Intelligentes Lizenzmanagement: Wie Brose Kosten optimiert

Ein komplexes Lizenzmanagement und hohe Softwarepreise bereiten vielen Unternehmen nicht nur Kopfzerbrechen, sondern führen auch zu stetig steigenden Kosten. Doch das muss nicht so bleiben. Manchmal lohnt es sich, umzudenken – so geschehen bei der Brose Gruppe.

Um professionelle Diagramme in PowerPoint zu erstellen, vertraut der familiengeführte Automobilzulieferer auf Softwarelösungen wie empower^®. Lange Zeit setzte das Unternehmen auf einen Wettbewerber. Doch 2021 stellte Brose die Weichen, um einen Großteil der bestehenden Lizenzen durch eine Unternehmenslizenz von empower^® für 16.000 Mitarbeitende zu ersetzen.

Mike Drexel, Experte im Bereich Software Asset Management bei Brose, weiß, was eine erfolgreiche Softwareumstellung ausmacht. Er ist seit 11 Jahren im Unternehmen und begann als Systemadministrator, bevor er sich auf das Lizenzmanagement spezialisierte. Im Interview gibt er spannende Einblicke in die Einführung von empower^® und das Lizenzmanagement bei Brose.

Herr Drexel, welche Rolle spielt das Lizenzmanagement bei Brose?

Das Lizenzmanagement hat bei uns einen hohen Stellenwert. Es ist essenziell zu wissen, welche Software im Unternehmen eingesetzt wird und wie viele Lizenzen gekauft wurden. Gerade in der hybriden SaaS- und Cloud-Welt ist das oft schwer zu überblicken, weil die Transparenz fehlt. Deshalb wird das Lizenz- und Software Asset Management immer wichtiger.

Ohne standardisierte Prozesse können Abteilungen eigenständig Lizenzen beschaffen, was schnell zu Chaos führt. Es besteht zum Beispiel das Risiko, dass neu angeschaffte Software mit Cloud-Speichern verbunden ist und niemand davon weiß. Daher haben wir Beschaffungsprozesse eingeführt, die jede neue Anwendung durchlaufen muss.

Gibt es weitere Veränderungen, die Sie im Lizenzmanagement wahrnehmen?

Nach der Corona-Pandemie sehen wir wieder vermehrt Audits. Hier muss unsere Abteilung aussagefähig und compliant handeln. Diese Audits sind ein wesentlicher Bestandteil des Lizenz- und Risikomanagements. Sie stellen sicher, dass wir alle notwendigen Nutzungsrechte für unsere Software besitzen. Andernfalls droht ein großer Reputationsschaden. Man stelle sich vor, Brose würde im großen Stil Software einsetzen, aber nur 10 Prozent davon wären korrekt lizenziert – das wäre fatal.

Das heißt, die Lizenzbeschaffung wird bei Brose zentral gesteuert?

Ja, weitestgehend. Die Brose Gruppe besteht aus rund 70 eigenständigen Gesellschaften. Früher hat jede Gesellschaft ihre Lizenzen selbst beschafft, und wir haben lediglich geprüft, ob an den Standorten genug Lizenzen vorhanden sind. Ende der 2010er-Jahre haben wir diesen Prozess zentralisiert. Heute kaufen wir Lizenzen zentral ein und stellen die meisten Anwendungen über unsere Softwareverteilung bereit.

Welche Vorteile sehen Sie in diesem Ansatz?

Ich sehe zwei wesentliche Vorteile: Erstens können Lizenzen jederzeit verschoben, freigegeben oder anderen Nutzern und Rechnern zugewiesen werden. Zweitens ergeben sich erhebliche Kostenvorteile durch den Großeinkauf.
Als Brose Bamberg sind wir der zentrale Lizenznehmer. Die Softwarebereitstellung läuft über einen klar definierten Genehmigungsworkflow. Wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter eine Software benötigen, beantragen sie diese zunächst. Nach der Freigabe durch den Vorgesetzten wird unser Lizenzmanagement informiert und entscheidet abschließend. 

Zusätzlich sorgt Transparenz für mehr Kosteneffizienz: Um zu wissen, was ich brauche, muss ich wissen, was ich habe. Es geht nicht nur um Compliance und Audits, sondern auch um Optimierung. Zu viele Lizenzen im Portfolio sind genauso schlecht wie zu wenige – im schlimmsten Fall verbrenne ich Geld.

