Der Wechsel eines Diagramm-Add-ins: Mehr als ein Lizenztausch?

Früher oder später stellen sich viele Unternehmen dieselbe Frage:

Sollen wir unser bestehendes Diagramm-Add-in in PowerPoint durch ein anderes ersetzen? 

Auslöser sind häufig steigende jährliche Lizenzkosten – oder der Wunsch nach mehr Einheitlichkeit bei der Diagrammerstellung im Unternehmen. In großen Organisationen betrifft diese Entscheidung schnell mehrere hundert oder sogar tausend Nutzende, insbesondere in Bereichen wie Finance, Controlling oder im strategischen (Projekt-)Management. 

Der Wechsel eines Diagramm-Add-ins ist deshalb kein reiner Lizenztausch. 
Er betrifft bestehende Diagramme, Report-Vorlagen und eingespielte Arbeitsweisen. Wird er nicht sauber geplant, löst man kein Problem – man schafft ein neues. Wie geht man einen solchen Wechsel also richtig an? 

Add-in-Wechsel auf einen Blick

• Der Wechsel eines Diagramm-Add-ins ist keine reine Lizenzentscheidung. 
• Wer nur Funktionen und Preise vergleicht, greift zu kurz. 
• Ein belastbarer Business Case berücksichtigt Fixkosten und interne Aufwände. 
• Entscheidend sind Analyse, Pilotierung, strukturierter Rollout und anschließende Migration. 
• Mit klarer Planung ist ein Wechsel in 3–6 Monaten realistisch umsetzbar. 
• Unternehmen wie Bayer und Brose haben diesen Schritt erfolgreich vollzogen. 

Nicht nur Funktionalität und Preis entscheiden

Wenn ein Unternehmen über den Wechsel eines Diagramm-Add-ins nachdenkt, stehen meist zwei Fragen im Raum:

1. „Welches Diagramm-Add-in hat dieselben Funktionen wie das bisherige?“ 
2. „Welches Diagramm-Add-in ist das günstigste am Markt?“

Beide Fragen sind nachvollziehbar – aber sie greifen zu kurz. Sie konzentrieren sich auf Funktionen und Lizenzpreise. Nicht berücksichtigt werden dabei: 

• der konkrete Ablauf des Wechsels 
• interne Verwaltungsaufwände 
• kaufmännische Effekte bei Lizenzwachstum 
• die tatsächliche Nutzung des Add-ins im Unternehmen 

Ein Diagramm-Add-in ist kein isoliertes Produkt. Es ist Teil gewachsener Prozesse. 

Welche Fragen gilt es bei einem Add-in-Wechsel zu berücksichtigen?

Wenn Features und Preis allein nicht ausreichen – welche Fragen sind dann entscheidend? 

• Mit welchem Diagramm-Add-in können alle Anwendenden ihre Aufgaben dauerhaft reibungsfrei bewältigen? 
• Wie gestalten wir den Wechsel vom bisherigen Add-in zum neuen konkret und planbar? 
• Wie stellen wir sicher, dass künftig alle professionell mit PowerPoint-Diagrammen arbeiten – nicht nur einzelne Bereiche? 
• Und wie halten wir dabei Lizenzkosten kalkulierbar und interne Aufwände möglichst gering? 

Erst diese Perspektive führt zu einer tragfähigen Entscheidung. 

Wie bewerten wir die Wirtschaftlichkeit richtig? 

Jährliche Lizenzkosten – inklusive Preissteigerungen – sind klar bezifferbar. Ebenso relevant sind jedoch die internen Aufwände, etwa für: 

• Lizenzmanagement 
• IT-Updates 
• Vertragsverhandlungen und Renewal-Prozesse 
• Abstimmungen zwischen Fachbereichen 

Ein belastbarer Business Case betrachtet Lizenzgebühren und interne Aufwände gleichermaßen. Wer ausschließlich auf Lizenzkosten schaut, bewertet nur einen Teil der Realität. 

Wie arbeitet unser Unternehmen mit der Diagramm-Software? 

Ein professioneller Wechsel beginnt nicht mit einer Installation – sondern mit einer Analyse. Dabei geht es nicht darum, ob das bestehende Diagramm-Add-in genutzt wird, sondern wie. 

Wichtige Fragen sind: 

• In welchen Bereichen wird am intensivsten mit dem Add-in gearbeitet? 
• Welche Diagrammtypen kommen am häufigsten zum Einsatz? 
• Wie sind diese Diagramme konkret ausgestaltet? 
• Welche Zusatz-Elemente, Formatierungen oder Kombinationsformen sind üblich? 

Ziel ist ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung. Diese Klarheit ist entscheidend für das weitere Vorgehen – insbesondere für Pilotierung, Trainings und Kommunikation. 

Wie muss ein professioneller Wechsel ablaufen? 

Ein strukturierter Wechsel folgt einer klaren Logik. 

1. Analyse

Die intensiv genutzten Bereiche werden identifiziert. Typische Praxisbeispiele werden gesammelt. Die meistgenutzten Diagrammtypen und deren konkrete Ausgestaltung werden systematisch betrachtet. Nicht theoretisch – sondern anhand realer Inhalte.

2. Pilotierung

Ausgewählte Anwendende testen das neue Diagramm-Add-in anhand realer Szenarien. Dabei wird datengestützt geprüft: 

• Lassen sich relevante Diagrammtypen vollständig abbilden? 
• Funktioniert die Konvertierung bestehender Diagramme zuverlässig? 
• Bleibt die Arbeitsgeschwindigkeit erhalten? 

Die Pilotphase endet mit einem klaren Ergebnis. Erst wenn nachweislich feststeht, dass das neue Add-in funktioniert, folgt der Rollout. 

3. Rollout

Das neue Diagramm-Add-in wird unternehmensweit eingeführt. Begleitend erfolgen: 

• strukturierte Kommunikation 
• gezielte Trainings 
• vertiefende Trainings für intensiv arbeitende Bereiche 
• hochwertiges Begleitmaterial

Gerade Mitarbeitende in Finance, Controlling oder im strategischen Projektmanagement arbeiten täglich mit komplexen Zahlen- und Datenstrukturen. Wenn das neue Add-in nachvollziehbar erklärt wird, sind sie sehr gut in der Lage, sich darauf einzustellen. 

4. Flächendeckende Migration und Ablösung

Nach dem Rollout beginnt die flächendeckende Migration. Die Anwendenden konvertieren ihre bestehenden Diagramme strukturiert mit Hilfe der neuen Software, beispielsweise empower^® . Durch eine ausgereifte Konvertierungsfunktion und professionelle Unterstützung bei komplexeren Fällen ist die Migration in der Praxis gut beherrschbar. 
Mit der Übertragung der bestehenden Diagramme wird das bisherige Diagramm-Add-in schrittweise überflüssig – bis es vollständig abgelöst ist. 

Was ist ein realistischer Zeitrahmen? 

Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Nutzenden ist ein solcher Wechsel in drei bis sechs Monaten umsetzbar. 

Welche Unternehmen haben den Wechsel bereits umgesetzt? 

Bei Bayer und Brose waren mehrere hundert bis mehrere tausend Lizenzen eines bestehenden Diagramm-Add-ins im Einsatz. Ziel war es, allen Mitarbeitenden eine unternehmensweit einheitliche Lösung für professionelle Diagrammerstellung bereitzustellen. 
Entscheidend waren: 

• detaillierte Analyse der tatsächlichen Nutzung 
• datengestützte Pilotierung 
• Einführung einer empower^®  Firmenlizenz 
• strukturierter Rollout 
• Diagrammkonvertierung und Ablösung des bisherigen Add-ins 

Heute arbeiten beide Unternehmen seit vielen Jahren zufrieden mit empower^®. 

Fazit 

Ein Diagramm-Add-in zu wechseln bedeutet nicht, Funktionen zu vergleichen. Es bedeutet, die richtigen Fragen zu stellen, Fixkosten und Aufwand gemeinsam zu bewerten – und den Wechsel strukturiert umzusetzen.

Wenn Sie prüfen möchten, wie ein solcher Wechsel in Ihrer Organisation konkret aussehen kann, sprechen Sie gerne unverbindlich mit uns. Wir erläutern transparent Vorgehen, Aufwand und Zeitrahmen.