Rechtspflichten in E-Mails und Geschäftsdokumenten

Wir haben mit einem Experten über die Folgen falscher oder fehlender Angaben in Geschäftsdokumenten und E-Mail-Signaturen gesprochen. Erfahren Sie im Interview mit David Geßner (LL.M.), Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht sowie Gewerblichen Rechtsschutz, was zu beachten ist und welche Strafen drohen.   

Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur und wann muss eine E-Mail eine Signatur enthalten?

Durch das 2007 in Kraft getretene Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) besteht für im Handelsregister eingetragene Kaufleute und Unternehmen die Pflicht, in Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ ein Impressum anzugeben. Geschäftsbriefe in diesem Sinne sind alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt, unabhängig von ihrer konkreten Form. Daher müssen auch in geschäftlichen E-Mails alle Pflichtangaben enthalten sein. Dabei genügt es nicht, in der E-Mail die eigene Homepage zu verlinken oder eine elektronische Visitenkarte anzuhängen. Die notwendigen Angaben müssen direkt aus der E-Mail ersichtlich sein.

Es bietet sich daher an, die Pflichtangaben in die E-Mail-Signatur einzupflegen. Die Geschäftsbezogenheit wird weit gefasst. Auch Nachrichten mit weitgehend persönlichem Inhalt, wie zum Beispiel Geburtstagsglückwünsche an Geschäftspartner:innen, gelten als geschäftliche E-Mail. Der interne Schriftverkehr zwischen verschiedenen Abteilungen, Filialen etc. eines Unternehmens, Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis und Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie zum Beispiel Lieferscheine, Versandanzeigen etc., sind hingegen keine Geschäftsbriefe und müssen daher grundsätzlich keine Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur enthalten. Ausnahmsweise kann die Angabe der vorgeschriebenen Informationen jedoch auch in solchen Mitteilungen Pflicht sein, soweit diese den ersten schriftlichen Kontakt zwischen Geschäftspartner:innen herstellen.

»Daher müssen auch in geschäftlichen E-Mails alle Pflichtangaben enthalten sein. Dabei genügt es nicht, in der E-Mail die eigene Homepage zu verlinken oder eine elektronische Visitenkarte anzuhängen.«

Welche Angaben dürfen in keiner E-Mail-Signatur und in keinem offiziellen Geschäftsdokument fehlen?

Die Pflichtangaben richten sich nach der Rechtsform des Unternehmens. Die E-Mail-Signatur und alle anderen Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich alle Informationen enthalten, die auch in das Impressum gehören. Beim eingetragenen Kaufmann sind das die vollständige Firma, der Rechtsformzusatz (e. K., e. Kfm. oder e. Kfr.), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (§ 37a HGB).

Die geschäftlichen E-Mails einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) und einer Kommanditgesellschaft (KG) müssen die vollständige Firma, die Rechtsform der Gesellschaft, ihren Sitz, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft sowie die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten (§§ 125a, 177a HGB).

Die Pflichtangaben für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Unternehmergesellschaft (UG) umfassen die vollständige Firma, die Rechtsform der Gesellschaft, ihren Sitz, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer:innen mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a GmbHG). Sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat, muss auch der/die Vorsitzende mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden. Es besteht keine Pflicht zur Angabe des Gesellschaftskapitals. Wird dieses aber freiwillig aufgeführt, muss sowohl das Grundkapital als auch der Gesamtbetrag aller ausstehenden Einlagen angegeben werden.

»Die E-Mail-Signatur und alle anderen Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich alle Informationen enthalten, die auch in das Impressum gehören.«

In die E-Mail-Signatur einer Aktiengesellschaft (AG) gehören die vollständige Firma, die Rechtsform der Gesellschaft, ihr Sitz, das Registergericht des Sitzes, die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Vorstandsmitglieder, der/die Vorstandsvorsitzende und der/die Aufsichtsratsvorsitzende jeweils mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 80 AktG). Wie bei der GmbH kann das Gesellschaftskapital freiwillig angegeben werden. Dann muss es jedoch wiederum das Grundkapital und den Gesamtbetrag aller ausstehenden Einlagen ausweisen.

Bei der Genossenschaft (Gen) umfassen die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur die vollständige Firma, die Rechtsform, den Sitz der Genossenschaft, das Registergericht des Sitzes, die Nummer, unter der die Genossenschaft in das Genossenschaftsregister eingetragen ist, sowie alle Vorstandsmitglieder, den/die Vorstandsvorsitzende/-n und den/ die Aufsichtsratsvorsitzende/-n jeweils mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 25a GenG).

Zu beachten ist, dass der Sitz der Gesellschaft immer eine ladungsfähige Anschrift sein muss. Die Angabe eines Postfaches genügt nicht.

Für Kleingewerbetreibende, wie Einzelunternehmer:innen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), bestehen keine Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur. Es ist jedoch empfehlenswert, zumindest den vollständigen Namen des Inhabers/der Inhaberin bzw. der Gesellschafter:innen und eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

Was könnte geschehen, wenn diese Angaben falsch sind oder komplett fehlen? Gibt es hier Abstufungen von „falsch“?

