Kontrollierte Kreativität: So stärkt KI die Brand Voice

Die Unternehmensstimme im Zeitalter von KI 

Ob auf LinkedIn, im Newsletter oder im Sales-Pitch: Jede Marke spricht mit einer eigenen, konsistenten Stimme – oder sollte es zumindest. Gerade im digitalen Raum, in dem Kommunikation mittels KI schneller und vielfältiger denn je geschieht, wird ein konsistenter Sprachstil zum strategischen Asset. Doch wie lässt sich diese Markenstimme in einem Unternehmen mit hunderten oder gar tausenden Mitarbeitenden konsistent halten? 

Die Antwort klingt überraschend und doch so offensichtlich: Künstliche Intelligenz (KI). 

Richtig eingesetzt, kann KI helfen, Inhalte nicht nur zu erstellen, sondern auch sicherzustellen, dass diese die Brand Voice unternehmensweit einhalten – von der Produktbeschreibung über die Klienten-Dokumente bis zum CEO-Post. Der Schlüssel liegt in einem bewussten, strukturierten Einsatz. Und in einer klaren Erkenntnis: Kein KI-generierter Text sollte ohne menschlichen Review nach außen gehen. 

 

KI als Enabler für konsistente Markenkommunikation 

Einer Hubspot-Studie aus dem Jahr 2024 zufolge nutzen bereits 83 % der Beschäftigten weltweit regelmäßig generative KI – viele davon im Kontext von Textgenerierung, E-Mail-Formulierung oder der Optimierung von Marketinginhalten. Doch KI-gestützte Textgenerierung ist längst kein alleiniges Instrument des Marketings oder der Unternehmenskommunikation mehr: auch Vertriebs-, Personal- und Kundenservice-Teams setzen auf Lösungen wie ChatGPT, Gemini oder Claude. 

Die Herausforderung: Die Texterstellung erfolgt oft schnell und unkontrolliert. Und nur ein Bruchteil der Ersteller:innen ist mit dem definierten Tone of Voice des Unternehmens vertraut. Was gut gemeint ist, endet oft in inhaltlich korrekten, aber stilistisch beliebig Texten. Viele KI-generierte Inhalte klingen gleich - generisch, austauschbar, und oft nicht nach Ihrer Marke. 

Damit KI wirklich zum Markenbotschafter werden kann, braucht es einen Rahmen und gewisse Vorgaben. Und genau hier kommt der nächste Schritt ins Spiel. 

Den Tone-of-Voice-Guide in der Praxis einsetzen - KI als Sparringspartner 

Der Tone of Voice ist nur der Anfang. Die eigentliche Kunst besteht darin, diesen in der täglichen Kommunikation einheitlich zu halten – auch wenn verschiedene Teams, Abteilungen oder Länderstandorte beteiligt sind. 

Genau hier kann KI ihr Potenzial entfalten. 

Wie kann KI dabei helfen, eine kontinuierliche Brand Voice sicherzustellen?

Statt nur einmalig Texte zu generieren, kann KI gezielt eingesetzt werden, um Inhalte auf Einhaltung der Markenstimme zu prüfen. 
Ob Marketing-Mail, Produkttext oder interner Newsletter: KI kann als „Voice Check“ dienen, der Tonalität bewertet, Vorschläge zur Optimierung macht oder konkrete Passagen neu formuliert – ohne die eigentliche Aussage zu verändern. 

Brand Voice ist kein statisches Produkt, sondern ein lebendiger Prozess. Märkte, Zielgruppen und Plattformen entwickeln sich weiter – Ihre Sprache sollte das auch. KI hilft dabei, flexibel zu bleiben, ohne den Markenkern zu verlieren. 

Wie setze ich einen eigenen Brand-Voice-KI-Agenten auf?

