Corporate Design Report
Sonderausgabe zur großen
Office Studie 2025
Einleitung
Herzlich Willkommen zur Sonderausgabe des Corporate Design Reports 2025
Das Markendesign ist das Herzstück jeder Marke - es transportiert die Identität und Werte Ihres Unternehmens und schafft durch ein einheitliches Erscheinungsbild Vertrauen und Wiedererkennung bei Kund:innen.
Es ist der visuelle Anker, der Ihre Marke einzigartig und über alle Kanäle hinweg präsent macht. Während Social Media und Webseiten als zentrale Touchpoints im Fokus stehen, werden Office-Dokumente häufig vernachlässigt - obwohl sie ein essenzieller Bestandteil der Markenwahrnehmung sind. Tatsächlich ist jedes dritte extern versandte Dokument nicht markenkonform. Was zunächst wie ein kleiner Makel wirkt, wird langfristig zu einem Risiko für das Vertrauen in Ihre Marke.
In dieser Sonderausgabe unseres Corporate Design Reports nehmen wir genau diese Herausforderung in den Fokus. Basierend auf der von Kantar im Auftrag von empower® durchgeführten Microsoft Office Studie 2025 decken wir Schwachstellen auf und zeigen, wie Unternehmen markenkonforme Arbeitsweisen fördern können.
Wir laden Sie ein, die Ergebnisse zu entdecken und wertvolle Ansätze für Ihre tägliche Arbeit zu gewinnen. Viel Spaß beim Lesen!
Wie markenkonforme Dokumente Ihre Marke stärken
Exklusive Einblicke aus der B2B-Studie von Kantar und empower® GmbH
Diese Sonderausgabe fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und liefert praktische Impulse, wie Unternehmen effizient und markenkonform in Office Dokumenten arbeiten können.
In dieser Sonderausgabe des Corporate Design Reports 2025 präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse unserer „Microsoft 365-Studie“, die 2024 in Zusammenarbeit mit Kantar durchgeführt wurde. Erfahren Sie, welche Herausforderungen Unternehmen bei der Einhaltung von Markenstandards in Office-Dokumenten haben und wie Sie diese meistern können, um Ihre Marke nachhaltig zu stärken.
E-Mails dominieren zahlenmäßig
Die Ergebnisse verdeutlichen, dass E-Mails der mit Abstand wichtigste kommunikationskanal bleiben, während andere Dokumenttypen – trotz ihrer geringeren Frequenz – weiterhin eine zentrale Rolle für die Unternehmenskommunikation und das Berichtswesen spielen.
69%
Markenkonformität: Luft nach oben
Nur 69 % der extern versandten Dokumente und Präsentationen entsprechen den Markenrichtlinien, einschließlich aktueller Vorlagen, Farben, Schriftarten, Bilder und Logos.
Dieser Wert zeigt, dass nahezu ein Drittel der Kommunikationsinhalte von der Markenstrategie abweicht – eine Schwachstelle, die langfristig das Vertrauen in die Marke und die professionelle Außenwirkung beeinträchtigen wird. Hier besteht dringender Handlungsbedarf, um die Markenintegrität zu wahren.
Markenkonformität als Vertrauensbasis
Zeitfresser Office? So lange arbeiten Mitarbeitende an Dokumenten und E-Mails pro Woche
Die Zeiten direkter Verkaufsstrategien und spontaner Kaufentscheidungen sind vorbei. Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Menschen Marken erleben, grundlegend verändert. Heute haben Kund:innen Zugang zu einer Fülle von Informationen – von Unternehmenswebseiten über Social-Media-Kanäle bis hin zu Bewertungen auf Plattformen wie Google oder Capterra. Dadurch entsteht ein detailliertes Bild einer Marke, bevor die eigentliche Kaufentscheidung getroffen wird.
