empower® AI: Ein Blick hinter die Kulissen mit CPO Robin Noack

Wie KI Präsentationen neu denkt

Robin Noack

Position:
Chief Product Officer
Bei empower seit 2008

Was war der entscheidende Impuls, die empower^® AI zu entwickeln?  

Robin: Der entscheidende Impuls für die Entwicklung der empower^® AI war der Moment, als wir erstmals gesehen haben, dass große Sprachmodelle in der Lage sind, Output auf einem Qualitätsniveau zu erzeugen, das sich für den professionellen Einsatz eignet. Gleichzeitig wurde deutlich, dass diese Modelle nicht nur für textuelle Ausgaben genutzt werden können, sondern auch mit anderen Softwaresystemen verbunden werden können, um verschiedenste Arten von Output zu generieren. 

Diese neuen Fähigkeiten haben uns inspiriert, die Erstellung von PowerPoint-Folien und Präsentationen durch KI völlig neu zu denken. Bei empower beschäftigen wir uns seit über 15 Jahren damit, wie wir die Erstellung von Präsentationen für Nutzende vereinfachen und beschleunigen können – immer mit dem Ziel, dass das Corporate Design eingehalten wird. 

Trotz aller bisherigen Verbesserungen blieb die Erstellung von Präsentationen immer eine unbeliebte Aufgabe bei vielen Mitarbeitenden. Mit dem Aufkommen von KI und großen Sprachmodellen haben wir einen disruptiven Umbruch erkannt: Zum ersten Mal ist es möglich, bereits mit wenig Input einen ersten Entwurf einer Folie vollautomatisch zu erstellen und Nutzende können sich gezielt auf die Feinarbeit konzentrieren.   

Das bedeutet: Der Prozess wird von einem sequenziellen Ablauf zu einem Ansatz, bei dem mit minimalem Aufwand schnell ein erster Entwurf entsteht. Nutzende können sich dann auf die Bereiche fokussieren, die ihnen wichtig sind. Das macht die Folienerstellung nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer und führt zu besseren Ergebnissen. 

Wie würdest du den Kern der empower^® AI in deinen eigenen Worten beschreiben? 

Robin: Im Kern ist empower^® AI die Verschmelzung unseres gesammelten Erfahrungswissens über die effiziente Erstellung von hochwertigen Folien und Präsentationen mit den Lösungen, Tools und Hilfsmitteln, die wir über die Jahre gemeinsam mit unseren Kund:innen entwickelt haben. Hinzu kommt unsere langjährige Expertise im Bereich User Experience und die neuen Fähigkeiten, die KI – insbesondere große Sprachmodelle – inzwischen in die Arbeitswelt eingebracht haben. 

empower^® AI ist dabei der Oberbegriff für alle KI-gestützten Funktionen, die wir unseren Kund:innen und Anwender:innen bereitstellen, um die Erstellung von Folien und Präsentationen noch schneller, einfacher und qualitativ hochwertiger zu machen. 

Welche typischen Herausforderungen im Präsentationsprozess lassen sich durch KI heute am wirkungsvollsten entschärfen? 

Robin: KI kann heute bei nahezu allen Teilschritten der Folien- und Präsentationserstellung unterstützen. Ein Beispiel ist die Auswahl von Vorlagen: Früher musste man als Anwender:in selbst überlegen, welches Layout am besten passt, die passende Vorlage in der Bibliothek suchen und öffnen. Mit KI reicht es, den gewünschten Inhalt zu beschreiben. Die KI schlägt dann automatisch passende Layouts vor, sodass man nur noch aus einer kleinen Auswahl wählen muss. 

Auch bei der inhaltlichen Befüllung und der Anpassung an die Struktur der Vorlage (z.B. Anzahl und Anordnung der Platzhalter, Textmengen) bietet KI große Vorteile. Besonders hilfreich ist KI bei Änderungen an bestehenden Folien, etwa wenn die Anzahl der Elemente auf einer Folie verändert werden soll. Früher musste man dafür oft eine neue Vorlage wählen, Inhalte manuell übertragen und anpassen. Heute kann die KI diese Anpassungen automatisch vornehmen, inklusive Layout, Textkürzung und Neuanordnung. 

