Document Automation – wie Ihre Arbeit sich von selbst erledigt

Enthalten Ihre Angebote und Verträge immer wieder falsche Angaben oder es fehlen wichtige Informationen? Verbringen Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit mit der Suche nach Inhalten und Vorlagen sowie der Formatierung von Unterlagen als mit ihrer eigentlichen Tätigkeit? Falls ja, wird es Zeit für eine Document Automation!

Erfahren Sie in diesem Artikel, was sich hinter dem Begriff der Document Automation verbirgt und wie empower^® Sie bei der automatisierten Zusammenstellung von Dokumenten unterstützt.

Document Automation – was ist das eigentlich?

In fast allen Unternehmensbereichen wird täglich eine Vielzahl von Dokumenten erstellt. Die Document Automation soll diesen Prozess vereinfachen und effizienter gestalten, indem mühsame und redundante Arbeitsschritte automatisch durchgeführt werden. Dabei werden Dokumente auf der Grundlage bestehender Datensätze erstellt, die sonst in kleinteiliger Arbeit repetitiv zusammengestellt werden müssten. Beim Anlegen eines neuen Dokumentes werden die relevanten Formate und Informationen somit automatisch eingebunden, was Zeit und Aufwand spart.
Verwendet werden kann die Document Automation in der Regel überall, wo regelmäßig Dokumente erstellt werden, unabhängig von der Abteilung und der Branche. Anwendungsgebiete für die Document Automation sind z. B.:

• Vertragserstellung
• Angebotserstellung
• Transaktionsbearbeitung
• Buchhaltung/Reporting
• Onboarding
• Präsentationserstellung
• Performance Reviews
• Rundmails
• Produktunterlagenerstellung

Insbesondere Dokumenttypen, die in ähnlicher Form immer wieder erstellt werden müssen, können gut automatisiert werden. Das kann man sich in etwa vorstellen wie die Satzvervollständigungsvorschläge auf dem Smartphone, nur deutlich leistungsstärker. Nach bekannten Mustern werden Informationen aus den Datenbanken und Systemen des Unternehmens herausgesucht und zielgerichtet zusammengefügt. Ist eine Vorlage also einmal angelegt, kann man sich die Suche in alten Dokumenten oder Drittsystemen und den Copy-and-paste-Prozess sparen.
Um Angebote, Produktübersichten, Reports oder Präsentationen anzulegen, müssen in der Regel fachbereichsspezifische Inhalte nach einem wiederkehrenden Schema zusammengetragen und aufbereitet werden. Hier setzt die Document Automation an, um die Arbeit zu erleichtern und zu optimieren.

Welchen Vorteil bietet die Document Automation?

Die händische Übertragung von Inhalten birgt in sich ein hohes Fehlerpotenzial. Die Document Automation hingegen reduziert Fehlerquellen auf ein Minimum, indem sie Ihren Mitarbeitenden die manuellen Arbeitsschritte abnimmt und sie so vor Übertragungs- und Flüchtigkeitsfehlern schützt. Darüber hinaus werden dadurch Kapazitäten frei, sodass sich Ihre Mitarbeitenden wieder auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren können. All dies macht die Document Automation zu einem bedeutenden Tool, das die Effizienz steigert und die fehlerfreie Einheitlichkeit der Unternehmenskommunikation gewährleistet. Primär wird die Document Automation also genutzt, um Mitarbeitende von repetitiven, ineffizienten und fehleranfälligen Aufgaben zu befreien.
Die Vorteile der Document Automation im Überblick:

• Einheitlichkeit
• Compliance
• Marginale Fehleranfälligkeit
• Effizienz
• Flexibilität

Einheitlichkeit

Da Ihre Mitarbeitenden sich manuelle Formatierungen bei der Dokumentenerstellung sparen, wird die Sicherstellung der Einheitlichkeit der Dokumente weniger aufwendig und zuverlässiger: Ihr Corporate Design wird automatisch eingehalten. Über vordefinierte Vorlagen kann gewährleistet werden, dass das Erscheinungsbild den genauen Designvorgaben Ihres Unternehmens entspricht und jederzeit aktuell ist.

Compliance

Ob alle gesetzlichen Anforderungen und sämtliche unternehmensindividuellen Regelungen eingehalten worden sind, ist oft eine kritische Frage. Mit der Document Automation wird auch diesbezüglich die Fehleranfälligkeit reduziert, da die Vorlagen darauf ausgerichtet werden können, alle relevanten Vorgaben – ob gesetzlicher oder selbst auferlegter Natur – zu befolgen. Demzufolge müssen sich Ihre Mitarbeitenden weniger mit Aspekten der Rechtssicherheit beschäftigen und sparen so wertvolle Arbeitszeit.

Marginale Fehleranfälligkeit

Schleichen sich weniger Fehler in ein Dokument ein, sinkt auch das Risiko durch fehlerhafte Informationen. Gewinnverlust, juristische Konsequenzen oder die Abschreckung potenzieller Kund:innen werden so weit weniger wahrscheinlich und das Vertrauen in das Unternehmen wird gestärkt.

