Economic Impact Report
für empower
Executive Summary
In einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden werden folgende Schlüsselergebnisse erzielt:
Zeitersparnis: Innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten können 10.000 Nutzende 26.088 Stunden Arbeitszeit durch die Nutzung von empower® einsparen.
ROI: Die Investition in empower® hat über einen Zeitraum von drei Jahren einen Return on Investment (ROI) von 407 %.
Markenkonsistenz: 91 % der empower®-Nutzenden tragen zur Stärkung der Marke bei, indem sie konsequent markenkonforme Vorlagen und Inhalte verwenden.
Unternehmen streben kontinuierlich nach Effizienzsteigerung, jedoch werden häufig zwei wesentliche Zeitfresser im Büroalltag mit Microsoft 365 vernachlässigt: Mitarbeitende verschwenden viel Zeit sowohl bei der Suche nach relevanten Inhalten als auch bei der Erstellung komplexer und einheitlicher Dokumente.
Um dieser Problematik entgegenzuwirken, müssen Unternehmen effiziente digitale Workflows etablieren, die Mitarbeitende entlasten und ihnen ermöglichen, ihre Arbeit schnell und einfach zu erledigen. In diesem Zusammenhang leisten Softwarelösungen wie empower® Hilfestellung.
Im vorliegenden Report werden die Auswirkungen der Document Generation Suite von empower® für Microsoft 365 auf Produktivität, Rentabilität sowie Markenkonsistenz untersucht. Ziel ist es, unserer Leserschaft die Möglichkeit zu geben, die potenziellen Effekte von empower® auf ihr Unternehmen zu bewerten.
Investitionen in moderne Softwarelösungen tragen dazu bei, den Büroalltag effizienter zu gestalten und den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen. Doch gerade in herausfordernden Zeiten prüfen Unternehmen geplante Investitionen unter noch strengeren Gesichtspunkten.
Investitionen werden nur getätigt, wenn sie sich als wirklich rentabel und nachhaltig erweisen. Einer Prognose des Marktforschungsunternehmens Gartner zufolge verlagern Unternehmen den Schwerpunkt ihrer IT-Projekte im Jahr 2024 auf Kostenkontrolle, Effizienz und Automatisierung, während sie IT-Initiativen zurückstellen, die längere Zeit benötigen, um Früchte zu tragen.
Der vorliegende Bericht dient Unternehmen als Hilfestellung, um potenzielle Investitionen zu evaluieren, die Auswirkungen der Investition auf ihr Geschäft zu verstehen und den konkreten Mehrwert von IT-Initiativen gegenüber der Geschäftsleitung und anderen wichtigen Stakeholdern zu veranschaulichen und zu begründen.
Bevor wir näher auf die wirtschaftlichen Auswirkungen von empower® eingehen, folgt ein Überblick über die Gründe für eine Investition und die Anforderungen an eine Software wie empower®.
Welche Herausforderungen führen zu einer Investition in eine Softwarelösung wie empower®?
Mangelnde Office-Kenntnisse der Nutzenden führen dazu, dass die Erstellung von Dokumenten, Folien und Diagrammen viel Zeit in Anspruch nimmt und die Ergebnisse visuell wenig ansprechend sind. Häufig entfällt ein beträchtlicher Teil der Arbeitszeit auf bloße Formatierungsaufgaben, während der eigentliche Inhalt vernachlässigt wird. Selbst erfahrene Office-Nutzende benötigen viel Zeit, um komplexe Diagramme und Folien zu erstellen.
Nutzende haben Schwierigkeiten, die für die Erstellung von Dokumenten benötigten Inhalte zu finden. Inhalte wie Vorlagen, Bilder und Icons sind auf verschiedenen Plattformen und Laufwerken verstreut, es fehlen Funktionen zum Durchsuchen der Speicherorte. Aus diesem Grund müssen Mitarbeitende entweder auf eigene Faust nach den Inhalten suchen oder Kolleg:innen um Unterstützung bitten. Werden die gesuchten Inhalte selbst dann nicht gefunden, müssen oft eigens erstellte oder bestehende und veraltete Vorlagen verwendet werden. Dies führt zu Doppelarbeit und fehlerhaften Inhalten.