Der größte Mehrwert liegt aber in der übergreifenden Verbindung aller Teilschritte: Von der ersten Idee bis zur fertigen Folie kann der gesamte Prozess deutlich beschleunigt werden. Wo früher für eine hochwertige Folie schnell 30 Minuten vergingen, reicht heute oft eine kurze Beschreibung und nach wenigen Sekunden erhält man einen passenden Vorschlag, der bereits mit Inhalten, Bildern und Icons befüllt ist. Mit minimalen manuellen Nacharbeiten ist die Präsentation startklar – oft in 3 Minuten statt 30. 

Das Zusammenspiel aller Teilschritte und die Fähigkeit der KI, auf Vorlagen, Inhalte und Wünsche der Nutzenden zu reagieren, machen den gesamten Prozess deutlich effizienter und angenehmer. 

Welche Aufgaben übernimmt die empower^® AI im Präsentationsprozess bewusst nicht? 

Robin: Wir haben uns nach intensiver Prüfung verschiedener technischer Ansätze und Prototypen im ersten Schritt ganz bewusst dagegen entschieden, Layouts und visuelle Aspekte der Folien vollständig KI-gestützt zu erzeugen. Stattdessen setzt empower^® AI auf manuell vorbereitete oder mindestens kuratierte Vorlagen. Dafür gibt es zwei wesentliche Gründe: 

1. Nur so können wir sicherstellen, dass das Corporate Design und die gewünschten Designvorgaben unserer Kund:innen konsequent eingehalten werden.  

2. Nach unserer Erfahrung und Einschätzung verfügen heutige KI-Modelle und große Sprachmodelle nicht über ein ausreichendes Verständnis für Design und Ästhetik. Die Art und Weise, wie Sprachmodelle funktionieren und trainiert werden, führt dazu, dass vollautomatisch generierte Layouts aktuell nicht den hohen Ansprüchen genügen, die wir und unsere Kund:innen an professionelle Präsentationen stellen.  

Deshalb übernimmt empower^® AI bisher bewusst nicht die vollständige, dynamische Generierung von Layouts, sondern arbeitet mit geprüften und markenkonformen Vorlagen. Es werden aber Funktionen folgen, mit denen sich komplette Storylines generieren lassen. Also nicht nur einzelne Folien, sondern durchdachte Präsentationen von Anfang bis Ende.  

Es gibt mittlerweile viele KI-Tools für Präsentationen auf dem Markt. Wie unterscheidet sich die empower^® AI von anderen KI-Tools? 

Robin: Es gibt inzwischen eine Vielzahl von Lösungen am Markt, die KI-gestützt Präsentationen oder Folien erzeugen. Unsere Untersuchungen dieser Tools haben gezeigt, dass keine davon Ergebnisse liefert, die unseren eigenen Ansprüchen – und noch viel wichtiger: denen unserer Kund:innen – an den professionellen Einsatz im Business-Kontext genügen. 

Die empower^® AI unterscheidet sich vor allem dadurch, dass sie qualitativ hochwertige Inhalte erzeugt und gleichzeitig zuverlässig das Corporate Design sowie die Brand Guidelines umsetzt. Die Ergebnisse anderer Lösungen waren weder visuell noch inhaltlich so ansprechend, dass sie ohne umfangreiche Nacharbeit hätten verwendet werden können. 

Ein weiterer Unterschied ist der Fokus auf die Finalisierung und komfortable Verfeinerung der KI-gestützt erstellten Folien und Präsentationen. empower^® AI legt besonderen Wert darauf, dass Nutzende die Ergebnisse einfach und effizient anpassen können – über die reine Text- oder Spracheingabe hinaus.  

Nicht zuletzt berücksichtigt empower^® AI auch zentrale Anforderungen von Unternehmen an den Einsatz von KI. So können Large Language Models (kurz LLMs) eingebunden werden, die von unseren Kund:innen selbst gehostet und betrieben werden. Dieser Ansatz vermeidet viele der Herausforderungen, die beim KI-Einsatz in Unternehmen auftreten. Insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Compliance und die Kontrolle sensibler Inhalte. 