Unternehmen müssen nun an jedem Touchpoint konsistent und überzeugend auftreten, um Vertrauen zur Marke aufzubauen. Ein wesentlicher Faktor hierfür ist eine stimmige und störungsfreie Markenpräsenz. Selbst kleine Abweichungen, wie ein veraltetes Logo, inkonsistente Farben oder uneinheitliche Schriftarten, wirken unprofessionell und können potenzielle Kunden (unterbewusst) abschrecken. Wer heute im Wettbewerb bestehen will, muss daher sicherstellen, dass sein Branding auf allen Ebenen einheitlich ist.
Um Vertrauen aufzubauen und Störfaktoren zu vermeiden, ist ein tiefes Verständnis der Customer Journey essenziell. Diese umfasst fünf Phasen und beschreibt den Weg, den Kund:innen von dem ersten Kontakt mit einer Marke bis hin zur langfristigen Bindung durchlaufen. In jeder dieser Phasen gilt es, die passenden Informationen bereitzustellen und Touchpoints so zu gestalten, dass sie die Kund:innen optimal unterstützen.
Ein stringentes Branding, das visuelle Identität, Tonalität und User Experience gleichermaßen berücksichtigt, sorgt für ein einheitliches und professionelles Markenerlebnis. Gleichzeitig spielt der persönliche Kontakt eine wesentliche Rolle: Vertriebsmitarbeitende begleiten Kund:innen entlang der einzelnen Phasen und verstärken durch gezielte Beratung das Vertrauen in die Marke.
Die fünf Phasen der Customer Journey im Überblick
1. Awareness: Der erste Eindruck zählt
In der Awareness-Phase entscheidet sich, ob eine Marke im Gedächtnis bleibt. Hier gilt es, Aufmerksamkeit zu erzeugen und erste Berührungspunkte mit potenziellen Kund:innen zu schaffen. Digitale Kampagnen, Social-Media-Aktivitäten und Webinare steigern die Sichtbarkeit, während der Vertrieb durch gezielte Ansprache – etwa auf Veranstaltungen oder im direkten Dialog – persönliche Verbindungen aufbaut.
Ein konsistenter, markenkonformer Auftritt ist dabei essenziell. Die Ergebnisse der Office-Studie zeigen, dass 94 % der Befragten ein einheitliches Design in Dokumenten und Präsentationen als vertrauensfördernd empfinden. Der erste Eindruck prägt die gesamte Customer Journey – nutzen Sie ihn, um Ihre Marke klar, authentisch und professionell zu präsentieren.
94%
der Befragten sind der Meinung, dass markenkonforme Dokumente, Präsentationen und E-Mails Vertrauen in das Unternehmen schaffen.
2. Consideration – Ihre Marke im Fokus der Entscheidung
Sobald potenzielle Kund:innen sich intensiver mit Ihrem Angebot befassen, zählt eine überzeugende Positionierung. Fallstudien, Whitepaper und Webinare liefern nicht nur relevante Informationen, sondern stärken auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen.
Neben inhaltlicher Substanz spielt die persönliche Betreuung durch den Vertrieb eine Schlüsselrolle. Präzise aufbereitete Präsentationen, Angebote und E-Mails beeinflussen die Markenwahrnehmung erheblich – für 88 % der Befragten sind markenkonforme Dokumente entscheidend für die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens. Ein stimmiges Gesamtbild erleichtert die Entscheidungsfindung und führt Kund:innen sicher in die nächste Phase.
88%
der Befragten stimmen zu, dass Dokumente, Präsentationen und E-Mails eine wichtige Rolle bei der Stärkung der Unternehmens- und Produktmarke spielen.
3. Purchase – Der entscheidende Moment im Verkaufsprozess
Der Kaufprozess markiert den Übergang von der Überzeugung zur Entscheidung. Hier sind Verhandlungsgeschick, klare Kommunikation und Flexibilität gefragt, um den Abschluss reibungslos zu gestalten.
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor in dieser Phase: markenkonforme Dokumente. 92 % der Befragten bestätigen, dass eine konsistente Markenkommunikation die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöht. Ein professionelles Auftreten an jedem Touchpoint kann somit maßgeblich zur Entscheidungsfindung beitragen.
