6 Must-Knows über KI und Document Automation

Kaum ein Thema wird derzeit in den Medien so stark diskutiert wie Künstliche Intelligenz (KI). Doch was verbirgt sich wirklich dahinter und wie sehen praktische Anwendungsfelder im Unternehmensalltag aus? Stichwort Dokumentenautomatisierung. Hier herrscht noch viel Unsicherheit. Gut also, dass Sie hier sind, um herauszufinden, was es mit dem ganzen Hype um KI-Document-Automation auf sich hat.

KI verändert die gesamte Unternehmenslandschaft, und der Bereich der Dokumentenautomatisierung ist ganz vorne mit dabei. Prognosen zufolge wird der KI-Markt bis 2027 ein Volumen von 407 Milliarden Dollar erreichen! Kein Wunder also, dass jeder auf den Zug aufspringt.

Was hat es nun mit dieser KI-Document-Automation auf sich und wie wirkt sie sich auf Ihr Unternehmen aus? Um KI zu entmystifizieren und Ihnen eine fundierte Perspektive auf die Automatisierung von Dokumenten durch KI zu geben, finden Sie nachstehend sechs wichtige Basisinformationen.

1. Künstliche Intelligenz ist nicht so komplex, wie sie scheint

Ja, es wurde oft suggeriert, KI sei eine abstrakte, komplizierte Wissenschaft, die bald die Welt erobern und den Menschen überflüssig machen würde. Wir freuen uns, Ihnen die gute Nachricht überbringen zu können: Dem ist nicht so.

Künstliche Intelligenz bedeutet, dass Maschinen oder Computer Aufgaben übernehmen, die normalerweise von Menschen erledigt werden. Es ist ein Weg, Menschen von möglichst vielen repetitiven und monotonen Tätigkeiten zu entlasten, damit sie andere Aufgaben übernehmen können, die kein Computer erledigen kann. Klingt kompliziert? Wir denken nicht.

2. KI-Document-Automation vereinfacht und beschleunigt das Dokumentenmanagement

KI-Document-Automation ist im Grunde die Verbindung von KI und Dokumentenmanagement oder -verarbeitung. Sehen wir es mal so: Sie rackern sich bei der manuellen Bearbeitung Ihrer Dokumente ab und die KI fragt: "Warum stressen Sie sich, wenn ich Ihnen helfen kann?"

Und Sie sagen: "Du bist sicher, dass du helfen kannst? Okay, dann versuch's mal!" So übernimmt die KI den Prozess und braucht dafür nur einen Bruchteil der Zeit, die Sie normalerweise benötigen würden. Einfach ausgedrückt: KI-Document-Automation ist die Integration von KI in die Dokumentenverarbeitung, um diese zu optimieren.

3. KI-Document-Automation folgt einem Muster

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, die auch als intelligente Dokumentenverarbeitung bezeichnet wird, funktioniert auf folgende Weise:

Erfassung von Informationen

Mithilfe von Technologien wie Bildverarbeitung, optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und Scannen erfasst KI Dokumentendaten. Das Dokument wird dann zur einfachen Analyse und Verarbeitung digitalisiert.

Informationsbeschaffung

KI nutzt Algorithmen des maschinellen Lernens, um wichtige Daten aus Dokumenten abzurufen. Sobald diese Daten extrahiert sind, werden sie validiert, strukturiert und mit dem entsprechenden System oder der Anwendung harmonisiert.

Datenanalyse mittels natürlicher Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP)

Die künstliche Intelligenz muss die extrahierten Daten verstehen, daher verwendet sie die so genannte natürliche Sprachverarbeitung (NLP). NLP ermöglicht es Computern, Text und gesprochene Sprache genau wie Menschen zu verstehen. Mit NLP kann die KI Daten verstehen und analysieren.

Lernen und Optimieren

Nach der Datenanalyse verwendet die KI Algorithmen des maschinellen Lernens, um zu lernen und zu optimieren. Diese Algorithmen können Aufgaben wie Clustering, Klassifizierung und Vorhersagen durchführen. Am Ende wird der Arbeitsablauf der Dokumentenverarbeitung besser und effizienter.

Datenüberprüfung

Die KI validiert die extrahierten Daten, um festzustellen, ob sie vollständig und korrekt sind. Dazu sucht sie nach inkonsistenten Informationen, fehlenden Daten und anderen Arten von Fehlern.

Datenharmonisierung

Im nächsten Schritt formatiert AI die Daten und lädt sie in das entsprechende System oder die Anwendung hoch.

Datensicherheit

Schließlich sichert die KI die von ihr verarbeiteten Daten. Dies geschieht durch die Implementierung von Sicherheitsprotokollen zum Schutz der vertraulichen Informationen in den Dokumenten. Zu diesen Protokollen gehören Datenverschlüsselung, Zugangsbeschränkungen und die sorgfältige Überwachung potenzieller Sicherheitsverletzungen.

4. Sie können KI praktisch für die gesamte Dokumentenerstellung verwenden

Bei Ihren täglichen Aktivitäten am Arbeitsplatz erstellen Sie verschiedene Dokumente. Anstatt diese Dokumente von Grund auf neu zu erstellen, können Sie KI-generierte Inhalte verwenden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie KI bei der Erstellung offizieller Dokumente nutzen können:

Generator für ein Bewerbungsschreiben

Anstatt ein allgemeines Bewerbungsschreiben für Ihre neuen Mitarbeitenden zu verwenden, können Sie mit Hilfe von KI ein maßgeschneidertes Schreiben erstellen. Sie erhalten in wenigen Sekunden individuelle Inhalte mit einer persönlichen Note.

