Template-Management: Office-Vorlagen zentral aktualisieren & verwalten

Wer kennt es nicht: Die Dokumentvorlagen Ihres Unternehmens wurden aktualisiert oder neu designt und nun gilt es, diese neuen Vorlagen allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Gerade in der Zeit der Umstellung, aber auch darüber hinaus, kommt es häufig zu einer inkonsistenten Nutzung der neuen Office-Templates. Es gibt keine Möglichkeit zu überprüfen, ob alle Mitarbeitenden konsequent die aktuelle Version von Dokumenten verwenden. Noch verwirrender wird es, wenn im Nachhinein noch ein Fehler auffällt und eine weitere Version verteilt werden muss.

Das kann passieren, wenn Sie Ihre Office-Templates nicht zentral verwalten

Wenn Sie Ihre Office-Vorlagen nicht zentral verwalten und zur Verfügung stellen, nutzen Ihre Mitarbeitenden ihre eigenen, persönlichen Vorlagen oder erstellen sich eigene Word-Vorlagen. Diese werden oft lokal gespeichert und über einen langen Zeitraum genutzt. Versenden Sie nun aktualisierte Versionen Ihrer Templates, ist das noch lange keine Garantie, dass alle Mitarbeitenden ihre bestehenden Vorlagen anpassen oder ersetzen.

Selbst die besten Tipps für PowerPoint-Vorlagen helfen nicht, wenn der Inhalt nicht stimmt. So kann es zur Weitergabe von Fehlinformationen an Ihre Kundschaft kommen. Momentan verändern sich beispielsweise viele Preise nach oben. Werden nun veraltete Preise an Ihre Kundschaft übermittelt, kann das für Verwirrung sorgen und Ihrem Brand Image erheblichen Schaden zufügen, wenn Sie diese im Nachhinein korrigieren müssen.

Fehlerhafte Unternehmensdaten im Briefkopf oder in E-Mail-Signaturen können dazu führen, dass Rückmeldungen Sie nicht erreichen. Zahlendreher bei der IBAN haben in Rechnungen zur Folge, dass Sie Zahlungen im schlimmsten Fall nicht erhalten. Und was, wenn gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben nicht korrekt sind oder gänzlich fehlen?

Auch Ihr Branding nimmt Schaden, wenn die Kommunikation Ihres Unternehmens visuell nicht einheitlich ist, beispielsweise aufgrund unterschiedlicher Schriftarten, Farben oder Logos. Fehlende oder nicht durchgängige Einhaltung des Corporate Designs lässt ein Unternehmen unprofessionell und chaotisch wirken und schadet Ihrem Wiedererkennungswert. Wir haben für Sie zusammengefasst, wie Sie ein einheitliches Corporate Design in Office erreichen.

Diese Vorteile bringt das unternehmensweite Template-Management

Mit einem zentralen Template-Management können Sie all diesen Risiken entgegenwirken. Es ergeben sich unter anderem die folgenden Vorteile:

Extern: aktuelle Einheitlichkeit präsentieren  

• Ihr Sales-Team hat stets die aktuellsten Präsentationen zur Hand und kann diese für seine Sales Pitches verwenden.
• Durch markenkonforme Vorlagen entsprechen all Ihre Dokumente Ihrem Corporate Design.
• In der Korrespondenz mit der Kundschaft werden stets die richtigen Daten übermittelt. Ändert sich etwas an diesen Daten, können sie mit wenigen Klicks unternehmensweit in der Vorlage sowie in allen bestehenden Dokumenten, die auf der Vorlage basieren, angepasst werden.
• Das Resultat: eine starke Marke durch einheitliches Erscheinungsbild!

Intern: weniger Arbeit für Ihre Mitarbeitenden

• Durch markenkonforme, vordefinierte Templates müssen Ihre Mitarbeitenden keine Zeit mehr in die Formatierung ihrer Dokumente stecken.
• Es ist keine aufwendige Suche mehr erforderlich, um das aktuelle Dokument oder Template zu finden. Somit sparen Sie noch mehr Zeit und schonen die Nerven Ihrer Mitarbeitenden.
• Durch die automatische Verteilung von Updates sind keine manuellen Aktualisierungsarbeiten mehr notwendig.