Das Branding ist inkonsistent und aufwendig. Marketingteams müssen Inhalte manuell verteilen, prüfen und aktualisieren. Dennoch bleiben die bereitgestellten Inhalte häufig ungenutzt. Bei der Erstellung von Dokumenten werden die Markenrichtlinien nicht eingehalten oder falsch interpretiert. Dokumente, Präsentationen und E-Mail-Signaturen weichen stark voneinander ab und entsprechen nicht den Vorgaben, werden jedoch trotzdem an die Außenwelt versendet. Neue Designs werden verspätet oder gar nicht übernommen, da manuelle Überführungen bestehender Inhalte aufwendig sind und aufgeschoben werden.
- Kompatibilität mit Microsoft 365 und den regelmäßigen Updates
- Kompatibilität mit bestehender Software und Systemen wie DAM, PIM und SharePoint
- Einfache und intuitive Nutzbarkeit für alle Levels
- Geringer administrativer Aufwand bei der Verwaltung und Aktualisierung von Inhalten
- Eine zentrale Speichermöglichkeit für Inhalte
- Zeitsparende Funktionen für die markenkonforme Inhaltserstellung
Über die Softwarelösung empower®
empower® ist eine führende Softwarelösung für die Erstellung und Verteilung professioneller Dokumente und Präsentationen in Microsoft 365. Durch eine zentrale Bibliothek für alle Dokumente und Vorlagen, eine zentrale E-Mail-Signaturverwaltung, marken- konforme Formatierungen und eine Vielzahl von Produktivitätswerkzeugen wird die Produktivität gesteigert und die Markenkonformität sichergestellt.
Technisch betrachtet ist empower® eine SaaS-Lösung, die auf Microsoft Azure gehostet wird. Sie bietet Add-ins für Windows und macOS sowie für das Web, was eine plattformunabhängige Arbeit ermöglicht.
Speziell für Microsoft 365 optimiert, integriert sich empower® nahtlos in die Microsoft-Anwendungen und erweitert diese um zahlreiche Zusatzfunktionen. Darüber hinaus kann empower® problemlos in nahezu alle anderen Plattformen und Systeme, wie DAM, PIM und SharePoint integriert werden, wodurch zahlreiche andere Add-ins überflüssig werden.
Das Einsatzgebiet von empower® erstreckt sich auf Unternehmen jeder Branche, die mit Microsoft 365 arbeiten. Typischerweise liegt der Fokus der Nutzung auf folgenden Unternehmensbereichen:
- Marketing & Unternehmenskommunikation
- Sales & Business Development
- Projektmanagement
- Controlling & Finance
- Strategie & Consulting
Die Nutzungsdaten wurden über einen Zeitraum von zwölf Monaten (01.01.2023 bis 31.12.2023) gesammelt und ausgewertet. Dabei wurden die verschiedenen Funktionen von empower® in Gruppen zusammengefasst, um festzustellen, wie oft diese Funktionen im besagten Zeitraum verwendet wurden.
Für jede empower®-Funktion wurde anhand von Testreihen eine durchschnittliche Zeitersparnis ermittelt. Diese Zeitersparnis wurde dann mit der Anzahl der Funktionsaufrufe multipliziert, um die Gesamtzeitersparnis zu berechnen. Dabei wurde die Zeit berücksichtigt, die Anwendende benötigen, um das jeweilige Ergebnis mit und ohne empower® zu erzielen.
Die tatsächliche Zeitersparnis pro Funktion kann je nach Umfang der Folie und Präsentation variieren. Die zugrunde liegenden Werte gehen stets von kleinen und weniger komplexen Präsentationen aus.
