Diagramm-Add-ins für PowerPoint – durch einen Wechsel Kosten & Komplexität reduzieren

Executive Summary

Diagramme – auch komplexe – lassen sich grundsätzlich mit PowerPoint-Bordmitteln erstellen. In der Praxis ist das jedoch zeitaufwendig, fehleranfällig und kaum skalierbar. 

Deshalb setzen Unternehmen seit Jahren auf professionelle Diagramm-Add-ins für PowerPoint. Diese liefern spezialisierte Diagramm-Logiken, Automatisierungen und Darstellungsmechaniken, die mit PowerPoint-Bordmitteln nur mit erheblichem Mehraufwand erreichbar wären. 

Genau diese Diagramm-Add-ins stehen heute unter Neubewertung – nicht wegen ihrer fachlichen Qualität, sondern wegen Kosten, Lizenzmodellen und organisatorischem Aufwand im laufenden Betrieb.

Dieser Artikel zeigt:

• warum Unternehmen ihre Diagramm-Add-ins neu bewerten,
• welche konkreten technischen und organisatorischen Probleme im Arbeitsalltag entstehen,
• warum ein Wechsel emotional und operativ anspruchsvoll ist,
• und welche Anforderungen ein modernes Diagramm-Add-in erfüllen muss, um produktiv, wirtschaftlich und realistisch einsetzbar zu sein.

Auf Basis realer Enterprise-Wechselprojekte mit empower^® wird erläutert, wie Unternehmen bestehende Diagramme weiter nutzen, erfahrene Anwendende mitnehmen und gleichzeitig Kosten, Komplexität und Wechselrisiken reduzieren. 

Diagramm-Add-ins für PowerPoint im Unternehmenseinsatz

Diagramm-Add-ins für PowerPoint sind in vielen Unternehmen seit Jahren fester Bestandteil der Präsentationsarbeit. Sie ermöglichen die effiziente Erstellung komplexer Diagramme – etwa Wasserfall-, Gantt-, Mekko-, Säulen- oder Balkendiagramme – auf Basis von Excel-Daten oder über eine direkte Excel-Verknüpfung. 

Fachlich sind diese Lösungen etabliert und leistungsfähig. Sie adressieren genau den Punkt, an dem PowerPoint-Bordmittel im Unternehmensalltag an ihre Grenzen stoßen: hoher Zeitaufwand, manuelle Arbeit und steigende Fehleranfälligkeit. 

Aktuell rücken Diagramm-Add-ins jedoch aus einem anderen Grund in den Fokus: Kosten- und Konsolidierungsdruck. Unternehmen überprüfen laufende Lizenzkosten ebenso wie den organisatorischen Aufwand durch Lizenz- und Lieferantenverwaltung, jährliche Nutzungsüberprüfungen und daraus entstehende interne Diskussionen. 

Damit stellt sich eine zentrale Frage: Wie lassen sich bestehende Diagramm-Add-ins so ablösen oder neu aufstellen, dass Kosten und Komplexität sinken – ohne Produktivitätsverluste oder operative Risiken?

Warum Unternehmen ihre Diagramm-Add-ins neu bewerten

Die fachliche Leistungsfähigkeit des bestehenden Diagramm-Add-ins steht dabei selten infrage. Für spezialisierte Anwendende funktionieren die am Markt verfügbaren Lösungen in der Regel sehr gut. 

Die Neubewertung wird durch andere Faktoren ausgelöst:

• anhaltender Spar- und Konsolidierungsdruck
• hoher jährlicher Lizenz- und Betriebsaufwand
• aufwendige jährliche Überprüfung, wer eine Lizenz weiterhin benötigt, verbunden mit wiederkehrenden Diskussionen bei Entzug oder Neuverteilung
• professionelle Diagrammfunktionen nur für einen Teil der Organisation
• wachsende Zahl einzelner PowerPoint-Add-ins im Unternehmen

Kurz gesagt: Die Diagramm-Add-ins funktionieren gut – ihre Lizenz- und Betriebsmodelle passen jedoch immer seltener zur organisatorischen Realität großer Unternehmen. 