Das Registergericht kann bei fehlerhaften oder fehlenden Angaben in der E-Mail-Signatur zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ein Zwangsgeld festsetzen. Dies ist schon bei dem kleinsten Fehler in der E-Mail-Signatur möglich. Insoweit gibt es keine Abstufungen von „falsch“. Allerdings wird das Zwangsgeld eher höher ausfallen, wenn wichtige Angaben fehlen oder viele Fehler in der E-Mail-Signatur enthalten sind, und niedriger, falls nur kleinere Informationen, wie beispielsweise der Vorname des Geschäftsführers einer GmbH, fehlen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, von Konkurrenten wegen eines Wettbewerbsverstoßes abgemahnt zu werden. Die Wahrscheinlichkeit einer Abmahnung ist dabei umso größer, je mehr Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur Fehler enthalten oder komplett fehlen.

Wie hoch ist die Gefahr einer Strafe? Um welche Summen handelt es sich hier?

Die Höhe des Zwangsgeldes liegt im Ermessen des Registergerichts. Das einzelne Zwangsgeld darf einen Betrag von 5.000 Euro nicht überschreiten. Allerdings ist eine Mehrfachfestsetzung möglich. Bei der Festsetzung der Höhe des Zwangsgeldes entscheidet das Registergericht immer im konkreten Einzelfall. Regelmäßig wird jedoch ein erstmaliger Verstoß zu einem geringeren Zwangsgeld führen als ein wiederholtes Fehlverhalten. Außerdem wird die Größe des Unternehmens berücksichtigt. Eingetragene Kaufleute haben grundsätzlich ein niedrigeres Zwangsgeld zu befürchten als eine GmbH oder eine AG. In den meisten Fällen beträgt das Zwangsgeld zwischen 1.000 Euro und 5.000 Euro. Bevor das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen kann, muss es dies zunächst androhen. Dadurch bleibt dem Unternehmen die Möglichkeit, die Festsetzung und Vollstreckung des Zwangsgeldes durch Berichtigung der E-Mail-Signatur innerhalb der gesetzten Frist abzuwenden.

»Das Registergericht kann bei fehlerhaften oder fehlenden Angaben in der E-Mail-Signatur zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ein Zwangsgeld festsetzen. Dies ist schon bei dem kleinsten Fehler in der E-Mail-Signatur möglich.«

Eine fehlende oder fehlerhafte E-Mail-Signatur kann im Einzelfall einen Wettbewerbsverstoß darstellen. In diesem Fall droht eine Abmahnung von konkurrierenden Unternehmen. In der Regel sind solche Verstöße jedoch nicht geeignet, die Interessen der Mitbewerber, Verbraucher:innen oder sonstigen Marktteilnehmer spürbar zu beeinträchtigen. So liegt der Fall, wenn zwar einzelne Pflichtangaben in den geschäftlichen E-Mails fehlen, der Empfänger der Nachricht aber dennoch ausreichend Möglichkeiten hat, die Identität des Absenders festzustellen. Eine Abmahnung ist dann nicht gerechtfertigt.

Ein erheblicher Wettbewerbsverstoß kommt beispielsweise in Betracht, wenn das Unternehmen die erforderlichen Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur absichtlich unterlässt, um zivilrechtlichen Ansprüchen zu entgehen. Im Einzelfall kann zudem der Tatbestand der Irreführung erfüllt sein, wodurch Schadensersatzansprüche ausgelöst werden können. Deren Höhe hängt wiederum vom konkreten Einzelfall ab.

Stimmt es, dass es Kanzleien gibt, die sich nur darauf spezialisiert haben, solche Fälle aufzudecken und zu verfolgen?
Wenn ja, wie gehen diese Kanzleien genau vor? Sind bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen besonders gefährdet?

Es gibt einige Kanzleien, die sich auf wettbewerbsrechtliche Abmahnungen spezialisiert haben. Nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) sind allerdings nur Mitbewerber, Wirtschaftsverbände, Verbraucherverbände sowie Industrie- und Handelskammern dazu berechtigt, Wettbewerbsverstöße geltend zu machen. Kanzleien werden daher nur im Auftrag ihrer Mandantschaft tätig. Durch die Abmahnung teilen Abmahnende zunächst mit, welche fehlende oder falsche Pflichtangabe in der E-Mail-Signatur des abgemahnten Unternehmens einen Wettbewerbsverstoß darstellt. Gleichzeitig werden Abgemahnte aufgefordert, diesen Wettbewerbsverstoß in Zukunft zu unterlassen und innerhalb einer Frist eine strafbewehrte Unterlassungserklärung abzugeben. Zudem werden durch die Abmahnenden in der Regel Abmahnkosten geltend gemacht.

»In den meisten Fällen beträgt das Zwangsgeld zwischen 1.000 Euro und 5.000 Euro.«

Die Gefahr einer Abmahnung durch Konkurrenten wird grundsätzlich bei größeren Unternehmen, die in weitem Umfang in der »In den meisten Fällen beträgt das Zwangsgeld zwischen 1.000 Euro und 5.000 Euro.« Öffentlichkeit auftreten, am höchsten sein, da hier ein Verstoß gegen Wettbewerbsvorschriften für die Konkurrenten am leichtesten festzustellen ist und die entsprechenden Vertragsstrafen und Abmahnkosten höher ausfallen.

Damit ein Verstoß gegen die Pfichtangaben in einer E-Mail-Signatur zu einer berechtigten Abmahnung führt, müssen jedoch noch weitere erhebliche Unlauterbarkeitselemente erfüllt sein. Dies wird bei kleineren Fehlern regelmäßig nicht der Fall sein, sodass eine Abmahnung immer von Fachanwält:innen geprüft werden sollte.

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