Um den ROI von empower® zu ermitteln, wurde die Zeitersparnis mit einem durchschnittlichen Stundensatz von 40 € multipliziert und ins Verhältnis zu den anteiligen Kosten für diesen Zeitraum gesetzt.
Die Tabelle zeigt ausgewählte Funktionen und die ermittelte Zeitersparnis:
Im Vergleich zur Nutzung der Office-Anwendungen ohne empower® sparen empower®-Nutzende laut Telemetriedaten innerhalb eines Jahres 26.088 Arbeitsstunden ein. Multipliziert man diesen Wert mit einem Stundensatz von 40 €, inklusive aller direkter und indirekter Kosten, entspricht dies einer Gesamtersparnis von 1.043.500 €.
Des Weiteren wird im Durchschnitt mehr als die Hälfte aller Dokumente auf der Grundlage bereits vorhandener Vorlagen erstellt. Hierbei kommt ein weiterer erheblicher Zeitfresser zum Tragen: die Suche nach Elementen und Dateien. Oft sind Vorlagen, Bilder oder Icons nicht zentral abgelegt und die unterschiedlichen Versionen sind nicht eindeutig zuzuordnen. Mit empower® steht Mitarbeitenden eine zentrale Bibliothek für alle Brand Assets, Vorlagen und Dokumente zur Verfügung, die mit wenigen Klicks durchsucht und genutzt werden können – Versionshistorie inklusive.
Wussten Sie, dass über 30 % der Arbeitszeit mit PowerPoint, Word und Excel ausschließlich für Formatierungen aufgewendet wird? empower® reduziert diesen Aufwand drastisch und bietet einen Funktionsumfang, der weit über die Standardfunktionen der Office-Anwendungen hinausgeht. Die Software schafft Freiraum für die Konzentration auf überzeugende Inhalte, indem zahlreiche Funktionen manuelle Tätigkeiten in den Office-Anwendungen vereinfachen oder vollständig übernehmen.
91 % mehr Mitarbeitende stärken die Marke in Office-Dokumenten
Obwohl dieser Wert als Ergebnis für diesen Report nicht quantifizierbar ist, kann festgestellt werden, dass empower® durch die konsequente Verwendung von markenkonformen Vorlagen und Inhalten dazu beiträgt, die Marke in der externen Kommunikation zu stärken. Denn 91 % der Nutzenden arbeiten innerhalb von zwölf Monaten mindestens zehnmal pro Monat mit den Branding-Funktionen von empower®.
Außerdem verringert sich durch den Einsatz von empower® die Einbindung der IT-Abteilung in Branding-Tätigkeiten in Microsoft Office erheblich. Ohne empower® ist das Branding-Team für die manuelle Aktualisierung einzelner Vorlagen oder Folien verantwortlich und arbeitet in der Regel mit der IT-Abteilung zusammen, um die technischen Aspekte der Aktualisierung oder die Verteilung von Unternehmensinhalten zu bewältigen. Mit empower® kann die Fachabteilung, in diesem Fall das Branding-Team, Updates automatisch und zentral an alle Mitarbeitenden im Unternehmen verteilen.
Wussten Sie, dass ein Großteil der Office-Dokumente extern genutzt wird, obwohl nahezu jedes zweite Dokument nicht markenkonform ist? Die empower®-Vorlagenbibliothek, CD-konforme Schriften- und Farbpicker sowie ein Design-Check sorgen dafür, dass jede Präsentation, jedes Dokument und jede E-Mail-Signatur das Corporate Design widerspiegelt und somit die Marke stärkt.
Bei der Ersteinrichtung werden alle in der Software enthaltenen Vorlagen, Gestaltungselemente und Funktionen an das Corporate Design angepasst. Anschließend nutzen die Anwendenden die vordefinierten Funktionen und Inhalte, ohne sich jemals wieder Gedanken darüber machen zu müssen, ob ihre Arbeit den Markenrichtlinien entspricht. Darüber hinaus können alte Präsentationen und Dokumente mit nur wenigen Klicks automatisch in das aktuelle Corporate Design überführt werden.