Was im Alltag tatsächlich passiert

In großen Organisationen arbeiten häufig mehrere hundert oder mehrere tausend Mitarbeitende mit einem solchen Add-in. Gleichzeitig nutzen deutlich mehr Personen Präsentationen mit den damit erstellten Diagrammen im Tagesgeschäft. 

Typische Situationen sind:

• Diagramme werden von Anwendenden mit Diagramm-Add-in erstellt
• diese Diagramme werden im Unternehmen an Nutzende ohne Diagramm-Add-in weitergegeben
• diese Personen bearbeiten die Diagramme mit PowerPoint-Bordmitteln weiter

Solange Diagramme unverändert bleiben, fällt dieses Setup kaum auf. Problematisch wird es, sobald Diagramme angepasst, aktualisiert oder weiterentwickelt werden müssen – was im Unternehmensalltag regelmäßig der Fall ist. 

Der technische Bruch bei der Weiterbearbeitung

Komplexe Diagramme enthalten Logiken, die mit PowerPoint-Bordmitteln nur eingeschränkt oder gar nicht reproduzierbar sind, etwa: 

• Pfeile, Breaks und Verbindungselemente
• mehrstufige Wasserfälle oder Mekko-Diagramme mit mehreren Datenserien
• kombinierte Berechnungs- und Darstellungselemente
• Gantt-Diagramme

Werden solche Diagramme ohne das ursprünglich verwendete Diagramm-Add-in verändert, passiert Folgendes: 

• Diagramm-Logiken gehen verloren, weil einzelne Elemente darin manuell verändert werden
• das Diagramm ist anschließend für das ursprüngliche Add-in technisch nicht mehr erkennbar
• eine Reparatur oder saubere Rückführung ist nicht möglich

 Die Konsequenz ist klar: Das Diagramm muss aufwendig neu erstellt werden.

Warum das für alle Beteiligten problematisch ist

Für Anwendende mit Diagramm-Add-in bedeutet das:

• Zeitverlust
• unnötige Mehrarbeit
• Frustration über verlorene Arbeit

Für PowerPoint-Nutzende ohne Diagramm-Add-in bedeutet es: 

• aufwendige Anpassungen
• eingeschränkte Bearbeitbarkeit
• fehlende Transparenz über die ursprüngliche Diagramm-Logik

Das Problem ist kein individuelles Fehlverhalten. Es handelt sich um einen strukturellen Medienbruch, der mit zunehmender Unternehmensgröße häufiger auftritt und sich organisatorisch kaum vermeiden lässt

Warum der Wechsel emotional heikel ist

Der Wechsel eines etablierten Diagramm-Add-ins ist kein rein technisches Projekt. 
Viele erfahrene Anwendende: 

• arbeiten seit zehn oder mehr Jahren mit derselben Lösung
• haben sich tief eingearbeitet
• gelten intern als Profi

Ein Wechsel wird daher häufig als: 

• Verlust von Routine
• Bedrohung der eigenen Effizienz
• rein kostengetriebene Entscheidung

wahrgenommen. Wenn ein Wechsel technisch oder organisatorisch nicht sauber umgesetzt wird, entsteht Widerstand – und genau davor haben Verantwortliche in Unternehmen berechtigte Sorge. 

Was eine moderne Lösung beim Wechsel leisten muss

Vor diesem Hintergrund wird klar: Ein Wechsel erfordert sowohl eine leistungsfähige technische Lösung als auch einen Anbieter, der den Wechsel organisatorisch und menschlich begleiten kann. 

1. Anforderungen an das Diagramm-Add-in

• bestehende Diagramme konvertieren können, um Neubau zu vermeiden
• komplexe Diagramm-Logiken konsistent abbilden können
• für die gesamte Organisation einsetzbar sein, um Medienbrüche zu vermeiden
• alle im Unternehmensalltag relevanten Diagrammtypen beherrschen

Übersicht: von empower^® unterstützte Diagrammtypen

• ein- und mehrstufige Wasserfalldiagramme
• Balken- und Säulendiagramme (einfach, gruppiert, gestapelt)
• Linien-, Flächen- und Kombinationsdiagramme
• Gantt-Diagramme
• Mekko- und Marimekko-Diagramme
• Kreis-, Donut- und Butterfly-Diagramme
• Punkt-, Blasen- und Netzdiagramme

Insgesamt unterstützt die Software mehr als 40 Diagrammtypen – inklusive smarter Zusatzelemente wie Pfeile, Linien, Breaks sowie benutzerdefinierter Zahlenformate. 