Effizienz

Dadurch, dass wiederkehrende Zusammenführungs- und Formatierungsschritte automatisiert werden, entstehen freie Zeitkontingente für die Mitarbeitenden, die diese für wichtigere Aufgaben verwenden können. Ein weiterer positiver Faktor ist die Arbeitsmotivation, da redundante und wenig stimulierende Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden, die sonst Nerven kosten.

Flexibilität

Marktgegebenheiten, Rechtsgrundlagen oder unternehmensinterne Vorgaben können sich schnell ändern. Verwendet man die Document Automation, besteht die Möglichkeit, etwaige Änderungen flexibel in die Vorlage einzupflegen, ohne mühsame Anpassungen an jedem einzelnen Dokument vorzunehmen. Damit ergibt sich eine viel höhere Flexibilität bei der Gestaltung und Umsetzung von Neuerungen und ein Unternehmen kann dynamisch auf alle Änderungen reagieren.

Herausforderungen bei der Document Automation

Bevor eine Document-Automation-Software implementiert wird, sollten einige logistische Fragen geklärt werden und es gilt abzuwägen, ob sich die Lösung für Ihr Unternehmen eignet. Die folgenden Aspekte spielen bei dieser Entscheidung eine besonders tragende Rolle.

Anpassbarkeit

Die Inhalte, die in die automatisierten Dokumente eingefügt werden, müssen korrekt sein und zum Einzelfall passen. Die unternehmensspezifischen Bedürfnisse müssen einfach und schnell umzusetzen sein und den individuellen Ansprüchen und Vorgaben entsprechen.

Flexibilität

Auch die Vorlagen müssen auf den neuesten Stand gebracht werden können und am besten direkt übergreifend für alle bereits erstellten Dokumente übernommen werden. Änderungen an vordefinierten Templates sollen ohne Umstände vorgenommen werden können, damit das Unternehmen auf die sich wandelnden Anforderungen der Geschäftswelt adäquat reagieren kann, ohne sich mit komplizierten Aktualisierungs- und Umstellungsprozessen aufzuhalten.

Kompatibilität

Die Document Automation muss mit bestehender Software kompatibel sein und sich in die digitale Infrastruktur eines Unternehmens einfügen. Im Idealfall lässt sie sich in das zentrale System, wie SAP, Salesforce oder andere PIM- und DAM-Systeme, integrieren und spart so den Wechsel zwischen den Anwendungen.

Anwendbarkeit

Die Document-Automation-Software muss einfach und effizient zu bedienen sein – ohne dass zahlreiche Schulungen notwendig sind und das Tool die Nutzenden von ihren täglichen Aufgaben abhält.

Kosten

Ob in einer einmaligen Zahlung, in einem festen monatlichen Abosystem oder abhängig vom Nutzungsumfang – es gibt verschiedene Zahlungsvarianten für eine Document-Automation-Software.

Hosting

Über welchen Anbieter die Software gehostet wird, kann ein wichtiger Entscheidungsfaktor sein. Dabei stellt sich die Frage, ob Sie die Document Automation lieber selbst on premise verwalten möchten oder ob Sie auf eine Cloud – eventuell seitens des Anbieters – zurückgreifen möchten.

empower^® Content Enablement Lösung

empower^® hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Herausforderungen der Dokumentenerstellung zu meistern. Unsere ehemalige Document-Automation-Lösung ist übergegangen in unsere Content-Enablement-Lösung. Die Microsoft-Office-Lösung zur automatisierten Dokumentenerstellung in PowerPoint und Word ermöglicht ein effizientes und einfaches Arbeiten, das einheitliche und an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen angepasste Dokumente hervorbringt. Damit wirkt empower^® der Ineffizienz vieler Dokumentenerstellungsprozesse entgegen und hilft dabei, Zeit zu sparen und Fehlern vorzubeugen. Anders als herkömmliche Content-Enablement-Software ist empower® mit allen Systemen wie PIM, CRM und ERP mittels REST API kompatibel und lässt sich direkt in bestehende Anwendungen integrieren. Selbst komplizierte Ansprüche können einfach erfüllt werden, da individuelle Erweiterungen auf Wunsch entwickelt werden können. Standardmäßig folgt empower^® dem benutzergesteuerten Automatisierungsansatz. Aber auch hybride und vollautomatisierte Lösungen sind möglich.

Vorteile der empower^® Content Enablement Lösung auf einen Blick:

• Einheitlichkeit in allen Dokumenten (Corporate Design, rechtliche Voraussetzungen etc.)
• Flexible Änderungen an Templates
• Effizientes Arbeiten durch Zeitersparnis
• Einfache Handhabung und Benutzerfreundlichkeit
• Kompatibilität mit allen REST-API-Systemen
• Individuelle Lösungen
• Sicherheit durch Compliance und Vermeidung von Fehlerquellen
• Auffinden von Dokumenten in Sekundenschnelle

Die empower^® Content Enablement Lösung bietet für verschiedene Unternehmensbereiche individuelle Möglichkeiten.

Wir unterstützen Sie bei der Standardisierung und Automatisierung Ihrer Dokumentenerstellung und schaffen mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, was wir für Sie tun können!