Anstatt Prompts manuell in KI-Tools wie ChatGPT einzugeben, können Unternehmen eigene Custom KI GPTs oder KI-Agenten erstellen, die automatisch prüfen, ob Inhalte zur Brand Voice passen. Diese Agenten lassen sich mit dem individuellen Tone-of-Voice-Guide und weiteren Style-Richtlinien konfigurieren – so wird die gewünschte Markenstimme direkt in den Content-Erstellungsprozess integriert, ohne dass die Tonalität jedes Mal im Chat neu erklärt oder nachjustiert werden muss.

Vorteile eigener Brand-Voice-Agenten: 

• Konsistenz: Brand Voice Agenten halten automatisch Tonalität, Wortwahl und Markenrichtlinien ein.
• Effizienz: Vordefinierte Regeln und Workflows sparen Zeit und reduzieren Nachbearbeitung.
• Skalierung: Alle im Team können sofort im richtigen Markenton arbeiten, ohne Schulungsaufwand oder tiefes Markenwissen .

So gehen Sie vor: 

Der Tone-of-Voice-Guide sollte in einen präzisen Systemprompt übersetzt werden, der für jede Interaktion als unverrückbarer Rahmen dient.

1. Tone-of-Voice-Guide hochladen 
Laden Sie alle relevanten Dokumente, Guidelines und Textbeispiele in Ihren Custom GPT oder KI-Agenten. 

2. Zielgruppe und Stil klar definieren 
„Richte dich an junge Gründer:innen, Tech-Talente oder Entscheider:innen im Mittelstand.“ 
„Vermeide Fachjargon, setze auf kurze, klare Sätze. Verwende leichten, positiven Humor.“ 

3. Beispiele integrieren (Few-Shot Learning) 
Positiv-Beispiel: „Unsere Technologie passt sich dir an – nicht umgekehrt.“ 
Negativ-Beispiel: „Unsere innovative Lösung ermöglicht signifikante Effizienzsteigerung durch modulare Systemarchitektur.“ 

4. Formate und Kanäle festlegen 
LinkedIn-Post, Produktbeschreibung, Pressemitteilung, Website-Text – der Agent weiß, welche Struktur und Tonalität passen. 

5. Testen & Feintuning 
Erstellen Sie Probeinhalte, prüfen Sie die Übereinstimmung mit der Brand Voice und passen Sie die Konfiguration der KI an. 

6. Teilen & Einführen
Stellen Sie den Agenten oder Custom GPT allen relevanten Mitarbeitenden zur Verfügung. Falls das technisch nicht möglich ist, teilen Sie zumindest die Konfiguration, damit alle konsistent arbeiten. Eine kurze Einführung erleichtert den Einstieg.

Um konsistent markenkonforme Inhalte zu erstellen, lohnt es sich, den kreativen Schreibprozess und die strenge Markenprüfung in zwei Schritte zu teilen – idealerweise mit zwei spezialisierten KI-Agenten oder GPTs. Der erste Agent („Creator“) fokussiert sich ausschließlich auf Inhalt, Kreativität und Zielgruppenansprache. Der zweite („Brand Compliance“) prüft den Text anhand klar definierter Regeln und Style-Guides, markiert Abweichungen und gibt Änderungsvorschläge. Eine menschliche Instanz sollte dann entscheiden, ob diese so umgesetzt werden.  

Je mehr KI-Agenten oder GPTs ohne menschliche Zwischenschritte in einem Workflow aufeinanderfolgen, desto größer das Risiko, dass sich Fehler und Abweichungen unbemerkt summieren.

Die Trennung von Schreib- und Prüfprozess erhöht die Qualität, macht Abweichungen transparent und erleichtert die kontinuierliche Optimierung der Markenkommunikation. 

Beispiel für einen Brand-Voice-Compliance-Agenten 

Rolle & Aufgabe: 
Du bist der Brand-Voice-Compliance-Assistent von [Unternehmensname]. Deine einzige Aufgabe ist es, bestehende Texte streng anhand unseres Tone-of-Voice-Guides zu prüfen. Nur im Falle von Abweichungen lieferst du markenkonforme Änderungsvorschläge.   
Du erstellst keine neuen Inhalte. Regeln aus dem Tone-of-Voice-Guide haben Vorrang vor allen anderen Anpassungen. 