Generator für Kündigungsschreiben

Ein KI-Generator für Kündigungsschreiben spart Zeit. Anstatt sich den Kopf darüber zu zerbrechen, was in dem Schreiben stehen muss, können Sie sich von der KI helfen lassen, ein maßgeschneidertes Dokument zu erstellen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Umstände Ihres Abschieds und andere notwendige Informationen in das KI-Tool einzugeben. In Sekundenschnelle haben Sie einen finalen Text.

Rechnungsgenerator

Die Erstellung von Rechnungen für Ihre Kundschaft war noch nie so einfach. Mit KI können Sie einzigartige und spezifische Rechnungen für verschiedene Kundinnen und Kunden erstellen.

Generator für Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreement, NDA)

Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) sind Dokumente, die für eine ordnungsgemäße Projektdurchführung erforderlich sind. Das Verfassen einer solchen Vereinbarung kann jedoch Stunden und eine Menge Grips kosten. KI macht dies einfach und schnell. In Minutenschnelle erstellen Sie NDAs und sparen Ihre Zeit und Energie für andere wichtige Aufgaben.

5. Ein gutes KI-Tool zur Automatisierung von Dokumenten muss bestimmte Funktionen aufweisen

Es gibt viele AI-Dokumentenmanagementsysteme auf dem Markt. Die meisten von ihnen erfüllen ihre Aufgabe. Um jedoch sicherzustellen, dass Sie das bestmögliche System erhalten, sollten Sie auf diese Funktionen achten:

• Einfache Einrichtung von Dokumenten-Workflows
• Kennzeichnung von Dokumenten
• Einfache Integration in bestehende Systeme
• Effizienter und sicherer Dokumenteneingabeprozess
• Erkenntnisse in Echtzeit
• Angemessene Schulung und Unterstützung

6. KI-Document-Automation hat unwiderstehliche Vorteile

Es ist nicht schlau, Zeit, Geld und Arbeitskraft für etwas aufzuwenden, das mit Hilfe von KI in Sekundenschnelle und mit größerer Genauigkeit erledigt werden kann. Aus diesem Grund versuchen alle, künstliche Intelligenz so weit wie möglich zu nutzen. Hier sind einige Vorteile der Automatisierung von Dokumenten mit KI:

Höhere Effizienz

KI hilft Ihnen, zeit- und arbeitsintensive Aufgaben in Sekundenschnelle zu erledigen. Das macht Sie effizienter und produktiver, da Sie die eingesparte Zeit und Mühe in andere wertschöpfende Bereiche des Unternehmens investieren können.

Kosteneffizienz

KI übernimmt heute viele Aufgaben, die früher von Menschen erledigt wurden. Das bedeutet, dass der Zeitaufwand für die Ausführung bestimmter Aufgaben durch die künstliche Intelligenz verringert wird. Sie zahlen also für weniger Arbeitsstunden.

Verbesserte Präzision

Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten ist fehleranfällig. Deshalb muss man die Dokumente immer wieder prüfen. Mit KI hingegen sind die Fehler minimal oder gar nicht vorhanden.

Verbesserte Datenanalyse

Wenn Sie Ihre Dokumente manuell bearbeiten, können Sie nur eine begrenzte Menge an Informationen extrahieren oder analysieren. Mit KI hingegen können Sie eine riesige Menge an Daten abrufen und analysieren. So lassen sich leicht Muster und Erkenntnisse aufdecken, die für Geschäftsentscheidungen nützlich sind.

Besseres Kundenerlebnis

Wenn Sie Ihre Dokumentenprozesse optimieren, wirkt sich dies auf jeden Aspekt Ihres Unternehmens aus, auch auf den Kundenservice und die Kundenkommunikation. KI verbessert Ihre Effizienz und ermöglicht es Ihnen, Ihrer Kundschaft bessere Produkte und einen besseren Service anzubieten. Das steigert die Zufriedenheit und erhöht die Kundenbindung.

Steigern Sie Ihre Effizienz mit KI-Document-Automation

In der Geschäftswelt geht es gegenwärtig um drei Dinge: Schnelligkeit, Bequemlichkeit und Effizienz. Wenn Sie nicht in der Lage sind, diese drei Bereiche zu erfüllen, verlieren Sie bald den Anschluss. Wenn Sie Ihrer Kundschaft diese Leistungen versprechen, müssen Sie aber auch viel leisten und brauchen jede Hilfe, die Sie bekommen können.

Künstliche Intelligenz hat die Antworten. Mit der KI-Document-Automation können Sie Ihre Dokumentenprozesse optimieren und Ihre Effizienz verbessern, Zeit und Geld sparen, die Genauigkeit erhöhen und die Datenanalyse optimieren. Das ist das Upgrade, das Sie brauchen, um in einer komplexen und sich schnell verändernden Welt einen Wettbewerbsvorteil zu haben.

Über die Gastautorin

Moyofade Ipadeola ist eine Content-Strategin, UX-Autorin und Redakteurin. Sie ist witzig und liebt es, sich persönlich weiterzuentwickeln und Menschen dabei zu helfen, zu wachsen. Mo, wie sie oft genannt wird, ist fasziniert von allem, was mit Technik zu tun hat. Sie kann über LinkedIn erreicht werden.