92%
der Befragten finden, dass markenkonforme Dokumente, Präsentationen und E-Mails ein deutliches Zeichen für Professionalität sind und die Verkaufschancen erhöhen.
4. Retention – Langfristige Kundenbindung durch konsistente Markenkommunikation
Nach dem Kauf beginnt die Phase der langfristigen Beziehungspflege. Zufriedene Kund:innen sind nicht nur loyaler, sondern bieten auch Potenzial für Cross- und Upselling. Durch regelmäßige Feedbackgespräche und gezielte Betreuung lassen sich Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und die Kundenzufriedenheit weiter steigern.
E-Mail-Marketing bleibt ein effektives Instrument, um kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten. Einheitliche Signaturen, die Nutzung von Hausschriften und ein professionelles Wording sorgen für Wiedererkennung und stärken die Markenbindung.
5. Advocacy – Zufriedene Kund:innen als Markenbotschafter:innen
Die stärkste Form der Markenkommunikation ist die Empfehlung durch begeisterte Kund:innen. Authentische Erfahrungsberichte besitzen eine hohe Glaubwürdigkeit und tragen entscheidend zur Markenbekanntheit bei.
Nutzen Sie diese Dynamik gezielt, indem Sie Erfolgsgeschichten und Testimonials strategisch einsetzen. Professionell gestaltete Präsentationen und Dokumente unterstützen Kund:innen dabei, ihre positiven Erfahrungen weiterzugeben. Durch eine bewusste Aktivierung dieser Markenbotschafter:innen lässt sich nicht nur die Reichweite erhöhen, sondern auch nachhaltiges Wachstum generieren.
Customer Journey Mapping: Ein strategisches Tool zur Optimierung der Kundenerfahrung
Ein effektives Instrument zur Analyse und Verbesserung der Customer Journey ist die Customer Journey Map. Sie visualisiert die zentralen Berührungspunkte, die Kund:innen mit einer Marke haben, und ordnet sie den jeweiligen Phasen des Kaufprozesses zu. Diese strukturierte Darstellung hilft Markenver- antwortlichen, Schwachstellen in der Kundenansprache zu identifizieren und gezielte Optimierungsmaßnahmen abzuleiten. Drei zentrale Fragen sollten dabei im Fokus stehen:
Checkliste
✅ Wie werden potenzielle Kund:innen auf die Marke aufmerksam?
✅ Welche Informationen benötigen sie in welcher Phase des Kaufprozesses?
✅ Wie lassen sich diese Inhalte ansprechend und zielgerichtet vermitteln?
Markenkonforme Office-Dokumente: Der unterschätzte Erfolgsfaktor bei Kaufentscheidungen
In der Markenführung gilt Konsistenz als oberste Maxime. Unternehmen investieren jährlich Millionen in die Entwicklung ihrer Marke, um eine einheitliche Außenwahrnehmung zu schaffen. Einen wichtigen und regelmäßigen Touchpoint bilden dabei Office-Dokumente. Präsentationen, Angebote und E-Mails prägen die Wahrnehmung der Marke im Alltag – oft stärker als groß angelegte Kampagnen. Dennoch zeigt die Realität: Jedes dritte Office-Dokument, das extern versendet wird, ist nicht markenkonform.
Warum ist das so? Die Verantwortung für die Einhaltung der Markenrichtlinien liegt bei jedem einzelnen Mitarbeitenden im Unternehmen – eine Situation, die es sonst, in Bezug auf die Marke, nirgendwo gibt. Gleichzeitig treffen bei der Erstellung von Dokumenten Zeitdruck und individuelle Gestaltungsfreiheit auf durchschnittliche Designfähigkeiten. Ohne geeignete Tools bleibt es den Mitarbeitenden überlassen, Farben, Schriftarten oder Logos manuell auszuwählen. Fehler und Abweichungen sind vorprogrammiert. Die Folge: Unternehmen haben über das Aussehen des Großteils der erstellten Dokumente keine Kontrolle.