Einmalige Kosten für empower®: 117.400 €
Wiederkehrende Kosten für empower®: 166.800 €
Der Implementierungsprozess von empower® entspricht weitgehend dem Standard für IT- Projekte dieser Größenordnung. Das IT-Team übernimmt die technischen Aspekte der Implementierung, während das Projekt- bzw. Branding-Team sicherstellt, dass alle benötigten Inhalte verfügbar sind und entsprechend in der Software hinterlegt werden können. Trainings sind für die meisten Unternehmen ein wichtiger Faktor, damit die Mitarbeitenden schnell das volle Potenzial der Software ausschöpfen können. Daher führen sie nach der Implementierung anfänglich eine Schulungsinitiative durch, die von empower unterstützt wird.
Für die Ersteinrichtung von empower® fallen einmalig je nach Umfang ca. 15.000 € an. Hinzu kommen Kosten in Höhe von 22.400 € für ein Projektteam bestehend aus acht Personen, die über einen Zeitraum von zwei Monaten jeweils 25 % ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufbringen. Des Weiteren sind Ausgaben in Höhe von 80.000 € für die Schulung von 4.000 Mitarbeitenden, jeweils für 0,5 Stunden, zu berücksichtigen.
Die jährlich wiederkehrende Lizenzgebühr für 10.000 empower®-Lizenzen beläuft sich, abhängig vom Umfang, auf 150.000 €. Zusätzlich fallen Kosten in Höhe von 16.800 € für den laufenden internen Support an, der einer Viertelstelle entspricht.
Daraus ergeben sich im ersten Jahr Gesamtkosten von 284.200 €. In den folgenden beiden Jahren beschränken sich die Kosten auf die wiederkehrenden Lizenzgebühren und den Support in Höhe von insgesamt 166.800 €.
Gesamt-ROI: 407 %
Basierend auf den genannten Einsparungen und Kosten ergibt sich ein Return on Investment von 407 %. Dabei wird die Ersparnis in Euro ins Verhältnis zu den zuvor aufgeführten Kosten für den jeweiligen Zeitraum gesetzt. Aufgrund der einmaligen Kosten ergibt sich im ersten Jahr ein ROI von 267 %. In den darauffolgenden Jahren steigt der ROI auf 526 %.
* in Tausend Euro
BearingPoint erzielt ROI von 762 %
BearingPoint ist eine unabhängige Management- und Technologieberatung mit europäischen Wurzeln und globaler Reichweite. Das Unternehmen agiert in drei Geschäftsbereichen: Consulting, Products und Capital.
Zu den Kunden von BearingPoint zählen zahlreiche weltweit führende Unternehmen und Organisationen. Das globale Netzwerk des Beratungsunternehmens, bestehend aus mehr als 6.500 Mitarbeitenden, unterstützt Kunden in über 70 Ländern und engagiert sich gemeinsam mit ihnen für einen messbaren und langfristigen Geschäftserfolg.
BearingPoint optimiert nicht nur die Geschäftsprozesse seiner Kunden, sondern legt auch bei seinen eigenen internen Prozessen großen Wert auf Effizienz und Konsistenz. Aus diesem Grund hat sich BearingPoint für die Software-Suite empower® entschieden. Die Microsoft-365-Lösung unterstützt rund 5.000 Mitarbeitende bei der effizienten Erstellung und Verwaltung von markenkonformen und professionellen Office-Dokumenten.