Zielgruppe: 

[Zielgruppenbeschreibung einfügen – z. B.: „Junge Gründer:innen, Tech-Talente und Entscheider:innen im Mittelstand“] 

Ton & Stil (zu prüfende Kriterien): 

• Modern, empathisch, auf Augenhöhe 
• Kurze, klare Sätze 
• Leichter, positiver Humor 
• Fachbegriffe nur, wenn unbedingt nötig – und dann verständlich erklärt 

Brand-Voice-Leitlinien: 

• Verwende nur Formulierungen und Beispiele, die im hochgeladenen Tone-of-Voice-Guide als passend definiert sind. 
• Vermeide Wörter oder Phrasen, die nicht zu unserer Marke passen (siehe Negativliste). 

Beispiele: 

•  Kling so: „Unsere Technologie passt sich dir an – nicht umgekehrt.“ 
•  Nicht so: „Unsere innovative Lösung ermöglicht signifikante Effizienzsteigerung durch modulare Systemarchitektur.“ 

Arbeitsmodus: 

1. Analysiere den vorliegenden Text Satz für Satz im Abgleich mit dem Tone-of-Voice-Guide. 
2. Erkenne Verstöße gegen Stil, Tonfall, Wortwahl, Struktur oder Zielgruppenansprache. 
3. Liste alle Verstöße im Prüfbericht auf, inklusive:
    - Regelbezug (welche Vorgabe verletzt wurde)
    - Problem (Textausschnitt)
    - Korrekturvorschlag 

Ausgabeformat: 

[PRÜFBERICHT]   

• Anzahl gefundener Verstöße   
• Liste der Abweichungen mit Regelbezug, Problem und Korrekturvorschlag

• Können Sie eigene, makenkonforme Templates hochladen? 
• Lassen sich benutzerdefinierte Prompts hinterlegen? 
• Ist eine manuelle Nachbearbeitung nach der automatischen Generierung der Inhalte möglich? 
  

So stellen Sie sicher, dass nicht nur die KI-Texte, sondern auch visuelle Inhalte perfekt zu Ihrer Marke passen. 

Wichtig: Ergebnisse immer prüfen 

Auch wenn GPTs und Agenten gut konfiguriert sind: Die finale Verantwortung liegt beim Menschen. Prüfen Sie alle KI-generierten Texte kritisch – stilistisch und inhaltlich. Fragen Sie sich: 

• Klingt das wirklich nach uns? 
• Würden wir das auch so sagen? 
• Ist die Aussage korrekt und verständlich? 

KI liefert eine starke Vorlage – Feinschliff und finale Freigabe gehören jedoch in menschliche Hände. 

Fazit: KI als Schlüssel zur lebendigen Brand Voice 

KI ist kein Risiko für Ihre Markenstimme – sondern eine Chance. Wenn richtig eingesetzt, hilft sie, den Tonfall Ihrer Marke in alle Ecken des Unternehmens zu tragen. Sie schafft Klarheit, Kontinuität und kreative Möglichkeiten. 

Aber: Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Mensch und Maschine zusammenarbeiten. Machen Sie KI zu Ihrem Kollegen – nicht zu Ihrem Ersatz. 

Wenn für Ihre Marke bisher kein Tone-of-Voice-Guide existiert, kann KI Sie beim Entwurf und der Formulierung eines solchen Leitfadens unterstützen. Datenbasiert, kollaborativ und iterativ. Wir haben eine einfache Checkliste für Sie vorbereitet, die die wichtigsten Schritte zusammenfasst.

Mit Tools wie empower^® lassen sich solche Markenstandards zudem direkt in Ihre Microsoft-365-Umgebung integrieren, sodass sie nicht nur auf Papier stehen, sondern im Büroalltag wirklich gelebt werden.