Der springende Punkt ist: Office-Dokumente wirken sich stark und nachhaltig auf die Markenwahrnehmung aus. Veraltete oder chaotische Designs lassen ein Unternehmen unorganisiert erscheinen und stellen die Professionalität infrage. Für Kund:innen, die in hochpreisige Produkte oder langfristige Partnerschaften investieren möchten, entsteht ein innerer Konflikt bei dem Anbetracht solcher Missstände, und das Vertrauen in die Marke schwindet. Leise Zweifel an der Fähigkeit des Unternehmens, komplexe Projekte zu meistern, sind die unausweichliche Konsequenz. Dabei ist zu beachten, dass wichtige Dokumente nicht nur kurz überflogen, sondern meistens intensiv betrachtet, geteilt, diskutiert und über lange Zeiträume gespeichert werden. Jedes inkonsistente Dokument schwächt die Marke somit eindeutig und gefährdet die Kundenbindung. Markenkonforme Office-Dokumente hingegen sichern Konsistenz, Vertrauen und Effizienz und senden damit ein klares Signal von Professionalität. Schließlich verlieren 94% das Vertrauen, wenn Präsentationen und Dokumente nicht markenkonform gestaltet sind.
Das Erstellen von Dokumenten gehört für viele Büromitarbeitende zum täglichen Geschäft. E-Mails, Präsentationen, Tabellen und Texte sind die Basis der Kommunikation und Organisation. Kein Wunder, dass Microsoft Office mit rund 93 % die beliebteste Bürosoftware in Deutschland ist. Doch wie viel Zeit beansprucht das Erstellen von Dokumenten wirklich? Unsere Office-Studie hat genau das untersucht.
Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin verbringt wöchentlich durchschnittlich etwa 7,9 Stunden mit dem Schreiben von E-Mails, 5,1 Stunden mit der Erstellung von Präsentationen, 7,2 Stunden mit Tabellenkalkulationen und 6,8 Stunden mit der Bearbeitung von Dokumenten. Zusammengerechnet ergibt das 27 Stunden pro Woche – das entspricht beeindruckenden 68 % der typischen 40-Stunden-Woche.
Bleibt nur etwas mehr als ein Viertel der Arbeitszeit für andere Aufgaben wie Meetings, die Vorbereitung von Besprechungen, die Koordination von Projekten, das Unterstützen von Kolleg:innen oder Fort- und Weiterbildungen. Angesichts dieser Verteilung überrascht es nicht, dass Produktivität höchste Priorität genießt, während Markenkonformität oft in den Hintergrund rückt.
68%
der Arbeitszeit wird mit Microsoft 365 Anwendungen gearbeitet.
Der Konflikt zwischen Markenkonformität und Produktivität
Unsere Office-Studie zeigt, dass jedes dritte Dokument nicht den Markenrichtlinien entspricht. Die Folge ist eine Flut unprofessioneller Dokumente, die die Marke nach und nach verwässern. Viele glauben, dass die Mitarbeitenden nicht wissen, wo sich die Markenvorlagen, Designelemente und das Designhandbuch befinden, um markenkonforme Dokumente zu erstellen. Unsere Office-Studie widerlegt das jedoch deutlich: Lediglich 2% der Befragten wussten nicht, wo sie derartige Inhalte finden können und gerade einmal 9 % waren sich unsicher. Wie kann es also sein, dass die Mitarbeitenden wissen, wo sie Designmaterialien finden und dennoch jedes dritte Dokument nicht markenkonform ist?
Fehlende Designkompetenz
Die meisten Mitarbeitenden sind keine Designer und müssen dennoch täglich markenkonforme Dokumente erstellen. Das führt zu kreativen Präsentationen, chaotischen E-Mail-Signaturen und trostlosen Word-Dokumenten.
