewegen oder über Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu informieren.

Es gibt verschiedene Kampagnenarten, mit denen die Kundschaft zu verschiedenen Triggern oder aus verschiedenen Gründen angesprochen werden soll:

• Newsletter-Kampagnen: Werden regelmäßig, z. B. monatlich, versendet.
• Transaktions-Mailings: Werden nach Erstkontakt seitens der Interessierten versendet.
• Trigger-Mails: Werden von einem bestimmten Ereignis (z. B. an Feiertagen wie Weihnachten) ausgelöst und versendet.
• Autoresponder-Kampagnen: automatisierte Abfolge von E-Mails, die nach einem Trigger versendet werden.
• Nurturing-Kampagnen: Pflegen, Fördern, Qualifizieren und Kontaktieren mit bestimmten Inhalten.

Erfahren Sie, welche Tools zum E-Mail-Kampagnenmanagement wir für die Umsetzung empfehlen!

E-Mail-Signatur-Marketing

(Quelle: HubSpot)

E-Mail-Signatur-Marketing bedeutet, dass der E-Mail-Signatur ein CTA hinzugefügt wird. Dies kann entweder ein Text mit einem Link sein oder ein Banner. Wussten Sie schon, dass – zumindest gemäß der „Rule of Seven“ – potenzielle Kund:innen eine Werbemaßnahme mindestens sieben- oder achtmal sehen müssen, bevor sie die Maßnahme wirklich wahrnehmen?

Wenn man nun bedenkt, dass Mitarbeitende rund 34 E-Mails am Tag extern versenden, können Sie sich vorstellen, wie viele Impressionen Ihnen ohne E-Mail-Signatur-Marketing durch die Lappen gehen. Haben Sie z. B. 100 Mitarbeitende, sind dies 3.400 E-Mails am Tag und ganze 850.000 Impressionen im Jahr, die Sie verschenken, wenn Sie kein E-Mail-Signatur-Marketing betreiben.

Tipps und Tricks für Ihr E-Mail-Management mit Outlook 

Wie kann Outlook Ihnen neben der Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen bei der täglichen Arbeit helfen? Wir haben einige Tipps zusammengestellt, wie Sie noch effizienter mit Outlook arbeiten können: 

• Für wiederkehrende Aufgaben haben wir einige QuickSteps zusammengefasst, dass Sie jeden Tag eine Menge Zeit sparen. Dort erfahren Sie z. B., wie Sie mit nur einem Klick eine E-Mail archivieren und gleichzeitig eine Aufgabe anlegen können. 
• Ein Zeitkiller in Ihrem Arbeitsalltag ist vermutlich die Suche nach bestimmten E-Mails: Auch wenn Sie ein bestimmtes Schlagwort der E-Mail noch im Kopf haben, finden Sie die entsprechende Nachricht nicht wieder. Outlook bietet dafür eine optimierte Suche an, die vielen nicht bekannt ist. 

• Wenn Sie versehentlich eine falsche E-Mail-Adresse gespeichert haben sollten und ständig E-Mails an diese falsche Adresse verschicken, haben wir ebenfalls einen Tipp für Sie parat! Sie können den fehlerhaften Auto-Vorschlag ganz einfach in Outlook entfernen. 
• Um Ihr Auftreten per E-Mail weiter zu professionalisieren, besteht die Möglichkeit, eine automatische Rechtschreibprüfung zu aktivieren. Denn was nützt Ihnen eine perfekte E-Mail-Signatur, wenn Ihre eigentliche E-Mail mit Rechtschreibfehlern gespickt ist?
• Wenn Sie häufiger mit den Outlook-Kalenderwochen arbeiten, hilft es, diese in der Aufgabenleiste immer im Blick zu behalten. Auch hierzu haben wir die passende Hilfestellung für Sie. Und wenn Sie schon dabei sind, mit Ihrem Outlook-Kalender zu arbeiten, dann tragen Sie doch auch gleich Feiertage ein, um nicht den Überblick zu verlieren. 
• Sie freuen sich schon auf Ihren lang ersehnten Urlaub, aber ein wichtiges Projekt soll in der Zwischenzeit weiterbearbeitet werden? Dann stellen Sie doch ganz einfach sicher, dass auch andere Personen auf Ihre E-Mails antworten können.
• Mit empower^® für Outlook haben Sie die Möglichkeit, all Ihre Signaturen zentral zu verwalten und diese automatisch zu aktualisieren. 

Mit empower^® Ihre E-Mail-Signaturen effizient nutzen

Rund 62 % der befragten Unternehmen betreiben bereits E-Mail-Signatur-Marketing, um ihr Branding auf ein höheres Niveau zu heben. Es wird also allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema zu befassen, um mit dem Wettbewerb mitzuhalten.

empower^® für Outlook ist Teil unserer Brand Control Lösung. Neben der voreingestellten Implementierung des Brand Styleguides von Unternehmen und dem Anlegen von oft genutzten Textbausteinen bietet empower^® für Outlook die Option, Signaturen zentral zu verwalten.

So können Sie nicht nur sichergehen, dass alle E-Mail-Signaturen den rechtlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch aktuelle und relevante Banner den E-Mail-Signaturen hinzufügen.

Kontaktieren Sie uns! Unsere Expert:innen freuen sich darauf, Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihren E-Mail-Signaturen herauszuholen.