So wird die unternehmensweite Verwaltung Ihrer Office-Templates zum Kinderspiel

Wir von empower^® sind Office-Profis und haben viel Zeit damit verbracht, eine ideale Lösung für das Template-Management zu finden. Unsere empower^® Content Enablement Solution bietet Ihnen eine zentrale Bibliothek, in der all Ihre Inhalte verwaltet werden.

Stellen Sie die aktuellen Vorlagen direkt in Microsoft Office zur Verfügung. Die empower^® Bibliothek integriert sich nahtlos in Microsoft Office 365 und in den Arbeitsablauf der Anwendenden. Sie bietet direkten Zugriff auf alle PowerPoint-, Word- und Excel-Inhalte.​

Wenn Anwendende eine bestehende Datei öffnen, prüft empower^® Content Enablement, ob der Inhalt noch aktuell ist. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch der aktuellste Inhalt zur Verfügung gestellt. ​Langes Suchen wird für Sie und Ihre Mitarbeitenden künftig der Vergangenheit angehören. empower^® Content Enablement indiziert die Speicherorte, an denen Office-Dokumente typischerweise abgelegt werden.​ So können alle gespeicherten Office-Templates blitzschnell gefunden werden.

Über die Bibliothek ist es außerdem ein Leichtes, neue Templates mit Ihren Vorgesetzten, Teammitgliedern oder auch unternehmensweit zu teilen .

Templates mit nur drei Klicks unternehmensweit aktualisieren

Unsere Bibliothek bietet Ihnen die Möglichkeit, Updates Ihrer Inhalte im gesamten Unternehmen umzusetzen. So aktualisieren Sie nicht nur das Template in der Bibliothek, sondern auch alle Dokumente, die auf diesem Template basieren und in Ihrer Bibliothek gespeichert sind. Und so einfach funktioniert es:

In dem empower^® Tab finden Sie ein Icon für die Bibliothek. Klicken Sie auf „Speichern“ neben dem Icon.

Nun können Sie auswählen, ob Sie die gesamte Präsentation, den Folienmaster oder die einzelne Folie in der Bibliothek speichern oder aktualisieren möchten.

Nun werden Sie gefragt, wie Sie das Update ausführen möchten. Klicken Sie auf „Update verteilen“,  werden Ihre Mitarbeitenden lediglich auf das Update hingewiesen. Wählen Sie hingegen „Update erzwingen“  aus, werden alle Dokumente, in denen diese Folie bereits verwendet wurde, automatisch und ohne weiteres Zutun Ihrer Mitarbeitenden aktualisiert.

So können Sie sichergehen, dass all Ihre Folien stets dem aktuellen Stand entsprechen und keine veralteten Unterlagen verwendet werden.

Welche Vorteile bietet empower^® Content Enablement außerdem?

Neben dem einfachen Template-Management bietet unsere Lösung Ihnen die Möglichkeit, bestehende Anwendungen wie DAM, PIM und SharePoint zu integrieren. So schaffen Sie eine einheitliche Plattform und können ohne Systemwechsel direkt aus Microsoft Office auf all Ihre Inhalte zugreifen.

Eine weitere praktische Funktion der empower^® Bibliothek ist die Vergabe von Bearbeitungsrechten. Sie können entscheiden, welche Ihrer Mitarbeitenden in Ihren Templates Änderungen vornehmen dürfen, wer Admin-Rechte besitzt, wer Zugriff auf Ihre Vorlagen hat und wer sie gar nicht lesen darf. Neben dem Management von Templates ist es Ihnen also möglich, Ihre internen Sicherheitsstandards zu erhöhen und Inhalte nur denjenigen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen, die Zugriff darauf haben dürfen.

Erfahren Sie mehr über Template Management mit empower^® und kontaktieren Sie uns bei Fragen! Unsere Expert:innen freuen sich darauf, mit Ihnen die perfekte Template-Management-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.