Mangel an Zeit und Werkzeugen
Markenkonforme Dokumente erfordern Zeit – eine Ressource, die viele Mitarbeitende nicht haben. Ohne intuitive, effiziente Lösungen greifen sie auf alte Vorlagen oder Eigenkreationen zurück, um Zeit zu sparen.
Fehlendes Markenbewusstsein
Vielen Mitarbeitenden fehlt zudem das Bewusstsein, dass eine falsche Farbe oder ein veraltetes Logo nicht nur ein Detail ist, sondern das Vertrauen in die Marke und die damit verbundene Außenwahrnehmung untergräbt.
Hunderttausende Dokumente, ein Markenproblem
Wie stark wird Ihre Marke durch alltägliche Dokumente tatsächlich repräsentiert? Ein Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden zeigt die dramatischen Auswirkungen nicht markenkonformer Inhalte.
Gemäß unserer Umfrage erstellt jeder Mitarbeitende monatlich durchschnittlich 97 E-Mails, 6 Präsentationen, 14 Tabellen und 19 Textdokumente. Hochgerechnet ergibt das beeindruckende 970.000 E-Mails, 60.000 Präsentationen, 140.000 Tabellen und 190.000 Textdokumente pro Monat. Wenn jedes dritte Dokument nicht den Markenrichtlinien entspricht, bedeutet das konkret:
Als All-in-One Suite für Microsoft 365 bietet empower® alles, was Ihr Unternehmen für die Erstellung professioneller Dokumente braucht – von Branding über Diagrammerstellung bis hin zu Content-Management und Automatisierung – ergänzt durch KI-Unterstützung und umfassende Betreuung durch unsere Professional Services.
E-Mails: Der Anker geschäftlicher Kommunikation
Die erste E-Mail wurde 1971 versendet – ein Meilenstein, der den Grundstein für die digitale Kommunikation legte. Über ein halbes Jahrhundert später hat sich die E-Mail von einem technologischen Wunder zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Alltags entwickelt. Besonders in der Geschäftswelt bleibt sie das Kommunikationmedium Nummer Eins.
Die E-Mail ist und bleibt das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Laut unserer OfficeStudie nutzen über 90 % der Befragten E-Mails wöchentlich, und das aus gutem Grund. Während Messengerdienste, abseits von Online-Meetings, zumeist für die interne Unternehmenskommunikation gedacht sind, ist die E-Mail seit Jahrzehnten das Mittel in der Außenkommunikation. Doch was macht die E-Mail im geschäftlichen Umfeld so unverzichtbar? Ihr formaler Charakter eignet sich ideal für das Verschicken von Anfragen, Angeboten und Verträgen. Zudem bietet sie eine dokumentierte Kommunikationshistorie, die in rechtlichen oder geschäftskritischen Kontexten essenziell ist. All das erklärt, warum Mitarbeitende durchschnittlich 7,9 Stunden pro Woche mit dem Verfassen von E-Mails verbringen – etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit. Laut unserer Studie sind das ca. 24 E-Mails pro Woche. Die Daten zeigen darüber hinaus, dass 82 % der Befragten per E-Mail mindestens einmal im Monat Präsentationen, Dokumente oder Tabellen an externe Dritte versenden. 92 % der Befragten sind dabei der Meinung, dass markenkonforme E-Mails Vertrauen in ein Unternehmen schaffen. Eine unprofessionell wirkende oder nicht markenkonforme E-Mail weckt hingegen Misstrauen – unabhängig davon, ob die beigefügten Dokumente markenkonform sind oder nicht.
E-Mails – Der kostenlose Werbetreiber in Ihrem Postfach
28%
aller extern versendeten E-Mails enthalten keine aktuelle, markenkonforme Signatur.
