Remote Onboarding:  Einarbeitung im Homeoffice

Sie kennen das aus eigener Erfahrung: Onboarding ist in der Regel alles andere als entspannend – weder für das neue Teammitglied noch für die Mitarbeitenden, die für die Einarbeitung verantwortlich sind. Seit der pandemiebedingten Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice hat sich auch der Einarbeitungsprozess verändert.

Das Remote Onboarding stellt uns vor zusätzliche Herausforderungen. Es gilt, die neuen Teammitglieder virtuell willkommen zu heißen. Sie möchten erreichen, dass sich die frisch eingestellten Mitarbeitenden wohlfühlen, sich auf ihre neue Stelle freuen und sich mit dem Unternehmen identifizieren. Und all das ohne direkten Austausch, ohne Kennenlernen in der Kantine, ohne Bürotüren, ohne ein Gefühl für das neue Arbeitsumfeld. 

Wie Sie das Remote Onboarding erfolgreich gestalten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Virtuelles Onboarding: das neue „Normal“ für die HR-Abteilung?

Die Corona-Pandemie verändert unsere Arbeitswelt nachhaltig. Und in manchen Bereichen tut sie das hin zum Guten. So erweist sich vor allem das hybride Arbeiten als eine Neuerung, die besonders von jüngeren Angestellten geschätzt wird. Das Homeoffice ermöglicht eine Work-Life-Integration, die einerseits viele Freiräume schafft, andererseits aber auch die Produktivität steigern kann. Digital-Workplace-Lösungen für Microsoft Office erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit zusätzlich.

Zudem erweitert sich der Rekrutierungsradius für spezifische Jobs um ein Vielfaches. Ein neues Teammitglied muss nicht vor Ort sein, um beispielsweise Texte zu schreiben, Übersetzungen zu erledigen oder eine digitale Marketingkampagne auf die Beine zu stellen. Fakt ist, dass Remote Work auch nach der Pandemie ein fixer Bestandteil unserer Arbeitswelt bleiben wird. 

Die Wichtigkeit des Onboardings schmälert dies allerdings nicht. Im Gegenteil. Beim klassischen Onboarding bekommen die neuen Teammitglieder buchstäblich ein Gefühl für das Arbeitsumfeld. Sie beobachten die neuen Kolleg:innen und machen sich so ein Bild vom Team. Sie haben direkten Kontakt zum Management, können jederzeit Fragen stellen, sitzen an ihrem Schreibtisch, nutzen ihren Firmencomputer mit allen notwendigen Firmenprogrammen etc. 

All das ist beim virtuellen Onboarding nicht gegeben.

Remote Onboarding in drei Phasen

1. Preboarding

Die erste Phase der virtuellen Einarbeitung im Homeoffice beginnt schon einige Zeit vor dem ersten Arbeitstag. Laut einer Umfrage zum Thema Onboarding bestätigten knapp 36 % der befragten Unternehmen, dass es immer öfter zu Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag kommt. Grund hierfür sind bestehende Unsicherheiten in Bezug auf den neuen Job. Das Preboarding ist primär dazu gedacht, den zukünftigen Mitarbeitenden schon im Vorfeld diese Unsicherheiten zu nehmen. 

In dieser Phase stellen Sie alle wichtigen und relevanten Informationen zur Verfügung. Sie ermöglichen eine frühe Vernetzung mit dem Team und eine konstante sowie unkomplizierte Kommunikation. Wichtig ist, dass Sie auf Fragen direkt eingehen können und dass sich das neue Teammitglied von Anfang an wohl, sicher und willkommen fühlt.

2. Orientierungsphase

Diese beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Wie Sie sicherlich aus eigener Erfahrung wissen, ist der erste Tag im neuen Unternehmen oft ein bedeutendes Erlebnis. Der erste Eindruck ist entscheidend. In einem Büro gibt es klare Abläufe: das Gespräch mit Management, die Begrüßung im Team usw. All das geschieht an einem Tag. Beim Remote Onboarding ist es sinnvoll, diesen Prozess in mehrere Abschnitte zu unterteilen. So ist beispielsweise die Einarbeitung im Homeoffice bei LinkedIn auf eine komplette Arbeitswoche aufgeteilt:

                                  (Quelle: LinkedIn Website)

Eine essenzielle Rolle beim virtuellen Onboarding übernimmt die Bezugsperson. LinkedIn spricht hier vom Onboarding-Buddy, andere bezeichnen diese Rolle mit Onboarding-Mentor:in. Diese Person steht beispielsweise Rede und Antwort, stellt die anderen Teammitglieder vor, zeigt Unternehmensabläufe auf und vieles mehr. 