Wie stellt die empower^® AI sicher, dass die erstellten Slides markenkonform bleiben und die Corporate Identity gewahrt wird? 

Robin: Wie bereits erwähnt, stellt empower^® AI die Einhaltung der Corporate Identity und Markenkonformität dadurch sicher, dass Layouts und visuelle Aspekte nicht von der KI selbst generiert werden. Stattdessen werden kuratierte, manuell vorbereitete und freigegebene Layouts verwendet, die dann KI-gestützt befüllt und verfeinert werden. Dadurch sind die gestalterischen und visuellen Vorgaben fest definiert und werden konsequent eingehalten. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass wir in empower^® AI unsere Expertise rund um Prüfmechanismen und die Sicherstellung des Corporate Designs anhand von Regelwerken einbringen. So kann die KI zusätzlich eine Qualitätssicherungsfunktion übernehmen, indem sie heutige manuelle Prüfmaßnahmen automatisiert, beschleunigt und zuverlässiger abbildet. 

Die KI kommt vor allem dort zum Einsatz, wo ihre Stärken liegen: bei der Erstellung von Texten, Inhalten und der intelligenten Steuerung des Gesamtprozesses der Folienerstellung. 

Gab es einen Moment im User Testing, der dich überrascht hat?

Robin: Einer der größten Aha-Momente in der Prototyp-Phase war für mich eine Situation, in der ich die Grenzen dessen austesten wollte, was der damalige Stand abseits der definierten Ziele leisten konnte. Dazu habe ich die KI mit bewusst knapp gehaltenen Anforderungen konfrontiert, in denen sogar einige der relevanten Aspekte nur zwischen den Zeilen angedeutet waren. 

Ich wollte herausfinden, wie weit die KI wirklich in der Lage ist, komplexe Aufgaben zu erfassen und umzusetzen, die im weiteren Sinne „Transferleistungen“ erfordern. Also habe ich sie gebeten, eine Folie zu erstellen, die die zentralen Ergebnisse unserer letzten Nutzendenerhebung visualisiert. Ich gab ein paar Zahlen an, wählte einen Vorschlag aus und bat die KI dann, auf Basis dieser drei Hauptwerte und unter Einbeziehung weiterer Informationen, die im Internet recherchiert werden sollten, einen weiteren Wert zu berechnen, der die Aussagekraft der Folie erhöht, und die Berechnung auch zu erklären. 

Ehrlich gesagt war ich davon überzeugt, dass diese knappen und anspruchsvollen Anforderungen die KI überfordern würden. Doch das Ergebnis hat mich wirklich überrascht: Die KI lieferte eine optisch ansprechende Folie, die nicht nur die Zahlen korrekt kombinierte, sondern auch recherchierte Informationen und mathematisches Verständnis einbrachte. Sie generierte eine neue, aussagekräftige Kennzahl und erklärte diese nachvollziehbar und das alles auf Basis meiner sehr kompakten Vorgaben. 

Dieser Moment hat mir eindrucksvoll gezeigt, wie leistungsfähig und flexibel die empower^® AI bereits ist und wie viel Potenzial in der intelligenten Kombination von Input der Nutzenden, KI und bestehenden Werkzeugen steckt. 

Was war eine der größten Herausforderungen bei der Entwicklung der empower^® AI? 

Robin: Die größten Herausforderungen bei der Entwicklung der empower^® AI lagen sicherlich im Wissensaufbau rund um das Thema KI. Dazu gehörte ein tiefgreifendes Verständnis darüber, wie KI und große Sprachmodelle funktionieren, wozu sie in der Lage sind, aber auch, wo ihre Grenzen liegen. Ein zentrales Thema war dabei der Umgang mit Halluzinationen und falschen Antworten. 

Es war daher entscheidend, genau einordnen zu können, was KI leisten kann und was nicht. Darauf aufbauend mussten wir herausfinden, wie sich KI sinnvoll und sicher mit unseren Produkten verbinden lässt, um eine optimale Unterstützung der User Workflows zu ermöglichen. Ziel war es, maximalen Mehrwert für die Anwender:innen zu schaffen, ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben. Denn Nutzer:innen sollten an den relevanten Stellen weiterhin Einfluss auf die Ergebnisse nehmen können. 