Die E-Mail-Signatur ist ein fixer Bestandteil jeder geschäftlichen Kommunikation. Sie erfüllt rechtliche Anforderungen und stärkt die Wiedererkennung der Marke. Doch sie kann weit mehr: Richtig genutzt, wird sie zu einem effektiven Werbemittel, das ohne zusätzliche Kosten Aufmerksamkeit für Veranstaltungen, Produkte oder Kampagnen schafft. Wie viel Potenzial hier noch ungenutzt bleibt, zeigt unsere Office-Studie: Fast ein Drittel (28 %) der Befragten gab an, dass an externe Parteien gesendete E-Mails keine aktuelle und markenkonforme Signatur enthalten. Noch höher ist der Anteil bei E-Mails, die über mobile Geräte versendet werden – hier fehlt in 43 % der Fälle eine einheitliche Signatur. Dabei werden mittlerweile fast 40 % aller E-Mails mobil verschickt – Tendenz steigend. Gerade hier liegt also eine große Chance, die Markenpräsenz in der täglichen Kommunikation zu stärken.
Markenkonformität endet nicht bei Präsentationen oder Dokumenten – insbesondere E-Mails sind entscheidend, um durch konsequente Einhaltung der Corporate-Design-Richtlinien Professionalität zu vermitteln und Vertrauen aufzubauen. Konkret bedeutet das:
Logo, Farben und Schriftarten
Verwenden Sie stets das aktuelle Firmenlogo, Unternehmensfarben und die definierte Corporate Font.
Gestaltung und Layout
Integrieren Sie Abstände, Hierarchien und Layout-Vorgaben entsprechend den Richtlinien Ihres Corporate Design Manuals.
Signatur Achten
Sie auf eine einheitlich gestaltete Signatur mit vollständigen Kontaktdaten, Unternehmensdaten und rechtlichen Hinweisen.
Sind Ihre E-Mails und Geschäftsdokumente rechtssicher?
Falsche oder unvollständige Angaben in E-Mail-Signaturen und Geschäftsdokumenten können rechtliche Folgen haben. Im exklusiven Interview erklärt David Geßner (LL.M.), Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht sowie Gewerblichen Rechtsschutz, welche Pflichtangaben unverzichtbar sind und welche Strafen bei Verstößen drohen.
Zwischen Potential und Realität: Die Herausforderungen im Kampagnenmanagement
So groß wie das Potenzial ist oft die Komplexität bei der Umsetzung. Inhalte wie Links oder Banner müssen häufig manuell in die Signaturen integriert werden. Dieser zeitaufwendige Prozess birgt Fehlerquellen und führt häufig zu Inkonsistenzen, wenn Mitarbeitende Änderungen unvollständig oder gar nicht umsetzen. Besonders bei zeitkritischen Kampagnen kann dies dazu führen, dass wichtige Botschaften Ihre Zielgruppe nicht rechtzeitig erreichen. Hinzu kommen die Herausforderungen regionaler Anpassungen, wie rechtliche Vorgaben oder sprachliche Unterschiede, die die Verwaltung weiter erschweren.
Hier bietet empower® eine einfache Lösung: Mit einem zentralen Kampagnenmanagement können Unternehmen werbliche Informationen automatisiert und konsistent in alle Signaturen integrieren unter Berücksichtigung der Abteilungen, Standorte oder der Sprache. Änderungen lassen sich schnell und effizient umsetzen, während die Corporate Identity jederzeit gewahrt bleibt. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine markenkonforme Kommunikation, die Ihre Werbebotschaften effektiv transportiert.
Viele Unternehmen investieren jährlich Millionen in ihre Marke und untergraben sie anschließend durch unkontrollierte, nicht markenkonforme Dokumente. Besonders in PowerPoint wird das Problem sichtbar: Mitarbeitende nutzen Farben, Schriften und Layouts nach eigenem Ermessen – trotz hoher Investitionen in Corporate Design und Markenführung.