Apropos Kosten: Warum hat sich Brose nach einer alternativen Softwarelösung für die Diagrammerstellung umgesehen? 

Die Kosten waren der ausschlaggebende Grund. 2018/2019 haben wir ein „Restrukturierungsprojekt“ zur Kostenreduktion gestartet. Dabei wurden alle Wartungsverträge und Softwarekosten auf den Prüfstand gestellt. Bei der anschließenden Recherche sind wir auf empower^® aufmerksam geworden.

Früher waren wir sehr restriktiv mit den Lizenzen, da sie so teuer waren. Nur wenige Angestellte – vor allem aus Controlling, Forschung & Entwicklung sowie Projektmanagement – hatten Zugang zu der damals hauptsächlich genutzten Diagrammsoftware. Alle anderen musste weitestgehend manuell arbeiten. Mit der Firmenlizenz für empower^® sieht das nun ganz anders aus.

Wie verlief die Evaluation und die Einführung von empower^®?

Nach einer intensiven Recherche haben wir einen Proof of Concept (POC) durchgeführt. Unsere PowerUser testeten empower^®, begleitet von Schulungen. Die Resonanz war durchweg positiv. Einige Funktionalitäten, die die Nutzer aus der alten Software kannten, fehlten allerdings. Doch empower^® hat schnell nachgerüstet.

Die Einführung verlief insgesamt reibungslos. Es gab Tests und Schulungen, die sehr professionell durchgeführt wurden – nicht nur im deutschsprachigen Raum, sondern auch in Asien und Nordamerika. Die Schulungen wurden sehr gut angenommen und gelobt.

Können Sie ein konkretes Beispiel nennen, welche Funktionalitäten gefehlt haben?

Das Controlling hatte Schwierigkeiten mit Prozentwertberechnungen für bestimmte Diagrammtypen. Doch empower^® hat schnell nachgebessert. Zwei Updates später war das Problem gelöst, inklusive eines Schulungsvideos, das die Änderungen erklärte und alle waren zufrieden.

Wie haben Sie und die Nutzenden den Umstieg auf empower^® erlebt?

Für die Nutzer der alten Software war es schon eine große Umstellung, da die Benutzeroberfläche von empower^® völlig anders ist. Vielen fiel es zunächst schwer, ihre gewohnte Umgebung zu verlassen. In der alten Software wussten sie genau, wo sie klicken mussten, um das gewünschte Diagramm zu erhalten.

Personen, die vorher keine Erfahrung mit einer der beiden Lösungen hatten, kamen mit den Schulungsunterlagen sehr gut zurecht und hatten kaum Schwierigkeiten. Diese Gruppe profitiert besonders von empower^®, da sie schnell hochwertige und managementtaugliche Präsentationen erstellen können. Wir haben also nicht nur Lizenzen der alten Software abgelöst, sondern sind im Bereich der ganzheitlichen Präsentationserstellung auch gewachsen.

Was sind Ihrer Meinung nach die Erfolgsfaktoren bei einem Softwarewechsel?

Ich halte es für sehr wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv einzubinden und nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen. Es ist essenziell, alle Betroffenen frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubeziehen und ihre Meinungen sowie ihr Feedback einzuholen – sowohl positives als auch kritisches. Diese Herangehensweise schafft Vertrauen und Akzeptanz, insbesondere bei einem sensiblen Thema wie der Einführung neuer Software.

Die Erfahrung zeigt zudem, dass der Übergang weniger herausfordernd ist, wenn die neue Software in ihrer Funktionalität weitgehend der bisherigen entspricht. Dennoch bleibt es entscheidend, umfassend zu informieren und den Mehrwert der neuen Lösung klar zu kommunizieren.
Ein weiterer Schlüsselfaktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Eine Software, die kompliziert oder umständlich zu bedienen ist, wird von den Nutzern nur widerwillig angenommen. Daher sollte bei der Auswahl und Implementierung stets darauf geachtet werden, dass die Software intuitiv bedienbar ist.

Wie haben Sie die Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess eingebunden? 

Zunächst haben wir unsere PowerUser im Rahmen des Proof of Concept (PoC) befragt. Danach folgte eine Umfrage unter allen Anwendern der alten Software. Um die Nutzer umfassend zu informieren, haben wir einen Info-SharePoint eingerichtet, auf dem alle relevanten Informationen zu empower^® bereitgestellt wurden. Zusätzlich boten wir Schulungsvideos und Trainings an. Diese Personen hatten dann die Möglichkeit, empower^® zu installieren und ausgiebig zu testen. Von den rund 600 potenziellen Nutzern haben etwa 300 diese Gelegenheit genutzt.