2. Anforderungen an den Anbieter

• ein unternehmensweites Lizenzmodell ohne jährliche Einzelfallprüfung ermöglichen
• den Lizenz- und Administrationsaufwand messbar reduzieren
• erfahrene Nutzende strukturiert und kontinuierlich begleiten

Erst das Zusammenspiel aus Produkt und Change-Erfahrung macht einen Wechsel realistisch und nachhaltig

Warum Unternehmen beim Wechsel mehr erwarten als nur Diagrammfunktionen

In vielen Wechselprojekten zeigt sich ein weiterer Effekt: Der Austausch eines Diagramm-Add-ins wird genutzt, um die gesamte Präsentationsarbeit effizienter aufzustellen.
Diagramme sind selten isoliert. Sie sind Teil von Präsentationen – und genau dort entsteht zusätzlicher Produktivitätsdruck:

• bei Layout und Konsistenz
• bei manuellen Korrekturen
• bei wiederkehrenden Abstimmungs- und Überarbeitungsschleifen

empower^® adressiert diesen Bedarf bewusst weit über Diagrammfunktionen hinaus:

• Konvertierung bestehender Diagramme per Mausklick
• KI-gestützte Erstellung von Folien und Präsentationen
• integrierte Bibliothek für Vorlagen, Inhalte und Design-Assets
• automatisierte Konsistenzprüfungen und Korrekturen von Fehlern
• Produktivitätstools zur Eliminierung manueller Formatierungsarbeit

• weniger Routinearbeit
• 100 % Fokus auf den Inhalt

Für Unternehmen bedeutet es oft eine sechs- bis siebenstellige Einsparung.

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Erfahrung aus realen Enterprise-Wechseln

Solche Wechsel wurden mit empower^® bereits in zahlreichen großen Unternehmen umgesetzt, darunter zum Beispiel Bayer, Evonik, Continental, DHL Post & Paket und BROSE. Gemeinsam war diesen Projekten:

• Konvertierung bestehender Diagramme statt Neubau
• intensive Begleitung erfahrener Nutzende
• schrittweise Einführung
• unternehmensweites Lizenzmodell

Der wirtschaftliche Effekt

In der Praxis reduzieren Unternehmen ihren Lizenz-, Betriebs- und Administrationsaufwand häufig um sechs- bis siebenstellige Beträge – abhängig von Unternehmensgröße und bestehender Add-in-Landschaft. Nicht durch Verzicht. Sondern durch Vereinfachung, Konsolidierung und saubere Organisation.

Fazit

Die Frage, ob der Einsatz eines Diagramm-Add-ins für große Unternehmen sinnvoll ist, ist längst beantwortet. Professionelle Diagrammfunktionen sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. 

Entscheidend ist heute eine andere Frage:
Wie gelingt es Unternehmen, alle Mitarbeitenden produktiv mit Diagrammen arbeiten zu lassen – ohne Medienbrüche und ohne ausufernde Kosten? 

Genau an diesem Punkt trennt sich funktionierende Software von tragfähigen Lösungen. 
Nicht die einzelne Funktion ist ausschlaggebend, sondern die Fähigkeit, Diagrammfunktionen unternehmensweit bereitzustellen – organisatorisch sauber, wirtschaftlich tragfähig und ohne Reibungsverluste im Alltag. 
Immer mehr Konzerne treffen ihre Entscheidungen daher nicht mehr primär auf Basis einzelner Features, sondern mit Blick auf die Gesamtwirkung: Produktivität für alle, weniger Komplexität und ein Lizenzmodell, das auf gesunden Beinen steht.  

Genau das liefert empower^® – und setzt es in Enterprise-Unternehmen seit fast 10 Jahren erfolgreich um.