Inhaltssuche und Formatierungsarbeiten in Microsoft 365 blockieren Ressourcen
Wie in den meisten Beratungsunternehmen ist auch bei BearingPoint das Erstellen von Präsentationen ein wesentlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts, sei es für interne Zwecke oder zur Präsentation von Ergebnissen bei Kunden. Im Rahmen der Erstellung solcher Präsentationen wird oft viel Zeit darauf verwendet, vorhandene Vorlagen oder Folien zu suchen oder neue Folien zu erstellen. Diese Zeit könnte sinnvoller genutzt werden. Auch das mühsame Erstellen von Diagrammen und das Übersetzen von Folien verursachten erheblichen Aufwand. Dies sollte fortan der Vergangenheit angehören!
Markenkonforme Präsentationserstellung leicht gemacht
Daher entschied sich BearingPoint, rund 5.000 Mitarbeitende mit einer Lizenz für die Software-Suite empower® auszustatten. Nach einer ausführlichen Testphase wurde die Software im Jahr 2022 eingeführt. Besonders beliebt bei den Anwendenden sind die zentrale Bibliothek für Vorlagen, Folien, Bilder und Icons sowie die Formatierungs- und Produktivitätswerkzeuge. Diese ermöglichen die Verwendung von markenkonformen und freigegebenen Inhalten mit wenigen Klicks und ersparen mühsame Handarbeit und lange Suchzeiten. Darüber hinaus reduziert die automatische Übersetzungsfunktion mittels DeepL den manuellen Arbeitsaufwand, indem Folien direkt in PowerPoint übersetzt werden können.
8.500 Stunden mehr Zeit für das Wesentliche
„Die Zahlen sind beeindruckend. Mit einem ROI von 762 % hat sich die Investition wahrlich gelohnt und unsere Mitarbeitenden freuen sich, ihre Präsentationen mit empower® noch effizienter erstellen zu können“, weiß Larsen Günther, Head of Knowledge & Information Management bei BearingPoint.
So ermöglicht empower® den Mitarbeitenden von BearingPoint eine enorme Zeitersparnis bei ihrer Arbeit. Genauer gesagt wurden laut Auswertung der anonymen Telemetriedaten mehr als 8.500 Stunden im Jahr 2023 eingespart. Das entspricht einem ROI von 762 %.
Dadurch bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: aussagekräftige Analysen und Auswertungen. Nebenbei trägt empower® zur Stärkung der Marke bei, denn 95 % der Anwendenden erstellen täglich markenkonforme Office-Dokumente.
Die beliebtesten empower®-Funktionen bei BearingPoint:
Der Einsatz von empower® beseitigt die größten Zeitfresser bei der Erstellung und Verteilung von Dokumenten in Microsoft 365. Die Zahlen belegen, dass empower® nicht nur Branding-, Compliance- und IT-Teams unterstützt, die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen durch die Mitarbeitenden zu steuern und zu optimieren, sondern auch einen nachweislich positiven Beitrag zur Unternehmensrentabilität leistet.
Eine Investition in die Software-Suite empower® für Microsoft 365 lohnt sich und macht sich innerhalb weniger Monate bezahlt: Ein Unternehmen mit 10.000 empower®-Lizenzen erzielt über drei Jahre hinweg einen Return on Investment von 407 %.
Eine Investition in empower® bedeutet jedoch nicht nur eine Steigerung der Produktivität, sondern ist auch ein Bekenntnis zu Innovation und kontinuierlicher Optimierung. Moderne Softwarelösungen sind entscheidend, um den Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Zudem zeigt die Bereitstellung moderner Tools den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen ihre berufliche Entwicklung fördert und auf fortschrittliche Lösungen setzt. Durch vereinfachte und automatisierte digitale Arbeitsprozesse wird neben der Produktivität auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert.
Angesichts der Tatsache, dass Copilot im vorherigen Anwendungsfall das Design nicht übernommen hatte, gingen wir nun einen Schritt weiter. Wir gaben Copilot konkrete Richtlinien bezüglich unseres Corporate Designs vor, nach denen das Word-Dokument formatiert werden sollte. Diese Richtlinien umfassten Informationen über Schriftarten und Schriftgrößen für die Überschriften.
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