Technisch gesehen war es eine große Herausforderung, sich in dieses neue Themenfeld einzuarbeiten, die richtigen Schnittstellen zu schaffen und die KI so einzubinden, dass sie produktiv unterstützt, aber nicht unkontrolliert agiert. 

Wenn du an die allererste Idee oder Skizze zurückdenkst: Was habt ihr später bewusst anders entschieden und warum? 

Robin: Bisher haben wir nur wenige grundlegende Ideen komplett verworfen. Vielmehr ist es eine Frage der Priorisierung und der wiederkehrenden, iterativen Abwägung, welche Aspekte den größten Mehrwert bieten und gleichzeitig eine stimmige User Experience ergeben. Unser Ziel ist es, ein Gesamtpaket zu schaffen, das für unsere Nutzer:innen den größtmöglichen Mehrwert bietet und gleichzeitig für unsere Kund:innen einen wertvollen Business Case darstellt. 

Wir haben noch eine große Liste an Ideen in der Hinterhand. Die eigentliche Kunst besteht darin, die richtige Priorisierung vorzunehmen und den Wert für Nutzer:innen und Kund:innen im Blick zu behalten, anstatt alle Ideen sofort umsetzen zu wollen. 

Was ist deine persönliche Lieblingsfunktion der empower^® AI und warum? 

Robin: In einer KI-gestützten Lösung wie empower^® AI ist es tatsächlich schwierig, eine einzelne Lieblingsfunktion zu benennen. Was mich aber am meisten begeistert, ist der grundlegende Wandel in meiner eigenen Wahrnehmung: Obwohl ich schon viele Jahre in diesem Themengebiet arbeite, habe ich die händische Erstellung von Folien oder Präsentationen immer eher als mühsam empfunden. Es gehörte nie zu meinen Lieblingstätigkeiten. 

Mit empower^® AI bin ich zum ersten Mal an dem Punkt, an dem ich mich immer wieder positiv überraschen lasse, wie schnell ich zu Ergebnissen komme. Dadurch hat sich meine Einstellung zur Präsentationserstellung grundlegend verändert: Es macht mir inzwischen sogar Spaß, weil ich sehe, wie effizient und unkompliziert der Prozess geworden ist. Die Erstellung von Folien ist für mich nicht mehr eine lästige, nachgelagerte Aufgabe, sondern ein kreativer und motivierender Teil der Arbeit. 

Welche Vision habt ihr für die Zukunft der empower^® AI innerhalb der empower^® Suite? 

Robin: Wir stehen mit empower^® AI noch ganz am Anfang. Der erste Funktionsblock ist fertiggestellt und wird in Kürze an unsere Kund:innen ausgeliefert. Unsere Überlegungen gehen aber noch viel weiter: Neben der Folienerstellung ist die Unterstützung ganzer Präsentationen ein naheliegender nächster Schritt. 

Gleichzeitig möchten wir die Fähigkeiten von empower^® AI mit anderen Komponenten wie Copilot verknüpfen, um beispielsweise auf die zahlreichen Datenquellen zugreifen zu können, die in Microsoft Copilot bereits bereitgestellt werden. Darüber hinaus planen wir, viele praktische Funktionen aus empower^® AI auch in unsere bisherigen Lösungen zu integrieren. Denn wir sind überzeugt, dass die KI-gestützte Folienerstellung perspektivisch der zentrale Ausgangspunkt für die Erstellung aller Folien sein wird – einschließlich der Übernahme von Bestandsfolien, die von entsprechenden Abteilungen vorbereitet und freigegeben wurden. 

Die Arbeit an Folien und Präsentationen, wie sie bisher erfolgte, wird aber nicht komplett wegfallen. Auch hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, an vielen kleinen Stellen KI-Unterstützung zu integrieren, die die Funktionen weiter aufwerten, die Arbeit beschleunigen und vereinfachen und insgesamt ein noch besseres Erlebnis für unsere Anwender:innen schaffen. 

Mehr Informationen und eine Demo zur KI-Lösung von empower finden Sie hier.