Am Ende des PoC baten wir die Testpersonen, einen Fragebogen mit 10 Fragen auszufüllen. Die Ergebnisse zeigten eine klare Zustimmung: Die Mehrheit sprach sich für die Umstellung auf empower^® aus.

Ein weiterer entscheidender Aspekt war eine transparente Kommunikation. Wir haben alle neuen Informationen regelmäßig und zeitnah per E-Mail geteilt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand waren. 

Wie viele Lizenzen der alten Diagrammsoftware haben Sie durch empower^® ersetzt?

Zu Spitzenzeiten hatten wir 1.000 Lizenzen der alten Diagrammsoftware im Einsatz. Im Laufe der Jahre konnten wir den Bestand kontinuierlich reduzieren und größtenteils durch empower^® ersetzen. Heute haben wir nur noch ca. 50 aktive Lizenzen der alten Software. 

Eine Herausforderung bestand in der Konvertierung von über 1.000 bestehenden PowerPoint-Präsentationen. Mithilfe eines empfohlenen Dienstleisters und des empower^®-Konverters haben wir die meisten Dokumente erfolgreich umgestellt. Allerdings konnten wir nicht alle Präsentationen in der gewünschten Qualität und Zeit konvertieren, weshalb einige Lizenzen der alten Software noch benötigt werden. Mit der neuen Version von empower^® sind wir zuversichtlich, auch die letzten Anwender zu überzeugen.

Unser Ziel ist es, im Bereich Arbeitsplatzsysteme nur eine Software je Anwendungszweck einzusetzen. Parallel genutzte Lösungen erhöhen die Kosten und den Supportaufwand erheblich. Indem wir uns auf eine Anwendung konzentrieren, reduzieren wir Ressourcenbedarf, stärken unsere Verhandlungsposition und schaffen effizientere Prozesse.

Wie wirkt sich empower^® auf das Lizenz- und Update-Management aus?

Seit Version 9 läuft empower^® sehr reibungslos, vorher hatten wir hier und da Optimierungspotenzial was die Performance betrifft. Wir nutzen den Monthly Enterprise Channel von Microsoft 365 und rollen regelmäßig Updates aus. Dabei gab es noch nie Probleme oder Fehlermeldungen. Für die Anwender verläuft dies unauffällig – sie bemerken lediglich ein kurzes Verteilungsfenster.

Wie unterscheidet sich das von Ihren bisherigen Erfahrungen?

Mit unserer alten Diagrammsoftware hatten wir häufig Kompatibilitätsprobleme mit dem aktuellen Microsoft Office Channel, was fast monatliche Rollouts neuer Versionen erforderte. Fehlermeldungen waren keine Seltenheit und Kollegen konnten ihre Präsentationen oft nicht wie gewünscht fertigstellen. Wir mussten eine zusätzliche Schleife für die Diagrammsoftware in den Paketierungsprozess von Microsoft 365 einbauen.

Wir erhielten manchmal mehr als drei Update-Benachrichtigungen pro Woche – ein Aufwand, den eine IT-Abteilung kaum stemmen kann.

Mit empower^® ist das anders: Die Software läuft stabil und ist sehr wartungsarm. Wir entscheiden je nach Feature-Release, ob ein Update für uns sinnvoll ist oder nicht. Dieses Maß an Flexibilität und Zuverlässigkeit spart uns viel Arbeit. Selbst wenn wir über einen längeren Zeitraum – etwa 1 bis 1,5 Jahre – keine Updates durchführen, läuft empower^® weiterhin einwandfrei. Natürlich kann es bei großen Versionssprüngen Herausforderungen geben, aber diese treten nur selten auf.

Welche Features von empower^® überzeugen die Anwendenden am meisten?

Die Diagrammfunktionen sind sehr beliebt, wobei die Präferenzen von der jeweiligen Abteilung abhängen. Das Controlling nutzt beispielsweise häufig Wasserfall-, Balken- und Kreisdiagramme, während im Projektmanagement Gantt-Diagramme gefragt sind. Ein weiteres Highlight ist die automatisierte Agendaerstellung: Wer je versucht hat, in PowerPoint eine professionelle Agenda zu erstellen, weiß, wie mühsam das ist. Mit empower^® gelingt das in Sekunden.