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen lanciert eine neue Kampagne mit großer Sorgfalt konzipiert, hochwertig gestaltet und mit erheblichem Budget ausgestattet. Doch beim Druck der Plakatmotive unterläuft der Druckerei ein gravierender Fehler, der zunächst unbemerkt bleibt: Ein Drittel der Plakate weist falsche Farben auf und die Bildqualität ist mangelhaft. Dennoch werden sie landesweit plakatiert – prominent und unübersehbar. Das Ergebnis? Irritation beim Publikum, ein unprofessioneller Eindruck und ein erheblicher Schaden für das Markenbild. Die gleiche Irritation tritt ein, wenn Dokumente nicht zur Marke passen. Bei 10.000 Mitarbeitenden, die täglich Präsentationen, Tabellen oder Berichte erstellen, sind das Tausende Dokumente, die potenziell nach außen gehen – versehen mit veralteten Logos, unpassenden Farben oder falschen Schriftarten. Jedes dieser Dokumente schwächt das Markenbild, kostet Vertrauen und erschwert somit einen professionellen Auftritt. Doch warum ist es so schwer, die Markenstandards im Arbeitsalltag einzuhalten?
Die gleiche Irritation tritt ein, wenn Dokumente nicht zur Marke passen. Bei 10.000 Mitarbeitenden, die täglich Präsentationen, Tabellen oder Berichte erstellen, sind das Tausende Dokumente, die potenziell nach außen gehen – versehen mit veralteten Logos, unpassenden Farben oder falschen Schriftarten. Jedes dieser Dokumente schwächt das Markenbild, kostet Vertrauen und erschwert somit einen professionellen Auftritt. Doch warum ist es so schwer, die Markenstandards im Arbeitsalltag einzuhalten?
50%
der Befragten finden es mühsam und zeitaufwendig, die Markenrichtlinien des Unternehmens einzuhalten.
Die Kernprobleme: Zeitdruck, Komplexität und fehlende Tools
Im Durchschnitt arbeiten Mitarbeitende bis zu 68% ihrer Zeit mit den Microsoft 365 Anwendungen. Durch die Belastung und den Zeitdruck im Tagesgeschäft bleibt so kaum Zeit für die Konzentration auf die Einhaltung von Markenrichtlinien. Das bestätigt auch unsere Office-Studie: Über 50% der Befragten stimmen zu, dass sie es mühsam und zeitaufwendig finden, bei der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen die Markenrichtlinien des Unternehmens einzuhalten. Hinzu kommt, dass die wenigsten Mitarbeitenden tiefere Designkenntnisse haben und sich bereits dadurch handwerklich überfordert fühlen. Um einen noch besseren Eindruck von den mühsamen und zeitaufwändigen Aufgaben zu erhalten, haben wir die Teilnehmenden aus unserer Office-Studie gefragt, welche Aktivitäten sie bei der Präsentationserstellung als besonders mühselig und zeitraubend empfinden.
1. Tabellen, Diagramme und Exel-Links
Mehr als 63 % der Befragten empfinden die Erstellung von Diagrammen als besonders zeitaufwendig, insbesondere bei komplexen Visualisierungen wie Gantt- oder Wasserfalldiagrammen. Auch Excel-Verknüpfungen, die eigentlich Zeit sparen sollten, empfinden 65 % als herausfordernd. Ebenfalls problematisch: 62 % der Befragten nennen die Erstellung markenkonformer Tabellen.
2. Symbole, Grafiken und Elemente
Ein gut strukturierter PowerPoint-Folienmaster sollte eigentlich alle relevanten Anwendungsszenarien abdecken – doch in der Realität fehlt diese Grundlage oft. 65 % der Befragten empfinden das als Herausforderung und müssen deshalb bei Darstellungen regelmäßig improvisieren. 63 % bezeichnen das mühsame Ausrichten von Elementen als zeitraubend, knapp 62 % kritisieren den Aufwand beim Einfügen von Bildern und Symbolen. Ohne unterstützende Tools bleibt das Arrangement häufig dem Augenmaß überlassen. Auch die Erstellung von Agenda-Folien sorgt für Frust: Rund 63 % bemängeln den hohen Aufwand – besonders, weil alle Agendafolien bei Änderungen immer wieder angepasst werden müssen.