3. Einarbeitungsphase

In der letzten Phase des Remote Onboardings hilft neben dem ständigen Kontakt mit der Bezugsperson ein Einarbeitungsplan. Darin enthalten sind beispielsweise die Kontaktdetails der verschiedenen Ansprechpartner:innen, eventuelle Einarbeitungsmaßnahmen sowie die Aufgaben und/oder Projekte und Ziele. Nicht minder wichtig sind die Planung und Festlegung von Feedbackgesprächen und eine Auflistung der Kompetenzen, welche sich das neue Teammitglied mit der Zeit aneignen sollte.

Worauf beim digitalen Onboarding noch zu achten ist

Denken Sie an die Sicherheit im Homeoffice. Sich vor Cyberattacken zu schützen kann sich beim Remote Work deutlich schwieriger gestalten. Schließlich weist das digitale Arbeitsumfeld im Homeoffice höchstwahrscheinlich nicht dieselben Sicherheitsstandards wie der tatsächliche Arbeitsplatz auf. Weiterhin fehlt den neuen Mitarbeitenden die direkte Unterstützung der IT-Abteilung. Um hier die Risiken möglichst gering zu halten, sollte das neue Teammitglied bereits in der Preboarding-Phase ein Arbeitslaptop mit allen relevanten und vorinstallierten Softwarelösungen erhalten.

Tools & Softwarelösungen für Remote Onboarding

In diesem Zusammenhang werden zahlreiche Optionen angeboten: angefangen bei spezifischen Softwarelösungen für digitales Onboarding (z. B. „myonboarding.de“ der Firma Haufe) bis hin zu buchstäblichen Multi-Tools. 

„eloomi“ ist ein mehrfach ausgezeichnetes Pre- und Onboarding-Tool, welches die neuen Teammitglieder in allen Einarbeitungsphasen unterstützt. Hier können Sie unter anderem stellenspezifische Onboarding-Kurse entwickeln, vorgefertigte Trainingsprogramme anpassen und zuweisen, Firmenwerte vorstellen sowie den Einarbeitungsprozess der neuen Mitarbeitenden in Echtzeit verfolgen. 

                                       (Quelle: eloomi.com)

Mit „monday.com“ haben Sie nicht nur ein intuitives Workflow-Tool zur Hand. Die Software bietet obendrein nützliche Features, die speziell für das Onboarding konzipiert sind. So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, welche Pre- und Onboarding-Aufgaben bereits erledigt sind. Sie können Prioritäten setzen, Kontaktdaten teilen und vieles mehr.

                         (Quelle: monday.com)

Unverzichtbar für die digitale Einarbeitung sind zudem Kommunikations- und Kollaborationstools wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams. Die empower^® Teams App ist die optimale Ergänzung zu Microsoft Teams. Sie macht die Kommunikation und Zusammenarbeit beim Remote Onboarding und über die Einarbeitungsphase im Homeoffice hinaus noch leichter und effektiver. 


Zudem gibt es durchdachte Software-Tools, die Arbeitsabläufe, Teamwork und Kommunikation über das Remote Onboarding hinaus erleichtern. Ein Beispiel hierfür ist die Microsoft Office Add-in Suite von empower^®. Die neuen Mitarbeitenden haben mit empower^® Zugriff auf eine unternehmensübergreifende Bibliothek, was die Informationsbereitstellung sowie die Dokumentenverwaltung maßgebend vereinfacht und zentralisiert. Inhalte können mit wenigen Klicks geteilt und aktualisiert werden.

Machen Sie sich und Ihren neuen Teammitgliedern das Remote Onboarding und die weitere Zusammenarbeit mit den Microsoft-Office-Lösungen von empower^® einfach! Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach!