Was kann Microsoft 365 – und was nicht? Eine Bestandsaufnahme

Microsoft 365 (M365) ist der Standard in modernen Unternehmen. Doch so unverzichtbar die Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit auch ist – sie stößt bei bestimmten Anforderungen an ihre Grenzen. Viele Unternehmen gleichen diese Schwachstellen mit Add-Ins oder Eigenentwicklungen aus. Doch warum ist das überhaupt nötig? Und worauf sollte man dabei achten?

In diesem Beitrag nehmen wir Microsoft 365 genau unter die Lupe und geben Ihnen einen Überblick: Was funktioniert hervorragend, wo liegen Schwachstellen – und welche Lösungen können die Lücken schließen?

Was Microsoft 365 wirklich gut kann

1. Kollaboration und Kommunikation auf Enterprise-Niveau

M365 bringt mit Microsoft Teams, Outlook, SharePoint und OneDrive eine robuste Grundlage für Zusammenarbeit. Chats, Videokonferenzen, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und ein sicherer Cloud-Zugriff erleichtern den Austausch – unabhängig von Standorten oder Zeitzonen.

2. Integration und Skalierbarkeit

Die nahtlose Integration zwischen Office-Anwendungen, Azure-Diensten und den meisten Drittanbieter-Tools macht M365 zu einem flexiblen Ökosystem. Die Skalierbarkeit bietet besonders für internationale Unternehmen mit komplexen IT-Strukturen Vorteile.

3. Automatisierung und Self-Service

Mit der Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) ermöglicht M365 es Fachabteilungen, eigene Workflows zu erstellen – ohne tiefgreifendes IT-Wissen. Diese Self-Service-Möglichkeiten entlasten die IT und beschleunigen Prozesse.

4. Sicherheit und Compliance

M365 erfüllt mit Funktionen wie Conditional Access, Data Loss Prevention und Microsoft Purview höchste Standards in Sachen Datenschutz und Governance. Diese Eigenschaften sind besonders in regulierten Branchen unverzichtbar.

Die Schwachstellen von Microsoft 365

Trotz aller Stärken bietet M365 keine „One-Size-Fits-All“-Lösung. Gerade in den folgenden Bereichen müssen Unternehmen oft nachrüsten:

1. Brand Consistency in Dokumenten

M365 bietet keine zentrale Steuerung von Corporate-Design-Richtlinien in PowerPoint, Word, Excel oder Outlook. Mitarbeitende können Schriften, Farben und Layouts individuell anpassen, was oft zu inkonsistenten Markenauftritten führt.

Lösung: Tools wie Templafy, UpSlide oder empower^® ermöglichen eine standardisierte Umsetzung von Designrichtlinien. Sie prüfen Dokumente automatisch auf Marken-Compliance und erleichtern die Verwaltung von Vorlagen.

2. Content-Management für Templates & Assets

Die Verwaltung von Präsentationsvorlagen, Bildern, Icons oder Diagrammen ist in M365 oft unübersichtlich. SharePoint oder OneDrive sind keine spezialisierten Content-Hubs. Es fehlen eine intelligente Suche und Vorschaufunktion für Assets und das Verteilen und Aktualisieren von Vorlagen erfordert fast immer die Unterstützung von IT-Teams.

Lösung: Add-Ins wie SlideHub, empower^® oder Officeatwork bieten zentrale Bibliotheken für Präsentationsmaterialien, die sich nahtlos in PowerPoint integrieren lassen und eigenständig von Brand- und Marketing-Teams betreut werden können.

3. Fehlende Unterstützung für PowerUser

Die Möglichkeiten für PowerUser, Präsentationen effizient aufzubereiten, sind in PowerPoint limitiert. Funktionen wie automatische Agenda-Updates, Layout-Werkzeuge oder smarte Diagramm-Tools fehlen.

Lösung: Erweiterungen wie think-cell oder empower^® bieten erweiterte Funktionen, die PowerUser bei der Erstellung komplexer Inhalte unterstützen. Auch vordesignte Templates, wie SlideModel sie bietet, können die tägliche Folienerstellung erleichtern.

4. Usability und Akzeptanzprobleme

Viele Funktionen in M365 sind technisch vorhanden, aber schwer auffindbar oder kompliziert in der Bedienung. Die Folge: Sie werden nicht genutzt. Vor allem Nutzende, die wenig technikaffin sind, scheitern an der Bedienung – oder weichen auf ineffiziente Workarounds aus.

Lösung: Benutzerfreundliche Add-Ins mit Guided Workflows und UX-Fokus erhöhen die Akzeptanz. Begleitende Schulungen und Informationsmaterialien helfen, den Umgang mit den Tools zu verbessern.

5. Copilot noch nicht das Allheilmittel

Oft fehlt es der KI (Künstlichen Intelligenz) von Microsoft an Kontextverständnis: Der Microsoft 365 Copilot kennt weder unternehmensspezifische Standards noch frühere Inhalte oder gewachsene Prozesse. Hinzu kommen ein hoher Preis, eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten und rechtliche Unsicherheiten im Umgang mit KI-generierten Inhalten. Die Ergebnisse wirken zudem oft noch zu generisch und erfordern manuelle Nacharbeit.

Lösung: Viele Softwarelösungen bieten eigene AI-Assistenten, die ähnliche oder teils spezifischere Funktionen bieten – und das oft zu günstigeren Preisen. So auch Lösungen wie empower^®, Templafy, Grammarly oder DocuSign, z. B. für die Erstellung markenkonformer, optimierter Texte oder für Signaturworkflows. Wichtig sind in diesem Zusammenhang anpassbare, benutzerspezifische Prompts, Rollenrechte und DSGVO-Konformität.

5. Limitierte Reporting- und Analysefunktionen

Standardmäßig bietet M365 keine tiefgreifende Auswertung von Nutzungsverhalten in Office-Anwendungen. IT-Teams fehlen Daten zur Tool-Adoption oder zur Einhaltung von Vorlagenstandards.

Lösung: Lösungen mit eingebautem Analytics-Dashboard schaffen Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten. Datengetriebene Entscheidungen sind nur möglich, wenn Nutzungsverhalten und Einhaltung von CI-Richtlinien messbar sind. Das IT-Team sollte daher prüfen, ob Add-Ins entsprechende Telemetriedaten bereitstellen – idealerweise exportierbar via API oder Power BI Connector.

Quelle: Microsoft

Deep-Dive: Die beliebtesten M365-Anwendungen unter der Lupe

Lassen Sie uns konkreter werden und einen Blick auf die beliebtesten Microsoft-Anwendungen werfen: Wo besteht noch Optimierungspotential?

Word

• Fehlende zentrale Steuerung von CI-konformen Formatvorlagen.
• Inkonsistenter Einsatz von Schriften, Farben und Logos durch Anwendende.
• Schwierig zu bedienende Formatierungsfunktionen für ungeübte Anwendende.

PowerPoint

• Master-Layouts werden häufig ignoriert oder überschrieben.
• Einheitliche Gestaltung wird ohne externe Hilfe selten eingehalten.
• Keine integrierte Prüfung auf CI-Compliance.
• Fortgeschrittene Funktionen (z. B. automatische Agenda, Versionierung) fehlen.
• ne native Integration von Bild- oder Icondatenbanken.

Outlook

• Unübersichtliche Verwaltung bei hohem E-Mail-Aufkommen.
• Eingeschränkte Automatisierung ohne zusätzliche Tools.
• CI-konforme E-Mail-Signaturen sind schwer zentral verwaltbar.
• Für Marketingteams fehlen Funktionen zur Umsetzung von E-Mail-Kampagnen.

Excel

• Hohe Fehleranfälligkeit bei manuellem Arbeiten.
• Keine integrierten Freigabeprozesse oder Datenvalidierung im Team.
• Datenvisualisierung beschränkt auf Basisdiagramme.
• Kaum Steuerung von Templates oder CI-gerechten Formatierungen.
  
  

Wann lohnt sich eine Zusatzlösung?

Nicht jede Schwachstelle von M365 muss sofort mit einem zusätzlichen Tool gefixt werden. Im Sinne der einfachen Softwareverwaltung gilt: Weniger ist mehr.

Aber: Sobald mindestens eines der folgenden Szenarien zutrifft, lohnt sich der Blick auf spezialisierte Add-Ins oder Individualentwicklungen:

• Die Marke wird inkonsistent in Office-Dokumenten und E-Mails dargestellt.
• Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit manuellen Formatierungen von Folien und Diagrammen.
• Die IT-Abteilung wird regelmäßig mit Support-Anfragen zu Templates oder Corporate Design belastet.
• Es fehlt eine zentrale Steuerung über alle Präsentations- oder Dokumenten-Assets.
• PowerUser wünschen sich professionelle Funktionen zur effizienteren Inhaltserstellung.

Fazit: M365 ist mächtig – aber nicht allmächtig

Microsoft 365 ist ein starker Baustein für den digitalen Arbeitsplatz, aber kein Alleskönner. Wer manuelle Tätigkeiten reduzieren, Markenkonsistenz sichern und die IT entlasten will, sollte gezielt und smart ergänzen. Prüfen Sie, ob es Zusatzlösungen für Ihre Anforderungen gibt, die gleich mehrere der oben genannten Herausforderungen lösen.

empower^® ist eine All-in-One Suite für Microsoft 365 und bietet die Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, die Markenintegrität zu wahren und gleichzeitig die M365-Software-Landschaft mit nur einer ganzheitlichen Softwarelösung zu vereinfachen.