3. Texte übersetzen und überarbeiten
Bei der Übersetzung von Inhalten verlieren 60 % der Befragten regelmäßig viel Zeit. Denn auch, wenn Übersetzungstools mit KI schnelle Unterstützungen liefern, fehlt die Möglichkeit, sämtliche Texte einer Präsentation gleichzeitig in die gewünschte Sprache zu übertragen. Stattdessen müssen Inhalte mühsam Textfeld für Textfeld in Übersetzer kopiert, übersetzt und anschließend wieder in PowerPoint eingefügt werden. Die Formatierung der Texte geht dabei in der Regel verloren und muss manuell nachgezogen werden. Allgemein zählen das Optimieren und Überprüfen von Texten für 67 % der Befragten zu den zeitintensivsten und am meisten frustrierenden Aufgaben.
4 Die ewige Suche nach der richtigen Folie
Wer nicht gerade mit der Formatierung von Folien beschäftigt ist, verliert oft wertvolle Zeit mit der Suche nach aktuellen Inhalten. Über 17 % der Befragten gaben an, mindestens eine Stunde pro Monat mit dieser Aufgabe zu verbringen. Weitere 40 % benötigen dafür zwischen 30 Minuten und einer Stunde. In diesem Kontext ist erstaunlich, dass knapp 80 % der Unternehmen nach eigenen Angaben ein System für das Verwalten von bzw. die Suche nach Inhalten implementiert haben. Noch gravierender ist das, was passiert, wenn gesuchte Inhalte nicht direkt auffindbar sind: 65 % aller Befragten rekonstruieren sie in einem solchen Fall aus ihrem Gedächtnis. Das birgt erhebliche Risiken, weil Erinnerungen selten der Realität entsprechen.
5. Baustelle neues Corporate Design?
Die Theorie klingt simpel: Wird ein neues Corporate Design eingeführt oder angepasst, sollten auch die entsprechenden Dokumente und Präsentationen aktualisiert und über das globale Netzwerk des Unternehmens bereitgestellt werden, sodass alle Mitarbeitenden Zugriff darauf haben. Doch die Praxis zeigt ein anderes Bild: Mitarbeitende erstellen häufig Dokumente und Präsentationen, die sich in Struktur und Inhalt nur geringfügig unterscheiden (79 % der Befragten). Dabei greifen sie nicht selten – bewusst oder unbewusst – auf veraltete Inhalte zurück, wie 51 % der Befragten bestätigen.
Das Problem wird durch die hohe Wiederverwendungsquote von Folien verstärkt: Jede zweite Folie wird in anderen Präsentationen erneut genutzt. Ein wildes Nebeneinander von Präsentationen in unterschiedlichen Designständen ist die Konsequenz. Diese werden täglich innerhalb und außerhalb des Unternehmens versendet und präsentiert – ein unkontrollierter Prozess, der die Markenintegrität und das professionelle Erscheinungsbild eines Unternehmens nachhaltig beeinträchtigt und das Vertrauen der Adressaten in die Marke schmälert.
6. Markenstärke statt Formatierungschaos
Präsentationen sind viel mehr als eine visuelle Stütze – sie transportieren Mehrwerte, Ideen und sind auffällige Repräsentanten der Marke. Doch während Unternehmen Millionen in ihr Corporate Design investieren, entstehen täglich unzählige Präsentationen, die mit falschen Farben, Schriften und uneinheitlichen Layouts den professionellen Markenauftritt untergraben und die Belegschaft bei der Erstellung wertvolle Zeit kosten. Die Lösung liegt in modernen Anwendungen, die diese Hürden beseitigen: Automatisierte Markenstandards, zentrale Vorlagenbibliotheken und effiziente Textbearbeitungsfunktionen helfen, einheitliche, professionelle Präsentationen zu erstellen. Unternehmen, die hier ansetzen, fördern nicht nur die Effizienz ihrer Teams, sondern stärken auch ihre Marke nachhaltig und damit ihre Position im Wettbewerb. Denn in einer Welt, die von visueller Kommunikation geprägt ist, zählt Konsistenz mehr denn je.
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